De datumnotatie in Excel wijzigen: dit moet je weten

Je downloadt een rapport van een website, opent het in Excel en elke datum is veranderd in een vijfcijferig getal. Of erger nog: je kijkt naar een mix van Amerikaanse en Europese datumnotaties in dezelfde kolom. 

Er staat 03/07/2025, en je vraagt je af: is dat 7 maart of 3 juli?

Als dat je ooit aan je eigen data heeft doen twijfelen, geen zorgen: we hebben dit allemaal meegemaakt. 

Excel is behulpzame software, maar de standaardafhandeling van datums is niet altijd intuïtief. In deze tutorial laten we je zien hoe je datumnotaties in Excel aanpast en hoe je veelvoorkomende, irritante fouten voorkomt bij het importeren van rommelige data. 

Begrijpen hoe Excel met datums omgaat

Onder de motorkap heeft Excel zijn eigen manier om datums op te slaan en te interpreteren. En als je niet weet hoe dat werkt, kun je fouten maken bij het delen van bestanden of werken over verschillende systemen. 

Laten we dus bekijken hoe dit werkt.

Serienummer-architectuur

Excel slaat datums op als seriële nummers. Zo wordt 1 januari 1900 opgeslagen als het nummer 1, 2 januari 1900 als 2, enzovoort. Hierdoor kan Excel eenvoudig dingen berekenen zoals het aantal dagen tussen datums.

Er zijn echter twee datumstelsels:

1. 1900-systeem: telt vanaf 1 januari 1900 (standaard op Windows). 
2. 1904-systeem: begint op 1 januari 1904 en wordt vooral op Macs gebruikt.

Als je een bestand dat met het ene systeem is gemaakt opent op een machine die het andere gebruikt, kunnen de datums ongeveer vier jaar verschuiven. 

Zo kan een datum ingevoerd als 01/01/2025 op een Mac worden weergegeven als 01/01/2021 op een Windows-pc, omdat de twee systemen andere beginpunten gebruiken.

Dat kan voor flinke verwarring zorgen. Dus als je werkmappen tussen platforms deelt, controleer dan welk datumstelsel het bestand gebruikt.

Integratie met regionale instellingen

Excel volgt de regionale instellingen van je computer bij het weergeven van datums. 

In de VS worden datums bijvoorbeeld meestal geschreven als maand/dag/jaar, dus 03/07/2025 betekent 7 maart 2025. In veel andere landen, zoals het VK of Australië, is de notatie dag/maand/jaar. Dan wordt 03/07/2025 gelezen als 3 juli 2025.

Stel dat je een Excel-bestand naar iemand in een ander land stuurt. Als hun computer op een andere regionale notatie staat, kan dezelfde datum aan hun kant anders verschijnen en kunnen formules fouten geven, ook al is de datum niet gewijzigd. 

Daarom raad ik aan datumnotaties dubbel te controleren of duidelijke notaties te gebruiken, zoals volledige maandnamen (bijv. July 3, 2025), wanneer je bestanden tussen regio’s deelt.

Hoe Excel jaartallen met twee cijfers interpreteert

Als we iets als 25 als jaar in een datum typen, moet Excel beslissen of we 1925 of 2025 bedoelen. 

Standaard gaat Excel ervan uit dat:

• Als het jaar tussen 00 en 29 ligt, betekent dat 2000 tot 2029.

• Als het jaar tussen 30 en 99 ligt, betekent dat 1930 tot 1999.

Dus als we 4/5/25 typen, ziet Excel dit als 5 april 2025, en niet 1925. Maar als we 4/5/30 typen, toont Excel 5 april 1930.

Deze regel komt uit je Windows-instellingen, niet uit Excel zelf. Je kunt dit aanpassen, maar het heeft effect op alle programma’s op je computer, niet alleen Excel.

Daarom raad ik aan om jaartallen met vier cijfers te gebruiken in plaats van de instelling te wijzigen—dat houdt alles duidelijk en georganiseerd. 

Vooraf ingestelde datumnotaties toepassen

Als je de standaardnotatie in Excel niet prettig vindt, zijn er tal van datumstijlen waar je uit kunt kiezen, afhankelijk van hoe je de data wilt laten zien. Laten we enkele opties bekijken:

Gebruik van het dialoogvenster Celeigenschappen

De optie Celeigenschappen is eenvoudig. Zo gebruik je deze: 

1. Klik met de rechtermuisknop op de cel of het celbereik met de datums en kies Cellen opmaken. 

2. Druk op Ctrl+1, een Excel-sneltoets. Het dialoogvenster Cellen opmaken verschijnt.

3. Klik onder het tabblad Getal op Datum in de lijst.

4. Kies je gewenste datumnotatie uit de beschikbare opties en klik op OK om toe te passen.

Je ziet allerlei vooraf ingestelde datumnotaties. Kijk voor je een notatie toepast even naar het vak Voorbeeld (zoals in de afbeelding hieronder). Daar zie je hoe je datum eruitziet met de gekozen notatie. 

Wijzig de datumnotatie via Cellen opmaken. Afbeelding door de auteur.

Snel opmaken via het tabblad Start

Je kunt ook het tabblad Start gebruiken voor snel opmaken. Dit doe je zo:

1. Selecteer je cellen en ga naar de groep Getal. 
2. Klik op de vervolgkeuzelijst. 
3. Kies Korte datum of Lange datum (in het onderstaande voorbeeld is een lange datum gebruikt).

Dit is een snellere manier om een dataset met datums op te maken, maar met meer beperkingen. Je hebt slechts twee basisopties en je kunt geen details regelen, zoals hoe de maand of dag wordt weergegeven. Als je meer opties wilt, gebruik dan het dialoogvenster Cellen opmaken.

Wijzig de datumnotatie via het tabblad Start. Afbeelding door de auteur.

Aangepaste datumnotaties maken

Als je de vooraf ingestelde Excel-notaties niet wilt gebruiken, kun je een aangepaste notatie maken die aan je wensen voldoet. 

Syntaxis en code-onderdelen

Aangepaste datumnotaties gebruiken speciale codes om Excel te vertellen hoe elk deel van de datum moet worden weergegeven: 

Bijvoorbeeld:

En je kunt deze in elke volgorde combineren om precies de notatie te maken die je wilt. Je kunt ook scheidingstekens gebruiken zoals streepjes, slashes en komma’s, hoe jij het wilt. Bijvoorbeeld: 

Zo stel je de syntaxis van je aangepaste notatie in: 

1. Selecteer de cel of het bereik en open het dialoogvenster Cellen opmaken met de sneltoets Ctrl+1. 

2. Selecteer onder het tabblad Getal de optie Aangepast.

3. Schrijf nu de notatie in het veld Type, zoals in de afbeelding hieronder. 

Pas de datumnotatie aan. Afbeelding door de auteur.

Dat is alles. Je aangepaste datumnotatie staat nu ingesteld. 

Aangepaste notaties voor verschillende locales

Je kunt ook aangepaste notaties maken voor verschillende regionale conventies.

Nog beter: je kunt Excel dwingen een specifieke locale te gebruiken, zodat de notatie zich aanpast aan de taal of datumstijl van een land. 

Voeg daarvoor aan het begin van je notatie een localecode toe tussen vierkante haken, zo:

• [$-409]dddd, mmmm d, yyyy — dit gebruikt Amerikaans Engels.

• [$-804] voor Chinees.

• [$-407] voor Duits, enzovoort. 

Pas de datumnotatie aan per locale. Afbeelding door de auteur.

Geavanceerde aanpassingsscenario’s

Soms moet je verder gaan dan standaarddatums. Bijvoorbeeld als je het fiscale kwartaal wilt tonen, zoals Q1 of Q3, gebaseerd op de datum. Of je wilt het weeknummer van het jaar weergeven.

Hoewel Excel dit niet rechtstreeks ondersteunt via aangepaste datumcodes, kun je formules combineren met aangepaste notaties om het gewenste resultaat te krijgen. 

Zo doe je dat:

• Om het kwartaal te tonen: gebruik een formule zoals ="Q"&INT((MONTH(A1)-1)/3)+1. Dit toont het kwartaalnummer van het jaar. Als je het wilt weergeven als Quarter 1, wijzig de formule dan naar ="Quarter "&INT((MONTH(A2)-1)/3)+1

• Om het weeknummer te tonen, gebruik =WEEKNUM(A1). Dit toont het weeknummer van het jaar. 

Daarnaast kun je tekst letterlijk toevoegen aan je notatie met behulp van aanhalingstekens. Bijvoorbeeld:

=TEXT(A2, "dddd, mmmm d") & " — Year: " & TEXT(A2,"yyyy")

Dit toont de datum in een leesbare zin, zoals: Saturday, July 5 — Year: 2025

Of je kunt zelfs tekst toevoegen zoals “Due on:”

=TEXT(A2, """Due on"" dddd, mmmm d")

Zo behandelt Excel de woorden “Due on” als platte tekst, gevolgd door de volledige dag en datum in cel A2.

Toon kwartalen in plaats van standaarddatums. Afbeelding door de auteur 

Let op: Wees voorzichtig met opmaakcodes. m kan maand of minuut betekenen, afhankelijk van waar je het gebruikt. 

• Als het na een uurcode komt, zoals h (h: mm), wordt het in Excel als minuten behandeld. 

• Als het na een dag komt of (mm/dd/yyy), betekent het een maand.

Niet-datumwaarden beheren en omzetten

Niet alles wat op een datum lijkt in Excel, is ook echt een datum. Soms worden datums als platte tekst ingevoerd, wat problemen kan geven als je ze wilt opmaken of ermee wilt rekenen.

Tekst omzetten naar datums

Wanneer je data uit andere systemen kopieert, zoals CSV-bestanden of databases, kan een cel met datums eruitzien als een datum, maar behandelt Excel die als platte tekst, niet als een echte datum.

Om dit op te lossen, kun je twee methoden gebruiken:

1) DATEVALUE-functie

Deze functie neemt een als tekst opgeslagen datum en zet die om naar een echte Excel-datum.

Stel dat in cel A1 de datum 07/05/2025 als tekst staat. Om dit op te lossen, gebruiken we:

=DATEVALUE(A2)

Dit geeft het serienummer voor die datum terug. Daarna heb ik het weer als datum opgemaakt met de bovenstaande opties.

Zet tekst om naar een datum met DATEVALUE(). Afbeelding door de auteur.

2) Hulpmiddel Tekst naar kolommen

Je kunt ook de functie Tekst naar kolommen gebruiken om tekst naar datums om te zetten. Zo doe je dat:

• Selecteer de kolom met tekstdatums. 
• Ga naar het tabblad Gegevens en klik op Tekst naar kolommen.
• Selecteer de optie Gescheiden en klik op Volgende.
• Selecteer de scheidingsteken en klik op Volgende.
• Selecteer Datum en kies de notatie (zoals MDY). 
• Selecteer de Bestemming waar je het resultaat wilt tonen en klik op Voltooien.

Zet tekst om naar datum met de wizard Tekst naar kolommen. Afbeelding door de auteur.

En klaar. Je ziet dat Excel alle tekstitems direct naar echte datums heeft omgezet.

Hardnekkige opmaakproblemen

Soms weigert Excel, zelfs na deze methoden, de data als een echte datum te behandelen. Dat noemen we hardnekkige tekstdatums.

Dit gebeurt vaak omdat:

• Het scheidingsteken niet klopt (streepjes gebruiken terwijl Excel slashes verwacht).
• De regionale instellingen op je systeem niet overeenkomen met de notatie van de binnenkomende data.
• Er extra spaties of onzichtbare tekens in de cellen zitten.

Zo los je dit op:

Gebruik de functie TRIM() om verborgen spaties te verwijderen:

=TRIM(A1)

Of gebruik SUBSTITUTE() om streepjes te vervangen door slashes indien nodig:

=DATEVALUE(SUBSTITUTE(A1,"-","/"))

Stel dat Excel 5th July 2025 niet als datum herkent. Dan kun je de th ervan verwijderen, zo: 

=SUBSTITUTE(A1,"5th","5")

Datums omzetten naar getallen

Achter elke Excel-datum zit een serienummer. Excel gebruikt dit voor datumrekenen, zoals het aantal dagen tussen twee datums berekenen.

Zo zie je dit nummer: 

• Klik op de datumcel.
• Ga naar de groep Getal op het tabblad Start.
• Selecteer Standaard of Getal. 

De datum July 5, 2025 wordt dan weergegeven als 45843.

Je kunt ook formules gebruiken in plaats van dit handmatig op te zoeken:

• =DATEVALUE("7/5/2025") geeft 45843 weer.

• =TIMEVALUE("10:30 AM") geeft een decimale waarde terug, zoals 0.4375, omdat tijd een deel van een volledige dag is.

Zet datums om naar getallen. Afbeelding door de auteur.

Handige Excel-datumformules voor datumbeheer

Excel heeft ingebouwde datumformules die tijd besparen en je spreadsheets dynamischer maken. Als je deadlines wilt bijhouden of rapporten voorbereiden, helpen deze formules je workflow te automatiseren.

Veelgebruikte datumgerelateerde formules

Hier zijn enkele van de meest gebruikte datumfuncties:

Ingebouwde datumgerelateerde formules. Afbeelding door de auteur.

Tips voor voorbereiding en weergave van data

In Excel draait alles om duidelijkheid en consistentie, zeker als je bestand gedeeld wordt of voor rapportage dient. Een paar simpele gewoontes voorkomen veel verwarring en formulefouten. 

Hier zijn wat snelle tips om je datums schoon, leesbaar en betrouwbaar te houden:

• Gebruik altijd jaartallen met vier cijfers (bijv. 2025 in plaats van 25) om verwarring of verkeerde interpretatie te voorkomen.

• Hanteer overal in het werkblad één consistente notatie, zoals mm/dd/yyyy of dd-mmm-yyyy. 

• Gebruik TEXT() om vriendelijke labels te maken in dashboards en grafieken. 

• Als je rommelige data importeert, gebruik dan één kolom voor de ruwe waarde en een andere met een formule om die te converteren of op te maken.

Datuminstellingen op systeemniveau configureren

Excel gebruikt de datuminstellingen van je computer om te bepalen hoe datums worden weergegeven. Door deze instellingen aan te passen, kun je standaard regelen hoe Excel datums toont, voor persoonlijk gebruik of binnen een hele organisatie.

Standaarden per regio overschrijven

Excel gebruikt de regionale Windows-instellingen om datums op te maken. Als je wilt dat Excel standaard een specifieke notatie toont, kun je je systeeminstellingen aanpassen. 

Zo doe je dat:

1. Open het Configuratiescherm via het Start-menu. 
2. Ga naar Klok en Regio (kan per systeem verschillen) en kies vervolgens Regio. 
3. Selecteer de regio en kies de datumnotatie in de vervolgkeuzelijsten. 
4. Klik daarna op Toepassen.

Wil je liever niet de vooraf ingestelde notatie gebruiken en deze zelf aanpassen, gebruik dan de optie Aanvullende instellingen.

1. Stel onder het tabblad Datum je gewenste Korte en Lange datumnotaties in. 
2. Klik op Toepassen.

Wijzig de regionale instelling in Windows. Afbeelding door de auteur

Asterisk- versus niet-asterisk-notaties

Als je in Excel een datumnotatie kiest (via Cellen opmaken), zie je dat sommige een asterisk (*) ervoor hebben, zoals hier:

Standaarddatumnotatie. Afbeelding door de auteur.

Deze asterisk-notaties zijn gekoppeld aan je Windows-instellingen en worden automatisch bijgewerkt als je je systeemnotatie wijzigt.

Notaties zonder asterisk zijn vast—die veranderen niet, ongeacht je systeeminstellingen.

Let op: gebruik asterisk-notaties als je wilt dat je bestand zich aanpast aan de systeeminstellingen van de gebruiker. Gebruik niet-asterisk-notaties als je wilt dat de weergave van de datum consistent blijft, ongeacht waar die wordt geopend.

Uitrolstrategieën voor organisaties

In organisaties is consistentie belangrijk, vooral wanneer teams op verschillende locaties of systemen werken. Je wilt niet dat het ene team MM/DD/YYYY gebruikt en een ander DD/MM/YYYY in hetzelfde rapport.

Hier zijn een paar manieren waarop IT-teams of Excel-power users dit kunnen beheren:

1. Gebruik Groepsbeleid om systeemdatuminstellingen te beheren.

Groepsbeleid is een Windows-functie waarmee beheerders instellingen op alle computers binnen een bedrijf of netwerk kunnen beheren. In plaats van elke gebruiker handmatig hun instellingen te laten wijzigen, kunnen beheerders regels toepassen die instellingen voor iedereen automatisch bijwerken of vergrendelen.

Stel: je bedrijf is gevestigd in het VK. Je wilt dat alle Excel-gebruikers datums zien en invoeren in de notatie DD/MM/YYYY.

Met Groepsbeleid kan een beheerder:

• De systeemdatumnotatie op alle werkstations instellen.
• Die instelling vergrendelen zodat gebruikers die niet per ongeluk wijzigen.
• Ervoor zorgen dat Excel deze notatie standaard gebruikt (via de aan een asterisk gekoppelde notaties).

2. Bied gestandaardiseerde Excel-sjablonen aan.

Je kunt ook Excel-sjablonen maken en delen met:

• Vooraf ingestelde datumnotaties
• Voorbeeldinstructies voor datumopmaak
• Beveiligde celopmaak om onbedoelde wijzigingen te voorkomen

Dit is een simpele maar effectieve manier om ervoor te zorgen dat iedereen met dezelfde structuur en opmaakregels begint.

Veelvoorkomende problemen met datumnotatie oplossen

Hier zijn enkele veelvoorkomende datumproblemen en hoe je ze oplost.

Weergave- en pasvormfouten

Als je een datum in een cel zet, verschijnt #####. Dit betekent dat de cel te smal is om de volledige datumwaarde te tonen. Je moet de kolom dus breder maken. 

Dubbelklik daarvoor op de rechterrand van de kolomkop of sleep die handmatig.

Maak de kolom breder. Afbeelding door de auteur.

Een ander probleem is wanneer negatieve getallen per ongeluk veranderen in vreemd uitziende datums. Dit gebeurt wanneer cellen eerder als datum waren opgemaakt en er een negatief getal in komt (zoals -1), waardoor het in een datum verandert. 

Los dit op door het celopmaaktype terug te zetten naar Standaard of Getal via Start > vervolgkeuze Getalnotatie.

Herstel negatieve getallen die als datums worden weergegeven. Afbeelding door de auteur.

Verschillen bij importeren en kopiëren-plakken

Excel kan je datums als platte tekst behandelen in plaats van als echte datumwaarden, zoals we hierboven hebben besproken.

Om dit op te lossen, kun je:

• De functie Tekst-naar-kolommen (onder het tabblad Gegevens) gebruiken om tekst naar echte datums om te zetten.

• =DATEVALUE() gebruiken als de notatie leesbaar is (bijv. 07/05/2025).

Een ander probleem ontstaat wanneer we kopiëren en plakken tussen verschillende Excel-bestanden (vooral tussen Windows en Mac). Je kunt merken dat de datum 4 jaar vooruit of achteruit verschuift. Dit gebeurt omdat het ene bestand het 1900-datumstelsel gebruikt en het andere het 1904-stelsel.

Oplossing: Ga naar Bestand > Opties > Geavanceerd > Bij het berekenen van deze werkmap. Vink vervolgens 1904-datumsysteem gebruiken aan of uit, afhankelijk van je bron.

Fouten door locale- en systeemverschillen

Wanneer we met mensen in verschillende landen werken, kunnen notaties verwarrend zijn, bijvoorbeeld wanneer iemands systeem MM/DD/YYYY gebruikt en een ander DD/MM/YYYY. 

Als iemand 04/05/2025 invoert, leest Excel dit als 5 april op een Amerikaans systeem, maar als 4 mei op een Brits systeem.

Zo los je dit op:

• Gebruik duidelijke, volledige notaties met maandnamen, zoals 5 July 2025, om verwarring te voorkomen.

• Of gebruik TEXT()-functies om een duidelijke, vaste weergave te maken zoals:

=TEXT(A1, "dd-mmm-yyyy")

Dit toont datums als 05-Jul-2025, wat systeemoverschrijdend eenduidig is.

Conclusie en best practices

De eigenaardigheden van Excel’s datumnotaties kunnen ongemerkt samenwerking en rapportage verstoren—vooral wanneer je over systemen (Windows vs. Mac), talen of tijdzones heen werkt.

Om verrassingen te voorkomen, bouw met wereldwijde workflows in gedachten. Gebruik duidelijke, locale-neutrale notaties (zoals ISO: yyyy-mm-dd) en documenteer je opmaakkeuzes direct in je werkmap. Een kleine moeite die loont.

Kortom: beschouw datumnotatie als een ontwerpskeuze in plaats van een instelling—een beetje intentie hier houdt je spreadsheets schoon en geschikt voor samenwerking.