Formatação condicional no Excel: Um guia para iniciantes

As planilhas podem ser entediantes, especialmente se você tiver linhas e mais linhas de dados e nenhuma maneira de destacar o que é importante.

A formatação condicional é uma técnica rápida e fácil que resolve esse problema com apenas alguns cliques.

Neste artigo, exploraremos a formatação condicional no Excel, com exemplos e práticas recomendadas para cenários simples e avançados. 

Se você ainda não conhece bem o Excel, confira nossa Introdução ao Excel para você. Além disso, nossa folha de dicas básicas do Excel é um ótimo recurso para você ter à mão enquanto aprende e navega pelas fórmulas do Excel.

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O que é formatação condicional?

A formatação condicional no Excel é um recurso que permite que você aplique automaticamente formatação - como cores, ícones ou barras de dados - às células com base em seus valores. Isso facilita a identificação rápida de tendências, padrões ou discrepâncias em seus dados.

Você pode destacar todos os números de vendas acima de um determinado número, sinalizar tarefas atrasadas ou até mesmo codificar por cores as tendências de dados.

Se estiver analisando dados de vendas mensais, por exemplo, você poderá ver instantaneamente quais meses estão tendo um bom desempenho em relação às suas metas.

Exemplo de formatação condicional no Excel

Como funciona: Noções básicas de formatação condicional no Excel

Primeiro, selecione as células que você deseja formatar. Em seguida, vá para a guia Home (Página inicial) da faixa de opções e clique em "Conditional Formatting" (Formatação condicional).

Localização da formatação condicional na faixa de opções

Será exibido um menu suspenso, no qual você poderá escolher entre vários tipos de regras (ou estilos de formatação condicional), como destacar células que contenham texto específico, valores acima ou abaixo de um determinado limite, valores duplicados etc.

Depois de selecionar um tipo de regra, você pode definir os critérios específicos para a sua regra. Quando você terminar, clique em OK, e a formatação será aplicada às células que atenderem aos critérios.

Para saber mais sobre como importar e preparação de dados no Excel para usar recursos como formatação condicional, temos um curso que abrange todos os conceitos básicos, além de algumas fórmulas avançadas úteis.

Estilos de formatação condicional no Excel

Há uma série de estilos de formatação condicional que você pode usar para aprimorar visualmente seus dados no Excel. 

Nesta seção, exploraremos cada um dos estilos a seguir:

• Destacar regras de células
• Regras superiores/inferiores
• Escalas de cores
• Barras de dados
• Conjuntos de ícones

Destacar regras de células

O estilo de células destacadas é altamente versátil, permitindo que você aplique formatação a uma variedade de tipos de dados diferentes. 

Você pode enfatizar células específicas com base em critérios definidos, como valores maiores que um determinado número, texto que contenha palavras-chave específicas ou datas dentro de um determinado intervalo.

Destacar regras de células

Outra opção muito útil nesse estilo é a duplicação de valores. A seleção desse estilo permite que você identifique valores duplicados e exclusivos. 

Esse recurso é essencial para limpar e investigar seus dados. Por exemplo, você pode identificar facilmente entradas duplicadas em uma lista de e-mails de clientes. Para obter mais informações, consulte nosso guia sobre limpeza de dados no Excel.

Valores duplicados

Regras superiores/inferiores

Esse estilo identifica automaticamente os valores superiores ou inferiores em um intervalo de dados. Embora 10 seja o valor padrão, você pode ajustá-lo para mostrar qualquer número de pontos de dados superiores ou inferiores. 

Regras superiores/inferiores

No exemplo abaixo, usamos os estilos Top 10 e Bottom 10 para mostrar apenas os 3 primeiros e os 3 últimos vendedores em nossos dados.

Exemplo de aplicação do estilo 10 superior e inferior

Escalas de cores

O estilo de escalas de cores permite que você formate uma tabela de dados como um mapa de calor. Você pode destacar o intervalo de pontos de dados do menor para o maior usando o gradiente de cores de sua escolha.

Escalas de cores

Esse estilo é muito útil para você entender rapidamente uma tabela que contém muitos números. 

No exemplo abaixo, mostramos as vendas mensais de cada vendedor. Sem a formatação de escalas de cores aplicada, isso pareceria um mar confuso de números, e você levaria mais do que alguns minutos para descobrir o que é importante.

Em vez disso, a aplicação da escala de cores facilita muito a identificação do vendedor e do mês com melhor e pior desempenho.

Exemplo de aplicação de escalas de cores

Barras de dados

Esse estilo adiciona barras horizontais dentro das células para representar visualmente o valor relativo de cada célula, facilitando a comparação dos dados em um relance. 

Esse estilo tem várias opções para alterar a aparência e o comportamento. Você pode personalizar as cores e escolher se deseja exibir apenas a barra ou incluir o valor numérico da célula.

Barras de dados

No exemplo abaixo, adicionamos barras de dados em vez dos valores de vendas. Essas barras permitem que você identifique de forma rápida e fácil os meses com melhor e pior desempenho.

Exemplo de aplicação de barras de dados

Conjuntos de ícones

Por fim, há o estilo do conjunto de ícones. Elas são semelhantes às barras de dados, pois você tem várias opções de personalização, como exibir apenas o ícone ou o ícone e o valor. 

Você pode até importar seus próprios conjuntos de ícones para manter a consistência da marca em seus relatórios.

Conjuntos de ícones

Formatação condicional orientada por fórmula

Se suas condições forem simples, como destacar células maiores que um valor específico ou encontrar duplicatas, as regras predefinidas serão rápidas e fáceis.

No entanto, quando suas condições dependem da alteração de valores ou de uma lógica mais complexa, as fórmulas oferecem muito mais flexibilidade. Se você precisar combinar várias condições ou regras personalizadas, como destacar células que estejam acima da média e também abaixo de um determinado limite, as fórmulas podem lidar com essa complexidade.

Exemplo simples: destacar linhas com base em metas de vendas

Digamos que você tenha uma lista de regiões na coluna B com seus valores de vendas associados na coluna C e uma meta de vendas na célula $C$7.

Queremos destacar todos os números de vendas acima ou abaixo dessa meta. Para fazer isso, precisaremos aplicar duas regras.

Primeiro, selecione as células na coluna C para aplicar a regra.

No menu suspenso de formatação condicional, selecione "Maior que" e digite a célula que contém o destino ($C$7). Essa fórmula verifica se o valor em cada célula da coluna C é maior do que o valor na célula $C$7.

Exemplo simples de formatação condicional orientada por fórmula

Escolha o formato de cor verde a ser aplicado às células que atendem à condição. Em seguida, repita esse processo com a opção de formatação "Menor que" no menu suspenso de formatação condicional e aplique o formato de cor vermelha.

Isso nos dará uma tabela bem formatada na qual poderemos ver rapidamente quais regiões atingiram o alvo e quais não atingiram.

Sempre que você alterar a meta de vendas na célula $C$7, a formatação condicional será atualizada automaticamente para refletir a nova meta. Isso torna a formatação dinâmica e responsiva às alterações nos dados, sem a necessidade de ajustar a regra manualmente todas as vezes.

Exemplo avançado: destacar células com base na média de vendas

Suponhamos que você tenha uma tabela que mostre o total de vendas por vendedor e que queira identificar os melhores desempenhos com base na média do grupo.

Nossos dados estão estruturados da seguinte forma:

• Coluna B: Salesperson
• Coluna C: Valor de vendas

Primeiro, selecione a primeira célula no intervalo ao qual você deseja aplicar a formatação. Neste exemplo, é C3.

Selecione "New Rule" (Nova regra) no menu suspenso de formatação condicional. Em seguida, selecione o tipo de regra "Use a formula to determine which cells to format" (Use uma fórmula para determinar quais células formatar).

Aqui, devemos inserir uma fórmula que compare cada célula com a média dos dados de vendas. 

A fórmula deve ser =C3>AVERAGE($C$3:$C$14). Se essa fórmula for um pouco confusa, não se preocupe; temos um excelente tutorial sobre fórmulas básicas do Excel para você começar rapidamente.

Exemplo avançado de formatação condicional orientada por fórmula

Em seguida, escolha como você gostaria que as células que atendem aos critérios fossem formatadas, como uma cor de preenchimento ou de fonte. Clique em OK para aplicar a regra.

Por fim, copie a formatação dessa primeira célula e cole-a em cada célula subsequente do intervalo. Isso ajustará automaticamente a referência relativa à célula em nossa fórmula para que a célula correta seja usada em cada cálculo.

Abaixo está o resultado. Podemos ver que cinco dos doze vendedores tiveram desempenho acima da média.

Como usar a formatação condicional como uma ferramenta de análise de dados

O uso da formatação condicional no Excel ajuda você a identificar rapidamente informações importantes sem precisar de habilidades avançadas de análise, facilitando a compreensão e a comunicação dos insights dos dados.

Essa ferramenta simplifica a interpretação dos dados, poupando tempo e esforço para você identificar as áreas críticas que precisam de atenção.

Para saber mais sobre análise de dados no Exceltemos um curso que leva você a conhecer as tabelas dinâmicas, as funções lógicas, a previsão e muito mais.

Práticas recomendadas de formatação condicional

Comece de forma simples

Quando você for iniciante na formatação condicional, comece com regras básicas antes de experimentar fórmulas e condições mais complexas. 

Comece aplicando regras de destaque simples, como formatar células que sejam maiores que um valor específico ou destacar duplicatas. Essa abordagem ajuda você a entender o impacto da formatação condicional nos seus dados. 

À medida que você ganha confiança, pode introduzir gradualmente técnicas mais avançadas para aprimorar sua análise de dados.

Use cores consistentes

O uso de cores consistentes nas regras de formatação condicional mantém as planilhas claras e consistentes.

Por exemplo, use verde para indicar desempenho positivo, vermelho para negativo e amarelo para avisos ou alertas. 

Essa consistência nos esquemas de cores facilita a interpretação rápida dos dados por você e por outras pessoas, reduzindo a confusão e a ambiguidade posteriormente.

Evite o uso excessivo

Embora a formatação condicional seja uma ferramenta poderosa, seu uso excessivo pode dificultar a leitura e a compreensão dos dados. A aplicação de muitas regras ou de formatação excessivamente complexa pode fazer com que a planilha pareça desordenada, o que só gera confusão. 

Concentre-se em destacar os pontos de dados mais críticos que precisam de atenção e tente não aplicar várias regras conflitantes ao mesmo intervalo de células.

Usar intervalos nomeados dinâmicos

Os intervalos nomeados dinâmicos são uma ótima maneira de garantir que suas regras de formatação condicional se adaptem às alterações nos dados. Um intervalo nomeado dinâmico ajusta automaticamente seu tamanho à medida que os dados são adicionados ou removidos, garantindo que sua formatação permaneça relevante à medida que as coisas mudam. 

A maneira mais fácil de criar uma faixa dinâmica é formatar seus dados como uma tabela. Dessa forma, suas fórmulas e regras de formatação condicional usarão nomes de tabelas e colunas em vez de se referirem às letras e números das colunas ou linhas. 

Conclusão

A formatação condicional é uma ótima ferramenta para criar regras que destacam os dados mais importantes das planilhas.

É muito fácil começar a usar a formatação condicional no Excel, e há muitos estilos de formatação pré-criados para você escolher, como realçar células, usar escalas de cores, adicionar barras de dados e muito mais. 

Se quiser ir além, você pode até usar fórmulas para criar regras personalizadas para sua formatação.

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