Power BI Tutorial für Einsteiger

Herunterladen und Installieren von Power BI Desktop

Power BI Desktop ist eines der Kernelemente von Power BI und die Hauptanwendung zum Entwerfen und Erstellen von Berichten.

Es wird empfohlen, Power BI Desktop aus dem Microsoft Store herunterzuladen, da es ein paar Vorteile bietet:

• Windows wird deinen Power BI Desktop automatisch mit der neuesten Version aktualisieren. Da Microsoft jeden Monat Updates für Power BI veröffentlicht, kann dies eine große Zeitersparnis sein.
• Anstatt bei jedem Update die gesamte Anwendung herunterzuladen, lädt Windows nur die Komponenten herunter, die sich durch das Update geändert haben. Das macht Updates schneller und ist nützlich, wenn du versuchst, deinen Datenverbrauch zu minimieren.
• Du brauchst keine Admin-Rechte auf deinem Computer, um Power BI Desktop zu installieren oder zu aktualisieren (wie es bei vom Unternehmen zur Verfügung gestellten Computern oft der Fall ist). Das beschleunigt auch den monatlichen Aktualisierungsprozess, da du nicht jedes Mal deine IT-Abteilung kontaktieren musst, wenn du die Anwendung aktualisieren willst.

Wenn du die Power BI Desktop-Anwendung direkt herunterladen möchtest, gehe auf die Produktseite und wähle "Siehe Download- oder Sprachoptionen". Dadurch gelangst du zum Microsoft Download Center, wo du die neueste Version der Anwendung herunterladen kannst.

Beachte, dass du nicht gleichzeitig die Version aus dem Microsoft Store und die Version aus dem Download Center auf deinem Computer installiert haben kannst. Wenn du umsteigen musst, dann deinstalliere zuerst deine aktuelle Version der Anwendung, bevor du die nächste installierst.

Wenn du die Anwendung startest, beginnt Power BI mit einem leeren Bericht. Schauen wir uns die Komponenten des Power BI Desktop an:

• Multifunktionsleiste - Die obere Multifunktionsleiste enthält die meisten Steuerelemente und Optionen, die für die Erstellung des Berichts benötigt werden.
• Ansichten - diese bestehen aus der Berichtsansicht, der Datenansicht und der Modellansicht.
• Canvas - dies ist der Hauptgestaltungsbereich, in dem Visualisierungen und andere Elemente hinzugefügt werden.
• Seitenselektor - für die Navigation zu anderen Seiten im Bericht.
• Filter - hier können Felder hinzugefügt werden, um die Daten zu filtern.
• Visualisierungen - hier findest du die Liste der verfügbaren Visualisierungen.
• Felder - dieser Abschnitt enthält die Tabellen und Felder, die im Datenmodell verfügbar sind.

Importieren und Transformieren von Daten in Power BI Desktop

Datenquellen und Verknüpfungen

Power BI bietet eine Fülle von unterstützten Datenquellen und Verbindungen. Das macht es unglaublich einfach, eine Verbindung zu einer Datenquelle deiner Wahl herzustellen. In diesem Tutorial importieren wir einige von Microsoft bereitgestellte Beispiel-Finanzdaten, um mehr über Power BI zu erfahren.

Daten importieren

Wie zu Beginn des Tutorials erwähnt, kannst du die Beispieldaten herunterladen und importieren, indem du die Excel-Datenquelle auswählst.

Es öffnet sich ein Vorschaufenster, in dem du die Tabelle oder das Blatt auswählen kannst, das du aus der Excel-Datei importieren möchtest. Tabellen und Blätter sind mit den entsprechenden Symbolen gekennzeichnet. In der Regel ist es besser, Tabellen zu importieren, da sie in Excel mit strengen Kopfzeilen und Zeilengrenzen sauber definiert sind.

Hier kannst du auch wählen, ob du die Daten direkt laden oder mit der Option Daten transformieren direkt zum Power Query Editor gehen willst. Es kann von Vorteil sein, deine Daten erst umzuwandeln, bevor du sie einlädst, denn oft gibt es kleine Fehler und Probleme, die du zuerst ausbügeln möchtest. Wähle Daten umwandeln und es öffnet sich ein separates Fenster für den Power Query Editor.

Power Query

Der Power Query Editor kann in 4 Hauptteile unterteilt werden:

• Multifunktionsleiste - die obere Multifunktionsleiste enthält fast alle Optionen zur Datenumwandlung, die du brauchst, um deine Daten zu formen. Im Folgenden werden wir einige gängige Umwandlungen untersuchen.
• Abfragen - hier werden alle Abfragen aufgelistet, die du für diesen Bericht eingerichtet hast. Bei komplexen Berichten kannst du die Abfragen zur besseren Navigation und Verwaltung in Gruppen organisieren.
• Datenansicht - dies ist die Haupttabelle, die die Daten für die ausgewählte Abfrage sowie eine Formelleiste enthält. Es wird eine Vorschau der Daten mit nur den ersten 1000 Zeilen angezeigt.
• Transformationsschritte - der rechte Bereich enthält alle Transformationsschritte, die auf die ausgewählte Abfrage angewendet wurden. So kannst du jede einzelne Änderung, die an den Daten vorgenommen wurde, im Auge behalten. Du kannst nach Bedarf Schritte einfügen, löschen und verschieben.

In diesem Fall sind die Finanzstichprobendaten bereits sehr sauber, sodass wir keine Transformationsschritte durchführen müssen. Dies sind jedoch einige der häufigsten Umwandlungsschritte:

• Entfernen von Zeilen und/oder Spalten - bei manchen Excel-Daten können aus Gründen der Lesbarkeit und der Ästhetik viele leere Zeilen und/oder Spalten eingefügt werden, die aber in Power BI nicht nützlich sind und entfernt werden sollten.
• Ändern von Datentypen - Datentypen wie Zahl, Datum oder Text sollten für jede Spalte angegeben werden. Power BI versucht, den Datentyp automatisch zu erkennen, aber das kann manchmal falsch sein oder es können Fehler auftreten, daher ist es ratsam, die Datentypen immer wieder zu überprüfen.
• Kombinieren von Daten mit Merge und Append - ähnlich wie Join und Concatenate in SQL ermöglichen dir diese Transformationen, Abfragen aus mehreren Quellen zu kombinieren.
• Pivot und Unpivot - mit diesen Optionen kannst du deine Daten von einem breiten in ein langes Format umwandeln und umgekehrt. Die Option "Unpivot" ist besonders nützlich, wenn du mit Excel-Dateien arbeitest, die Informationen (z. B. Datumsangaben) enthalten, die sich über die Spalten einer Tabelle und nicht über die Zeilen erstrecken.
• Hinzufügen einer bedingten Spalte - dies ist eine nützliche Umwandlung, mit der du eine Spalte basierend auf einer Wenn/Dann/Sonst-Logik hinzufügen kannst.

Im folgenden Beispiel haben wir eine zusätzliche Tabelle mit dem Namen "Produkte" eingefügt, die einige fiktive Produktkategorien enthält, damit die Datenmodellierung später in diesem Lernprogramm demonstriert werden kann. Du kannst diese Tabelle hinzufügen, indem du im Menüband Daten eingeben wählst.

Zum Schluss wählst du Schließen & Anwenden aus dem Menüband, um mit der Erstellung und Gestaltung des Berichts zu beginnen.

Erstellen und Entwerfen von Power BI-Berichten

Datenmodell Ansicht

Jetzt, wo wir diese beiden Datentabellen importiert haben, können wir mithilfe der Datenmodellansicht Beziehungen zwischen ihnen erstellen.

Es gibt 2 Möglichkeiten, wie du eine Beziehung in Power BI erstellen kannst:

1. Wähle ein Feld aus einer Tabelle aus und ziehe es auf das Feld in der zweiten Tabelle, mit dem du eine Beziehung herstellen willst.
2. Wähle "Beziehungen verwalten" aus dem Menüband und dann "Neu", um eine Beziehung in demselben Fenster hinzuzufügen, das wir als Nächstes besprechen werden (mit dem Unterschied, dass es zunächst leer ist).

Standardmäßig versucht Power BI, eine Beziehung zwischen den Tabellen herzustellen - das gelingt nicht immer, daher solltest du diese Funktion in den Einstellungen deaktivieren. Um die Beziehung zu bearbeiten, klicke mit der rechten Maustaste auf die Verbindungslinie zwischen ihnen und wähle "Eigenschaften".

In diesem Fenster gibt es 2 interessante Optionen, die du bei der Definition einer Beziehung auswählen kannst: Kardinalität und Kreuzfilterrichtung. Die Wahl jeder dieser Optionen kann einen großen Einfluss auf den Bericht haben, also wähle sorgfältig. Schauen wir uns jede dieser Optionen genauer an.

Für die Kardinalität gibt es 4 Möglichkeiten: viele zu eins, eins zu eins, eins zu vielen oder viele zu vielen. Bei der Erstellung von Beziehungen wird empfohlen, dass das Verbindungsfeld in mindestens einer der Tabellen eindeutige Werte enthält. In unseren Daten haben wir eine Beziehung zwischen der Tabelle Finanzen und der Tabelle Produkte über das Feld Produkt. Die Tabelle Produkte hat eindeutige Werte für das Feld Produkt (jedes Produkt erscheint nur einmal in der Tabelle). In der Finanztabelle kann jedoch jedes Produkt mehrmals nach Datum, Land, Segment usw. angezeigt werden.

Bei der Kreuzfilterrichtung kannst du zwischen einer und beiden Richtungen wählen. Die Beziehungen fließen von der Tabelle mit eindeutigen Werten zu der Tabelle mit vielen Werten. In unserem Fall geht die Beziehung von der Tabelle "Produkte" zur Tabelle "Finanzen". Das heißt, wenn die Richtung des Kreuzfilters auf einfach eingestellt ist, kann die Tabelle Finanzen nach den Feldern Produkt und Produktkategorie in der Tabelle Produkte gefiltert werden, aber die Tabelle Produkte kann nicht nach dem Produktfeld in der Tabelle Finanzen gefiltert werden.

DAX

Die Berechnungen in Power BI werden durch Formeln unterstützt, die DAX oder Data Analysis Expressions genannt werden. Mit DAX kannst du neue Felder und sogar neue Tabellen in deinem Modell erstellen. Du kannst in Power BI 3 Arten von Berechnungen durchführen, die DAX-Formeln verwenden:

1. Berechnete Tabellen - diese Berechnungen fügen dem Bericht eine zusätzliche Tabelle hinzu, die auf einer Formel basiert.
2. Berechnete Spalten - diese Berechnungen fügen einer Tabelle auf der Grundlage einer Formel eine zusätzliche Spalte hinzu. Diese Spalten werden wie jedes andere Feld in der Tabelle behandelt.
3. Kennzahlen - diese Berechnungen fügen einer Tabelle eine zusammengefasste oder aggregierte Kennzahl auf der Grundlage einer Formel hinzu.

In diesem Bericht erstellen wir eine einzelne Kennzahl namens "Gewinnspanne" mit der folgenden Formel:

Profit margin = SUM(financials[Profit])/SUM(financials[ Sales])

Visualisierungen

In Power BI gibt es eine Vielzahl von Visualisierungen - Balkendiagramme, Liniendiagramme, Tortendiagramme, Tabellen, Matrizen, einfache Karten, KPIs, Messgeräte, interaktive Karten und vieles mehr. Außerdem gibt es viele Formatierungsoptionen, mit denen du herumspielen kannst.

Du kannst auch benutzerdefinierte Visualisierungen importieren, wenn die von dir gewünschte Visualisierung nicht in der Liste enthalten ist. Klicke einfach auf die Ellipse und es öffnet sich ein Fenster, in dem du alle verfügbaren Visuals durchstöbern kannst - das ist die Microsoft AppSource. Du kannst sogar dein eigenes Bildmaterial entwerfen, wenn du die nötige Programmiererfahrung hast.

Es wird empfohlen, nur benutzerdefiniertes Bildmaterial von Microsoft AppSource herunterzuladen, da es von Microsoft getestet und genehmigt wurde. Das Herunterladen von einem anderen Ort im Internet kann ungewollte Auswirkungen haben oder sogar schädlich sein.

In diesem Lernprogramm erstellen wir einen einfachen Bericht, der diese Grafiken enthält: Slicer, geclusterte Balkendiagramme, ein Liniendiagramm und eine Kennzahl. Wir gehen darauf ein, wie das geclusterte Balkendiagramm und die KPIs erstellt werden, die anderen kannst du leicht nachbauen.

Geclustertes Balkendiagramm

Um ein geclustertes Balkendiagramm einzufügen, wähle das Symbol im Visualisierungsbereich aus und ein leeres Balkendiagramm wird auf der Leinwand angezeigt. Ziehe das Feld "Segment" auf die Achse und ziehe unsere neue Kennzahl "Gewinnspanne" auf die Werte. Ein Titel und alle Achsenüberschriften werden automatisch für uns ausgefüllt, basierend auf den Feldern, die wir dem Bildmaterial hinzugefügt haben.

Da die Gewinnspanne in einem der Segmente negativ ist, fügen wir eine bedingte Formatierung hinzu, um diesen negativen Wert deutlich hervorzuheben. Wähle das Formatierungssymbol oben im Visualisierungsbereich und gehe dann nach unten zu den "Balken"-Optionen. Hier können wir die Farben der Balken ändern. Um eine bedingte Formatierung anzuwenden, wählst du das "fx"-Symbol aus und es öffnet sich ein Fenster, in dem du Regeln auf den Wert eines beliebigen Feldes anwenden kannst. Hier wählen wir das Feld Gewinnspanne und legen fest, dass die Farbe rot sein soll, wenn die Zahl kleiner als 0 ist.

KPI Visuell

Um ein KPI-Bild einzufügen, wähle das Symbol im Visualisierungsbereich aus und ein leeres KPI-Bild erscheint auf der Leinwand. Dieser KPI basiert auf der Kennzahl für die Gewinnspanne, die wir zuvor erstellt haben. Ziehe das Feld "Gewinnspanne" auf "Wert".

Als Nächstes fügen wir ein Ziel von 20% für den KPI hinzu. Wir könnten das Ziel hinzufügen, indem wir ein Messfeld unter "Zielwert" ziehen (das ist nützlich, wenn das Gewinnmargenziel in anderen Darstellungen verwendet wird), aber wir wählen stattdessen das Formatierungssymbol und geben den Zielwert unter dem Abschnitt "Messachse" ein.

Berichte im Power BI Service veröffentlichen

Wenn du mit deinem Bericht zufrieden bist, kannst du ihn in deinem Power BI-Arbeitsbereich veröffentlichen. Dazu musst du dich bei Power BI anmelden und dann im Menüband Veröffentlichen auswählen. Wähle einen Arbeitsbereich und der Bericht wird im Power BI Service veröffentlicht. Melde dich in deinem Power BI-Konto an und navigiere zu dem Arbeitsbereich, in dem du deinen Bericht veröffentlicht hast.

Daten

Wenn du einen Bericht veröffentlichst, werden auch die Daten veröffentlicht und du siehst dies separat in deinem Arbeitsbereich. Du kannst diese Daten nutzen, um neue Berichte aus dem Power BI Service zu erstellen. Jedes Mal, wenn du einen Bericht neu veröffentlichst, werden die Daten überschrieben. Achte also auf Änderungen an den Daten, die die Berichte, die mit diesen Daten in Power BI Service erstellt werden, beschädigen könnten.

Wähle die Daten aus und du gelangst zu einem Bildschirm, auf dem du eine Übersicht über alle Berichte siehst, die mit diesem Datensatz erstellt wurden. Von diesem Bildschirm aus kannst du auch einen Bericht mit diesen Daten erstellen oder diese Daten mit anderen teilen. Wenn du ein Power BI Gateway eingerichtet hast, kannst du die Daten auch entweder manuell oder nach einem Zeitplan aktualisieren.

Bericht

Gehe zurück zu deinem Arbeitsbereich und wähle jetzt den Bericht aus. Von hier aus kannst du den Bericht ansehen und mit ihm interagieren sowie einige andere nützliche Dinge tun, wie zum Beispiel:

• Exportiere den Bericht als Excel-, PowerPoint- oder PDF-Datei für deine eigene Datenanalyse oder Präsentation.
• Teile den Bericht mit anderen Menschen.
• Abonnieren Sie den Bericht, damit Sie E-Mails nach einem bestimmten Zeitplan oder bei der Aktualisierung des Berichts erhalten.

Jedes Bild hat außerdem eine Reihe von Optionen:

• Pinne das Bildmaterial an ein Dashboard.
• Kopiere das Bildmaterial als Bild.
• Sieh dir die Filter oder Slicer an, die sich auf das Bildmaterial auswirken.
• Öffne das Bildmaterial im Fokusmodus.
• Andere Optionen: z.B. das Hinzufügen eines Kommentars oder das Exportieren der Daten in eine Excel- oder CSV-Datei.

Dashboard

Du kannst ganze Berichte oder einzelne Visualisierungen an Dashboards anheften. Der größte Vorteil von Dashboards ist, dass sie es dir ermöglichen, visuelle Darstellungen aus verschiedenen Berichten in deinem Arbeitsbereich anzuheften. So behältst du den Überblick über wichtige Kennzahlen an einem Ort und musst nicht auf jeden einzelnen Bericht klicken, um sie zu sehen.