Spellingcontrole in Excel: fouten vinden en corrigeren

In tegenstelling tot Microsoft Word markeert Excel tijdens het typen geen spelfouten. Toch heeft Excel wel degelijk een krachtige ingebouwde spellingcontrole waarmee je spelfouten in al je werkbladen kunt opsporen en corrigeren.

In dit artikel laten we zien hoe je de spellingcontrole van Excel eenvoudig opent en gebruikt. Je leert de basisstappen voor het controleren van individuele cellen en ook geavanceerdere technieken, zoals het instellen van aangepaste woordenlijsten.

Spellingcontrole uitvoeren in Excel

Spellingcontrole in Excel is eenvoudig zodra je weet waar je moet kijken. Er zijn twee hoofdmanieren: via het lintmenu en via sneltoetsen. 

Om deze methoden te laten zien, gebruiken we de Spell Check Tutorial Dataset met twee tabbladen: klantgegevens en reviews. Ik heb deze gekozen omdat ik weet dat in beide vaak fouten sluipen.

Het lintmenu gebruiken

1. Selecteer het bereik: Markeer de cellen die je wilt controleren.
   Je kunt bijvoorbeeld de kolom Name selecteren, met verkeerd gespelde namen zoals "John Doo" en "Steve Jhonson", de kolom Address met dingen als "123 Mian St, New Yrok", of de kolom Email, die onder andere het verkeerd gespelde "[email protected]" bevat.
2. Ga naar het tabblad Review. Het tabblad Review staat in het lint bovenaan Excel.
3. Klik op Spelling: Klik op de knop Spelling. Excel begint het geselecteerde bereik te controleren op spelfouten.
4. Corrigeer de fouten: Wanneer Excel een fout detecteert (bijv. "Exmaple"), wordt een dialoogvenster met suggesties weergegeven. Je kunt kiezen voor Change om het woord te vervangen door de voorgestelde correctie, of het Ignore als het in jouw context een geldig begrip is. Hieronder behandel ik alle opties uitgebreid.

Zie de afbeelding hieronder.

Sneltoetsen gebruiken

1. Selecteer het bereik: Klik op een cel in het bereik dat je wilt controleren. Je kunt één of meerdere cellen selecteren.
2. Druk op F7: Druk op F7 op je toetsenbord om direct de spellingcontrole te starten. Excel begint de geselecteerde cellen te scannen op fouten.
3. Beoordeel suggesties: Excel toont een dialoogvenster met de eerste gevonden fout. Zo kan het bijvoorbeeld "Main" voorstellen in plaats van "Mian" of "Street" in plaats van "Streeet”.

Zie de afbeelding hieronder.

Het dialoogvenster Spellingcontrole begrijpen

Zoals je in de schermafbeeldingen hierboven ziet, toont Excel bij een spelfout een dialoogvenster Spelling met verschillende opties. Dit betekenen ze:

• Ignore Once: Sla het gemarkeerde woord deze keer over.
• Ignore All: Sla alle voorkomens van het woord in het hele werkblad over.
• Change: Vervang het onjuiste woord door de voorgestelde correctie (bijv. "Yrok" → "York").
• Change All: Vervang alle voorkomens van het onjuiste woord in het hele werkblad.
• Add to Dictionary: Voeg het woord toe aan de aangepaste woordenlijst zodat het bij toekomstige controles niet meer als fout wordt gemarkeerd.
• AutoCorrect: Corrigeer de fout voortaan automatisch.

LET OP: Ik vind Add to Dictionary handig wanneer Excel technische termen of eigennamen markeert waarvan ik weet dat ze correct zijn.

Geavanceerde functies voor spellingcontrole

Laten we nu naar specifiekere gevallen kijken. 

Spellingcontrole in meerdere tabbladen

Je kunt spelling in meerdere werkbladen tegelijk controleren. Zo doe je dat:

1. Groepeer werkbladen: Houd Ctrl ingedrukt en klik op de werkbladtabbladen die je wilt meenemen in de spellingcontrole.
2. Druk op F7: Zodra de werkbladen gegroepeerd zijn, druk je op F7 om alle geselecteerde bladen tegelijk op spelfouten te controleren.
3. Groepeering opheffen: Na de spellingcontrole hef je de groepering op door op een willekeurig tabblad buiten de gegroepeerde selectie te klikken.

Zie de afbeelding hieronder.

Spellingcontrole in de formulebalk

1. Selecteer de tekst in de formulebalk: Als er tekst in een formule staat (bijv. in een cel of de formulebalk), selecteer die dan.
2. Druk op F7: Druk op F7 om de spelling van de tekst in de formulebalk te controleren. Onthoud: Excel controleert geen volledige formule-expressies, alleen de tekstonderdelen.

Spellinginstellingen aanpassen

Je kunt de spellingcontrole in Excel personaliseren zodat die past bij jouw wensen. Volg deze eenvoudige stappen:

1. Ga naar Opties: Klik op File > Options > Proofing.
2. Instellingen aanpassen: Je kunt de instellingen zo aanpassen dat je:
   • Woorden met hoofdletters negeert (bijv. "USA" of "NEW YORK").
   • Woorden met cijfers negeert (bijv. "123").
   • Internetadressen (URL's) negeert (bijv. "www.example.com").
   • Gespecialiseerde termen toevoegt aan Custom Dictionaries zodat ze bij toekomstige controles niet als onjuist worden gemarkeerd.

Spellingcontrole automatiseren met VBA-macro's

Soms moet je regelmatig spelling controleren in meerdere werkbladen of bestanden. In plaats van dat elke keer handmatig te doen, kun je een VBA Excel-macro gebruiken om dit te automatiseren. Zo pak je het aan:

1. Open de VBA-editor

• Druk op Alt + F11 op je toetsenbord. Er opent een nieuw venster, de VBA-editor.

(Werkt Alt + F11 niet, ga dan in Excel naar ➔ het tabblad Developer ➔ klik op Visual Basic.)

2. Voeg een nieuwe module in

• Klik bovenin de VBA-editor op: Insert ➔ Module. Er verschijnt een leeg wit venster (dit heet een "module").

3. Plak de code voor spellingcontrole

• Kopieer en plak exact deze code in die lege module:

Sub SpellCheckActiveSheet()

    ActiveSheet.CheckSpelling

End subMogelijk gemaakt door

4. Sla je werk op

• Druk op Ctrl + S 
• Wanneer je moet opslaan, sla de werkmap op als "Macro-Enabled Workbook":Bestandstype: Excel Macro-Enabled Workbook (.xlsm)

Deze macro voert automatisch de spellingcontrole uit voor het actieve blad. Je kunt deze code aan een module toevoegen en uitvoeren wanneer je een spellingcontrole wilt doen.

5. Voer de spellingcontrole-macro uit

Nu je macro klaar is:

• Ga terug naar Excel (sluit of minimaliseer de VBA-editor).
• Ga in Excel naar het tabblad Developer ➔ Klik op Macros.
• Je ziet SpellCheckActiveSheet in de lijst staan.
• Klik erop en druk op Run.

Excel start onmiddellijk met de spellingcontrole op je huidige werkblad.

Let op: VBA is alleen beschikbaar in de desktopversies van Excel. Als je Excel Online gebruikt, is deze functie niet beschikbaar.

• Ondersteund: Excel 2016 en later (Windows en Mac)
• Niet ondersteund: Excel Online (webbrowser-versie)

Werkt spellingcontrole niet? Probeer dit

Heb je problemen met de spellingcontrole, probeer dan het volgende:

• Knop Spellingcontrole is grijs: Controleer of het werkblad niet is beveiligd. Maak het Excel-blad onbeveiligd via Review > Unprotect Sheet.
• Spellingcontrole vindt geen fouten: Zorg dat de opties voor proeflezen zijn ingeschakeld via File > Options > Proofing.
• Tekst in formules niet gecontroleerd: Onthoud dat Excel alleen de tekst binnen formules controleert, niet de formules zelf. Selecteer alleen de tekst die je wilt controleren.

Conclusie

Hoewel Excel spelfouten niet realtime onderstreept, is de ingebouwde spellingcontrole een onmisbaar hulpmiddel om nauwkeurigheid te waarborgen in tekstrijke spreadsheets. Of je nu het lintmenu, sneltoetsen of VBA-automatisering gebruikt: spellingcontrole is een belangrijke stap om je documenten foutvrij te maken.

Wil je je Excel-vaardigheden verder versterken, bekijk dan onze cursus Introduction to Excel, ontdek onze vaardigheidstrack Excel Fundamentals en volg de cursus Data Preparation in Excel.