Excel टेबल: डेटा को व्यवस्थित करने के लिए अनिवार्य टूल

चाहे आप डेटा साइंस में नए हों या अनुभवी, आपने शायद Excel के बारे में सुना होगा—एक लोकप्रिय स्प्रेडशीट सॉफ़्टवेयर जो हमें पंक्तियों और स्तंभों में डेटा डालने, पढ़ने और संशोधित करने देता है। इसका उपयोग हर आकार और क्षेत्र के व्यवसायों में व्यापक रूप से होता है और यह निश्चित रूप से आपके डेटा साइंस टूलकिट में शामिल होने वाला एक ऐसा टूल है जिसे छोड़ा नहीं जा सकता।

दुनियाभर में लोकप्रिय होने के बावजूद, हर कोई Excel टेबल्स और उनकी विशिष्ट क्षमताओं से परिचित नहीं है (लोग अक्सर Excel टेबल्स को PivotTables के साथ गड़बड़ा देते हैं, जो पूरी तरह अलग हैं, जैसा कि आप हमारे Working with PivotTables in Excel ट्यूटोरियल में पढ़ सकते हैं)। 

इस लेख में, हम Excel टेबल्स की बुनियादी बातें कवर करेंगे, उनकी विशेषताओं, क्षमताओं, और मुख्य लाभों को व्यावहारिक उदाहरणों के साथ दिखाते हुए। यदि आप इन शानदार Excel टूल्स के बारे में अधिक सीखना चाहते हैं, तो हम अत्यधिक अनुशंसा करते हैं कि आप हमारा Introduction to Excel कोर्स देखें। 

Excel टेबल क्या है?

सारणीबद्ध लेआउट का पालन करने के बावजूद, डिफ़ॉल्ट रूप से, Excel में डेटा एक साथ समूहित नहीं होता। यह मूलतः कोशिकाओं के भीतर डेटा होता है जो केवल एक-दूसरे के निकट होने से संबंधित होता है। 

इसके विपरीत, Excel टेबल्स आपको कोशिकाओं की एक रेंज को व्यवस्थित डेटा समूह में बदलने देती हैं। पहली बार Excel 2007 में लॉन्च हुईं और सभी आधुनिक संस्करणों में उपलब्ध, Excel टेबल्स आपके डेटा को संरचित करने का आसान तरीका देती हैं। वे सहज लेआउट और क्षमताओं की व्यापक श्रेणी—जैसे सॉर्टिंग और फ़िल्टर, ऑटो-फिलिंग, और फ़ॉर्मैटिंग—प्रदान करके डेटा तैयारी और विश्लेषण को कहीं अधिक कुशल बनाती हैं।

मूल रूप से, एक Excel टेबल दो मुख्य तत्वों से बनी होती है, और एक वैकल्पिक तीसरे से:

• हेडर पंक्ति: एक टेबल में कॉलम हेडर पंक्ति होती है, जो टेबल की पहली पंक्ति होती है और उसमें प्रत्येक डेटा कॉलम की पहचान करने वाले शीर्षक होते हैं। ये अद्वितीय होने चाहिए, खाली नहीं हो सकते, और न ही इनमें कोई फ़ॉर्मूला हो सकता है। 

• बॉडी: यहीं पर पंक्तियों और स्तंभों के भीतर सारा डेटा और फ़ॉर्मूले होते हैं। 

• टोटल पंक्ति (वैकल्पिक): डिफ़ॉल्ट रूप से यह बंद रहती है, लेकिन इसे चालू किया जा सकता है, जिससे टेबल के अंत में एक पंक्ति जुड़ जाती है। यह टेबल के भीतर डेटा का सारांश निकालने का बढ़िया तरीका है। ऐसा करने के लिए, Excel आपको AutoSum ड्रॉप-डाउन सूची देता है जिससे आप SUM(), AVERAGE() जैसी फ़ंक्शंस चुन सकते हैं।

नीचे आप एक साधारण Excel टेबल का उदाहरण देख सकते हैं जिसमें एक काल्पनिक बाइक कंपनी के पाँच पंक्तियों के डेटा हैं जो दुनिया भर में बाइक, बाइक पार्ट्स और एक्सेसरीज़ बेचती है (यह डेटासेट हमारे Introduction to Excel कोर्स में भी उपलब्ध है)। ट्यूटोरियल में आगे हम पूरे डेटासेट का उपयोग करेंगे, लेकिन स्पष्टता के लिए अभी इसे छोटा रखते हैं।

Excel में टेबल कैसे बनाएँ, हटाएँ, और संपादित करें

आइए Excel टेबल्स को बनाने, हटाने और संपादित करने के कुछ मूलभूत कमांड्स से शुरू करें।

Excel में टेबल कैसे बनाएं

टेबल बनाना काफ़ी आसान है। कोशिकाओं की किसी रेंज को टेबल में बदलने के दो तरीके हैं। पहले, अपनी रुचि के डेटा में कोशिका या रेंज चुनें और फिर निम्न में से कोई एक करें:

• Insert > Table
  
  या

• Home > Format as Table

दोनों ही स्थितियों में, Excel हेडर्स को स्वतः पहचान लेता है और आपसे पूछेगा कि क्या आप उन्हें हेडर पंक्ति के रूप में रखना चाहते हैं।

यदि आप दूसरा विकल्प चुनते हैं, तो ध्यान दें कि Excel आपसे नई टेबल के लिए लेआउट चुनने के लिए भी कहेगा। आप उपलब्ध शैलियों में से किसी एक को चुन सकते हैं या कस्टम शैली बना सकते हैं। नीचे आप देख सकते हैं कि पिछले सैंपल बाइक डेटासेट को टेबल में कैसे बदला जाए, इस पर एक वीडियो।

Excel में टेबल कैसे हटाएं

टेबल हटाने के लिए, आपको केवल सभी कोशिकाओं का चयन करना है और Table > Convert to Range करना है। ध्यान दें कि हटाने के बाद, पुरानी टेबल का लेआउट कोशिकाओं में बना रहेगा।

Excel में टेबल को नाम कैसे दें

टेबल्स की एक और महत्वपूर्ण सुविधा यह है कि आप उन्हें नाम दे सकते हैं। टेबल्स को नाम देना आपके वर्कफ़्लो पर महत्वपूर्ण प्रभाव डाल सकता है। नाम टेबल्स को मैनेज करना आसान बनाते हैं और आपकी फ़ॉर्मूलाज़ लिखना सरल करते हैं, जैसा कि हम आगे देखेंगे। 

जैसा कि अन्य डेटाबेस सिस्टमों—जैसे Python के Pandas और कई SQL सॉफ़्टवेयर—में होता है, नामकरण मानकों का पालन करना महत्वपूर्ण है; अपनी टेबल्स के लिए स्वयं स्पष्ट नाम चुनें और डुप्लिकेट नामों से बचें, साथ ही फ़ॉर्मूले जोड़ते समय समस्याओं से बचने के लिए स्पेसिंग न रखें।

आइए अपनी पिछली टेबल का नाम Sample रखें। आप इसे आसानी से Table Name बॉक्स में नाम दर्ज करके Table टैब में कर सकते हैं। 

Excel टेबल्स की प्रमुख विशेषताएँ

अब आइए टेबल्स की कुछ प्रमुख विशेषताओं और कार्यात्मकताओं का पता लगाएँ। ट्यूटोरियल के बाकी हिस्से में, हम इस डेटासेट के विस्तृत संस्करण का उपयोग करेंगे जिसे हम “Sales” कहेंगे, जिसमें हर ऑर्डर और खरीदी गई वस्तु की जानकारी होती है।

फ़िल्टरिंग और सॉर्टिंग

जैसा कि पहले बताया गया, Excel टेबल्स में हेडर पंक्ति में बिल्ट-इन फ़िल्टर एरो होते हैं। फ़िल्टर स्क्रॉल करते समय भी दिखाई देते रहते हैं और आपको ड्रॉप-डाउन मेनू देते हैं ताकि आप वह डेटा खोज सकें जिसे आप फ़िल्टर करना चाहते हैं।

निम्न उदाहरण में, हमने अपने डेटा को सब-सेट किया है ताकि हम फ्रांस में स्थित ग्राहकों की जानकारी ढूँढ सकें। 

यह उल्लेख करना भी महत्वपूर्ण है कि टेबल्स स्लाइसर के साथ संगत हैं। स्लाइसर एक फ़िल्टरिंग टूल है जिसे Excel 2010 में पेश किया गया था। ड्रॉपडाउन मेनू के विपरीत, यह आपकी टेबल्स और PivotTables को फ़िल्टर करने के लिए इंटरैक्टिव बटन देता है। आप एक ही क्लिक में अपने डेटा को सीमित कर सकते हैं, और सबसे अच्छी बात यह है कि आपको हमेशा पता रहेगा कि कौन से फ़िल्टर सक्रिय हैं। इन शक्तिशाली टूल्स को जानने के लिए हमारे समर्पित मार्गदर्शक Excel Slicers देखें।

स्लाइसर का उपयोग करने के लिए, बस Insert Slicer बटन पर क्लिक करें जो Table टैब में होता है।

Calculated columns

Excel टेबल्स calculated columns बनाने देती हैं। यानी एक बार आपने किसी एक कोशिका में फ़ॉर्मूला दर्ज किया, यह स्वतः उस कॉलम की सभी कोशिकाओं पर लागू हो जाता है। 

उदाहरण के लिए, एक नया कॉलम Profit निकालते हैं, जहाँ हम प्रत्येक बिक्री में कंपनी द्वारा प्राप्त लाभ की गणना करेंगे (ItemPrice - ItemCost)।

ध्यान दें कि जब हम गणना करने के लिए अलग-अलग कॉलम पर क्लिक करते हैं, तो Excel पारंपरिक सेल रेफ़रेंस की बजाय कॉलम नामों को स्वतः कॉल करता है, जिससे calculated columns और भी आसान और सहज हो जाते हैं। इस प्रक्रिया को structured references कहा जाता है, जिसे हम अगली उपधारा में विस्तार से समझाएँगे।

Structured references

Excel टेबल्स आपको तथाकथित structured references का लाभ लेने देती हैं। पारंपरिक सेल रेफ़रेंसेज़ के विपरीत, structured references आपको टेबल नाम और कॉलम नाम उपयोग करने देती हैं, जिससे फ़ॉर्मूले और calculated columns समझने और बनाए रखने में आसान हो जाते हैं। वे डायनेमिक भी होती हैं और आपकी टेबल बदलने पर स्वतः समायोजित हो जाती हैं। 

जब आप Excel टेबल के बाहर कोई ऐसा फ़ॉर्मूला बनाते हैं जो टेबल डेटा को संदर्भित करता है, तब भी structured references दिखाई देती हैं। यह दिखाने के लिए कि फ़ॉर्मूलों के साथ structured reference कैसे काम करती है, आइए एक नया कॉलम CustomerFirstName बनाएँ जो ग्राहकों का पहला नाम निकालता है।

टोटल पंक्ति

टोटल पंक्तियाँ Excel टेबल्स का एक शक्तिशाली लेकिन वैकल्पिक तत्व हैं। जब आप टोटल पंक्ति सक्रिय करते हैं, तो Excel आपको कई फ़ंक्शंस के साथ AutoSum ड्रॉपडाउन सूची देता है, जिनमें COUNT() और AVERAGE() शामिल हैं। जब भी आप अपने कॉलम में इन फ़ंक्शंस में से कोई चुनते हैं, Excel उन्हें स्वतः SUBTOTAL() फ़ंक्शन में बदल देता है। यानी कैलकुलेटर उन छिपी हुई पंक्तियों को शामिल नहीं करेगा जो किसी फ़िल्टर के परिणामस्वरूप हो सकती हैं।

आइए टोटल पंक्ति के साथ खेलते हैं और कई देशों में कुल लागत, बिक्री, और लाभ की गणना करते हैं। 

स्वचालित विस्तार

Excel में टेबल्स स्वभाव से डायनेमिक होती हैं, यानी जब नई पंक्तियाँ या स्तंभ जोड़े जाते हैं तो वे स्वतः विस्तार करती हैं, और जानकारी को सही फ़ॉर्मेट में रखने के लिए फ़ॉर्मूलों की सही पुनर्गणना करती हैं। साथ ही, आप Ctrl+Z का उपयोग करके अपने बदलाव आसानी से पूर्ववत कर सकते हैं।

डिस्प्ले विकल्प और टेबल शैलियाँ

Excel टेबल्स की सबसे अच्छी बातों में से एक यह है कि आप उन्हें कई तरीकों से फ़ॉर्मैट कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप Table टैब में बटन के साथ आसानी से तय कर सकते हैं कि टेबल में कौन-से तत्व दिखाने हैं। कुछ विकल्पों में हेडर पंक्ति, टोटल पंक्ति, और बैंडेड पंक्तियाँ शामिल हैं।

इसके अलावा, Excel में पूर्वनिर्धारित शैलियों का एक सेट आता है जिन्हें आप टेबल का लेआउट बदलने के लिए आसानी से उपयोग कर सकते हैं। हालांकि, यदि वह आपके लिए काम नहीं करता, तो कस्टमाइज़ करने योग्य शैलियाँ बनाना भी संभव है। उदाहरण के लिए, हमने अपनी टेबल DataCamp के कलर पैलेट का उपयोग करते हुए बनाई है।  

डेटा इंटीग्रिटी और वैलिडेशन

टेबल्स की एक उपयोगी विशेषता यह है कि वे Excel के बिल्ट-इन डेटा वैलिडेशन टूल्स का लाभ उठाकर डेटा इंटीग्रिटी सुनिश्चित कर सकती हैं। Data Validation के साथ, आप ऐसे नियम लागू कर सकते हैं जो सुनिश्चित करें कि टेबल के किसी कॉलम में केवल कुछ निश्चित प्रकार का डेटा ही रहे।

उदाहरण के लिए, आइए एक डेटा वैलिडेशन बाधा बनाएँ ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि ग्राहक केवल टेबल में मौजूद छह देशों (जैसे, Canada, United States, Australia, United Kingdom, France, और Germany) से ही आ सकते हैं। 

ध्यान दें कि जब हम टेबल के अंत में नई पंक्तियाँ बनाते हैं तो डेटा वैलिडेशन नियम स्वतः विस्तार कर जाते हैं।

चार्ट्स और PivotTables के साथ संगतता

Excel टेबल्स खास तौर पर चार्ट्स और PivotTables के साथ मिलकर काम करने के लिए डिज़ाइन की गई हैं। पहला, आप कुछ ही क्लिक में टेबल्स से चार्ट्स और PivotTables बना सकते हैं। दूसरा, टेबल्स को स्रोत डेटा के रूप में उपयोग करने का एक बड़ा फायदा यह है कि आपके टेबल्स में डेटा बदलने पर चार्ट्स और PivotTables डायनेमिक रूप से अपडेट हो जाते हैं।

आइए देखें यह कैसे काम करता है: ग्राहकों की राष्ट्रीयता के आधार पर बिक्री का विश्लेषण करने के लिए PivotTable बनाते हैं और एक चार्ट तैयार करते हैं।

Excel में चार्ट्स कैसे काम करते हैं, इसमें रुचि है? आज ही शुरू करने के लिए हमारा Data Visualization in Excel कोर्स देखें।

Excel टेबल्स का प्रबंधन और संशोधन

मैं कुछ तरीकों को दिखाऊँगा जो आपकी टेबल को बेहतर बनाते रहें:

आकार बदलना, पंक्तियाँ या स्तंभ जोड़ना और हटाना

टेबल्स की एक और अच्छी सुविधा यह है कि आप निचले-दाएँ कोने पर क्लिक करके अपनी टेबल का आकार बदल सकते हैं। नए स्तंभ या पंक्तियाँ जोड़ना या हटाना बेहद आसान है, जैसा कि वीडियो में दिखाया गया है।

स्तंभ कॉपी और पेस्ट करना

जब आप टेबल्स में स्तंभों को मूव या कॉपी करते हैं, तो Excel स्वतः उनमें मौजूद सभी डेटा के साथ-साथ उनसे जुड़ी जानकारी—जैसे फ़ॉर्मूले और उनके गणना किए गए मान, सेल फ़ॉर्मैट, और टिप्पणियाँ—को भी मूव या कॉपी कर देता है। 

हालाँकि, यदि आप कोशिकाओं को मूव या कॉपी करना चाहते हैं, तो याद रखें कि उनके relative cell references डिफ़ॉल्ट रूप से शामिल नहीं होते, जिससे #REF त्रुटि आ सकती है।

टेबल में स्तंभों को मूव या कॉपी करना काफ़ी आसान है। इसे करने का सबसे तेज़ तरीका माउस का उपयोग करना है, इस प्रकार: 

• वे स्तंभ चुनें जिन्हें आप मूव या कॉपी करना चाहते हैं।

• चुने गए तत्वों की बॉर्डर पर पॉइंटर ले जाएँ (आमतौर पर, पूरा स्तंभ)

• जब पॉइंटर हाथ में बदल जाए, तो निम्न करें:

• स्तंभ को किसी दूसरी जगह खींचें ताकि स्तंभ मूव हो जाए

• OPTION दबाए रखते हुए वही करें ताकि स्तंभ कॉपी हो जाए

• SHIFT दबाए रखते हुए वही करें ताकि स्तंभ दो मौजूदा स्तंभों के बीच में मूव हो जाए।

Excel टेबल्स के फायदे और सीमाएँ

हर चीज़ की तरह, इसमें भी कुछ प्लस और माइनस हैं जिन्हें मैं दर्ज करना चाहता हूँ:

इस ट्यूटोरियल के अंत तक पहुँचने के लिए बधाई। टेबल्स Excel के आधुनिक संस्करणों की एक बढ़िया सुविधा हैं। उनके उपयोगकर्ता-अनुकूल लुक और अनोखी बहुमुखी प्रतिभा के साथ, आपको निश्चित रूप से उन्हें देखना चाहिए और अपने भविष्य के डेटा विश्लेषण में उनका उपयोग करना चाहिए। 

यदि आप टेबल्स और सामान्य रूप से Excel के बारे में अधिक जानना चाहते हैं, तो DataCamp आपकी मदद के लिए यहाँ है। Excel मास्टर बनने के लिए हमारे समर्पित संसाधन देखें: 

• Introduction to Excel कोर्स
• Data Analysis in Excel कोर्स
• Excel Fundamentals स्किल ट्रैक
• Data Visualization in Excel कोर्स