Excel Slicer: Guía paso a paso del filtrado avanzado

Cómo personalizar la apariencia del Excel Slicer

Permíteme mostrarte cómo puedes ajustar la apariencia de tu cortadora para que coincida con el estilo de tu libro de trabajo.

Cambiar el estilo de la cortadora 

Haz clic en tu cortadora para que aparezca la pestañaHerramientas de la cortadora. En esta pestaña, ve a la sección Opciones y consulta el grupoEstilos de Rebanadora. Aquí verás varios estilos incorporados: elige el que más te guste.

Estilos de rebanadora. Imagen del autor.

Si no te gusta ninguno de los estilos incorporados, puedes crear uno. Haz clic en el botón desplegable (Más) y selecciona Nuevo Estilo de Rebanadora. A partir de aquí, puedes crear un estilo personalizado que se ajuste al tema de tu hoja de cálculo.

Por ejemplo, si estoy trabajando con un salpicadero que tiene un tema azul chulo, crearé colores para las rodajas en tonos complementarios del azul. Haría que todo pareciera más cohesionado.

Construye tu propio estilo de cortadora. Imagen del autor.

Ajustar la configuración de la cortadora

Si quieres ajustar más tu cortadora, haz clic con el botón derecho del ratón sobre ella y selecciona Ajustes de la cortadora. A partir de aquí, puedes hacer muchos ajustes. Por ejemplo, puedes ocultar la cabecera de la rebanadora si no aporta valor u ocultar los elementos sin datos para que tenga un aspecto más limpio y centrado. 

Aunque se trata de ajustes menores, pueden hacer que la cortadora sea mucho más fácil de usar.

Ajustes de la cortadora. Imagen del autor.

Optimizar el diseño de la cortadora 

Cuando mi cortadora tiene muchos elementos, la vista predeterminada de una sola columna me vuelve loco porque requiere mucho desplazamiento. Para solucionarlo, hago clic en la cortadora, voy a la pestaña Opciones de herramientas de la cortadora y ajusto la opciónColumnas. Yo suelo ponerlo a 2 ó 3 columnas, según el contenido de la rebanadora.

Ajusta las columnas de la cortadora. Imagen del autor.

También ajusto el tamaño de los botones para que todo parezca equilibrado. Para ello, ve a la pestaña Opciones de herramientas de la cortadora , ajusta la altura y la anchura, o arrastra los bordes de la cortadora hasta que queden bien. Sin embargo, yo recomendaría mantener los botones de la cortadora lo suficientemente grandes como para que sea fácil hacer clic en ellos, pero no tan grandes como para que ocupen toda la hoja. 

Cambiar la anchura y la altura de la cortadora y su botón. Imagen del autor. 

Técnicas avanzadas de Excel Slicer

Además del filtrado básico, puedes crear informes y cuadros de mando interactivos con las rebanadoras de Excel. Déjame mostrarte algunos de mis trucos favoritos para hacerlo.

Conectar rebanadoras a múltiples Tablas Dinámicas

Una de las características más interesantes de las tablas de corte es la posibilidad de vincular una única tabla de corte a varias tablas dinámicas. Esto es muy útil cuando trabajas con conjuntos de datos relacionados. Te permite filtrar todos tus datos a la vez con un solo clic: no tienes que actualizar cada tabla manualmente. He aquí cómo utilicé esta técnica para analizar los datos de rendimiento de los alumnos: 

1. He creado todas las Tablas Dinámicas que quería enlazar. Para que todo fuera manejable, los coloqué en la misma hoja de cálculo.
2. A continuación, di a cada PivotTable un nombre único. Esto facilitó mucho su identificación cuando establecí las conexiones.
3. A continuación, añadí una rebanadora a una de las Tablas Dinámicas.
4. Una vez colocada la cortadora, la seleccioné, fui a la pestaña Opciones de las herramientas de la cortadora y pulsé Conexiones de informes. Alternativamente, puedes hacer clic con el botón derecho del ratón en la rebanadora y elegir Conexiones de informes.

Conecta una rebanadora a varias Tablas Dinámicas. Imagen del autor.

5. En el cuadro de diálogo que apareció, marqué las casillas de las Tablas dinámicas que quería vincular al slicer y pulsé OK.

Especifica las Tablas Dinámicas a enlazar. Imagen del autor.

Ahora, puedo filtrar estos datos con un solo clic para ver las puntuaciones parciales y finales de los alumnos. Ahorra mucho tiempo y facilita el análisis de múltiples Tablas Dinámicas. Establecer una conexión de esta forma también ayuda a evitar errores no forzados.

Dos Tablas Dinámicas enlazadas con una rebanadora. Imagen del autor.

Optimizar el rendimiento del rebanador de Excel

A veces, las cortadoras pueden ralentizarse o comportarse de forma inesperada si trabajas con grandes conjuntos de datos. Cuando empecé, me encontré con algunos problemas comunes y tuve que averiguar cómo solucionarlos. He aquí esos problemas y las soluciones que me funcionaron: 

• Rendimiento lento: Puede que notes que tus cortadoras se retrasan o responden con lentitud. Esto suele ocurrir porque intentan procesar demasiados datos. Para solucionarlo, filtra los datos que no necesites o crea una tabla resumen con sólo la información importante. Esto mejorará el rendimiento de la cortadora y te proporcionará una experiencia general más fluida.
• Varias cortadoras para varias tablas: Gestionar varias cortadoras para diferentes tablas es desordenado y difícil de seguir. En lugar de crear rebanadoras separadas, conecta una rebanadora a varias tablas utilizando Report Connections. Esto mantiene todo más limpio y fácil de gestionar, a la vez que mantiene la coherencia de tus datos.
• Al hacer clic no se filtra nada: Si tu cortadora no filtra, es probable que no esté vinculada a las tablas correctas. Esto puede ocurrir cuando las conexiones no están bien configuradas. Para resolverlo, haz clic con el botón derecho del ratón en la rebanadora, selecciona Conexiones de informes y asegúrate de que está conectada a las tablas que quieres filtrar.
• Ver datos antiguos en la cortadora: A veces, las rebanadoras muestran elementos que ya no existen en tu conjunto de datos. Esto ocurre cuando los elementos eliminados no se borran de la configuración de la cortadora. Para evitarlo, ve a Opciones de Herramientas del Slicer, luego Configuración del Slicer, y desmarca Mostrar elementos eliminados de la fuente de datos.
• Datos no actualizados: Si la rebanadora no refleja los últimos cambios en tus datos, puede deberse a que no has actualizado la Tabla dinámica. Haz clic con el botón derecho del ratón en la Tabla dinámica y selecciona Actualizar para actualizar la rebanadora.
• Disposición desordenada de la cortadora: Un diseño predeterminado de la cortadora con una sola columna o botones de gran tamaño puede requerir mucho desplazamiento. Para solucionarlo, ve a SlicerTools Options, ajusta el recuento de columnas y cambia el tamaño del slicer .
• Cortadora oculta: Si no puedes ver tu cortadora, puede que se haya movido accidentalmente detrás de otros elementos. Haz clic con el botón derecho y elige Traer al frente para que vuelva a ser visible.

Excel Slicer vs. Filtros de la tabla dinámica

Puede que ahora te estés preguntando cuál es la diferencia entre una rebanadora de Excel y un filtro de Tabla dinámica. Comparemos las principales diferencias para ver qué opción puede ser mejor para ti.

Cuándo utilizar cada uno

Supongamos que quiero filtrar las notas de matemáticas de todos los alumnos del semestre de otoño. Ahora, lo haré utilizando tanto filtros como cortadoras para ayudarte a entender qué opción puede convenirte más. 

• Utilizar filtros: Haría clic en los menús desplegables de lascolumnas Semestre y Materia para seleccionar Otoño y Matemáticas. Hace el trabajo, pero puede resultar un poco torpe si lo hago repetidamente o si lo comparto con otras personas que no son expertas en Excel.

Datos filtrados mediante la función Filtrar. Imagen del autor.

• Utilizar cortadoras: Insertaría cortadoras para Semestre y Asignatura y las colocaría junto a mi mesa. Con sólo dos clics, puedo filtrar visualmente los datos. Las rebanadoras también facilitan que otras personas interactúen con el informe sin instrucciones adicionales.

Datos filtrados mediante las cortadoras. Imagen del autor.

En resumen, los filtros son estupendos para tareas rápidas en las que el espacio es importante. Pero las rebanadoras son más adecuadas cuando necesitas una experiencia interactiva y fácil de usar, especialmente en cuadros de mando o con múltiples Tablas Dinámicas. 

Reflexiones finales 

Las rebanadoras de Excel facilitan y simplifican el filtrado de datos sin ninguna ordenación manual. A lo largo de este artículo, he compartido todo lo que necesitas para empezar con las cortadoras. Personalmente, me han resultado muy valiosas para gestionar proyectos: las utilizo casi todos los días para hacer un seguimiento de las tareas, fijar plazos y organizar el trabajo de los clientes. Esto me ahorra tiempo y me ayuda a centrarme en mi trabajo.

Más allá de la gestión de proyectos, puedes utilizar las rebanadoras para crear informes interactivos, diseñar cuadros de mando fáciles de usar y simplificar el análisis de datos. Una vez que estés preparado para avanzar, te recomiendo encarecidamente que explores nuestro itinerario de habilidades Análisis de datos con herramientas potentes de Excel y nuestro curso Modelización financiera en Excel. Estos magníficos recursos te ayudarán a dominar las técnicas avanzadas y a aplicarlas con confianza a los retos del mundo real.