Excel में Spell Check: त्रुटियाँ ढूँढें और ठीक करें

Microsoft Word के विपरीत, Excel टाइप करते समय स्वतः वर्तनी गलतियाँ हाइलाइट नहीं करता। इसी कारण आपको यह जानकर आश्चर्य हो सकता है कि Excel में वास्तव में एक शक्तिशाली इन-बिल्ट स्पेल चेक फीचर है, जो आपकी सभी वर्कशीट्स में वर्तनी त्रुटियों को पहचानने और सुधारने में मदद करता है।

इस लेख में, हम देखेंगे कि Excel के स्पेल चेक टूल तक आसानी से कैसे पहुँचा जाए और इसका उपयोग कैसे करें। आप व्यक्तिगत सेल्स की जाँच करने के बुनियादी चरणों के साथ-साथ उन्नत तकनीकों, जैसे कस्टम डिक्शनरी सेट करना, भी सीखेंगे।

Excel में स्पेल चेक कैसे करें

Excel में स्पेल चेक करना आसान है, बशर्ते आपको पता हो कि कहाँ देखना है। यह करने के दो मुख्य तरीके हैं: Ribbon Menu के माध्यम से और कीबोर्ड शॉर्टकट्स के साथ। 

इन तरीकों को दिखाने के लिए, हम Spell Check Tutorial Dataset का उपयोग करेंगे जिसमें दो शीट्स हैं: ग्राहक विवरण और समीक्षाएँ। मैंने इन्हें इसलिए चुना क्योंकि मुझे पता है कि इनमें अक्सर गलतियाँ हो सकती हैं।

Ribbon मेनू का उपयोग करना

1. रेंज चुनें: वे सेल्स हाइलाइट करें जिन्हें आप जाँचना चाहते हैं।
   उदाहरण के लिए, आप Name कॉलम चुन सकते हैं, जिसमें "John Doo" और "Steve Jhonson" जैसी गलत वर्तनी वाले नाम शामिल हैं; Address कॉलम, जिसमें "123 Mian St, New Yrok" जैसे उदाहरण हैं; या Email कॉलम, जिसमें अन्य गलत ईमेल पतों के साथ "[email protected]" भी है।
2. Review टैब पर जाएँ। ऊपर Excel रिबन में Review टैब होता है।
3. Spelling पर क्लिक करें: Spelling बटन पर क्लिक करें। Excel चयनित रेंज में वर्तनी त्रुटियों की जाँच शुरू कर देगा।
4. गलतियाँ सुधारें: जब Excel कोई त्रुटि (जैसे, "Exmaple") पाता है, तो वह सुझावों के साथ एक डायलॉग बॉक्स दिखाता है। आप Change चुनकर सुझाए गए सुधार से शब्द बदल सकते हैं, या यदि वह आपके संदर्भ में सही है तो उसे Ignore कर सकते हैं। नीचे मैं सभी विकल्पों की पूरी शृंखला कवर करूँगा।

नीचे दी गई तस्वीर देखें।

कीबोर्ड शॉर्टकट्स का उपयोग

1. रेंज चुनें: उस रेंज में किसी भी सेल पर क्लिक करें जिसकी आप जाँच करना चाहते हैं। आप एक सेल या कई सेल्स चुन सकते हैं।
2. F7 दबाएँ: अपने कीबोर्ड पर F7 दबाएँ ताकि स्पेल चेक तुरंत शुरू हो जाए। Excel चयनित सेल्स में त्रुटियाँ स्कैन करना शुरू कर देगा।
3. सुझावों की समीक्षा करें: Excel पहले मिली त्रुटि का विवरण दिखाते हुए एक डायलॉग बॉक्स प्रदर्शित करेगा। उदाहरण के लिए, यह "Mian" के स्थान पर "Main" या "Streeet” के स्थान पर "Street" सुझा सकता है।

नीचे दी गई तस्वीर देखें।

स्पेल चेक डायलॉग बॉक्स को समझना

आपने ऊपर के स्क्रीनशॉट्स में देखा होगा कि जब Excel कोई वर्तनी गलती पहचानता है, तो वह कई विकल्पों के साथ एक Spelling Dialog Box दिखाता है। नीचे हर विकल्प का अर्थ दिया गया है:

• Ignore Once: इस बार हाइलाइट किए गए शब्द को छोड़ दें।
• Ignore All: वर्कशीट में जहाँ-जहाँ यह शब्द है, उन सभी को छोड़ दें।
• Change: गलत शब्द को सुझाए गए सुधार से बदलें (जैसे, "Yrok" → "York")।
• Change All: पूरी वर्कशीट में जहाँ-जहाँ गलत शब्द है, सभी जगह बदलें।
• Add to Dictionary: शब्द को कस्टम डिक्शनरी में जोड़ें, ताकि भविष्य में स्पेल चेक के दौरान इसे त्रुटि के रूप में फ्लैग न किया जाए।
• AutoCorrect: भविष्य में होने वाली समान त्रुटियों को स्वतः ठीक करें।

नोट: मुझे Add to Dictionary तब उपयोगी लगता है जब Excel तकनीकी शब्दों या व्यक्तिवाचक संज्ञाओं को गलती से त्रुटि मान लेता है, जबकि वे वास्तव में सही होते हैं।

उन्नत स्पेल चेक फीचर्स

अब कुछ अधिक विशिष्ट मामलों पर नज़र डालते हैं। 

एकाधिक शीट्स में स्पेल चेक

आप एक साथ कई वर्कशीट्स में वर्तनी जाँच कर सकते हैं। ऐसा करने का तरीका इस प्रकार है;

1. वर्कशीट्स को समूहित करें: जिस-जिस वर्कशीट टैब को आप स्पेल चेक में शामिल करना चाहते हैं, उन पर Ctrl दबाए रखते हुए क्लिक करें।
2. F7 दबाएँ: वर्कशीट्स समूहित हो जाने पर F7 दबाएँ, इससे चयनित सभी शीट्स में एक साथ वर्तनी जाँच होगी।
3. शीट्स को अनग्रुप करें: स्पेल चेक पूरा होने के बाद, समूहित चयन के बाहर किसी भी शीट टैब पर क्लिक करके वर्कशीट्स को अनग्रुप कर दें।

नीचे दी गई तस्वीर देखें।

Formula बार में स्पेल चेक करना

1. Formula Bar में टेक्स्ट चुनें: यदि किसी फॉर्मूला के अंदर टेक्स्ट है (जैसे, किसी सेल या फॉर्मूला बार में), तो उसे चुनें।
2. F7 दबाएँ: फॉर्मूला बार के टेक्स्ट में वर्तनी जाँच करने के लिए F7 दबाएँ। ध्यान रखें, Excel पूरे फॉर्मूला एक्सप्रेशन की जाँच नहीं करता, केवल टेक्स्ट हिस्सों की करता है।

स्पेल चेक सेटिंग्स को कस्टमाइज़ करना

आप नीचे दिए गए सरल चरणों का पालन करके Excel में स्पेल चेक को अपनी ज़रूरतों के अनुसार पर्सनलाइज़ कर सकते हैं;

1. Options पर जाएँ: क्लिक करें File > Options > Proofing।
2. सेटिंग्स समायोजित करें: आप सेटिंग्स को इस प्रकार समायोजित कर सकते हैं:
   • बड़े अक्षरों वाले शब्दों को अनदेखा करें (जैसे, "USA" या "NEW YORK")।
   • संख्याएँ शामिल करने वाले शब्दों को अनदेखा करें (जैसे, "123")।
   • इंटरनेट पते (URLs) को अनदेखा करें (जैसे, "www.example.com")।
   • विशेषीकृत शब्दों को Custom Dictionaries में जोड़ें ताकि भविष्य की जाँचों में उन्हें गलत न माना जाए।

VBA मैक्रोज़ से स्पेल चेक को स्वचालित करना

कभी-कभी आपको नियमित रूप से कई वर्कशीट्स या फाइलों में वर्तनी की जाँच करनी होती है। हर बार मैन्युअली करने के बजाय, आप VBA Excel मैक्रो का उपयोग करके इसे स्वचालित कर सकते हैं। चरण इस प्रकार हैं:

1. VBA Editor खोलें

• अपने कीबोर्ड पर Alt + F11 दबाएँ। इससे VBA Editor नाम की एक नई विंडो खुलेगी।

(यदि Alt + F11 काम नहीं करता, तो Excel में जाएँ ➔ Developer टैब पर क्लिक करें ➔ Visual Basic पर क्लिक करें।)

2. नया मॉड्यूल जोड़ें

• VBA Editor में, ऊपर क्लिक करें: Insert ➔ Module। एक खाली सफेद पेज खुलेगा (इसे "मॉड्यूल" कहते हैं)।

3. स्पेल चेक कोड पेस्ट करें

• यह सटीक कोड कॉपी कर के उसी खाली मॉड्यूल में पेस्ट करें:

Sub SpellCheckActiveSheet()

    ActiveSheet.CheckSpelling

End subसंचालित द्वारा

4. अपना काम सेव करें

• Ctrl + S दबाएँ 
• जब यह आपको सेव करने के लिए कहे, तो वर्कबुक को "Macro-Enabled Workbook" के रूप में सेव करें:फाइल प्रकार: Excel Macro-Enabled Workbook (.xlsm)

यह मैक्रो सक्रिय शीट के लिए स्वतः स्पेल चेक चलाएगा। आप इस कोड को किसी मॉड्यूल में जोड़कर जब भी स्पेल चेक करना हो, चला सकते हैं।

5. स्पेल चेक मैक्रो चलाएँ

अब जबकि आपका मैक्रो तैयार है:

• वापस Excel पर जाएँ (VBA Editor को बंद करें या छोटा करें)।
• Excel में Developer टैब पर जाएँ ➔ Macros पर क्लिक करें।
• आपको वहाँ SpellCheckActiveSheet सूचीबद्ध दिखेगा।
• उस पर क्लिक करें और Run दबाएँ।

Excel आपकी वर्तमान वर्कशीट पर तुरंत स्पेल चेक शुरू कर देगा।

नोट: VBA केवल Excel के डेस्कटॉप संस्करणों में उपलब्ध है। यदि आप Excel Online का उपयोग कर रहे हैं, तो यह फीचर उपलब्ध नहीं होगा।

• समर्थित: Excel 2016 और बाद के संस्करण (Windows और Mac)
• असमर्थित: Excel Online (वेब ब्राउज़र संस्करण)

स्पेल चेक काम नहीं कर रहा? ये उपाय आज़माएँ

यदि आपको स्पेल चेक में समस्या आ रही है, तो ये कुछ समाधान अपनाएँ:

• Spell Check बटन ग्रे दिख रहा है: सुनिश्चित करें कि वर्कशीट प्रोटेक्टेड न हो। Excel शीट को अनप्रोटेक्ट करें: Review > Unprotect Sheet में जाएँ।
• Spell Check त्रुटियाँ नहीं पकड़ रहा: सुनिश्चित करें कि प्रूफिंग विकल्प सक्षम हों: File > Options > Proofing में जाकर देखें।
• फॉर्मूलों के टेक्स्ट की जाँच नहीं हुई: याद रखें, Excel केवल फॉर्मूलों के भीतर के टेक्स्ट की जाँच करता है, फॉर्मूला स्वयं की नहीं। केवल उसी टेक्स्ट को चुनें जिसकी आप जाँच करना चाहते हैं।

निष्कर्ष

हालाँकि Excel वास्तविक समय में वर्तनी गलतियों को रेखांकित नहीं करता, इसका इन-बिल्ट स्पेल चेकर टेक्स्ट-हेवी स्प्रेडशीट्स में सटीकता सुनिश्चित करने के लिए अमूल्य उपकरण है। चाहे आप रिबन मेनू का उपयोग करें, कीबोर्ड शॉर्टकट्स का, या VBA ऑटोमेशन का—स्पेल चेक करना आपके दस्तावेज़ों को त्रुटि-मुक्त रखने का एक महत्वपूर्ण चरण है।

यदि आप अपनी Excel क्षमताओं को और मज़बूत करना चाहते हैं, तो हमारा Introduction to Excel कोर्स देखें, हमारा Excel Fundamentals स्किल ट्रैक एक्सप्लोर करें, और हमारा Data Preparation in Excel कोर्स करें।