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Data Preparation in Excel
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Todos nós sabemos que, à medida que as planilhas aumentam em complexidade e tamanho, elas podem reduzir o desempenho e ocupar muito espaço de armazenamento. A coisa mais irritante que pode acontecer é quando todo o arquivo do Excel trava.
Aqui estão minhas etapas comprovadas para reduzir o tamanho do arquivo do Excel. Mas, primeiro, falarei brevemente sobre por que os arquivos do Excel podem ficar muito grandes; isso será útil para que você saiba como depurar.
Por que os arquivos do Excel se tornam muito grandes
Até mesmo planilhas simples podem ficar maiores do que você espera. Aqui estão alguns motivos:
Volume de dados e fórmulas complexas
Conjuntos de dados grandes geralmente são os principais culpados pelo inchaço dos arquivos. Mas não se trata apenas das linhas e colunas. Funções como VLOOKUP() e INDIRECT(), quando usadas em excesso, podem afetar significativamente o desempenho.
Objetos e imagens incorporados
Se você adicionar imagens de alta resolução, gráficos ou até mesmo arquivos do Word/PowerPoint incorporados, poderá aumentar a pasta de trabalho.
Formatação e elementos não utilizados
A formatação condicional excessiva, os intervalos nomeados não utilizados, as planilhas ocultas ou os "intervalos usados" estendidos (em que o Excel pensa que as células estão em uso mesmo que estejam vazias) também contribuem para arquivos desnecessariamente grandes.
Como compactar arquivos do Excel
Agora que você sabe o que faz com que os arquivos do Excel fiquem inchados, vamos ver seis maneiras simples de corrigi-los. Você pode usar um ou mais desses métodos com base no conteúdo da planilha.
Para praticar, usaremos este Excel_Compression_Tutorial_Dataset, que é um arquivo de amostra que eu criei. Ele inclui causas comuns de inchaço de arquivos, como imagens de alta resolução, fórmulas complexas, excesso de formatação e dados não utilizados. Demonstraremos cada método com esse conjunto de dados para que você possa acompanhar facilmente e aplicar as correções aos seus arquivos.
Método 1: Comprimir imagens no Excel
- Clique em qualquer imagem da planilha.
- Vá para a guia Formato da imagem e selecione Comprimir imagens.
- Desmarque a opção Aplicar somente a esta imagem para compactar todas as imagens.
- Escolha uma resolução apropriada (por exemplo, E-mail (96 ppi) ou Web (150 ppi)).
Dica: Use JPEGs em vez de PNGs ao inserir imagens; elas geralmente são menores.
Método 2: Remover dados não utilizados e células em branco
Às vezes, o Excel mantém a formatação em células não utilizadas, o que aumenta o tamanho do arquivo.
- Exclua linhas e colunas vazias além do intervalo de dados ativo.
- Use Ctrl + Shift + seta para a direita/seta para baixo para selecioná-los e apagá-los.
- Remova todas as planilhas ocultas ou planilhas antigas que não estejam mais em uso.
Método 3: Limpar a formatação e os estilos
A limpeza da formatação pode reduzir os arquivos em vários megabytes.
- Vá para Início > Formatação condicional > Gerenciar regras para revisar/excluir regras desnecessárias.
- Vá para Arquivo > Informações > Verificar problemas > Inspecionar documento para limpar os estilos não utilizados.
Método 4: Gerenciar e reduzir os caches da tabela dinâmica
Esse método é especialmente útil para arquivos com várias tabelas dinâmicas.
- Selecione sua tabela dinâmica e, em seguida, vá para Análise de tabela dinâmica > Opções.
- Na guia Dados, desmarque a opção Salvar dados de origem com o arquivo.
- Atualize as tabelas dinâmicas manualmente quando necessário.
Método 5: Quebrar links externos e remover referências obsoletas
- Vá para Dados > Editar links
- Quebrar links para arquivos não utilizados ou indisponíveis.
- Use Formulas > Name Manager para remover intervalos nomeados desatualizados.
Método 6: Salve e reabra o arquivo
- Use Arquivo > Salvar como e salve o arquivo com um novo nome.
- Isso ajuda o Excel a reconstruir a estrutura do arquivo, removendo metadados ocultos ou informações armazenadas em cache.
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