Excel Copilot: Ein Tutorial mit Beispielen

Angenommen, jemand aus deinem Team bittet dich, schnell eine Excel-Formel zu schreiben oder aus einer bestimmten Tabelle ein Diagramm zu erstellen. Aber du starrst auf Zeilen und Spalten und weißt nicht, wo du anfangen sollst. 

Das kann echt frustrierend sein, vor allem wenn du weißt, was zu tun ist, aber nicht, wie du es machen sollst.

Deshalb hat Microsoft Excel Copilot eingeführt, einen KI-Assistenten, der dir hilft, Aufgaben effizient zu erledigen.  In dieser Anleitung zeige ich dir, wie du Copilot einrichtest und damit gängige Excel-Aufgaben erledigst. Wenn du es mal in Aktion gesehen hast, wirst du verstehen, warum es schnell zu einem unverzichtbaren Bestandteil der Arbeit mit Excel wird.

Was ist Excel Copilot?

Microsoft Excel Copilot ist ein KI-Tool, mit dem du mit Daten arbeiten kannst, indem du einfache, natürliche Sprache anstelle von komplizierten Formeln benutzt . 

Copilot in Excel. Bild vom Autor.

Du kannst zum Beispiel sagen: „Zeig mir den Gesamtumsatz nach Region“ oder „Erstelle ein Diagramm für die monatlichen Einnahmen“, und Copilot erledigt das für dich.

Das heißt nicht, dass es Excel-Profis ersetzen wird; es macht ihre Arbeit nur effizienter. Copilot nutzt die gleichen Excel-Tools, die du schon kennst – Formeln, Tabellen, Diagramme –, aber es erstellt sie für dich. Du siehst immer noch, wie alles funktioniert, nur ohne die manuelle Einrichtung.

Anders als Funktionen wie Flash Fill oder Analyze Data, die sich auf einzelne Fragen konzentrieren, packt Copilot viele Excel-Funktionen in einen einzigen Chatbot. Das heißt, du musst ihm nur sagen, was es tun soll, und es erledigt die Aufgabe für dich, egal ob es um das Bereinigen von Daten, das Analysieren von Trends oder das Erstellen von Visualisierungen geht.

Wie fügt man Copilot zu Excel hinzu?

Schauen wir mal, wie du Copilot in Excel einrichten kannst.

Schritt 1: Hol dir ein Microsoft 365-Abonnement

Copilot ist nicht in der kostenlosen Version oder der Version mit einmaligem Kaufpreis von Excel enthalten. Du musst ein Microsoft 365-Abonnement abschließen, das Copilot beinhaltet:

• Für Privatpersonen: Microsoft 365 Personal oder Family mit dem Copilot Pro-Add-on. 
• Für Unternehmen und Organisationen: Microsoft 365 Business Basic, Business Standard und Business Premium.

Hier erfährst du, wie du je nach deinen Bedürfnissen einen dieser Tarife bekommst:

1. Geh auf die Microsoft-Website und logg dichmit demselben Konto ein,das du auch für Excel benutzt. 
2. Unter Abonnementssiehst du deinen aktuellen Microsoft 365-Plan. 
3. Wenn Copilot nicht dabei ist, hol dir einfach ein passendes Upgrade.

Schritt 2: Installiere Excel 365

Sobald du den passenden Plan abonniert hast, installiere die neueste Excel 365-Desktop-App oder nutze die Excel-Web-App. Die Web-App ist super für schnellen Zugriff, während die Desktop-Version alle Funktionen für größere Aufgaben bietet.

Als Nächstes logg dich mit deinem Microsoft 365-Konto ein.

Schritt 3: Zugriff auf Copilot

Jetzt, wo du unterschrieben hast, erscheint das Copilot-Symbol auf der Registerkarte „Excel-Startseite“ in der oberen Multifunktionsleiste. Wenn das nicht klappt, check mal, ob deine Excel-App auf dem neuesten Stand ist, du mit deinem Microsoft 365-Konto angemeldet bist und deine Datei in OneDrive oder SharePoint gespeichert ist.

Wie man Copilot in Excel benutzt

Jetzt, wo du Copilot eingerichtet hast, schauen wir mal, wie du damit loslegen kannst.

Schritt 1: Öffne eine in der Cloud gespeicherte Arbeitsmappe

Da Copilot nur mit Excel-Dateien funktioniert, die auf OneDrive oder SharePoint gespeichert sind, kann es sein, dass dein Copilot anfangs ausgegraut ist. Das liegt daran, dass die Datei nicht auf OneDrive oder SharePoint gespeichert ist.

Um das zu beheben: Geh zu„ “ > „Datei“ > „Speichern unter“ > „OneDrive“ und speicher dort eine Kopie.

Tipp: Sobald du was auf OneDrive gespeichert hast, werden alle Änderungen automatisch gesynchronisiert.

Schritt 2: Schalte Copilot ein und mach aus den Daten eine Tabelle.

Copilot funktioniert nur mit Daten im Tabellenformat. Also, mach deine Daten erst mal zu einer Tabelle:

• Wähle deinen Datenbereich aus.

• Drück bei Windows auf „ Ctrl + T “ oder bei Mac auf „ Command + T “ (oder geh zum Registerkarte „Einfügen“ und klick auf „Tabelle“).

• Das Kästchen anklicken Meine Tabelle hat Überschriften , wenn deine erste Zeile Spaltennamen hat.

Sobald deine Daten formatiert sind, klick einfach auf das Copilot-Symbol in der Multifunktionsleiste „Start “. Wenn du das Dropdown-Menü siehst, wählst du dort „ -App-Fähigkeiten“ aus.

Such das Copilot-Symbol in Excel. Bild vom Autor.

Auf der rechten Seite von Excel wird ein Fenster angezeigt. Hier kannst du mit Copilot chatten.

Copilot-Fenster in Excel. Bild vom Autor.

Schritt 3: Gib Eingabeaufforderungen ein oder wähle Vorschläge aus

Jetzt kannst du im Copilot-Fenster entweder eine Eingabe machen oder aus den vorgeschlagenen Optionen auswählen, wenn du willst. 

Ich will zum Beispiel 70 % des Umsatzes in der neuen Spalte berechnen, also gebe ich die folgende Eingabe ein:

Add a column showing profit if cost is 70% of revenue.

Berechne den Gewinn mithilfe der Anweisungen in Copilot. Bild vom Autor.

Schritt 4: Ergebnisse checken und anwenden

Jetzt zeigt Copilot die Ergebnisse im Fensterbereich an. Beweg den Mauszeiger über die Schaltfläche„ “ in der Spalte „ “, um dir die Ergebnisse anzusehen. Wenn du zufrieden bist, klick drauf, um die Ergebnisse zur Tabelle hinzuzufügen. 

Schau dir das Ergebnis an und füge es der Tabelle hinzu. Bild vom Autor.

Schritt 5: Kategorien von Eingabeaufforderungen entdecken

Copilot in Excel hat 'ne Galerie mit Vorschlägen, die dir dabei hilft, fertige Ideen zu finden. Um es zu öffnen, klick einfachauf denButton„ -Ansicht anzeigen“ unten rechts im Copilot-Chat.

Hier findest du verschiedene Kategorien von Eingabeaufforderungen wie „Erstellen“, „Verstehen“, „Bearbeiten“, „Fragen“,„ “ und mehr: 

Du kannst jede Kategorie anschauen, um zu sehen, was Copilotso alles kann:

Copilot-Prompt-Galerie. Bild vom Autor.

Praktische Anwendungsfälle für Copilot in Excel

Schauen wir uns mal ein paar Beispiele an, wie Copilot bei alltäglichen Aufgaben wie Finanzanalysen, Bereinigung unordentlicher Daten, Erstellung von Visualisierungen und sogar grundlegender Automatisierung helfen kann.

Finanzanalyse

Finanzanalysten schauen sich Zahlen wie Einnahmen, Ausgaben und Gewinne an, um zu sehen, wie gut ein Unternehmen läuft. Es beantwortet Fragen wie:

• Macht die Firma Gewinn oder Verlust?
• Kann es sich leisten, mehr Leute einzustellen oder zu investieren?
• Wie sieht's im Vergleich zum letzten Jahr oder zu den Mitbewerbern aus?

Nehmen wir mal an, ich will die Gewinnmarge in Prozent berechnen, aber ich bin kein Finanzanalyst und kenne die Formel nicht. Ich hab die folgende Eingabe gemacht: 

Add another column that shows profit margin as a percentage.

Sobald ich auf „Enter“ drücke, zeigt Copilot die Ergebnisse an. Es zeigt die Formel zur Berechnung und gibt auch die Ergebnisspalte an. Wenn du zufrieden bist, klick auf die Schaltfläche„ -Spalte einfügen“, um sie zur Tabelle hinzuzufügen.

Berechne die Gewinnspanne mit der Copilot-Eingabeaufforderung. Bild vom Autor.

Datenbereinigung und -organisation

Bevor du Daten analysieren oder visualisieren kannst, musst du sie meistens erst ein bisschen aufräumen. Vielleicht sind die Namen in einer Spalte, die Daten stimmen nicht überein oder es gibt zusätzliche Leerzeichen und Duplikate.

Jeder, der mit Daten arbeitet, muss solche uneinheitlichen Daten bereinigen und organisieren – Marketingfachleute, Analysten, Finanzteams und sogar Kleinunternehmer. Und das ist eine der Aufgaben, die Copilot echt gut hinkriegt.

Angenommen, ich will die Tabelle sortieren, indem ich den Spalte „Vollständiger Name“ in separate Spalten aufteilen. Dafür würde ich die folgende Eingabeaufforderung verwenden: 

Split the Full Name column into two new columns: First Name and Last Name

Jetzt checkt Copilot die Daten, findet den Abstand zwischen Vor- und Nachnamen und zeigt dir eine Vorschau der beiden neuen Spalten. Klick dann auf „Spalten einfügen “ und füll die neuen Spalten aus.

Teile die Namen mit Copilot in separate Spalten auf. Bild vom Autor.

Datenvisualisierung

Sobald deine Daten sauber und organisiert sind, möchtest du sie vielleicht visualisieren, denn Diagramme helfen dir dabei, Trends zu erkennen und Leistungen schneller zu vergleichen, als es mit Zahlenreihen jemals möglich wäre.  

Ich wollte ein Balkendiagramm, das die Verkaufszahlen von jedem Mitarbeiter pro Monat zeigt. Also hab ich Copilot gefragt:

Create a bar chart showing each employee’s sales performance for their respective month.

Copilot nutzt automatisch die Excel-Funktion „Einfügen > Empfohlene Diagramme“ ( ) und sortiert die Daten mit Pivot-ähnlichen Berechnungen. Dann hab ich 'ne saubere, einsatzbereite Tabelle bekommen, ohne dass ich den Pivot-Tabellen-Setup manuell machen musste.

Visualisiere die Daten mit einer Copilot-Eingabeaufforderung. Bild vom Autor.

Automatisierung und VBA

Manchmal brauchst du Excel auch, um über Formeln und Diagramme hinauszugehen und tatsächlich automatisierbare Aufgaben automatischzu erledigen. Und das geht nur mit Automatisierung durch VBA (Visual Basic for Applications).

Auch wenn du nicht programmieren kannst, kann Copilot das VBA für dich schreiben. Ich wollte zum Beispiel jede Zeile markieren, in derdie „ -Verkäufe“ höher sind als die „Target- “. Also hab ich Copilot gefragt:

Write a VBA macro that highlights any row where the Sales amount is greater than the Target amount in light green.

Copilot macht den Code sofort. Aber es wird nicht automatisch angewendet, also musst du es selbst ausführen. Und so kannst du das machen:

• Drück auf „ Alt + F11 “, um den VBA-Editor zu öffnen.

• Geh zu Einfügen > Modulund füge den von Copilot erstellten Code ein.

• Auf zum Grün Drück auf „Ausführen“, um das Makro anz , um das Makro anzuwenden.

Erstell ein VBA-Makro mit Copilot. Bild vom Autor.

Die besten Copilot-Eingabeaufforderungen für Excel-Aufgaben

Schauen wir uns jetzt ein paar fertige Eingabeaufforderungen an, die du kopieren und in Copilot einfügen kannst, damit das Programm die Arbeit für dich erledigt, je nachdem, was du brauchst: 

Formeln

Für einfache Berechnungen kannst du diese Eingabeaufforderungen nutzen:  

• Füge eine Spalte hinzu, die den Gesamtumsatz für das erste und zweite Quartal berechnet.
• Zeig mal, welche Projekte eine höhere Gewinnspanne als der Durchschnitt haben.
• Berechne den Umsatz seit Jahresbeginn für jede Region.
• Füge eine neue Spalte hinzu, die die verkauften Einheiten mit dem Stückpreis multipliziert.
• Berechne die durchschnittlichen monatlichen Ausgaben für jede Abteilung.

Analyse

Probier für die Datenanalyse diese Eingabeaufforderungen aus: 

• Fasse die Quartalsumsätze nach Regionen zusammen.
• Heb die besten 10 % der Mitarbeiter nach Umsatz hervor.
• Finde die Monate, in denen die Einnahmen im Vergleich zum Vormonat zurückgegangen sind.
• Mach mal 'ne Übersicht über den Gesamtgewinn nach Produktkategorien.

Visualisierung

Probier mal die folgenden Eingabeaufforderungen aus, um deine Daten zu visualisieren: 

• Mach mal ein Balkendiagramm, das die monatlichen Einnahmen der verschiedenen Abteilungen vergleicht.
• Mach ein Säulendiagramm, das die Gesamtausgaben nach Region vergleicht.
• Füge ein Tortendiagramm mit den Gewinnanteilen pro Produkt ein.

Automatisierung

Für die Automatisierung von Aufgaben könnten diese Eingabeaufforderungen genau nach deinen Bedürfnissen funktionieren: 

• Schreib einen VBA-Code, um alle Blätter außer dem aktuellen zu verstecken.
• Mach ein Makro, das die Überschriften fett und blau formatiert.
• Schreib einen VBA-Code, um alle Blätter außer dem aktuellen zu verstecken.
• Schreib ein VBA-Skript, das die Tabelle filtert, sodass nur Umsätze über 10.000 angezeigt werden.

Anmerkung: Passe diese Eingabeaufforderungen nach deinen Bedürfnissen und Datensätzen an.

Vorteile von Excel Copilot

Jetzt, wo du ein paar der gängigsten Anwendungsmöglichkeiten von Copilot kennst, schauen wir mal, warum es sich lohnt, es auszuprobieren: 

Befehle in natürlicher Sprache

Mit Copilot kannst du mit Excel reden, als würdest du mit einer Person reden. Du musst dir keine komplizierten Formeln oder Tools merken. Du musst nur einen Befehl wie „Berechne die Summe der Spalte Gewinn“ oder „Erstelle ein Diagramm der monatlichen Einnahmen“ eingeben, und Copilot versteht, was du meinst. 

Dann macht es automatisch die richtige Formel, das richtige Diagramm oder die richtige Tabelle für dich.

Schnellere Arbeitsabläufe

Du kannst deine Arbeit viel schneller erledigen. Anstatt Zeit mit der Bereinigung von Daten, der Formatierung von Zellen oder der manuellen Erstellung von Berichten zu verbringen, kannst du Copilot sagen, was zu tun ist. 

Es kann in Sekundenschnelle Duplikate löschen, fehlende Werte ergänzen, deine Daten ordnen oder sogar Zusammenfassungen erstellen. Das spart dir viel Zeit und Mühe, vor allem bei großen Tabellen.

Zugänglichkeit für alle Könnerstufen

Copilot ist für alle da. Wenn du noch nicht so viel Erfahrung mit Excel hast und dich mit Formeln nicht auskennst, kannst du dich ganz einfach einarbeiten, ohne dich überfordert zu fühlen. Auch wenn du schon Erfahrung hast, übernimmt es die langweiligen, sich wiederholenden Aufgaben, um deine Arbeit zu beschleunigen.

Lernen durch Ausprobieren

Jedes Mal, wenn Copilot dir hilft, zeigt es dir auch, wie die Dinge funktionieren. Du kannst die Formeln oder Schritte sehen, die es benutzt, sodass du beim Arbeiten lernst. 

Mit der Zeit wirst du Excel besser verstehen, indem du einfach beobachtest, was Copilot macht. Es ist also eine praktische und einfache Möglichkeit, deine Excel-Kenntnisse zu verbessern und gleichzeitig deine Aufgaben zu erledigen.

Fehlerbehebung bei häufigen Problemen mit Copilot

Schauen wir uns mal die häufigsten Probleme an, die bei Copilot auftreten können, und wie man sie löst:  

Langsame oder unvollständige Antworten

Wenn Copilot unvollständige Antworten gibt, heißt das meistens, dass die Datei zu groß oder die Frage zu allgemein ist. Also, wenn deine Datei viele Zeilen oder Spalten hat, versuch mal, die Daten zu filtern oder zusammenzufassen, bevor du Copilot nochmal fragst. 

Bessere Ergebnisse

Manchmal kann Copilot deine Antwort nicht erstellen und gibt eine Fehlermeldung aus. 

Um das zu vermeiden, solltest du darauf achten, dass deine Anweisungen klar und konkret sind. Sag mal die Spaltennamen und was du erreichen willst, zum Beispiel „Füge eine Spalte hinzu, um den Gewinn zu berechnen, indem du Einnahmen minus Ausgaben nimmst.“ Je mehr Infos du gibst, desto genauer werden die Ergebnisse.

Wie Copilot in Microsoft 365 integriert ist

Copilot ist nicht nur auf Excel beschränkt. Es funktioniert in Word, PowerPoint, Outlook und Teams. Du musst nicht zwischen Tools wechseln oder Daten nochmal eingeben. Copilot versteht deine Dateien, Daten und Unterhaltungen, egal wo sie sich in Microsoft 365 befinden.

Wenn du in Excel Erkenntnisse gewinnst, kannst du sie direkt in Word oder PowerPoint übernehmen. 

Zum Beispiel kannst du, nachdem Copilot die Verkaufsdaten in Excel analysiert hat, zu Word wechseln und es bitten, anhand dieser Erkenntnisse einen Bericht zu erstellen. Dann kann Copilot in PowerPoint diesen Bericht in eine kurze Präsentation mit Diagrammen und Zusammenfassungen verwandeln, wobei immer die gleichen Daten verwendet werden.

Alles bleibt über Microsoft Graph verbunden, eine Datenebene im Hintergrund, die dafür sorgt, dass deine Daten über alle Apps hinweg konsistent bleiben, sodass alles wie ein einziger Arbeitsbereich funktioniert.

Einschränkungen von Excel Copilot

Auch wenn Excel Copilot Vorteile hat, gibt es ein paar Einschränkungen, die du kennen solltest, bevor du es benutzt.

Lagerungsbedingungen

Copilot kann nur etwa zwei Millionen Zellen verarbeiten. Wenn deine Arbeitsmappe größer ist, musst du sie vielleicht in kleinere Teile aufteilen, bevor du Copilot verwenden kannst. 

Tatsächlich kann die Größe auch die Leistung beeinflussen. 

Kleinere Tabellenkalkulationen reagieren fast sofort, während größere etwas länger brauchen, um die Ergebnisse zu verarbeiten oder anzuzeigen, vor allem wenn deine Internetverbindung langsam ist.

Sprachliche Einschränkungen

Copilot kann im Moment nur ein paar Sprachen, wie Englisch, Spanisch, Französisch, Deutsch, Italienisch, Portugiesisch, Japanisch und Chinesisch. Wenn deine Excel-Oberfläche oder deine Daten in einer anderen Sprache sind, versteht Copilot deine Befehle möglicherweise nicht richtig. 

Aufgabeneinschränkungen

Es gibt immer noch ein paar Sachen, die Copilot nicht machen kann. Zum Beispiel kann es nicht mehrere Regeln für bedingte Formatierungen gleichzeitig anwenden oder zwei separate Arbeitsmappen direkt miteinander vergleichen. 

Es kann auch sein, dass es nicht mit sehr fortgeschrittenen Makros oder komplizierten benutzerdefinierten Skripten klarkommt. In diesen Fällen musst du die normalen Funktionen von Excel manuell nutzen.

Abschließende Gedanken 

Da KI immer mehr in unsere Arbeitswelt einzieht, ist Excel Copilot deine Chance, einen Schritt voraus zu sein und Excel einfacher denn je zu machen. 

Jetzt, wo du die Grundlagen kennst, kannst du dich selbst damit beschäftigen. Stell verschiedene Fragen, formuliere deine Eingabeaufforderungen anders und schau, wie Copilot reagiert. Du wirst schnell merken, dass deine Ergebnisse umso besser werden, je genauer du bist.

Mit unserem Kurs „Understanding Prompt Engineering“ kannst du auch lernen, bessere Eingabeaufforderungen zu schreiben und noch mehr aus Copilot herauszuholen.