Mise en forme conditionnelle dans Excel : le guide du débutant

Les feuilles de calcul peuvent vite devenir monotones, surtout quand elles empilent des lignes de données sans moyen de faire ressortir l’essentiel.

La mise en forme conditionnelle est une technique simple et rapide qui résout ce problème en quelques clics.

Dans cet article, nous explorons la mise en forme conditionnelle dans Excel, avec des exemples et des bonnes pratiques pour des scénarios simples et avancés. 

Si vous débutez encore avec Excel, consultez notre cours Introduction to Excel. De plus, notre aide-mémoire des bases d’Excel est une excellente ressource à garder sous la main pour apprendre et vous repérer dans les formules Excel. 

Aide-mémoire des formules Excel par DataCamp

Qu’est-ce que la mise en forme conditionnelle ?

La mise en forme conditionnelle dans Excel permet d’appliquer automatiquement une mise en forme — couleurs, icônes ou barres de données — aux cellules selon leurs valeurs. Vous identifiez ainsi en un coup d’œil les tendances, les motifs ou les valeurs atypiques.

Vous pouvez mettre en avant toutes les ventes au-dessus d’un seuil, signaler les tâches en retard ou encore coder des tendances de données par couleur.

Si vous analysez des ventes mensuelles, par exemple, vous voyez immédiatement quels mois atteignent vos objectifs.

Exemple de mise en forme conditionnelle dans Excel

Comment ça marche : les bases de la mise en forme conditionnelle dans Excel

Commencez par sélectionner les cellules à formater. Puis, dans l’onglet Accueil du ruban, cliquez sur « Mise en forme conditionnelle ».

Où trouver la mise en forme conditionnelle dans le ruban

Un menu déroulant s’affiche avec différents types de règles (ou styles), par exemple mettre en surbrillance les cellules contenant un texte donné, des valeurs au-dessus ou en dessous d’un seuil, les doublons, etc.

Après avoir choisi un type de règle, définissez les critères précis. Quand c’est fait, cliquez sur OK : la mise en forme s’applique aux cellules qui correspondent à vos conditions.

Pour en savoir plus sur l’importation et la préparation des données dans Excel pour utiliser des fonctions comme la mise en forme conditionnelle, nous proposons un cours qui couvre tous les fondamentaux ainsi que quelques formules avancées utiles.

Styles de mise en forme conditionnelle dans Excel

Excel propose plusieurs styles de mise en forme conditionnelle pour améliorer visuellement vos données. 

Nous allons passer en revue les styles suivants :

• Règles de mise en surbrillance des cellules
• Règles supérieures/inférieures
• Nuances de couleur
• Barres de données
• Jeux d’icônes

Règles de mise en surbrillance des cellules

Ce style est très polyvalent et permet d’appliquer une mise en forme à différents types de données. 

Vous pouvez mettre en avant des cellules selon des critères définis : valeurs supérieures à un seuil, texte contenant des mots-clés, dates comprises dans un intervalle, etc.

Règles de mise en surbrillance des cellules

Autre option très utile dans ce style : les valeurs en double. Ce choix permet d’identifier à la fois les doublons et les valeurs uniques. 

C’est indispensable pour nettoyer et contrôler vos données. Par exemple, vous repérez facilement les doublons dans une liste d’e-mails clients. Pour en savoir plus, consultez notre guide sur le nettoyage des données dans Excel. 

Valeurs en double

Règles supérieures/inférieures

Ce style identifie automatiquement les valeurs les plus hautes ou les plus basses d’une plage. Par défaut, le seuil est fixé à 10, mais vous pouvez l’ajuster pour afficher le nombre souhaité de points hauts ou bas. 

Règles supérieures/inférieures

Dans l’exemple ci-dessous, nous utilisons les styles « 10 premiers » et « 10 derniers » pour n’afficher que les 3 meilleurs et les 3 moins bons commerciaux.

Exemple d’application des styles 10 premiers/10 derniers

Nuances de couleur

Le style « nuances de couleur » permet de transformer un tableau en carte thermique. Vous mettez en valeur l’étendue des valeurs, des plus faibles aux plus élevées, via un dégradé de votre choix.

Nuances de couleur

Idéal pour lire rapidement un grand tableau chiffré. 

Dans l’exemple ci-dessous, nous affichons les ventes mensuelles de chaque commercial. Sans les nuances de couleur, ce ne serait qu’une mer de chiffres, et il faudrait plusieurs minutes pour en tirer l’essentiel.

Avec le dégradé appliqué, il devient bien plus facile d’identifier le meilleur et le moins bon commercial, ainsi que le meilleur et le moins bon mois.

Exemple d’application des nuances de couleur

Barres de données

Ce style ajoute des barres horizontales dans les cellules pour représenter visuellement la valeur relative de chaque cellule : la comparaison est instantanée. 

Vous disposez de nombreuses options d’apparence et de comportement. Personnalisez les couleurs et choisissez d’afficher uniquement la barre ou la barre accompagnée de la valeur numérique.

Barres de données

Dans l’exemple ci-dessous, nous ajoutons des barres de données à la place des valeurs de ventes. Elles permettent d’identifier en un clin d’œil les meilleurs et les moins bons mois.

Exemple d’application des barres de données

Jeux d’icônes

Enfin, il y a les jeux d’icônes. Comme les barres de données, ils offrent de nombreuses options de personnalisation : afficher uniquement l’icône ou l’icône et la valeur, etc. 

Vous pouvez même importer vos propres icônes pour respecter votre charte visuelle dans les rapports.

Jeux d’icônes

Mise en forme conditionnelle pilotée par formule

Si vos conditions sont simples (par exemple surligner les cellules supérieures à une valeur ou trouver les doublons), les règles prédéfinies sont rapides et efficaces.

En revanche, si vos conditions dépendent de valeurs changeantes ou d’une logique plus complexe, les formules offrent bien plus de flexibilité. Pour combiner plusieurs conditions ou règles personnalisées — par exemple, surligner les cellules à la fois au-dessus de la moyenne et en dessous d’un seuil — les formules gèrent cette complexité.

Exemple simple : surligner les lignes selon un objectif de ventes

Supposons une liste de régions en colonne B, leurs ventes en colonne C et un objectif en cellule $C$7. 

Nous voulons mettre en avant les valeurs au-dessus ou en dessous de cet objectif. Pour cela, nous appliquerons deux règles.

Commencez par sélectionner les cellules de la colonne C auxquelles appliquer la règle.

Dans le menu de mise en forme conditionnelle, choisissez « Supérieur à » et indiquez la cellule de l’objectif ($C$7). Cette règle vérifie si chaque cellule de la colonne C est supérieure à la valeur de $C$7.

Exemple simple de mise en forme conditionnelle pilotée par formule

Choisissez un format vert pour les cellules qui remplissent la condition. Répétez ensuite avec l’option « Inférieur à » et appliquez un format rouge.

Vous obtenez un tableau clair où l’on distingue rapidement les régions qui atteignent leur objectif et celles qui en sont en dessous.

Dès que vous modifiez l’objectif en cellule $C$7, la mise en forme conditionnelle se met à jour automatiquement. Votre mise en forme reste ainsi dynamique, sans ajuster manuellement la règle à chaque changement.

Exemple avancé : surligner selon la moyenne des ventes

Supposons un tableau avec les ventes totales par commercial, et l’objectif d’identifier les meilleurs performeurs par rapport à la moyenne du groupe.

Nos données sont structurées ainsi :

• Colonne B : Commercial
• Colonne C : Montant des ventes

Sélectionnez d’abord la première cellule de la plage à formater, ici C3.

Dans le menu, choisissez « Nouvelle règle » puis « Utiliser une formule pour déterminer pour quelles cellules le format sera appliqué ».

Saisissez une formule qui compare chaque cellule à la moyenne des ventes. 

La formule est : =C3>AVERAGE($C$3:$C$14). Si cela vous semble flou, pas d’inquiétude : nous avons un excellent tutoriel sur les formules Excel de base pour vous lancer rapidement.

Exemple avancé de mise en forme conditionnelle par formule

Choisissez ensuite le format pour les cellules correspondantes (couleur de remplissage, couleur de police, etc.). Cliquez sur OK pour appliquer la règle.

Enfin, copiez la mise en forme de cette première cellule et collez-la sur les cellules suivantes de la plage. La référence relative dans la formule s’adaptera automatiquement pour chaque cellule.

Voici le résultat : cinq commerciaux sur douze ont des ventes supérieures à la moyenne.

Utiliser la mise en forme conditionnelle comme outil d’analyse

Avec la mise en forme conditionnelle dans Excel, vous repérez rapidement les informations clés sans compétences avancées en analyse : vos insights deviennent plus lisibles et plus faciles à partager.

L’interprétation des données s’en trouve simplifiée, vous gagnez du temps et identifiez vite les points névralgiques.

Pour approfondir l’analyse de données dans Excel, nous proposons un cours sur les tableaux croisés dynamiques, les fonctions logiques, la prévision et plus encore.

Bonnes pratiques pour la mise en forme conditionnelle

Commencez simple

Si vous débutez, commencez par des règles basiques avant d’expérimenter des formules et conditions plus complexes. 

Appliquez d’abord des règles simples de surbrillance : cellules supérieures à une valeur, doublons, etc. Vous mesurerez mieux l’impact de la mise en forme sur vos données. 

Avec l’expérience, introduisez progressivement des techniques avancées pour enrichir votre analyse.

Harmonisez les couleurs

Des codes couleur cohérents rendent vos feuilles plus claires et plus lisibles.

Par exemple : vert pour le positif, rouge pour le négatif, jaune pour les alertes. 

Cette cohérence facilite l’interprétation et limite les ambiguïtés.

Évitez la surenchère

La mise en forme conditionnelle est puissante, mais l’excès nuit à la lisibilité. Trop de règles ou des règles trop complexes encombrent la feuille et créent de la confusion. 

Concentrez-vous sur les points vraiment critiques et évitez d’appliquer des règles contradictoires sur une même plage.

Utilisez des plages nommées dynamiques

Les plages nommées dynamiques permettent à vos règles de s’adapter aux évolutions des données. Leur taille se met à jour automatiquement quand des données sont ajoutées ou supprimées : votre mise en forme reste pertinente. 

Le moyen le plus simple est de convertir vos données en tableau Excel : vos formules et règles utiliseront alors les noms de tables et de colonnes plutôt que des coordonnées de lignes/colonnes. 

Conclusion

La mise en forme conditionnelle est idéale pour créer des règles qui font ressortir l’essentiel dans vos feuilles de calcul.

C’est très simple à prendre en main dans Excel, avec de nombreux styles prédéfinis : surlignage de cellules, nuances de couleur, barres de données, et plus encore. 

Et pour aller plus loin, vous pouvez également utiliser des formules pour créer des règles sur mesure.

Nous proposons un parcours de compétences dédié aux fondamentaux d’Excel — indispensable si vous souhaitez vraiment développer vos connaissances et compétences Excel. 

Si vous visez une carrière dans la data et souhaitez valoriser Excel sur votre CV, envisagez une certification Microsoft Excel pour valider vos compétences et convaincre vos futurs employeurs.