Excel'de Yazım Denetimi: Hataları Bulun ve Düzeltin

Microsoft Word’ün aksine Excel, yazdıkça yazım hatalarını otomatik olarak vurgulamaz. Bu nedenle, Excel’in aslında tüm çalışma sayfalarınızda yazım hatalarını tespit edip düzeltmenize yardımcı olan güçlü bir yerleşik yazım denetimi özelliğine sahip olduğunu öğrenmek sizi şaşırtabilir.

Bu makalede, Excel'in yazım denetimi aracına nasıl kolayca erişip kullanacağınızı inceleyeceğiz. Tek tek hücreleri kontrol etmenin temel adımlarını ve özel sözlükler oluşturma gibi daha gelişmiş teknikleri öğreneceksiniz.

Excel’de Yazım Denetimi Nasıl Yapılır

Excel’de yazım denetimi, nerede arayacağınızı bildiğinizde oldukça kolaydır. Bunu yapmanın iki temel yolu vardır: Şerit Menüsü üzerinden ve klavye kısayollarıyla. 

Bu yöntemleri göstermek için, hataya açık olduklarını bildiğim iki sayfa içeren Yazım Denetimi Eğitim Veri Setini kullanacağız: müşteri bilgileri ve yorumlar.

Şerit menüsünü kullanma

1. Aralığı seçin: Kontrol etmek istediğiniz hücreleri vurgulayın.
   Örneğin, "John Doo" ve "Steve Jhonson" gibi yanlış yazılmış adları içeren Name sütununu; "123 Mian St, New Yrok" gibi örneklerin bulunduğu Address sütununu veya yanlış yazılmış e-posta adresleri arasında "[email protected]"un da bulunduğu Email sütununu seçebilirsiniz.
2. Review sekmesine gidin. Excel şeridinde üst kısımdadır.
3. Spelling’e tıklayın: Spelling düğmesine tıklayın. Excel seçili aralıkta yazım hatalarını kontrol etmeye başlayacaktır.
4. Hataları düzeltin: Excel bir hata tespit ettiğinde (ör. "Exmaple"), öneriler sunan bir iletişim kutusu gösterir. Sözcüğü önerilen düzeltmeyle Change seçeneğiyle değiştirebilir veya bağlamınızda geçerliyse Ignore edebilirsiniz. Tüm seçeneklerin kapsamını aşağıda ele alacağım.

Aşağıdaki görsele bakın.

Klavye kısayollarını kullanma

1. Aralığı seçin: Kontrol etmek istediğiniz aralıktaki herhangi bir hücreye tıklayın. Yalnızca bir hücreyi veya birden fazlasını seçebilirsiniz.
2. F7’ye basın: Klavye üzerinde F7 tuşuna basarak yazım denetimini anında başlatın. Excel, seçili hücreleri hatalar için taramaya başlayacaktır.
3. Önerileri gözden geçirin: Excel, bulduğu ilk hatayı gösteren bir iletişim kutusu gösterecektir. Örneğin, "Mian" yerine "Main" veya "Streeet” yerine "Street" önerebilir.

Aşağıdaki görsele bakın.

Yazım Denetimi İletişim Kutusunu Anlama

Yukarıdaki ekran görüntülerinde fark etmiş olabileceğiniz gibi Excel bir yazım hatası tespit ettiğinde, seçebileceğiniz birkaç seçenek içeren bir Yazım Denetimi İletişim Kutusu görüntüler. İşte bu seçeneklerin her birinin anlamı:

• Ignore Once: Vurgulanan sözcüğü bu kez atlayın.
• Ignore All: Sözcüğün çalışma sayfası genelindeki tüm örneklerini atlayın.
• Change: Hatalı sözcüğü önerilen düzeltmeyle değiştirin (ör. "Yrok" → "York").
• Change All: Hatalı sözcüğün çalışma sayfasının tamamındaki tüm örneklerini değiştirin.
• Add to Dictionary: Gelecekteki yazım denetimlerinde hata olarak işaretlenmesini önlemek için sözcüğü özel sözlüğe ekleyin.
• AutoCorrect: Gelecekteki oluşumlarda hatayı otomatik olarak düzeltin.

NOT: Excel teknik terimleri veya özel isimleri hata olarak işaretlediğinde ve aslında doğru olduklarını bildiğimde Add to Dictionary seçeneğini faydalı buluyorum.

Gelişmiş Yazım Denetimi Özellikleri

Şimdi daha özel durumlara bakalım. 

Birden fazla sayfada yazım denetimi

Yazımı aynı anda birden fazla çalışma sayfasında denetleyebilirsiniz. Şöyle yapın;

1. Çalışma sayfalarını gruplayın: Yazım denetimine dahil etmek istediğiniz çalışma sayfası sekmelerine Ctrl tuşunu basılı tutarak tıklayın.
2. F7’ye basın: Çalışma sayfaları gruplandıktan sonra, seçili tüm sayfalarda yazım hatalarını aynı anda kontrol etmek için F7 tuşuna basın.
3. Gruplamayı kaldırın: Yazım denetimini tamamladıktan sonra, gruplu seçimin dışındaki herhangi bir sayfa sekmesine tıklayarak çalışma sayfalarının gruplamasını kaldırın.

Aşağıdaki görsele bakın.

Formül çubuğunda yazım denetimi

1. Formül Çubuğundaki Metni Seçin: Bir formülün içinde metin varsa (ör. bir hücrede veya formül çubuğunda), onu seçin.
2. F7’ye basın: Formül çubuğundaki metin içindeki yazımı kontrol etmek için F7 tuşuna basın. Unutmayın, Excel tüm formül ifadelerini değil yalnızca metin bileşenlerini kontrol eder.

Yazım denetimi ayarlarını özelleştirme

Excel’de yazım denetiminin çalışma şeklini ihtiyaçlarınıza uyacak şekilde şu basit adımlarla kişiselleştirebilirsiniz;

1. Options’a gidin: Şuraya tıklayın: File > Options > Proofing.
2. Ayarları düzenleyin: Aşağıdaki ayarları yapabilirsiniz:
   • Büyük harflerle yazılmış sözcükleri yoksay (ör. "USA" veya "NEW YORK").
   • Sayı içeren sözcükleri yoksay (ör. "123").
   • İnternet adreslerini (URL’leri) yoksay (ör. "www.example.com").
   • Gelecekte yanlış olarak işaretlenmemeleri için özel terimleri Custom Dictionaries bölümüne ekleyin.

VBA Makrolarıyla Yazım Denetimini Otomatikleştirme

Bazen yazımı düzenli olarak birden fazla çalışma sayfasında veya dosyada kontrol etmeniz gerekir. Her seferinde bunu manuel yapmak yerine, bunu otomatikleştirmek için bir VBA Excel makrosu kullanabilirsiniz. Adımlar şunlardır:

1. VBA Düzenleyicisini açın

• Klavye üzerinde Alt + F11 tuşlarına basın. Bu, VBA Editor adlı yeni bir pencere açacaktır.

(Alt + F11 çalışmıyorsa, Excel’e gidin ➔ Developer sekmesine tıklayın ➔ Visual Basic'e tıklayın.)

2. Yeni bir modül ekleyin

• VBA Düzenleyicisinde, üst kısımdan şuna tıklayın: Insert ➔ Module. Boş beyaz bir sayfa açılır (buna "modül" denir).

3. Yazım denetimi kodunu yapıştırın

• Aynen bu kodu o boş modüle kopyalayıp yapıştırın:

Sub SpellCheckActiveSheet()

    ActiveSheet.CheckSpelling

End subAltyapı:

4. Çalışmanızı kaydedin

• Ctrl + S tuşlarına basın 
• Kaydetmeniz istendiğinde, çalışma kitabını "Makro Etkinleştirilmiş Çalışma Kitabı" olarak kaydedin:Dosya türü: Excel Macro-Enabled Workbook (.xlsm)

Bu makro, etkin sayfa için yazım denetimini otomatik olarak çalıştıracaktır. Kodu bir modüle ekleyebilir ve ne zaman yazım denetimi yapmanız gerekirse çalıştırabilirsiniz.

5. Yazım denetimi makrosunu çalıştırın

Artık makronuz hazır:

• Excel’e dönün (VBA Düzenleyiciyi kapatın veya simge durumuna küçültün).
• Excel’de Developer sekmesine gidin ➔ Macros'a tıklayın.
• Orada SpellCheckActiveSheet listelendiğini göreceksiniz.
• Üzerine tıklayın ve Run düğmesine basın.

Excel, geçerli çalışma sayfanızda yazımı derhal kontrol etmeye başlayacaktır.

Not: VBA yalnızca Excel’in masaüstü sürümlerinde mevcuttur. Excel Online kullanıyorsanız bu özelliğe erişemezsiniz.

• Desteklenir: Excel 2016 ve sonrası (Windows ve Mac)
• Desteklenmez: Excel Online (web tarayıcı sürümü)

Yazım Denetimi Çalışmıyor mu? Bu Çözümleri Deneyin

Yazım denetimiyle ilgili sorunlar yaşıyorsanız, şu birkaç çözümü deneyin:

• Spell Check düğmesi gri görünüyor: Çalışma sayfasının korumalı olmadığından emin olun. Excel sayfasının korumasını kaldırın: Review > Unprotect Sheet yolunu izleyin.
• Spell Check hataları tespit etmiyor: Yazım ayarlarının etkin olduğundan emin olmak için File > Options > Proofing yolunu izleyin.
• Formüllerdeki metinler kontrol edilmiyor: Unutmayın, Excel yalnızca formüllerin içindeki metni kontrol eder, formüllerin kendisini değil. Kontrol etmek istediğiniz yalnızca metni seçin.

Sonuç

Excel yazım hatalarını gerçek zamanlı olarak altını çizerek göstermese de, yerleşik yazım denetleyicisi metin ağırlıklı e-tablolarda doğruluğu sağlamak için paha biçilmez bir araçtır. İster şerit menüsünü, ister klavye kısayollarını, ister VBA otomasyonunu kullanın; yazım denetimi, belgelerinizin hatasız olmasını sağlamak için önemli bir adımdır.

Excel becerilerinizi daha da güçlendirmek isterseniz, Introduction to Excel kursumuza göz atabilir, Excel Fundamentals beceri yolumuzu keşfedebilir ve Data Preparation in Excel kursumuzu alabilirsiniz.