Kiểm tra chính tả trong Excel: Tìm và sửa lỗi

Không giống Microsoft Word, Excel không tự động tô sáng lỗi chính tả khi bạn gõ. Vì vậy, có thể bạn sẽ ngạc nhiên khi biết Excel thực sự có một tính năng kiểm tra chính tả tích hợp mạnh mẽ giúp bạn phát hiện và sửa lỗi chính tả trên tất cả các trang tính.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tìm hiểu cách truy cập và sử dụng công cụ kiểm tra chính tả của Excel một cách dễ dàng. Bạn sẽ học các bước cơ bản để kiểm tra từng ô và cả các kỹ thuật nâng cao hơn, chẳng hạn như thiết lập từ điển tùy chỉnh.

Cách thực hiện kiểm tra chính tả trong Excel

Kiểm tra chính tả trong Excel rất đơn giản khi bạn biết tìm ở đâu. Có hai cách chính: thông qua Ribbon và phím tắt. 

Để minh họa các phương pháp này, chúng tôi sẽ sử dụng Bộ dữ liệu Hướng dẫn Kiểm tra Chính tả gồm hai trang tính: chi tiết khách hàng và đánh giá. Tôi chọn chúng vì cả hai thường dễ mắc lỗi.

Sử dụng menu Ribbon

1. Chọn phạm vi: Bôi đen các ô bạn muốn kiểm tra.
   Ví dụ, bạn có thể chọn cột Name, trong đó có các tên viết sai như "John Doo" và "Steve Jhonson", cột Address, có những mục như "123 Mian St, New Yrok", hoặc cột Email, trong đó có, ngoài các địa chỉ email viết sai khác, "[email protected]".
2. Vào tab Review. Tab Review nằm trên dải Ribbon của Excel ở phía trên.
3. Bấm Spelling: Bấm nút Spelling. Excel sẽ bắt đầu kiểm tra phạm vi đã chọn để tìm lỗi chính tả.
4. Sửa lỗi: Khi Excel phát hiện lỗi (ví dụ, "Exmaple"), hộp thoại sẽ hiển thị gợi ý. Bạn có thể chọn Change để thay từ đó bằng đề xuất, hoặc Ignore nếu đó là thuật ngữ hợp lệ trong ngữ cảnh của bạn. Tôi sẽ trình bày đầy đủ các tùy chọn bên dưới.

Xem hình bên dưới.

Sử dụng phím tắt

1. Chọn phạm vi: Bấm vào bất kỳ ô nào trong phạm vi bạn muốn kiểm tra. Bạn có thể chọn một ô hoặc nhiều ô.
2. Nhấn F7: Nhấn F7 trên bàn phím để khởi chạy kiểm tra chính tả ngay. Excel sẽ bắt đầu quét các ô đã chọn để tìm lỗi.
3. Xem gợi ý: Excel sẽ hiển thị hộp thoại cho lỗi đầu tiên tìm thấy. Ví dụ, có thể gợi ý "Main" thay vì "Mian" hoặc "Street" thay vì "Streeet”.

Xem hình bên dưới.

Tìm hiểu hộp thoại kiểm tra chính tả

Bạn có thể thấy trong các ảnh chụp màn hình ở trên, khi Excel phát hiện lỗi chính tả, nó sẽ hiển thị Hộp thoại Spelling với một số tùy chọn. Ý nghĩa của từng tùy chọn như sau:

• Ignore Once: Bỏ qua từ được tô sáng lần này.
• Ignore All: Bỏ qua tất cả các lần xuất hiện của từ đó trên toàn bộ trang tính.
• Change: Thay thế từ sai bằng từ được gợi ý (ví dụ, "Yrok" → "York").
• Change All: Thay thế tất cả các lần xuất hiện của từ sai trong toàn bộ trang tính.
• Add to Dictionary: Thêm từ vào từ điển tùy chỉnh để tránh bị đánh dấu là lỗi trong các lần kiểm tra sau.
• AutoCorrect: Tự động sửa lỗi trong những lần xuất hiện sau này.

LƯU Ý: Tôi thấy Add to Dictionary hữu ích khi Excel gắn cờ các thuật ngữ kỹ thuật hoặc danh từ riêng mà tôi biết là đúng.

Tính năng kiểm tra chính tả nâng cao

Giờ hãy xem các trường hợp cụ thể hơn. 

Kiểm tra chính tả trên nhiều trang tính

Bạn có thể kiểm tra chính tả trên nhiều trang tính cùng lúc. Cách thực hiện như sau;

1. Gom nhóm trang tính: Giữ Ctrl và bấm vào các thẻ trang tính bạn muốn đưa vào kiểm tra chính tả.
2. Nhấn F7: Sau khi đã gom nhóm, nhấn F7 để kiểm tra lỗi chính tả trên tất cả các trang đã chọn cùng lúc.
3. Bỏ gom nhóm: Sau khi kiểm tra xong, bỏ gom nhóm bằng cách bấm vào bất kỳ thẻ trang tính nào ngoài nhóm đã chọn.

Xem hình bên dưới.

Kiểm tra chính tả trong thanh công thức

1. Chọn văn bản trong thanh công thức: Nếu có văn bản bên trong công thức (ví dụ, trong ô hoặc thanh công thức), hãy chọn nó.
2. Nhấn F7: Nhấn F7 để kiểm tra chính tả trong văn bản ở thanh công thức. Lưu ý, Excel không kiểm tra toàn bộ biểu thức công thức, chỉ kiểm tra phần văn bản.

Tùy chỉnh cài đặt kiểm tra chính tả

Bạn có thể cá nhân hóa cách kiểm tra chính tả trong Excel cho phù hợp với nhu cầu của mình theo các bước đơn giản sau;

1. Vào Options: Bấm File > Options > Proofing.
2. Điều chỉnh cài đặt: Bạn có thể điều chỉnh để:
   • Bỏ qua từ viết hoa (ví dụ, "USA" hoặc "NEW YORK").
   • Bỏ qua từ có chứa số (ví dụ, "123").
   • Bỏ qua địa chỉ internet (URL) (ví dụ, "www.example.com").
   • Thêm thuật ngữ chuyên ngành vào Custom Dictionaries để tránh bị gắn cờ là sai trong các lần kiểm tra sau.

Tự động hóa kiểm tra chính tả với macro VBA

Đôi khi bạn cần kiểm tra chính tả thường xuyên trên nhiều trang tính hoặc tệp. Thay vì làm thủ công mỗi lần, bạn có thể dùng macro VBA Excel để tự động hóa. Các bước như sau:

1. Mở VBA Editor

• Nhấn Alt + F11 trên bàn phím. Thao tác này sẽ mở cửa sổ mới gọi là VBA Editor.

(Nếu Alt + F11 không hoạt động, vào Excel ➔ bấm tab Developer ➔ bấm Visual Basic.)

2. Chèn một module mới

• Trong VBA Editor, ở phía trên, bấm: Insert ➔ Module. Một trang trắng sẽ xuất hiện (được gọi là "module").

3. Dán mã kiểm tra chính tả

• Sao chép và dán chính xác đoạn mã này vào module trống đó:

Sub SpellCheckActiveSheet()

    ActiveSheet.CheckSpelling

End subĐược hỗ trợ bởi

4. Lưu công việc của bạn

• Nhấn Ctrl + S 
• Khi được hỏi lưu, hãy lưu sổ làm việc dưới dạng "Macro-Enabled Workbook":Loại tệp: Excel Macro-Enabled Workbook (.xlsm)

Macro này sẽ tự động chạy kiểm tra chính tả cho trang tính đang hoạt động. Bạn có thể thêm mã này vào một module và chạy bất cứ khi nào cần kiểm tra chính tả.

5. Chạy macro kiểm tra chính tả

Bây giờ macro đã sẵn sàng:

• Quay lại Excel (đóng hoặc thu nhỏ VBA Editor).
• Trong Excel, vào tab Developer ➔ Bấm Macros.
• Bạn sẽ thấy SpellCheckActiveSheet trong danh sách.
• Bấm vào đó và nhấn Run.

Excel sẽ ngay lập tức bắt đầu kiểm tra chính tả trên trang tính hiện tại của bạn.

Lưu ý: VBA chỉ có trên các phiên bản Excel dành cho máy tính. Nếu bạn dùng Excel Online, tính năng này sẽ không khả dụng.

• Hỗ trợ: Excel 2016 trở lên (Windows và Mac)
• Không hỗ trợ: Excel Online (phiên bản trên trình duyệt)

Kiểm tra chính tả không hoạt động? Hãy thử các cách khắc phục này

Nếu bạn gặp sự cố với kiểm tra chính tả, hãy thử vài cách sau:

• Nút Spell Check bị mờ: Đảm bảo trang tính không bị bảo vệ. Bỏ bảo vệ trang tính Excel bằng cách vào Review > Unprotect Sheet.
• Spell Check không phát hiện lỗi: Hãy đảm bảo các tùy chọn kiểm tra đang bật bằng cách vào File > Options > Proofing.
• Không kiểm tra văn bản trong công thức: Hãy nhớ, Excel chỉ kiểm tra phần văn bản trong công thức chứ không kiểm tra bản thân công thức. Chỉ chọn phần văn bản bạn muốn kiểm tra.

Kết luận

Mặc dù Excel không gạch chân lỗi chính tả theo thời gian thực, trình kiểm tra chính tả tích hợp là công cụ vô giá để đảm bảo độ chính xác trong các bảng tính có nhiều văn bản. Dù bạn dùng ribbon, phím tắt hay tự động hóa bằng VBA, kiểm tra chính tả là bước quan trọng để tài liệu không còn lỗi.

Nếu bạn muốn củng cố kỹ năng Excel hơn nữa, bạn có thể xem khóa học Introduction to Excel, khám phá lộ trình kỹ năng Excel Fundamentals, và tham gia khóa Data Preparation in Excel.