Tutoriel Power BI pour les débutants

Téléchargement et installation de Power BI Desktop

Power BI Desktop est l'un des éléments centraux de Power BI et c'est l'application principale pour la conception et l'élaboration de rapports.

Il est recommandé de télécharger Power BI Desktop depuis le Microsoft Store car il présente quelques avantages :

• Windows mettra automatiquement à jour votre Power BI Desktop avec la dernière version. Étant donné que Microsoft publie des mises à jour pour Power BI tous les mois, cela peut représenter un gain de temps considérable.
• Plutôt que de télécharger l'ensemble de l'application à chaque mise à jour, Windows ne téléchargera que les composants qui ont été modifiés dans la mise à jour. Cela rend les mises à jour plus rapides et est utile si vous essayez de minimiser votre consommation de données.
• Vous n'êtes pas obligé d'avoir des privilèges d'administrateur sur votre ordinateur pour installer ou mettre à jour Power BI Desktop (comme c'est souvent le cas avec les ordinateurs fournis par l'entreprise). Cela permet également d'accélérer le processus de mise à jour mensuelle, puisque vous n'aurez pas à contacter votre service informatique chaque fois que vous devrez mettre à jour l'application.

Si vous avez besoin de télécharger directement l'application Power BI Desktop, allez sur la page du produit et sélectionnez "Voir les options de téléchargement ou de langue". Vous accéderez au centre de téléchargement de Microsoft,, où vous pourrez télécharger la dernière version de l'application.

N'oubliez pas que vous ne pouvez pas installer simultanément sur votre ordinateur la version du Microsoft Store et la version du centre de téléchargement. Si vous devez changer de version, veillez à désinstaller votre version actuelle de l'application avant d'installer la suivante.

Power BI démarre avec un rapport vierge lorsque vous lancez l'application. Passons en revue les composants du bureau Power BI :

• Ruban - le ruban supérieur contient la plupart des contrôles et options nécessaires à la construction du rapport.
• Vues - elles se composent de la vue du rapport, de la vue des données et de la vue du modèle.
• Canevas - il s'agit de la principale zone de conception où les visualisations et autres éléments sont ajoutés.
• Sélecteur de page - pour la navigation vers d'autres pages du rapport.
• Filtres - des champs peuvent être ajoutés ici pour filtrer les données.
• Visualisations - Cette section contient la liste des visualisations disponibles.
• Champs - cette section contient les tableaux et les champs disponibles dans le modèle de données.

Importer et transformer des données dans Power BI Desktop

Maintenant, mettons les mains dans le cambouis et travaillons avec nos données dans Power BI.

Sources de données et connexions

Power BI offre une grande variété de sources de données et de connexions prises en charge, ce qui rend incroyablement facile la connexion à la source de données de votre choix. Pour ce tutoriel, nous allons importer un échantillon de données financières fournies par Microsoft.

Importer des données

Comme indiqué au début du didacticiel, vous pouvez télécharger l'échantillon de données et l'importer en sélectionnant la source de données Excel.

Une fenêtre d'aperçu s'ouvre, dans laquelle vous pouvez sélectionner le tableau ou la feuille que vous souhaitez importer à partir du fichier Excel. Les tableaux et les feuilles sont désignés par leurs icônes respectives. Il est généralement préférable d'importer des tableaux, car ils sont bien définis dans Excel, avec des en-têtes et des limites de lignes strictes.

Ici, vous pouvez également choisir de charger les données directement ou d'aller directement à l'éditeur Power Query en utilisant l'option Transformer les données. Transformer vos données avant de les charger peut être avantageux, car il y a souvent de petites erreurs et des problèmes que vous pouvez vouloir régler en premier. Sélectionnez Transformer les données et une fenêtre séparée s'ouvre pour l'éditeur Power Query.

Power Query

L'éditeur Power Query peut être divisé en 4 parties principales :

• Ruban - le ruban supérieur contient presque toutes les options de transformation des données dont vous avez besoin pour façonner vos données. Nous examinerons ci-dessous quelques transformations courantes.
• Requêtes - Cette section répertorie toutes les requêtes que vous avez définies pour ce rapport. Pour les rapports complexes, vous pouvez organiser les requêtes en groupes afin de faciliter la navigation et la gestion.
• Vue des données - il s'agit du tableau principal contenant les données de la requête sélectionnée ainsi qu'une barre de formule. Un aperçu des données est affiché avec seulement les 1000 premières lignes.
• Étapes de transformation - le volet de droite contient chacune des étapes de transformation qui ont été appliquées à la requête sélectionnée. Cela vous permet de garder une trace de chaque modification individuelle apportée aux données. Vous pouvez insérer, supprimer et déplacer des étapes selon vos besoins.

Ici, les données de l'échantillon financier sont déjà très propres, et nous n'avons donc aucune étape de transformation à appliquer. Il s'agit toutefois des étapes de transformation les plus courantes :

• Suppression de lignes et/ou de colonnes - certaines données Excel peuvent comporter de nombreuses lignes et/ou colonnes vides insérées à des fins de lisibilité et d'esthétique, mais celles-ci ne sont pas utiles dans Power BI et doivent être supprimées.
• Modification des types de données - les types de données tels que les nombres, les dates ou les textes doivent être spécifiés pour chaque colonne. Power BI essaiera de détecter automatiquement le type de données, mais il peut arriver qu'il se trompe ou qu'il y ait des erreurs, c'est donc une bonne idée de toujours revérifier les types de données.
• Combinaison de données avec la fusion et l'ajout - semblables à la jointure et à la concaténation en SQL, ces transformations vous permettent de combiner des requêtes provenant de sources multiples.
• Pivoter et dépivoter - ces options vous permettent de transformer vos données d'un format large à un format long et vice versa. L'option de dépivot est particulièrement utile lorsque vous traitez des fichiers Excel contenant des informations (telles que des dates) qui s'étendent sur les colonnes d'un tableau plutôt que sur des lignes.
• Ajout d'une colonne conditionnelle - il s'agit d'une transformation utile qui vous permet d'ajouter une colonne basée sur la logique if/then/else.

Dans l'exemple ci-dessous, nous avons inclus un tableau supplémentaire appelé Products contenant quelques catégories de produits fictives pour démontrer la modélisation des données plus loin dans ce tutoriel. Vous pouvez ajouter ce tableau en sélectionnant Saisir des données dans le ruban.

Enfin, sélectionnez Fermer et appliquer dans le ruban pour commencer à construire et à concevoir le rapport.

Construire et concevoir des rapports Power BI

Nous sommes prêts à élaborer notre premier rapport. 

Vue du modèle de données

Maintenant que nous avons importé deux tableaux de données, nous pouvons créer des relations entre eux à l'aide de la vue du modèle de données.

Vous pouvez créer une relation de deux manières différentes dans Power BI :

1. Sélectionnez un champ dans un tableau et faites-le glisser sur le champ du second tableau avec lequel vous souhaitez établir une relation.
2. Sélectionnez Gérer les relations dans le ruban, puis sélectionnez Nouveau pour ajouter une relation en utilisant la même fenêtre que celle dont nous parlerons plus loin (sauf qu'elle commencera par "vide").

Par défaut, Power BI tente de déduire une relation entre les tableaux. Cette fonction n'est pas toujours correcte, vous pouvez donc la désactiver dans les paramètres. Pour modifier la relation, cliquez avec le bouton droit de la souris sur la ligne qui les relie et sélectionnez Propriétés.

Cette fenêtre offre deux options intéressantes pour définir une relation : la cardinalité et la direction du filtre. Les choix de chaque option peuvent avoir un impact important sur le rapport qui en résultera. Analysons chacune de ces options :

La cardinalité offre quatre possibilités : plusieurs à un, un à un, un à plusieurs ou plusieurs à plusieurs. Lors de la création de relations, il est recommandé que le champ de jonction contienne des valeurs uniques dans au moins un des tableaux. Nos données montrent une relation entre le tableau Financials et le tableau Products à l'aide du champ Product. Le tableau Products contient des valeurs uniques pour le champ Product (chaque produit n'apparaît qu'une seule fois dans le tableau). Toutefois, le tableau Financials peut faire apparaître chaque produit plusieurs fois par date, par pays, par segment, etc.

La direction du filtre croisé permet de choisir entre une seule direction et les deux directions. Les relations vont du tableau contenant des valeurs uniques au tableau contenant de nombreuses valeurs. Dans notre cas, la relation va du tableau Products au tableau Financials. Cela signifie que si la direction du filtre croisé est définie sur simple, le tableau Financials peut être filtré par les champs Product et product Category du tableau Products, mais le tableau Products ne peut pas être filtré en utilisant le champ product du tableau Financials.

DAX

Les calculs dans Power BI sont effectués à l'aide de formules appelées DAX (Data Analysis Expressions). DAX vous permet de créer de nouveaux champs et même de nouveaux tableaux dans votre modèle. Dans Power BI, vous pouvez effectuer trois types de calculs à l'aide de formules DAX :

1. Tableaux calculés - ces calculs ajouteront un tableau supplémentaire au rapport sur la base d'une formule.
2. Colonnes calculées - ces calculs ajouteront une colonne supplémentaire à un tableau sur la base d'une formule. Ces tableaux sont traités comme n'importe quel autre champ du tableau.
3. Mesures - ces calculs ajouteront un résumé ou une mesure agrégée à un tableau sur la base d'une formule.

Dans ce rapport, nous créerons une mesure unique appelée Profit margin avec la formule suivante :

Profit margin = SUM(financials[Profit])/SUM(financials[ Sales])

Visualisations

Il existe une grande variété de visualisations disponibles dans Power BI - graphiques à barres, graphiques linéaires, graphiques circulaires, tableaux, matrices, cartes simples, KPI, jauges, cartes interactives, et bien plus encore. En outre, de nombreuses options de formatage sont également disponibles.

Vous pouvez également importer des visualisations personnalisées si la visualisation souhaitée ne figure pas dans la liste. Cliquez simplement sur l'ellipse, et une fenêtre s'ouvrira dans laquelle vous pourrez parcourir tous les visuels disponibles - c'est ce que l'on appelle Microsoft AppSource. Vous pouvez même concevoir vos propres visuels si vous avez une expérience de la programmation sur .

Il est recommandé de ne télécharger que des visuels personnalisés à partir de Microsoft AppSource, car ils ont été testés et approuvés par Microsoft. Les télécharger à partir de n'importe quel endroit sur l'internet peut avoir des effets non désirés ou même être nuisible.

Dans ce tutoriel, nous créons un rapport simple qui contient les éléments visuels suivants : des slicers, des diagrammes à barres groupées, un diagramme linéaire et un indicateur de performance clé. Nous allons voir comment le diagramme à barres en grappes et l'indicateur de performance clé sont créés. Les autres devraient être faciles à reproduire par vous-même.

Diagramme à barres groupées

Pour insérer un diagramme à barres groupées, sélectionnez l'icône dans le volet de visualisation et un diagramme à barres vierge apparaîtra sur le canevas. Faites glisser le champ Segment sur l'axe et faites glisser notre nouvelle mesure Profit margin sur les valeurs. Un titre et tous les en-têtes d'axe sont automatiquement remplis en fonction des champs que nous avons ajoutés au visuel.

Comme la marge bénéficiaire est négative pour l'un des segments, nous allons ajouter une mise en forme conditionnelle pour faire ressortir cette valeur négative.

Sélectionnez l'icône de mise en forme en haut du volet de visualisation, puis descendez jusqu'aux options Barres. Ici, nous pouvons changer les couleurs des barres. Pour appliquer une mise en forme conditionnelle, sélectionnez le symbole fx et une fenêtre s'ouvrira dans laquelle vous pourrez appliquer des règles basées sur la valeur de n'importe quel champ. Ici, nous sélectionnons le champ Profit margin et spécifions que la couleur doit être "rouge" si le nombre est inférieur à 0.

KPI visuel

Pour insérer un visuel d'ICP, sélectionnez l'icône dans le volet de visualisation. Un visuel d'ICP vierge apparaît sur le canevas. Cet ICP sera basé sur la mesure Profit margin que nous avons créée précédemment. Faites glisser le champ Profit margin sur Valeur.

Ensuite, nous ajouterons un objectif de 20 % pour l'ICP. Nous pourrions ajouter la cible en faisant glisser un champ de mesure sous la valeur cible (ce qui est utile si la cible de marge bénéficiaire est utilisée dans d'autres visuels), mais nous allons plutôt sélectionner l'icône de mise en forme et saisir la valeur cible dans la section Axe de la jauge.

Publication de rapports vers le service Power BI

Une fois que vous êtes satisfait de votre rapport, vous pouvez le publier dans votre espace de travail Power BI. Pour ce faire, vous devez vous connecter à Power BI, puis sélectionner Publier dans le ruban. Sélectionnez un espace de travail, et le rapport sera publié sur Power BI Service. Connectez-vous à votre compte Power BI et naviguez jusqu'à l'espace de travail dans lequel vous avez publié votre rapport.

Data

La publication d'un rapport entraîne également la publication des données, que vous verrez séparément dans votre espace de travail. Vous pouvez utiliser ces données pour créer de nouveaux rapports à partir du service Power BI. Chaque fois que vous republiez un rapport, les données seront écrasées, alors faites attention à toute modification des données qui pourrait interrompre les rapports créés à partir de ces données dans le service Power BI.

Sélectionnez les données et vous accéderez à un écran où vous pourrez voir une vue d'ensemble de tous les rapports qui ont été élaborés à partir de cet ensemble de données. À partir de cet écran, vous pouvez également créer un rapport à partir de ces données ou les partager avec d'autres personnes. Si vous avez configuré une passerelle Power BI, vous pouvez également actualiser les données manuellement ou selon un calendrier.

Rapport

Retournez dans votre espace de travail et sélectionnez le rapport. À partir de là, vous pouvez consulter le rapport et interagir avec lui, ainsi que faire d'autres choses utiles, telles que

• Exportez le rapport sous forme de fichier Excel, PowerPoint ou PDF pour vos propres analyses de données ou présentations.
• Partagez le rapport avec d'autres personnes.
• Abonnez-vous au rapport pour recevoir des courriels selon un calendrier précis ou lorsque le rapport est actualisé.

Chaque visuel dispose également d'un certain nombre d'options :

• Épinglez le visuel sur un tableau de bord.
• Copiez le visuel sous forme d'image.
• Affichez les filtres ou les slicers qui affectent le visuel.
• Ouvrez le visuel en mode focus.
• Vous pouvez également ajouter un commentaire ou exporter les données vers un fichier Excel ou CSV.

Tableau de bord

Vous pouvez épingler des rapports entiers ou des éléments visuels individuels aux tableaux de bord. Le plus grand avantage des tableaux de bord est qu'ils vous permettent d'épingler dans votre espace de travail des éléments visuels provenant de différents rapports. De cette façon, vous pouvez facilement garder une trace des métriques importantes en un seul endroit plutôt que de cliquer sur chaque rapport pour les voir.

Conclusion

Power BI est un outil puissant qui permet de transformer les données en informations exploitables grâce à des tableaux de bord et des rapports interactifs. Que vous débutiez ou que vous cherchiez à approfondir votre expertise, l'apprentissage de Power BI est une étape précieuse pour tous ceux qui travaillent dans l'analyse de données ou l'informatique décisionnelle. Pour une approche structurée, explorez les principes fondamentaux de Power BI ou plongez dans des cours spécifiques comme Introduction à Power BI, Introduction à DAX et Visualisation des données dans Power BI. Bon apprentissage !