Pemeriksa Ejaan di Excel: Temukan dan Perbaiki Kesalahan

Berbeda dengan Microsoft Word, Excel tidak otomatis menandai kesalahan ejaan saat Anda mengetik. Karena itu, mungkin mengejutkan untuk mengetahui bahwa Excel sebenarnya memiliki fitur pemeriksa ejaan bawaan yang kuat untuk membantu Anda menemukan dan memperbaiki kesalahan ejaan di seluruh lembar kerja.

Dalam artikel ini, kita akan membahas cara mengakses dan menggunakan alat pemeriksa ejaan Excel dengan mudah. Anda akan mempelajari langkah-langkah dasar untuk memeriksa sel individual serta teknik yang lebih lanjut, seperti menyiapkan kamus kustom.

Cara Melakukan Pemeriksaan Ejaan di Excel

Memeriksa ejaan di Excel itu mudah setelah Anda tahu di mana mencarinya. Ada dua cara utama: melalui Menu Pita (Ribbon) dan pintasan keyboard. 

Untuk menunjukkan metode ini, kami akan menggunakan Dataset Tutorial Pemeriksa Ejaan yang berisi dua sheet: detail pelanggan dan ulasan. Saya memilih ini karena keduanya sering rentan terhadap kesalahan.

Menggunakan menu Ribbon

1. Pilih rentang: Sorot sel yang ingin Anda periksa.
   Misalnya, Anda dapat memilih kolom Name, yang mencakup nama salah eja seperti "John Doo" dan "Steve Jhonson", kolom Address, yang memiliki entri seperti "123 Mian St, New Yrok", atau kolom Email, yang berisi, di antara alamat email salah eja lainnya, "[email protected]".
2. Buka tab Review. Tab Review ada di pita Excel di bagian atas.
3. Klik Spelling: Klik tombol Spelling. Excel akan mulai memeriksa rentang yang dipilih untuk kesalahan ejaan.
4. Perbaiki kesalahan: Saat Excel mendeteksi kesalahan (mis., "Exmaple"), Excel akan menampilkan kotak dialog berisi saran. Anda bisa memilih untuk Change untuk mengganti kata sesuai saran, atau Ignore jika itu adalah istilah yang benar dalam konteks Anda. Opsi lengkapnya akan saya bahas di bawah.

Lihat gambar di bawah.

Menggunakan pintasan keyboard

1. Pilih rentang: Klik sel mana pun dalam rentang yang ingin Anda periksa. Anda dapat memilih satu sel atau beberapa sel.
2. Tekan F7: Tekan F7 pada keyboard untuk langsung memulai pemeriksaan ejaan. Excel akan mulai memindai sel yang dipilih untuk mencari kesalahan.
3. Tinjau Saran: Excel akan menampilkan kotak dialog yang menunjukkan kesalahan pertama yang ditemukan. Misalnya, Excel mungkin menyarankan "Main" alih-alih "Mian" atau "Street" alih-alih "Streeet”.

Lihat gambar di bawah.

Memahami Kotak Dialog Pemeriksa Ejaan

Seperti terlihat pada tangkapan layar di atas, saat Excel mendeteksi kesalahan ejaan, Excel menampilkan Kotak Dialog Spelling dengan beberapa opsi. Berikut arti dari masing-masing opsi tersebut:

• Ignore Once: Lewati kata yang disorot untuk saat ini.
• Ignore All: Lewati semua kemunculan kata tersebut di seluruh lembar kerja.
• Change: Ganti kata yang salah dengan saran koreksi (mis., "Yrok" → "York").
• Change All: Ganti semua kemunculan kata yang salah di seluruh lembar kerja.
• Add to Dictionary: Tambahkan kata ke kamus kustom agar tidak ditandai sebagai kesalahan pada pemeriksaan berikutnya.
• AutoCorrect: Secara otomatis memperbaiki kesalahan pada kemunculan berikutnya.

CATATAN: Saya merasa Add to Dictionary bermanfaat saat Excel menandai istilah teknis atau nama diri yang sebenarnya sudah benar.

Fitur Pemeriksa Ejaan Lanjutan

Mari kita lihat kasus yang lebih spesifik. 

Pemeriksa ejaan di beberapa sheet

Anda dapat memeriksa ejaan di beberapa lembar kerja sekaligus. Berikut caranya;

1. Grupkan lembar kerja: Tahan Ctrl dan klik tab lembar kerja yang ingin disertakan dalam pemeriksaan ejaan.
2. Tekan F7: Setelah lembar dikelompokkan, tekan F7 untuk memeriksa semua lembar yang dipilih sekaligus.
3. Lepas pengelompokan: Setelah selesai, keluarkan lembar dari grup dengan mengklik tab lembar apa pun di luar pilihan yang dikelompokkan.

Lihat gambar di bawah.

Pemeriksaan ejaan di Formula bar

1. Pilih Teks di Formula Bar: Jika ada teks di dalam rumus (mis., di sel atau formula bar), pilih teksnya.
2. Tekan F7: Tekan F7 untuk memeriksa ejaan dalam teks di formula bar. Ingat, Excel tidak memeriksa keseluruhan ekspresi rumus, hanya komponen teksnya.

Menyesuaikan pengaturan pemeriksa ejaan

Anda dapat mempersonalisasi cara kerja pemeriksa ejaan di Excel agar sesuai kebutuhan dengan langkah-langkah sederhana berikut;

1. Buka Options: Klik File > Options > Proofing.
2. Sesuaikan pengaturan: Anda dapat menyesuaikan pengaturan untuk:
   • Mengabaikan kata dengan huruf kapital (mis., "USA" atau "NEW YORK").
   • Mengabaikan kata yang mengandung angka (mis., "123").
   • Mengabaikan alamat internet (URL) (mis., "www.example.com").
   • Menambahkan istilah khusus ke Custom Dictionaries agar tidak ditandai sebagai salah pada pemeriksaan berikutnya.

Mengotomatiskan Pemeriksa Ejaan dengan Makro VBA

Terkadang Anda perlu memeriksa ejaan di beberapa lembar kerja atau file secara berkala. Alih-alih melakukannya secara manual setiap saat, Anda dapat menggunakan makro VBA Excel untuk mengotomatiskannya. Berikut langkah-langkahnya:

1. Buka VBA Editor

• Tekan Alt + F11 pada keyboard Anda. Ini akan membuka jendela baru bernama VBA Editor.

(Jika Alt + F11 tidak berfungsi, buka Excel ➔ klik tab Developer ➔ klik Visual Basic.)

2. Sisipkan modul baru

• Di VBA Editor, di bagian atas, klik: Insert ➔ Module. Halaman putih kosong akan muncul (ini disebut "module").

3. Tempel kode pemeriksa ejaan

• Salin dan tempel kode berikut persis ke modul kosong tersebut:

Sub SpellCheckActiveSheet()

    ActiveSheet.CheckSpelling

End subDidukung oleh

4. Simpan pekerjaan Anda

• Tekan Ctrl + S 
• Saat diminta menyimpan, simpan workbook sebagai "Macro-Enabled Workbook":Jenis file: Excel Macro-Enabled Workbook (.xlsm)

Makro ini akan otomatis menjalankan pemeriksa ejaan untuk sheet aktif. Anda dapat menambahkan kode ini ke modul dan menjalankannya kapan pun perlu melakukan pemeriksaan ejaan.

5. Jalankan makro pemeriksa ejaan

Sekarang makro Anda sudah siap:

• Kembali ke Excel (tutup atau minimalkan VBA Editor).
• Di Excel, buka tab Developer ➔ Klik Macros.
• Anda akan melihat SpellCheckActiveSheet tercantum di sana.
• Klik dan tekan Run.

Excel akan segera mulai memeriksa ejaan pada lembar kerja Anda saat ini.

Catatan: VBA hanya tersedia di versi desktop Excel. Jika Anda menggunakan Excel Online, fitur ini tidak tersedia.

• Didukung: Excel 2016 dan yang lebih baru (Windows dan Mac)
• Tidak didukung: Excel Online (versi peramban web)

Pemeriksa Ejaan Tidak Berfungsi? Coba Perbaikan Ini

Jika Anda mengalami masalah dengan pemeriksa ejaan, berikut beberapa perbaikannya:

• Tombol Spell Check berwarna abu-abu: Pastikan lembar kerja tidak diproteksi. Buka proteksi lembar Excel dengan masuk ke Review > Unprotect Sheet.
• Pemeriksa ejaan tidak mendeteksi kesalahan: Pastikan opsi proofing diaktifkan dengan membuka File > Options > Proofing.
• Teks dalam rumus tidak diperiksa: Ingat, Excel hanya memeriksa teks dalam rumus, bukan rumus itu sendiri. Pilih hanya teks yang ingin Anda periksa.

Kesimpulan

Meskipun Excel tidak menggarisbawahi kesalahan ejaan secara real time, pemeriksa ejaan bawaan sangat berharga untuk memastikan keakuratan dalam spreadsheet yang kaya teks. Baik menggunakan menu ribbon, pintasan keyboard, atau otomatisasi VBA, pemeriksaan ejaan adalah langkah penting untuk memastikan dokumen Anda bebas dari kesalahan.

Jika Anda ingin meningkatkan keterampilan Excel lebih jauh, Anda dapat melihat kursus Introduction to Excel, menjelajahi jalur keterampilan Excel Fundamentals, dan mengikuti kursus Data Preparation in Excel.