Controllo ortografico in Excel: trova e correggi gli errori

A differenza di Microsoft Word, Excel non evidenzia automaticamente gli errori di ortografia mentre digiti. Per questo motivo, potresti sorprenderti nel sapere che Excel include effettivamente una potente funzione di controllo ortografico integrata che ti aiuta a individuare e correggere gli errori di ortografia in tutti i tuoi fogli.

In questo articolo, vedremo come accedere e usare facilmente lo strumento di controllo ortografico di Excel. Imparerai i passaggi base per controllare le singole celle e anche tecniche più avanzate, come impostare dizionari personalizzati.

Come eseguire il controllo ortografico in Excel

Il controllo ortografico in Excel è semplice, una volta che sai dove cercare. Ci sono due modi principali per farlo: tramite il menu della barra multifunzione e le scorciatoie da tastiera. 

Per mostrarti questi metodi, useremo il Dataset per il tutorial sul controllo ortografico che contiene due fogli: dettagli dei clienti e recensioni. Li ho scelti perché so che entrambi sono spesso soggetti a errori.

Uso del menu della barra multifunzione

1. Seleziona l'intervallo: Evidenzia le celle che vuoi controllare.
   Ad esempio, puoi selezionare la colonna Name, che include nomi scritti male come "John Doo" e "Steve Jhonson", la colonna Address, che contiene elementi come "123 Mian St, New Yrok", o la colonna Email, che ha, tra gli altri indirizzi email errati, "john.doe@exmaple.com".
2. Vai alla scheda Review. La scheda Review si trova nella barra multifunzione di Excel in alto.
3. Fai clic su Spelling: Fai clic sul pulsante Spelling. Excel inizierà a controllare l'intervallo selezionato alla ricerca di errori di ortografia.
4. Correggi gli errori: Quando Excel rileva un errore (ad es., "Exmaple"), visualizza una finestra di dialogo con alcuni suggerimenti. Puoi scegliere di Change la parola con la correzione suggerita, oppure puoi Ignore se nel tuo contesto è un termine valido. Più sotto vedrai tutte le opzioni disponibili.

Guarda l'immagine qui sotto.

Uso delle scorciatoie da tastiera

1. Seleziona l'intervallo: Fai clic su una qualsiasi cella dell'intervallo che vuoi controllare. Puoi selezionare una sola cella o più celle.
2. Premi F7: Premi F7 sulla tastiera per avviare subito il controllo ortografico. Excel inizierà a scansionare le celle selezionate alla ricerca di errori.
3. Rivedi i suggerimenti: Excel mostrerà una finestra di dialogo con il primo errore trovato. Ad esempio, potrebbe suggerire "Main" al posto di "Mian" o "Street" invece di "Streeet”.

Guarda l'immagine qui sotto.

Comprendere la finestra di dialogo dello Spell Check

Avrai notato negli screenshot sopra che, quando Excel rileva un errore di ortografia, mostra una finestra di dialogo Spelling con diverse opzioni tra cui scegliere. Ecco cosa significa ciascuna di esse:

• Ignore Once: Salta la parola evidenziata questa volta.
• Ignore All: Salta tutte le occorrenze della parola in tutto il foglio di lavoro.
• Change: Sostituisci la parola errata con la correzione suggerita (ad es., "Yrok" → "York").
• Change All: Sostituisci tutte le occorrenze della parola errata in tutto il foglio di lavoro.
• Add to Dictionary: Aggiungi la parola al dizionario personalizzato per evitare che venga segnalata come errore nei controlli futuri.
• AutoCorrect: Corregge automaticamente l'errore nelle occorrenze future.

NOTA: Trovo Add to Dictionary utile quando Excel segnala termini tecnici o nomi propri che so essere corretti.

Funzionalità avanzate del controllo ortografico

Diamo ora un'occhiata a casi più specifici. 

Controllo ortografico in più fogli

Puoi controllare l'ortografia su più fogli di lavoro contemporaneamente. Ecco come fare;

1. Raggruppa i fogli: Tieni premuto Ctrl e fai clic sulle schede dei fogli che vuoi includere nel controllo ortografico.
2. Premi F7: Una volta raggruppati i fogli, premi F7 per controllare in una sola volta tutti i fogli selezionati.
3. Separa i fogli: Al termine del controllo ortografico, separa i fogli facendo clic su una qualsiasi scheda al di fuori della selezione raggruppata.

Guarda l'immagine qui sotto.

Controllo ortografico nella barra della formula

1. Seleziona il testo nella barra della formula: Se c'è del testo all'interno di una formula (ad es., in una cella o nella barra della formula), selezionalo.
2. Premi F7: Premi F7 per controllare l'ortografia del testo nella barra della formula. Ricorda che Excel non controlla le espressioni di formula complete, ma solo le parti testuali.

Personalizzare le impostazioni del controllo ortografico

Puoi personalizzare il funzionamento del controllo ortografico in Excel in base alle tue esigenze seguendo questi semplici passaggi;

1. Vai a Options: Fai clic su File > Options > Proofing.
2. Regola le impostazioni: Puoi modificare le impostazioni per:
   • Ignorare le parole in maiuscolo (ad es., "USA" o "NEW YORK").
   • Ignorare le parole contenenti numeri (ad es., "123").
   • Ignorare gli indirizzi internet (URL) (ad es., "www.example.com").
   • Aggiungere termini specialistici ai Custom Dictionaries per evitare che vengano segnalati come errati nei controlli futuri.

Automatizzare il controllo ortografico con macro VBA

A volte devi controllare regolarmente l'ortografia in più fogli o file. Invece di farlo manualmente ogni volta, puoi usare una macro VBA per Excel per automatizzarlo. Ecco i passaggi:

1. Apri l'Editor VBA

• Premi Alt + F11 sulla tastiera. Si aprirà una nuova finestra chiamata Editor VBA.

(Se Alt + F11 non funziona, vai in Excel ➔ fai clic sulla scheda Developer ➔ fai clic su Visual Basic.)

2. Inserisci un nuovo modulo

• Nell'Editor VBA, in alto, fai clic su: Insert ➔ Module. Apparirà una pagina bianca (chiamata "modulo").

3. Incolla il codice per il controllo ortografico

• Copia e incolla questo codice esatto in quel modulo vuoto:

Sub SpellCheckActiveSheet()

    ActiveSheet.CheckSpelling

End sub

4. Salva il tuo lavoro

• Premi Ctrl + S 
• Quando ti chiede di salvare, salva la cartella di lavoro come "Macro-Enabled Workbook":Tipo di file: Excel Macro-Enabled Workbook (.xlsm)

Questa macro eseguirà automaticamente il controllo ortografico per il foglio attivo. Puoi aggiungere questo codice a un modulo ed eseguirlo ogni volta che hai bisogno di effettuare un controllo ortografico.

5. Esegui la macro di controllo ortografico

Ora che la tua macro è pronta:

• Torna in Excel (chiudi o riduci a icona l'Editor VBA).
• In Excel, vai alla scheda Developer ➔ Fai clic su Macros.
• Vedrai SpellCheckActiveSheet elencata lì.
• Fai clic su di essa e premi Run.

Excel avvierà immediatamente il controllo ortografico sul foglio di lavoro corrente.

Nota: VBA è disponibile solo nelle versioni desktop di Excel. Se usi Excel Online, questa funzione non sarà accessibile.

• Supportato: Excel 2016 e successivi (Windows e Mac)
• Non supportato: Excel Online (versione web)

Il controllo ortografico non funziona? Prova queste soluzioni

Se riscontri problemi con il controllo ortografico, ecco alcune soluzioni:

• Il pulsante Spell Check è disattivato (grigio): Assicurati che il foglio non sia protetto. Rimuovi la protezione del foglio di Excel andando su Review > Unprotect Sheet.
• Il controllo ortografico non rileva errori: Assicurati che le opzioni di correzione siano abilitate andando su File > Options > Proofing.
• Testo nelle formule non controllato: Ricorda che Excel controlla solo il testo all'interno delle formule, non le formule stesse. Seleziona solo il testo che vuoi controllare.

Conclusione

Anche se Excel non sottolinea gli errori di ortografia in tempo reale, il suo correttore ortografico integrato è uno strumento prezioso per garantire l'accuratezza dei fogli di calcolo ricchi di testo. Che tu usi la barra multifunzione, le scorciatoie da tastiera o l'automazione con VBA, il controllo ortografico è un passaggio importante per assicurarti che i tuoi documenti siano privi di errori.

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