Excel 表格：组织数据的必备工具

无论您是数据科学新手还是资深从业者，您很可能都听说过 Excel——一款流行的电子表格软件，让我们可以在行和列中插入、读取并处理数据。它广泛应用于各种规模和行业的企业中，绝对是数据科学工具箱中不可或缺的工具之一。

尽管它在全球范围内广受欢迎，但并不是所有人都熟悉 Excel 表格及其独特能力（人们经常把 Excel 表格与数据透视表混淆，二者完全不同，您可以在我们的在 Excel 中使用数据透视表教程中了解更多）。 

本文将介绍 Excel 表格的基础知识，并通过实际示例展示其功能、特性和主要优势。如果您想进一步学习这些出色的 Excel 工具，我们强烈推荐查看我们的Excel 入门课程。 

什么是 Excel 表格？

尽管 Excel 默认采用表格式布局，但默认情况下，数据并不会被分组在一起。本质上，它只是相邻单元格中的数据，仅因彼此的位置接近而有关联。 

相比之下，Excel 表格允许您将一段单元格范围转换为有组织的数据分组。Excel 表格首次在 Excel 2007 中推出，并在所有现代版本中可用，为您的数据提供一种简单的结构化方式。它们提供直观的布局和丰富的功能，使数据准备与分析更加高效，例如排序与筛选、自动填充和格式设置等。

本质上，一个 Excel 表格由两个关键元素组成，并可选第三个：

• 标题行：表格具有列标题行，即表格中的第一行，包含用于标识每列数据的列标题。标题必须唯一，不能留空，也不能包含公式。 

• 主体：这里存放行与列中的所有数据和公式。 

• 总计行（可选）：默认关闭，但可以开启，从而在表格末尾添加一行。这是汇总表格内数据的绝佳方式。为此，Excel 提供自动求和下拉列表，可选择如SUM()、AVERAGE()等函数。

下方是一个简单 Excel 表格示例，包含一家虚构自行车公司（在全球销售自行车、自行车零件和配件）的五行数据（该数据集也可在我们的Excel 入门课程中找到）。在本教程后续部分，我们将使用完整数据集，但出于清晰起见，这里先用简短版本。

如何在 Excel 中创建、移除和编辑表格

让我们先从创建、移除和编辑 Excel 表格的基本操作开始。

如何在 Excel 中创建表格

创建表格非常容易。有两种方式可以将一段单元格范围转换为表格。首先，选择您感兴趣的数据中的单个单元格或单元格区域，然后执行以下任一操作：

• 插入 > 表格
  
  或

• 开始 > 套用表格格式

两种情况下，Excel 都会自动检测标题，并询问您是否保留它们作为标题行。

如果您选择第二种方式，请注意 Excel 还会要求您为新表格选择布局。您可以选择任一可用样式，或创建自定义样式。下方视频演示了如何将前面的示例自行车数据集转换为表格。

如何在 Excel 中移除表格

要移除表格，只需全选这些单元格，然后执行 表格 > 转换为区域。请注意，移除后，原表格的布局仍会保留在单元格中。

如何在 Excel 中命名表格

表格的另一个重要功能是可以对其命名。为表格命名会对您的工作流程产生显著影响。正如我们稍后将看到的，命名可以让表格更易管理，并让公式更易编写。

与 Python 的 Pandas 以及许多 SQL 软件等其他数据库系统类似，坚持命名规范很重要：为表格选择自解释的名称，避免重复命名，并且不要包含空格，以免在添加公式时出问题。

让我们将前面的表格命名为Sample。您只需在 表格名称框中输入名称即可，位置在 表格选项卡中。 

Excel 表格的关键功能

接下来探索一些表格的关键特性与功能。在本教程的其余部分，我们将使用该数据集的扩展版本，称为“Sales”，其中包含每个订单及所购项目的信息。

筛选与排序

如前所述，Excel 表格在标题行中内置了筛选箭头。筛选器在滚动时仍可见，并提供下拉菜单帮助您找到想要筛选的数据。

在下面的示例中，我们对数据进行子集筛选，查找位于法国的客户信息。 

还值得一提的是，表格兼容切片器。切片器是 Excel 2010 引入的一种筛选工具。与下拉菜单不同，它通过交互式按钮来筛选表格和数据透视表。您可以一键缩小数据范围，且最棒的是，您始终能清楚当前激活了哪些筛选。查看我们的Excel 切片器专门指南，深入了解这些强大工具。

要使用切片器，只需在表格选项卡上单击插入切片器按钮。

计算列

Excel 表格允许创建计算列。这意味着一旦您在某个单元格中输入公式，它会自动应用到该列的所有单元格。 

例如，让我们计算一个新列Profit，用于计算公司每笔销售获得的利润（ItemPrice - ItemCost）。

请注意，当我们点击不同列进行计算时，Excel 会自动调用列名而不是传统的单元格引用，从而让计算列更易用、更直观。这个过程称为结构化引用，我们将在下一小节详细说明。

结构化引用

Excel 表格允许您使用所谓的结构化引用。与传统单元格引用不同，结构化引用允许使用表名和列名，使公式与计算列更易于理解和维护。它们还是动态的，会随着表格变化而自动调整。 

当您在 Excel 表格之外创建引用表格数据的公式时，也会出现结构化引用。为演示结构化引用如何与公式配合工作，让我们创建一个新列CustomerFirstName，用于提取客户的名字。

总计行

总计行是 Excel 表格中强大但可选的元素。启用总计行后，Excel 会提供一个包含多种函数的自动求和下拉列表，包括COUNT()和AVERAGE()。当您在列中选择这些函数之一时，Excel 会自动将其转换为SUBTOTAL()函数。这意味着计算时不会包含因筛选而隐藏的行。

让我们使用总计行来计算多个国家的总成本、销售额和利润。 

自动扩展

Excel 表格本质上是动态的，当新增行或列时会自动扩展，并相应重新计算正确的公式，确保信息保持正确格式。同时，您可以使用 Ctrl+Z 轻松撤销更改。

显示选项与表格样式

Excel 表格的一大亮点是可以用多种方式设置格式。例如，您可以在表格选项卡中的按钮轻松决定表格中要显示哪些元素。部分选项包括标题行、总计行和交替底纹行。

此外，Excel 自带一组预定义样式，您可以轻松更改表格的外观。如果这些样式不符合需求，也可以创建可自定义样式。例如，我们使用 DataCamp 的配色方案创建了自己的表格。 

数据完整性与数据验证

表格的一个很棒的特性是可以利用 Excel 内置的数据验证工具来确保数据完整性。通过数据验证，您可以为表格中的列应用规则，确保其中仅包含特定数据类型。

例如，让我们创建一个数据验证约束，确保客户只能来自表中已有的六个国家（即加拿大、美国、澳大利亚、英国、法国和德国）。 

请注意，当我们在表格末尾创建新行时，数据验证规则会自动扩展。

与图表和数据透视表的兼容性

Excel 表格专为与图表和数据透视表配合使用而设计。首先，您只需几次点击就能基于表格创建图表和数据透视表。其次，将表格作为源数据的一大优势在于，当您更改表格数据时，图表和数据透视表会动态更新。

让我们通过创建一个数据透视表和一个图表，来分析按客户国籍划分的销售情况，看看其工作方式。

对 Excel 中的图表感兴趣？查看我们的Excel 数据可视化课程，立即开始吧。

管理与修改 Excel 表格

我将展示一些持续改进表格的方法：

调整大小、添加和移除行或列

表格的另一个优点是，您可以通过单击右下角来调整表格大小。添加或移除新列或行非常简单，见下方视频演示。

复制和粘贴列

当您在表格中移动或复制列时，Excel 会自动移动或复制其包含的所有数据，以及相关信息，包括公式及其计算结果、单元格格式和批注。 

但是，如果您想移动或复制单元格，请记住其相对单元格引用默认不包含在内，这可能会导致 #REF 错误。

在表格中移动或复制列非常容易。最快的方法是使用鼠标，步骤如下。 

• 选择要移动或复制的列。

• 指向所选内容的边框（通常是整列） 

• 当指针变成手形时，执行以下操作：

• 拖动这些列到其他位置以移动列

• 按住 OPTION 的同时拖动以复制该列

• 按住 SHIFT 的同时拖动可将列移动到两个现有列之间。

Excel 表格的优缺点

和任何工具一样，Excel 表格也有利有弊，我想在此记录如下：

恭喜您读到本教程的最后。表格是现代 Excel 的一项出色功能。凭借其友好的外观和独特的多样性，您完全应该在未来的数据分析中加以尝试与使用。 

如果您想进一步了解表格以及 Excel 的更多内容，DataCamp 可以帮助您。查看我们的精选资料，今天就成为 Excel 高手： 

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