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Fundamentos de Excel
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Excel es una herramienta de análisis de datos que se utiliza en muchos entornos empresariales. Tener un buen dominio de los fundamentos de Excel es fundamental para cualquier profesional de los datos, independientemente de tus conocimientos técnicos en Python o SQL. Es posible que estés acostumbrado a crear elementos visuales en Excel, pero el uso de minigráficos es una forma creativa de generar visualizaciones que ahorran espacio.
Las minigráficos de Excel son pequeños gráficos que se insertan dentro de las celdas y proporcionan resúmenes visuales rápidos de las tendencias de los datos. Dado que las minigráficas se encuentran dentro de las celdas de las hojas de cálculo, son una forma compacta de visualizar datos sin ocupar espacio adicional. Son especialmente útiles para detectar tendencias de un vistazo. Excel admite tres tipos principales de minigráficos: Línea, columna y ganancia/pérdida, cada una diseñada para diferentes necesidades analíticas.
Ejemplo de minigráficos de Excel
TL;DR: Cómo crear minigráficos en Excel
Tanto si prefieres utilizar la interfaz de Excel como sus fórmulas, aquí tienes dos formas rápidas de añadir minigráficos para obtener información instantánea sobre las tendencias:
Método 1: cinta (método clásico)
- Selecciona los datos → p. ej. B2:E2
- Ve a Insertar → Minigráficos → Línea (o Columna/Ganancia/Pérdida)
- Establece el rango de ubicación → p. ej. F2
- Haz clic en Aceptary, a continuación, arrastra hacia abajo (F3:F5) para rellenar las demás filas.
Método 2: fórmula (Microsoft 365/Excel Online) En F2, escribe:
=SPARKLINE(B2:E2)
O personalizar:
=SPARKLINE(B2:E2, {"charttype","column"; "color1","green"})
Comprender los conceptos básicos de las minigráficas
Antes de pasar a Excel, es útil comprender de dónde provienen las minigráficas y cómo encajan en el amplio mundo de la visualización de datos.
Fundamentos teóricos y evolución histórica
El concepto de minigráficos fue popularizado por Edward Tufte, pionero en la visualización de datos, quien los describió como «gráficos intensos, sencillos y del tamaño de una palabra».» Su visión era crear visualizaciones lo suficientemente compactas como para poder integrarlas en textos o tablas, proporcionando contexto sin saturar el espacio. Más tarde, Microsoft integró las minigráficas en Excel (a partir de Excel 2010), haciéndolas accesibles a un amplio público de profesionales de los datos.
Tipos de minigráficos y sus aplicaciones
Excel admite tres tipos principales de minigráficos:
- Las minigráficas de línea son ideales para mostrar tendencias de datos continuas, como ventas mensuales o precios de acciones.
- Las minigráficas de columna son útiles para comparar valores discretos, como los ingresos por región.
- Las minigráficas de ganancias/pérdidas están diseñadas para resultados binarios, como ganancias frente a pérdidas o resultados de juegos.
Al elegir el tipo adecuado, te asegurarás de que tu minigráfico transmita la información de forma eficaz. Siempre es bueno pensar en cómo aparecen los gráficos en las hojas de cálculo para elegir la visualización adecuada.
Creación de minigráficos en Excel
Crear minigráficos en Excel es bastante sencillo cuando se trata de datos tabulares organizados en secuencia. Una vez que tenemos los datos bien organizados, solo se necesitan unos pocos clics para generar minigráficos.
Preparación de tus datos
Las minigráficas funcionan mejor con datos tabulares limpios. Organiza tus valores en filas o columnas con intervalos consistentes (como meses, trimestres o categorías). Ten cuidado con los valores que faltan o los formatos inconsistentes, ya que pueden distorsionar el significado de la minigráfica.
Tomemos, por ejemplo, los datos que teníamos en la primera imagen:
|
Región |
PRIMER TRIMESTRE |
SEGUNDO TRIMESTRE |
TERCER TRIMESTRE |
CUARTO TRIMESTRE |
|
Asia |
$ 140,787 |
$143,549 |
$46,210 |
$66,404 |
|
Europa |
$78,944 |
$115,252 |
$198,783 |
$182,729 |
|
Sudamérica |
$100,961 |
$119,646 |
$83,233 |
$99,524 |
|
North America |
$82,889 |
$68,945 |
$187,202 |
$110,372 |
Los datos aquí se organizan por región a lo largo de cuatro trimestres. Esta es la organización ideal para las minigráficas.
Creación de minigráficos con la fórmula SPARKLINE
Si utilizas Excel para Microsoft 365 o Excel para la Web, puedes crear minigráficos directamente con una fórmula en lugar de con las herramientas de la cinta. Este método resulta especialmente útil a la hora de crear paneles dinámicos o trabajar con tablas estructuradas.
Usando los datos de ejemplo:
| Región | PRIMER TRIMESTRE | SEGUNDO TRIMESTRE | TERCER TRIMESTRE | CUARTO TRIMESTRE | Tendencia |
|---|---|---|---|---|---|
| Asia | 140 787 | 143 549 | 46 210 | 66 404 | (Gráfico de minitendencias aquí) |
En la celda F2, introduce la siguiente fórmula:
Esto crea una línea de minigráficos que resume el rendimiento trimestral de Asia. Ten en cuenta que esta fórmula también funciona en Google Sheets.
Para personalizarlo, puedes especificar el tipo de gráfico y el color:
A continuación, arrastra la fórmula hacia abajo a través de F3:F5 para generar minigráficos para otras regiones (Europa, Sudamérica, Norteamérica).
Este método basado en fórmulas se actualiza automáticamente a medida que cambian tus datos, lo que lo hace perfecto para paneles financieros o de ventas interactivos.
Insertar minigráficos
Para insertar una minigráfica en otras versiones de Excel, resalta el rango de datos y ve a la pestaña Insertar. En la cinta superior, debería haber una sección llamada «Sparklines». Selecciona Línea, Columna o Minigráfico de ganancias/pérdidas. Para nuestros propósitos, elegiremos Línea.
La minigráfica se encuentra a la derecha de los gráficos.
A continuación, especificarás el rango de ubicación, es decir, las celdas en las que aparecerá la minigráfica.
Elige las columnas que te interesen.
Esto generará minigráficos similares a los anteriores en la ubicación de la columna que hayas seleccionado. Si arrastras la esquina inferior derecha hacia abajo hasta las otras filas, se generarán automáticamente las otras minigráficas, como se muestra a continuación:
Resultado final de las minigráficas
También puedes utilizar la herramienta Análisis rápido de Excel para crear minigráficos al instante. Para ello, selecciona tu conjunto de datos y haz clic en la herramienta de análisis rápido situada en la parte inferior derecha.
Las minigráficas también se pueden insertar en varias celdas simultáneamente, lo que facilita su aplicación en filas de datos.
Uso del cuadro de diálogo Crear minigráficos
El cuadro de diálogo Crear minigráficos permite controlar tanto el intervalo de datos (tus valores) como el intervalo de ubicación (tus celdas de minigráficos). Para datos dinámicos, puedes utilizar rangos con nombre para que las minigráficas se actualicen automáticamente cuando se añadan nuevos datos. Esto resulta especialmente útil en modelos financieros o paneles de control.
Personalización de minigráficos
La personalización ayuda a garantizar que las minigráficas sigan los estándares gráficos y destaquen en función de su nivel de importancia.
Opciones básicas de personalización
Una vez insertada la minigráfica, aparecerá la pestaña Herramientas de minigráficos: Diseño, al igual que con cualquier otro gráfico de Excel. Puedes cambiar tu minigráfico entre diferentes tipos de gráficos de minigráficos incluso después de haberlo creado.
También puedes cambiar el color de la línea y otros componentes para que se adapten mejor a los estándares gráficos de tu organización. Elegir los colores adecuados también puede ayudar a mejorar la legibilidad.
Técnicas avanzadas de personalización
Puedes hacer que las minigráficas sean más informativas personalizando los marcadores, ajustando los ejes y cambiando el grosor de las líneas. Por ejemplo, puedes resaltar los puntos más altos/más bajos en una minigráfica para mostrar las diferencias generales, los puntos negativos para mostrar un rendimiento deficiente o combinarlos con el primer/último punto para mostrar los cambios a lo largo del tiempo.
Incluso puedes personalizar los colores de cada uno de estos marcadores y aumentar el grosor de las líneas para mejorar aún más la visibilidad.
Ajustar los ejes ayuda a mejorar la legibilidad. A veces, el escalado predeterminado puede exagerar o minimizar las diferencias, especialmente si hay una gran variabilidad en los datos entre las filas. Puedes establecer valores mínimos y máximos consistentes para el eje vertical con el fin de facilitar la legibilidad y reducir los malentendidos con los datos.
Ajustes de estilo y formato
La Galería de estilos ofrece ajustes preestablecidos de formato rápido, que pueden resultar muy útiles para aplicar formatos personalizados a tus minigráficos. Agrupar minigráficos garantiza que varios minigráficos compartan el mismo formato, mientras que desagruparlos permite la personalización individual.
Configuración donde puedes agrupar/desagrupar minigráficos
También puedes cambiar el tamaño de las celdas que contienen minigráficos. Agrandar estas celdas ayuda a mostrar más detalles en las tendencias, mientras que reducirlas mejora la compacidad. Elige el ancho adecuado para mostrar los detalles sin que resulte abrumador.
Trabajar con ejes de minigráficos de Excel
Las ejes no siempre son visibles en las minigráficas, pero personalizarlas puede facilitar las comparaciones.
Personalización de la configuración de los ejes
De forma predeterminada, Excel escala automáticamente las minigráficas para que toda la línea quepa dentro de la celda. Esto podría llevar a confusión si las diferentes filas tienen valores muy distintos. Puedes establecer valores mínimos y máximos fijos para evitar representaciones engañosas. En el caso de múltiples minigráficos, la sincronización de los ejes garantiza que las diferencias reflejen variaciones reales en lugar de artefactos de escala. También puedes elegir mostrar u ocultar el eje horizontal según tus necesidades de diseño.
Manejo de celdas ocultas y vacías
Los datos no siempre son perfectos, y las minigráficas necesitan reglas sobre cómo tratar las lagunas. Esto es especialmente importante para el estilo de línea de las minigráficas. Puedes encontrar estos ajustes en el menú desplegable «Editar datos» de la cinta de opciones.
Tratamiento de celdas vacías, con valor cero u ocultas
En la configuración de Excel, puedes controlar si las celdas vacías se muestran como espacios, ceros o líneas conectadas. Una brecha significa que los datos se mostrarán hasta el siguiente punto válido. Los ceros harán que la minigráfica pase a cero cuando falte un punto. La línea conectada es la opción predeterminada y simplemente dibujará una línea que conecta los puntos y rellena los huecos de las líneas. Esto puede ser engañoso, ya que podría mostrar una tendencia que en realidad no existe.
Del mismo modo, puedes decidir si las minigráficas deben ignorar las filas y columnas ocultas. Estas opciones evitan malinterpretaciones y garantizan que tu visualización se ajuste a la intención analítica.
Agrupar, desagrupar y eliminar minigráficos
Gestionar las minigráficas en varias celdas ayuda a que tengan un aspecto uniforme, y eliminar las minigráficas innecesarias puede reducir el desorden.
Agrupar y desagrupar minigráficos
La agrupación te permite aplicar un formato coherente a varias minigráficas a la vez. Al desagruparlos, se restaura la independencia, por lo que puedes personalizarlos individualmente. Esta flexibilidad es valiosa para equilibrar la coherencia con la personalización. Esta configuración se encuentra en la cinta superior, en la sección «Grupo».
Edición y eliminación de minigráficos
Si tus datos cambian, puedes editarlos o modificar el rango de ubicación de las minigráficas mediante la opción «Editar datos». Esto te permite añadir más columnas, cambiar filas, etc., para asegurarte de que la minigráfica refleja con precisión los datos correctos. Para eliminar las minigráficas por completo, utiliza el botón Borrar en la pestaña Diseño, en «Grupo». No es posible eliminar manualmente líneas de tendencia individuales.
Uso de minigráficos en tablas y tablas dinámicas
Las minigráficas se vuelven aún más potentes cuando se combinan con tablas de Excel y tablas dinámicas.
Minigráficos en tablas de Excel
Como hemos mostrado anteriormente, puedes colocar minigráficos en cualquier celda y utilizar los datos presentes en el rango seleccionado. En las tablas estructuradas, las minigráficas pueden expandirse automáticamente con nuevas filas o columnas si seleccionamos un rango más amplio, lo que ayuda a garantizar actualizaciones dinámicas. Esto los hace especialmente eficaces para conjuntos de datos en crecimiento, como los registros financieros mensuales o los registros de ventas.
Minigráficos en tablas dinámicas
Añadir minigráficos a las tablas dinámicas permite explorar de forma interactiva las tendencias en diferentes categorías o periodos de tiempo. Sin embargo, las tablas dinámicas pueden cambiar de estructura al actualizarse, por lo que es importante colocarlas y formatearlas con cuidado para evitar referencias rotas. Asegúrate de no sobrescribir tus minigráficos al generar nueva información en tu tabla dinámica.
Prácticas recomendadas para utilizar eficazmente las minigráficas de Excel
Las minigráficas son muy útiles, pero, al igual que con cualquier visualización de datos, es muy fácil crear visualizaciones engañosas. Sigamos algunas de las mejores prácticas que hemos mencionado para ayudar a minimizar cualquier gráfico engañoso.
Consistencia en la ubicación y el escalado
Coloca las minigráficas cerca de los datos a los que hacen referencia para contextualizarlas; si las colocas demasiado lejos, se reduce su legibilidad. Mantén una escala de ejes coherente en todas las minigráficas para garantizar comparaciones justas.
Selección de colores y uso de marcadores
Utiliza colores que se ajusten al tema de tu cuaderno de trabajo o a los estándares gráficos de tu organización. Ten en cuenta el daltonismo y selecciona colores que garanticen la accesibilidad. Aplica marcadores de forma selectiva para resaltar los valores clave en lugar de sobrecargar la visualización.
Preparación y mantenimiento de datos
Asegúrate de que los datos sean correctos antes de crear minigráficos. Documenta las suposiciones (como la escala de los ejes) para que los colaboradores comprendan cómo interpretarlas.
Solución de problemas comunes
Incluso las minigráficas bien preparadas pueden presentar problemas. A continuación, se describen algunos problemas habituales que se plantean al crear minigráficos.
Problemas con el rango de datos y la escala
Los errores suelen deberse a rangos de datos incorrectos o a escalas inconsistentes. Si falta una columna de datos o se selecciona la fila incorrecta, las minigráficas pueden desviarse considerablemente, especialmente si se actualizan los datos con eliminaciones. Comprueba dos veces tus referencias y considera establecer valores de eje fijos al comparar entre filas.
Problemas de compatibilidad y rendimiento
Las versiones de Excel anteriores a Excel 2010 no podrán ver minigráficos, por lo que, al compartir cuadernos de trabajo, asegúrate de que los destinatarios tengan una versión compatible. En conjuntos de datos muy grandes, las minigráficas pueden ralentizar los cálculos, por lo que es recomendable limitar su uso a las filas de resumen.
Análisis comparativo con otras herramientas
Las minigráficas son una buena opción para visualizaciones de datos que requieren compacidad y eficiencia.
Gráficos tradicionales frente a minigráficos
Los gráficos tradicionales proporcionan más detalles, etiquetas e interactividad. Puedes añadir elementos como llamadas, que pueden ser más adecuados para transferir a algo como diapositivas de PowerPoint. Sin embargo, las minigráficas destacan por su compacidad y por permitir analizar las tendencias de un solo vistazo. Piensa en utilizar minigráficos para resúmenes o descripciones generales de alto nivel y gráficos tradicionales para tu análisis principal.
Formato condicional y software especializado
Las minigráficas funcionan bien con el formato condicional, ya que ofrecen indicaciones tanto numéricas como visuales. Puedes colorear las celdas de las minigráficas en función de diversos factores condicionales y darles formato fácilmente según las tendencias.
En comparación con herramientas especializadas como Tableau o Power BI, las minigráficas son ligeras y están integradas en Excel, pero carecen de interactividad y escalabilidad avanzadas. Es posible que Tableau o Power BI te resulten más adecuados para gráficos más complejos que contienen una gran cantidad de datos a nivel de fila que deben presentarse simultáneamente, pero las minigráficas ofrecen una forma sencilla de hacerlo sin necesidad de software adicional.
Aplicaciones prácticas de las minigráficas
Las minigrafías tienen una amplia variedad de usos en diferentes sectores, como las finanzas, las ventas y la sanidad.
Aplicaciones específicas para cada sector
Veamos algunos casos de uso en diferentes sectores.
- Finanzas: seguir las tendencias bursátiles o el crecimiento de los ingresos.
- Ventas: seguimiento del rendimiento mensual o trimestral por representante.
- Atención sanitaria: visualización de las constantes vitales de los pacientes o el número de casos.
- Operaciones: resumen de las tendencias de producción o las tasas de defectos de las diferentes líneas de productos.
- Redes sociales: Programa el seguimiento de la audiencia de diferentes vídeos o fechas para evaluar la eficacia de la campaña.
Al integrar minigráficos directamente en las hojas de cálculo, las organizaciones pueden mejorar la toma de decisiones diaria sin necesidad de herramientas externas.
Conclusión
Las minigráficas de Excel son potentes mini visualizaciones que facilitan la visualización de tendencias y comparaciones sin sobrecargar tus hojas de cálculo. Al dominar su creación, personalización y mejores prácticas, puedes transformar los datos sin procesar en información clara y contextualizada. Aunque las minigráficas tienen limitaciones, resultan muy útiles cuando se utilizan estratégicamente junto con otras técnicas de visualización. Para comprender mejor Excel y la visualización de datos en general, consulta los siguientes recursos:
