Funzione AI() di Google Sheets: trasforma i prompt in risultati

Google Sheets ora include funzionalità di intelligenza artificiale integrate che ti aiutano ad analizzare i dati, generare formule, riassumere i contenuti e automatizzare attività direttamente nei tuoi fogli di lavoro. Quando si parla della funzione AI() in Google Sheets, in genere ci si riferisce alla nuova formula AI(), che fa parte dell’integrazione AI di Google Workspace alimentata da Gemini di Google.

In questa guida ti mostrerò come funziona la funzione AI() in Google Sheets, come usarla in modo efficace e quali sono i suoi limiti.

Che cos’è la funzione AI() in Google Sheets?

La funzione AI() in Google Sheets è una formula integrata che ti permette di usare prompt in linguaggio naturale direttamente nelle celle. Invece di affidarti solo alle formule tradizionali, puoi inserire istruzioni come “riassumi questi dati” o “classifica queste voci” e Sheets genererà una risposta in base alla tua richiesta.

Quando usi la funzione, il tuo prompt viene elaborato in modo sicuro tramite l’infrastruttura cloud di Google e alimentato dai suoi modelli di IA. Il risultato generato viene poi restituito nella cella proprio come l’output di qualsiasi altra formula.

Al momento, la funzione AI() è disponibile per gli utenti idonei di Google Workspace con le funzionalità di IA abilitate sul proprio account.

Requisiti per usare la funzione AI() di Google Sheets

Prima di provare la formula AI(), assicurati che il tuo ambiente soddisfi i seguenti criteri:

• Piano Google Workspace: l’accesso alla funzione AI() in genere richiede un piano Google Workspace idoneo che includa funzionalità di IA. Potrebbe non essere disponibile su tutti gli account personali gratuiti.

• Funzionalità di IA abilitate: se usi un account di lavoro o scolastico, l’amministratore deve abilitare le funzionalità di IA per la tua organizzazione.

• Ambiente supportato: la funzione AI() funziona nella versione web di Google Sheets. Assicurati di usare un browser aggiornato.

• Accesso all’account Google: devi aver effettuato l’accesso al tuo account Google e il foglio di lavoro deve essere salvato in Google Drive, così da poter accedere all’elaborazione IA basata su cloud.

Come usare la funzione AI() in Google Sheets

Usare la funzione AI() in Google Sheets è molto simile all’inserimento di qualsiasi altra formula.

Tuttavia, invece di scrivere un calcolo, fornisci un prompt in linguaggio naturale come mostrato nei passaggi seguenti.

Passaggio 1: inserisci la funzione AI()

Fai clic su una cella vuota in cui vuoi che compaia l’output dell’IA. Inizia digitando il segno di uguale seguito dal nome della funzione:

=AI(Offerto da

Passaggio 2: scrivi un prompt in linguaggio naturale

Nel primo argomento della funzione, inserisci il prompt (istruzione). Deve essere racchiuso tra doppi apici. Usa un linguaggio chiaro e orientato all’azione.

Passaggio 3: riferisci i valori delle celle

Per far lavorare l’IA con i tuoi dati, includi un riferimento di cella dopo il prompt, separato da una virgola. Puoi fare riferimento a singole celle o anche a intervalli. Ad esempio:

=AI("Categorize this expense: " & B2)Offerto da

Passaggio 4: usa la funzione su più righe

Una volta verificato che la formula funzioni in una riga, trascina la maniglia di riempimento verso il basso per applicarla alle altre righe. Ogni riga genererà una risposta in base al proprio valore di cella corrispondente.

Poiché la funzione si basa sull’elaborazione IA nel cloud di Google, le risposte potrebbero impiegare un momento per comparire.

Esempi della funzione AI() di Google Sheets

Di seguito trovi modi pratici per usare la formula AI() per attività che coinvolgono testo, logica e dati non strutturati.

Riassumere il testo in una colonna

Supponendo che nella colonna A tu abbia feedback dei clienti, puoi usare il prompt seguente per riassumere i testi lunghi:

=AI("Summarize this feedback in one short sentence: " & A2)Offerto da

Categorizzare le voci

Se nella colonna B hai le descrizioni delle transazioni, il prompt seguente ti aiuterà a pulire e organizzare i dati:

=AI("Assign a category (Travel, Food, Software, Utilities, Other): " & B2)Offerto da

Generare brevi descrizioni

Se la colonna C contiene i nomi dei prodotti, questo prompt ti aiuterà a scrivere velocemente brevi testi promozionali:

=AI("Write a short product description (max 20 words): " & C2)Offerto da

Riscrivere o formattare il testo

Il prompt seguente mostra come la funzione AI() possa migliorare tono e chiarezza senza modifiche manuali su appunti grezzi:

=AI("Rewrite this professionally: " & D2)Offerto da

Classificazione di base del sentiment

Supponendo che nella colonna E ci siano risposte a un sondaggio, puoi usare la funzione AI() per un’etichettatura leggera del sentiment:

=AI("Classify sentiment as Positive, Neutral, or Negative: " & E2)Offerto da

Limitazioni della funzione AI() di Google Sheets

Sebbene la formula AI() in Google Sheets sia potente, presenta alcune limitazioni pratiche da conoscere prima di farvi troppo affidamento.

• Abbonamento richiesto: l’accesso dipende dal tuo piano Google Workspace e dal fatto che le funzionalità di IA siano abilitate per il tuo account.

• Dipendenza dal cloud: la funzione si basa sull’elaborazione nel cloud e richiede una connessione Internet. Non funziona offline.

• Considerazioni sulla privacy dei dati: i prompt e i dati delle celle di riferimento vengono elaborati tramite i servizi cloud di Google. Le organizzazioni dovrebbero rivedere le proprie policy interne sui dati prima di usare informazioni sensibili.

• Variabilità dell’output: le risposte generate dall’IA non sono deterministiche. Lo stesso prompt potrebbe produrre risultati leggermente diversi nel tempo.

• Non per calcoli mission-critical: la funzione AI() non dovrebbe sostituire le formule tradizionali per modelli finanziari, report di conformità o logica numerica strutturata. Le funzioni standard dei fogli di calcolo restano più affidabili per attività deterministiche.

• Prestazioni su set di dati grandi: applicare AI() a centinaia o migliaia di righe può rallentare il ricalcolo poiché ogni cella attiva l’elaborazione nel cloud.

Funzione AI() di Google Sheets vs. Gemini (IA integrata)

Sebbene strettamente correlate, in Google Sheets la funzione AI() e l’assistente Gemini hanno scopi diversi. La tabella seguente riassume queste differenze:

È importante considerare la funzione AI() come un nuovo strumento in Google Sheets, non come un sostituto delle formule esistenti. La tabella seguente mostra come si comporta in modo diverso rispetto alle formule tradizionali.

Problemi comuni con la funzione AI() di Google Sheets

Di seguito trovi i problemi più comuni e le relative soluzioni che ho riscontrato usando la funzione AI() di Google Sheets.

• AI() non riconosciuta: se Google Sheets mostra #NAME? o non riconosce la funzione, è possibile che il tuo account non abbia accesso alle funzionalità di IA. Per risolvere, conferma che il tuo piano Google Workspace includa l’IA e che sia abilitata dall’amministratore.
• La formula restituisce errori: se la cella restituisce un errore o un risultato vuoto, verifica la connessione Internet. Assicurati anche che il prompt sia tra virgolette e che le celle di riferimento non siano vuote.
• Funzione IA non abilitata: se gli strumenti di IA non sono disponibili, verifica di aver effettuato l’accesso con l’account Google corretto. Puoi anche chiedere all’amministratore di Workspace di abilitare le funzionalità di IA.
• Blocchi per autorizzazioni e privacy: se la formula restituisce un errore “Bloccato”, la policy IT della tua organizzazione potrebbe limitare le funzionalità di IA. Verifica sempre con l’amministratore IT che le Esperienze connesse siano abilitate nelle Impostazioni sulla privacy.
• Limitazioni di frequenza o risposte lente: se riscontri ritardi o “Errore del server”, potresti aver superato la quota di utilizzo. Per evitarlo, non trascinare la formula di IA su migliaia di righe in una volta sola. Elabora i dati in lotti più piccoli, ad esempio 100 righe alla volta.
• Incoerenza dell’output: potresti notare risultati variabili da prompt simili in celle diverse. Poiché l’IA non è deterministica, standardizza sempre la formulazione del prompt. Fornisci istruzioni esplicite come “Rispondi con una sola parola” per ottenere risposte più accurate.

Best practice per usare la funzione AI() di Google Sheets

Per ottenere risultati migliori e ridurre gli errori, ti consiglio di seguire queste best practice quando usi la funzione AI() di Google Sheets:

• Mantieni i prompt chiari e specifici: scrivi istruzioni dirette e strutturate per migliorare la coerenza e ridurre output imprevisti. Ad esempio, invece di dire “Analizza questo”, scrivi “Riassumi questo feedback in una frase di massimo 20 parole”.

• Convalida gli output prima di usarli: poiché l’IA può fraintendere input vaghi o generare risposte troppo generiche, tratta i risultati come bozze, non come risposte finali. Controlla sempre l’esito generato dall’IA, soprattutto prima di condividere report o prendere decisioni.

• Evita dati sensibili o riservati: ricorda che la funzione AI() si basa sull’elaborazione nel cloud di Google. Segui le policy di data governance della tua organizzazione ed evita di includere informazioni finanziarie, legali o personali sensibili salvo autorizzazione.

• Usa AI() per attività basate sul testo: la funzione rende al meglio con riassunti, categorizzazioni, riscritture, etichettatura del sentiment e generazione di brevi descrizioni. Usa le formule tradizionali per calcoli numerici, modelli finanziari o report di conformità.

• Combina AI() con le formule tradizionali: usa la funzione AI() insieme alle funzioni basate su regole per risultati migliori. Ad esempio: usa la funzione AI() per categorizzare una riga di testo, quindi usa una tradizionale COUNTIF() o una Tabella pivot per contare quelle categorie.

Conclusione

La funzione AI() di Google Sheets porta l’elaborazione del linguaggio naturale direttamente nelle celle del foglio, permettendoti di riassumere, categorizzare e riscrivere i contenuti con semplici prompt invece che con logiche complesse. Se usata insieme alle funzioni tradizionali del foglio di calcolo e a un’adeguata validazione, migliora la produttività preservando al contempo la logica strutturata per calcoli numerici o basati su regole.