Funciones condicionales en hojas de cálculo

Cuando alguien aprende prácticamente cualquier lenguaje de programación, una de las primeras cosas que aparecen son los condicionales. Esas clásicas sentencias IF-ELSEIF-ELSE que permiten ejecutar operaciones distintas según condiciones lógicas. Sin embargo, puede que esto no sea lo primero que se te venga a la cabeza al pensar en Excel. Aun así, existen y cobran bastante importancia cuando trabajas con informes de Excel con cierta complejidad. En este tutorial veremos cómo se estructuran las sentencias IF-ELSE en Excel y, además, algunas funciones más avanzadas como COUNTIF() que vienen de maravilla en determinadas situaciones.

Sentencias IF básicas

Para empezar, veamos cómo escribir una sentencia IF básica en Excel. La sintaxis es la siguiente:

IF(condition, value_if_true, value_if_false)

Donde:

• condition: valor u operación lógica que evalúa a TRUE o FALSE
• value_if_true: valor que se devuelve si la condición es TRUE
• value_if_false: valor que se devuelve si la condición es FALSE

Dicho esto, veamos un ejemplo sencillo de cómo usar un condicional básico con una tabla de muestra:

¿Sencillo, verdad? Quienes estéis familiarizados con R habréis notado que esta sintaxis es prácticamente la misma que la función ifelse(). No obstante, hay algunas diferencias. Por ejemplo, los operadores lógicos. En este ejemplo simple he usado el operador lógico ">", que es la forma estándar de indicar mayor que. Sin embargo, otros no son tan estándar. Es el caso del operador distinto de, que se escribe como "<>"

A continuación puedes ver un resumen de todos los operadores lógicos que se usan en Excel:

OR(), AND() y NOT()

Los operadores de comparación no son lo único en lo que las sentencias condicionales de Excel pueden diferir de lo que usas en Python, R o Matlab. De hecho, la forma de definir operaciones booleanas como OR, AND y NOT es distinta. Por ejemplo, en Excel escribirías una expresión OR así:

IF(OR(value_1 = k, value_2 = y), value_if_true, value_if_false)

Para ver todos los operadores booleanos en acción dentro de Excel, fíjate en el siguiente ejemplo:

Sentencias IF anidadas

Igual que puedes anidar sentencias IF-ELSEIF-ELSE en Python, R o Matlab, también puedes hacerlo en Excel. Es tan simple como añadir otra sentencia IF dentro de una IF previa cuando esta evalúa a TRUE o FALSE. Esto te permite comprobar más condiciones y devolver más resultados en función de ellas. Excel puede anidar hasta 64 sentencias IF. Aun así, desaconsejo anidar demasiadas: hay que cuidar mucho la lógica y depurarla o cambiarla después puede ser un auténtico engorro.

Dicho esto, aquí tienes un caso de uso sencillo de IF anidadas directamente en Excel:

COUNTIF() y COUNTIFS()

Además de las sentencias IF tradicionales, Excel incluye otras funciones que ejecutan operaciones según un conjunto de condiciones. En esta sección me voy a centrar en las funciones de recuento condicional, y más concretamente en COUNTIF() y COUNTIFS().

COUNTIF() permite contar celdas que cumplen un único criterio. Su sintaxis es:

COUNTIF(cell_range_to_count, criteria)

Donde:

• cell_range_to_count: el rango concreto de celdas que deseas contar
• criteria: el criterio que determina qué celdas se cuentan. Puede ser muy variado, por ejemplo:
  • COUNTIF(A1:A10, 10) - Cuenta cuántas celdas en el rango de A1 a A10 son iguales a 10
  • COUNTIF(A1:A10, B5) - Cuenta cuántas celdas en el rango de A1 a A10 son iguales al valor de la celda B5
  • COUNTIF(A1:A10, "Gandalf") - Cuenta cuántas celdas en el rango de A1 a A10 son iguales a "Gandalf"
  • COUNTIF(A1:A10, ">20") - Cuenta cuántas celdas en el rango de A1 a A10 son mayores que 20
  • COUNTIF(A1:A10, "<>Gandalf") - Cuenta cuántas celdas en el rango de A1 a A10 son distintas de "Gandalf"

COUNTIFS, como habrás imaginado, se diferencia de COUNTIF en que permite contar celdas que cumplen varios criterios. Su sintaxis es:

COUNTIFS(cell_range_to_count_1, criteria_1, cell_range_to_count_2, criteria_2,...cell_range_to_count_n, criteria_n)

Es importante tener en cuenta que, para cada rango adicional que especifiques en COUNTIFS, debes mantener el mismo número de filas y columnas que en el rango original (cell_range_to_count_1); de lo contrario, obtendrás un error.

Estas dos funciones son fantásticas para informes de negocio. Un buen ejemplo es lo fácil que resulta contar el número de citas que conciertan nuestros representantes de ventas cada mes y en qué punto se encuentran dentro del embudo.

En los vídeos siguientes verás cómo funcionan en la práctica. Primero, contemos el total de citas de un conjunto de comerciales ficticios:

¿A que ha sido fácil? Acabas de contar cuántas citas ha tenido en total cada uno de nuestros comerciales ficticios. En teoría, podrías haberlo hecho solo con IF básicas, pero te habría costado mucho más trabajo para obtener exactamente lo mismo.

Ahora, supongamos que también quieres contar las citas que tuvo cada comercial en cada mes. En este caso, COUNTIFS() es la respuesta; puedes verlo en acción en el siguiente vídeo:

Nota: Puede que te hayas fijado en que en el último vídeo cubrí el rango que quería contar con signos $. Esto sirve para bloquearlo y evitar que cambie cuando arrastro la fórmula.

Voilà, hemos contado las citas de nuestros comerciales de ejemplo por mes sin despeinarnos. Conviene mencionar que podrías hacerlo de una forma más "eficiente" si juegas con los signos $ para bloquear ciertas celdas y rangos al arrastrar fórmulas (por ejemplo, podría haber escrito la fórmula en F2 y arrastrarla al resto). Sin embargo, preferí ser más explícito escribiendo las fórmulas COUNTIFS para enero y febrero para dar más visibilidad. Si te pica la curiosidad, te animo a reescribir la fórmula COUNTIFS() en F2 para poder arrastrarla por el resto de celdas y obtener los mismos resultados. Es un buen ejercicio, porque dominar el bloqueo de rangos y celdas para arrastrar fórmulas te ahorra mucho tiempo cuando tus informes de Excel crecen. Aquí tienes la tabla de datos usada en este tutorial.

SUMIF() y SUMIFS()

Ya hemos visto cómo contar celdas que cumplen uno o varios criterios con COUNTIF() y COUNTIFS(), pero ¿y si lo que necesitas es sumar las celdas en lugar de contarlas? Aquí entran SUMIF() y SUMIFS(). Estas funciones son especialmente útiles cuando tienes que sumar los ingresos que ha generado un comercial en total o en un mes concreto, por ejemplo. La sintaxis de ambas funciones es:

SUMIF(criteria_range, criteria, (optional) sum_range)

SUMIFS(sum_range, criteria_range_1, criteria_1, criterion_range_2, criteria_2...criteria_range_n, criteria_n)

Donde:

• criteria_range: rango de celdas en el que se comprobará el criterio.
• criteria: el criterio condicional que determina qué celdas se sumarán.
• sum_range: las celdas que se sumarán. Si no se indica en COUNTIF(), se suman las celdas de criteria_range.

Sin más, vayamos a un ejemplo que usa SUMIF() y SUMIFS() para calcular los ingresos totales y los ingresos por mes generados por nuestros representantes de ventas ficticios:

Es curioso que, en el caso de SUMIFS(), sum_range sea un argumento obligatorio y el primero, mientras que en SUMIF() es opcional y el último. Esto puede dar lugar a confusiones cuando usas ambas fórmulas, como se ve cuando escribo la función SUMIFS para febrero. Por eso, te recomiendo cautela al trabajar con las dos: asegúrate siempre de que estás sumando los rangos correctos.

IFERROR()

Si conoces algún lenguaje de programación o scripting, sabrás que existen bloques try/catch para el manejo de errores. En Excel contamos con la función IFERROR() para hacer exactamente eso. IFERROR permite "capturar" errores como #N/A, #VALUE! o #REF! y ofrecer una salida más informativa. La sintaxis de IFERROR es:

IFERROR(value, value_if_error)

Donde:

• value: el valor o fórmula que se comprobará en busca de errores
• value_if_error: el valor que se mostrará cuando la función encuentre un error.

Veamos cómo funciona en la práctica en el siguiente vídeo:

Cuando trabajas con informes comerciales, suele ser buena práctica envolver ciertos cálculos con IFERROR. A veces habrá personas nuevas en el equipo con muy pocas citas, oportunidades cualificadas o ventas cerradas, lo que puede provocar divisiones por 0 al calcular, por ejemplo, el porcentaje de citas que se convierten en oportunidades cualificadas para un comercial. Esto puede sacar errores feos que afean el informe y dificultan su lectura a quienes toman decisiones. En cambio, si cubres esos cálculos con IFERROR(), puedes sustituir los errores por algo más limpio a la vista, como un guion, y tu informe será más presentable. Además, IFERROR() va más allá de mostrar mensajes más agradables: también puedes anidar estas sentencias para hacer, por ejemplo, VLOOKUP encadenados.

Conclusión

¡Enhorabuena! Ya conoces varias formas de sacarle partido a los condicionales en Excel. En este tutorial he intentado cubrir aquellas funciones que más uso cuando me toca preparar informes de negocio en Excel. Si te has quedado con ganas de más, tienes otras funciones como SWITCH(), AVERAGEIF() o AVERAGEIFS() que no he tratado aquí y que pueden resultarte interesantes.

Además, hay recursos como el uso de comodines en funciones como COUNTIFS(), que son totalmente válidos para contar coincidencias parciales en textos. Por ejemplo, imagina que tienes un archivo de Excel con la lista de platos de un restaurante y quieres contar cuántos mencionan la palabra "fish". En ese caso, podrías escribir COUNTIF(cell_range,"*fish") y la función contaría elementos como swordfish o dolphinfish. Te animo a aprender más sobre comodines: son muy útiles y nunca sabes cuándo te salvarán en tu próximo proyecto en Excel.

Por último, quizá te interese el curso Data Analysis with Spreadsheets de DataCamp, que incluye una sección dedicada a las funciones condicionales y puede servirte de referencia adicional.

Échale un vistazo también a nuestro tutorial de if…elif…else en Python.