Excel में दिनांक प्रारूप कैसे बदलें: जो कुछ आपको जानना चाहिए

आप किसी वेबसाइट से एक रिपोर्ट डाउनलोड करते हैं, उसे Excel में खोलते हैं, और हर तारीख पाँच-अंकीय संख्या में बदल गई होती है। या इससे भी बुरा, एक ही कॉलम में U.S. और यूरोपीय दिनांक प्रारूपों का मिला-जुला रूप दिखता है।

कहीं 03/07/2025 लिखा है, और आप सोच रहे हैं: यह 7 मार्च है या 3 जुलाई?

अगर इससे कभी आपको अपने ही डेटा पर शक हुआ है, तो ठीक है—यह सबके साथ हुआ है।

Excel काम का सॉफ्टवेयर है, लेकिन तारीखों को डिफ़ॉल्ट तरीके से संभालना हमेशा सहज नहीं होता। इस ट्यूटोरियल में, हम आपको बताएंगे कि Excel में दिनांक प्रारूप कैसे बदलें और बिखरे हुए डेटा को आयात करते समय होने वाली आम और परेशान करने वाली गलतियों से कैसे बचें।

Excel की दिनांक प्रबंधन प्रणाली को समझना

पर्दे के पीछे, Excel तारीखों को संग्रहीत करने और उनकी व्याख्या करने का अपना तरीका रखता है। और अगर आपको पता नहीं है कि यह कैसे काम करता है, तो फाइलें साझा करते समय या अलग-अलग सिस्टम पर काम करते हुए आप गलतियाँ कर सकते हैं।

तो आइए देखें यह सब कैसे चलता है।

सीरियल नंबर आर्किटेक्चर

Excel तारीखों को सीरियल नंबर के रूप में संग्रहीत करता है। उदाहरण के लिए, 1 जनवरी, 1900 को संख्या 1 के रूप में रखा जाता है, 2 जनवरी, 1900 को 2, और इसी तरह। इससे Excel के लिए दो तारीखों के बीच दिनों की संख्या जैसी गणनाएँ आसान हो जाती हैं।

हालाँकि, दो डेट सिस्टम होते हैं:

1900 सिस्टम: गिनती 1 जनवरी, 1900 से शुरू होती है (Windows में डिफ़ॉल्ट)।
1904 सिस्टम: गिनती 1 जनवरी, 1904 से शुरू होती है, और यह अधिकतर Mac पर उपयोग होता है।

अगर आप एक सिस्टम में बनाई गई फाइल को दूसरे सिस्टम वाली मशीन पर खोलते हैं, तो तारीखें लगभग चार साल खिसक सकती हैं।

उदाहरण के लिए, Mac पर दर्ज 01/01/2025 तारीख Windows PC पर 01/01/2021 दिख सकती है, क्योंकि दोनों सिस्टम अलग शुरुआती बिंदु उपयोग करते हैं।

यह गंभीर भ्रम पैदा कर सकता है। इसलिए अगर आप वर्कबुक्स प्लेटफॉर्म्स के बीच साझा कर रहे हैं, तो जाँचें कि फाइल कौन-सा डेट सिस्टम उपयोग करती है।

क्षेत्रीय सेटिंग्स का एकीकरण

तारीखें दिखाते समय Excel आपके कंप्यूटर की क्षेत्रीय सेटिंग्स का पालन करता है।

उदाहरण के लिए, U.S. में तारीखें प्रायः माह/दिन/वर्ष के रूप में लिखी जाती हैं, तो 03/07/2025 का मतलब 7 मार्च, 2025 होता है। जबकि U.K. या ऑस्ट्रेलिया जैसे कई देशों में प्रारूप दिन/माह/वर्ष होता है। वहाँ 03/07/2025 को 3 जुलाई, 2025 पढ़ा जाएगा।

मान लीजिए आप किसी दूसरे देश के व्यक्ति को Excel फाइल भेजते हैं। अगर उनके कंप्यूटर की क्षेत्रीय सेटिंग अलग है, तो आपकी फाइल की वही तारीख उनके यहाँ अलग दिख सकती है, और फ़ॉर्मूले भी त्रुटि दे सकते हैं, भले ही तारीख बदली न हो।

इसीलिए मैं सलाह दूँगा कि तारीख के प्रारूप को दोबारा जाँचें या स्पष्ट प्रारूपों का उपयोग करें, जैसे पूरे माह के नाम (उदा., July 3, 2025), जब आप फाइलें अलग-अलग क्षेत्रों में साझा कर रहे हों।

दो-अंकीय वर्षों की Excel व्याख्या

जब हम किसी तारीख में 25 जैसे साल टाइप करते हैं, तो Excel को तय करना होता है कि हमारा मतलब 1925 है या 2025।

डिफ़ॉल्ट रूप से, यह मानता है कि:

यदि वर्ष 00 से 29 के बीच है, तो इसका अर्थ 2000 से 2029 है।
यदि वर्ष 30 से 99 के बीच है, तो इसका अर्थ 1930 से 1999 है।

तो यदि हम 4/5/25 टाइप करते हैं, तो Excel इसे 5 अप्रैल, 2025 मानेगा, 1925 नहीं। लेकिन अगर हम 4/5/30 टाइप करें, तो Excel 5 अप्रैल, 1930 दिखाएगा।

यह नियम Excel से नहीं, बल्कि आपके Windows सेटिंग्स से आता है। आप इसे बदल सकते हैं, लेकिन यह आपके कंप्यूटर के सभी प्रोग्रामों को प्रभावित करेगा, सिर्फ Excel को नहीं।

इसलिए, सेटिंग बदलने के बजाय चार-अंकीय वर्षों का उपयोग करना बेहतर है—इससे चीजें स्पष्ट और व्यवस्थित रहती हैं।

पूर्वनिर्धारित दिनांक प्रारूप लागू करना

यदि आपको Excel का डिफ़ॉल्ट दिनांक प्रारूप पसंद नहीं, तो आपकी जरूरत के अनुसार चुनने के लिए बहुत से दिनांक स्टाइल उपलब्ध हैं। आइए कुछ विकल्प देखते हैं:

Format Cells डायलॉग का उपयोग

Format Cells डायलॉग विकल्प सरल है। इसे ऐसे उपयोग करें:

तारीख वाले सेल या रेंज पर राइट-क्लिक करें और Format Cells चुनें।
Ctrl+1 दबाएँ, जो एक Excel शॉर्टकट कुंजी है। Format Cells डायलॉग बॉक्स खुल जाएगा।
Number टैब के तहत उपलब्ध सूची से Date पर क्लिक करें।
उपलब्ध विकल्पों में से इच्छित दिनांक प्रारूप चुनें और लागू करने के लिए OK पर क्लिक करें।

आप विभिन्न पूर्वनिर्धारित दिनांक प्रारूप देखेंगे। लेकिन प्रारूप लागू करने से पहले, एक नज़र Sample बॉक्स पर डालें (जैसा कि नीचे की छवि में दिखाया गया है)। यह दिखाता है कि चुने गए प्रारूप के साथ आपकी तारीख कैसी दिखाई देगी।

Format Cell डायलॉग बॉक्स से दिनांक प्रारूप बदलें। चित्र: लेखक

Home टैब से त्वरित फ़ॉर्मेटिंग

आप त्वरित फ़ॉर्मेटिंग के लिए Home टैब भी उपयोग कर सकते हैं। आपको बस यह करना है:

अपने सेल चुनें और Number समूह में जाएँ।
ड्रॉपडाउन पर क्लिक करें।
अब Short Date या Long Date चुनें (मैंने नीचे के उदाहरण में Long Date उपयोग किया है)।

यह किसी डेटासेट को फ़ॉर्मेट करने का तेज़ तरीका है, लेकिन सीमाएँ अधिक हैं। आपके पास केवल दो बुनियादी विकल्प होते हैं, और आप यह नियंत्रित नहीं कर पाते कि माह या दिन कैसे दिखे। यदि आपको अधिक विकल्प चाहिए, तो Format Cells डायलॉग का उपयोग करना बेहतर है।

Home टैब से दिनांक प्रारूप बदलें। चित्र: लेखक

कस्टम दिनांक प्रारूप बनाना

यदि आप Excel के पूर्वनिर्धारित दिनांक प्रारूप उपयोग नहीं करना चाहते, तो आप अपनी जरूरत के मुताबिक कस्टम प्रारूप बना सकते हैं।

सिंटैक्स और कोड घटक

कस्टम दिनांक प्रारूप विशेष कोड का उपयोग करते हैं, जो Excel को बताते हैं कि तारीख के हर हिस्से को कैसे दिखाना है:

उदाहरण के लिए:

Codes	Display
d	दिन (1–31)
dd	दो-अंकीय दिन (01–31)
ddd	दिन का संक्षिप्त नाम (Mon, Tue)
dddd	दिन का पूरा नाम (Monday, Tuesday)
m	माह संख्या (1–12)
mm	दो-अंकीय माह (01–12)
mmm	माह का संक्षिप्त नाम (Jan, Feb)
mmmm	माह का पूरा नाम (January, February)
yy	दो-अंकीय वर्ष
yyyy	चार-अंकीय वर्ष

और आप इन्हें किसी भी क्रम में जोड़कर बिल्कुल वैसा प्रारूप बना सकते हैं जैसा आप चाहते हैं। आप डैश, स्लैश, कॉमा जैसे डेलिमिटर भी अपनी तरह से उपयोग कर सकते हैं। उदाहरण के लिए:

Code	Example
dd-mmm-yyyy	05-Jul-2025
mmmm d, yyyy	July 5, 2025

अपने कस्टम प्रारूप का सिंटैक्स सेट करने के लिए:

सेल या रेंज चुनें, और Ctrl+1 शॉर्टकट से Format Cell डायलॉग बॉक्स खोलें।
Number टैब के अंतर्गत Custom विकल्प चुनें।
अब, Type फ़ील्ड में नीचे दी गई छवि के अनुसार प्रारूप लिखें।

दिनांक प्रारूप कस्टमाइज़ करें। चित्र: लेखक

बस हो गया। आपका कस्टम दिनांक प्रारूप सिंटैक्स सेट हो गया है।

विभिन्न स्थानीयताओं के लिए कस्टम प्रारूप

आप अलग-अलग क्षेत्रीय परंपराओं के लिए भी कस्टम प्रारूप बना सकते हैं।

और भी बेहतर, आप Excel को किसी विशिष्ट लोकेल का उपयोग करने के लिए बाध्य कर सकते हैं ताकि प्रारूप किसी देश की भाषा या दिनांक शैली के अनुसार समायोजित हो जाए।

ऐसा करने के लिए, अपने प्रारूप की शुरुआत में ब्रैकेट के अंदर लोकेल कोड जोड़ें, जैसे:

[$-409]dddd, mmmm d, yyyy — यह U.S. English उपयोग करता है।
[$-804] चीनी के लिए।
[$-407] जर्मन के लिए, आदि।

विभिन्न लोकेल के अनुसार दिनांक प्रारूप कस्टमाइज़ करें। चित्र: लेखक

एडवांस्ड कस्टमाइज़ेशन परिदृश्य

कभी-कभी आपको मानक तारीखों से आगे जाना पड़ता है। उदाहरण के लिए, आप तारीख के आधार पर वित्तीय तिमाही (जैसे Q1 या Q3) दिखाना चाहते हैं। या आपको वर्ष का सप्ताह संख्या दिखानी हो।

हालाँकि Excel इनको सीधे कस्टम दिनांक कोड से सपोर्ट नहीं करता, आप फ़ॉर्मूलों को कस्टम प्रारूपों के साथ मिलाकर परिणाम पा सकते हैं।

ऐसे करें:

तिमाही दिखाने के लिए: ="Q"&INT((MONTH(A1)-1)/3)+1 जैसा फ़ॉर्मूला उपयोग करें। यह वर्ष की तिमाही संख्या दिखाएगा। यदि आप इसे Quarter 1 के रूप में लिखना चाहते हैं, तो फ़ॉर्मूला बदलकर ="Quarter "&INT((MONTH(A2)-1)/3)+1 कर दें।

सप्ताह संख्या दिखाने के लिए =WEEKNUM(A1) उपयोग करें। यह वर्ष का सप्ताह नंबर दिखाता है।

इसके अलावा, आप अपने प्रारूप में डबल कोट का उपयोग कर टेक्स्ट लिटरल्स सीधे जोड़ सकते हैं। उदाहरण के लिए:

=TEXT(A2, "dddd, mmmm d") & " — Year: " & TEXT(A2,"yyyy")संचालित द्वारा

यह तारीख को पढ़ने योग्य वाक्य में दिखाएगा, जैसे: Saturday, July 5 — Year: 2025

या, आप “Due on:” जैसा टेक्स्ट भी जोड़ सकते हैं:

=TEXT(A2, """Due on"" dddd, mmmm d")संचालित द्वारा

ऐसा करने पर Excel “Due on” शब्दों को साधारण टेक्स्ट की तरह लेता है, और फिर सेल A2 में मौजूद पूरे दिन और तारीख को जोड़ता है।

मानक तारीखों की जगह तिमाहियाँ दिखाएँ। चित्र: लेखक

ध्यान दें: फ़ॉर्मेटिंग कोड्स में सावधानी बरतें। m का मतलब माह या मिनट हो सकता है, यह इस पर निर्भर करता है कि आप इसे कहाँ रखते हैं।

यदि यह घंटे के कोड h (h: mm) के बाद आता है, तो Excel इसे मिनट मानेगा।
यदि यह दिन के बाद आता है या (mm/dd/yyy) जैसे पैटर्न में है, तो इसका अर्थ माह होगा।

दिनांक न होने वाली प्रविष्टियों का प्रबंधन और रूपांतरण

Excel में जो चीज तारीख जैसी दिखती है, वह हमेशा वास्तविक तारीख नहीं होती। कभी-कभी तारीखें साधारण टेक्स्ट की तरह दर्ज हो जाती हैं, जो उन्हें फ़ॉर्मेट या कैलकुलेट करते समय समस्या पैदा कर सकता है।

टेक्स्ट को तारीख में बदलना

जब आप अन्य सिस्टम (जैसे CSV फाइलें या डेटाबेस) से डेटा कॉपी करते हैं, तो तारीख वाले सेल तारीख जैसे दिखते हैं, लेकिन Excel उन्हें वास्तविक तारीख के बजाय साधारण टेक्स्ट मानता है।

इसे ठीक करने के लिए, आप दो तरीके अपना सकते हैं:

1) DATEVALUE फ़ंक्शन

यह फ़ंक्शन टेक्स्ट रूप में रखी तारीख को वास्तविक Excel तारीख में बदल देता है।

उदाहरण के लिए, सेल A1 में 07/05/2025 तारीख टेक्स्ट के रूप में लिखी है। इसे सुलझाने के लिए हम उपयोग करते हैं:

=DATEVALUE(A2)संचालित द्वारा

यह उस तारीख का सीरियल नंबर लौटाता है। फिर मैंने उसे ऊपर बताई गई विकल्पों से वापस तारीख के रूप में फ़ॉर्मेट कर दिया।

DATEVALUE() से टेक्स्ट को तारीख में बदलें। चित्र: लेखक

2) Text-to-Columns टूल

आप टेक्स्ट-टू-कॉलम्स फीचर से भी टेक्स्ट को तारीख में बदल सकते हैं। ऐसे करें:

टेक्स्ट-डेट वाली कॉलम चुनें।
Data टैब पर जाएँ, फिर Text to Columns पर क्लिक करें।
Delimited विकल्प चुनें, फिर Next पर क्लिक करें।
Delimiter चुनें, फिर Next पर क्लिक करें।
Date चुनें, और प्रारूप (जैसे MDY) चुनें।
जहाँ परिणाम दिखाना है वह Destination चुनें और Finish पर क्लिक करें।

Text to Column विज़ार्ड से टेक्स्ट को तारीख में बदलें। चित्र: लेखक

बस हो गया। आप देखेंगे कि Excel ने तुरंत सभी टेक्स्ट प्रविष्टियों को वास्तविक तारीखों में बदल दिया।

लगातार रहने वाली फ़ॉर्मेटिंग चुनौतियाँ

कभी-कभी इन तरीकों को आज़माने के बाद भी Excel डेटा को सही तारीख की तरह मानने से इनकार कर देता है। इन्हें हम जिद्दी टेक्स्ट डेट कहते हैं।

अक्सर ऐसा इसलिए होता है क्योंकि:

डेलिमिटर गलत है (Excel स्लैश की उम्मीद करता है लेकिन डैश दिए गए हैं)।
आपकी सिस्टम क्षेत्रीय सेटिंग्स आने वाले डेटा के प्रारूप से मेल नहीं खातीं।
या सेल में अतिरिक्त स्पेस या अदृश्य कैरेक्टर्स अटके हुए हैं।

इसे ठीक करने के लिए:

छिपे हुए स्पेस हटाने हेतु TRIM() फ़ंक्शन का उपयोग करें:

=TRIM(A1)संचालित द्वारा

या जरूरत हो तो डैश को स्लैश से बदलने के लिए SUBSTITUTE() उपयोग करें:

=DATEVALUE(SUBSTITUTE(A1,"-","/"))संचालित द्वारा

मान लीजिए Excel 5th July 2025 को तारीख नहीं मान रहा। तो आप उसमें से th ऐसे हटाएँ:

=SUBSTITUTE(A1,"5th","5")संचालित द्वारा

तारीखों को नंबर में बदलना

हर Excel तारीख के पीछे एक सीरियल नंबर होता है। Excel इसका उपयोग डेट मैथ के लिए करता है, जैसे दो तारीखों के बीच दिनों की संख्या निकालना।

यह संख्या देखने के लिए:

तारीख वाले सेल पर क्लिक करें।
Home टैब के Number समूह में जाएँ।
General या Number चुनें।

तारीख July 5, 2025 45843 के रूप में दिखाई देगी।

आप इसे मैन्युअली खोजने के बजाय फ़ॉर्मूले भी उपयोग कर सकते हैं:

=DATEVALUE("7/5/2025") 45843 दिखाता है।

=TIMEVALUE("10:30 AM") एक दशमलव मान लौटाता है, जैसे 0.4375, क्योंकि समय एक पूरे दिन का अंश होता है।

तारीखों को नंबर में बदलें। चित्र: लेखक

तारीखों के प्रबंधन के लिए उपयोगी Excel फ़ॉर्मूले

Excel में बिल्ट-इन डेट फ़ॉर्मूले होते हैं जो आपका समय बचा सकते हैं और आपकी स्प्रेडशीट्स को अधिक डायनेमिक बना सकते हैं। यदि आप डेडलाइन ट्रैक करना चाहते हैं या रिपोर्ट तैयार करना चाहते हैं, तो ये फ़ॉर्मूले वर्कफ़्लो को ऑटोमेट करने में मदद कर सकते हैं।

सामान्य दिनांक-संबंधी फ़ॉर्मूले

यहाँ कुछ सबसे अधिक उपयोग होने वाले दिनांक फ़ंक्शंस दिए गए हैं:

Function	Syntax	What It Does
`TODAY()`	`=TODAY()`	वर्तमान तारीख लौटाता है और हर दिन स्वतः अपडेट होता है।
`NOW()`	`=NOW()`	वर्तमान तारीख और समय लौटाता है।
`DATE()`	`=DATE(year, month, day)`	अलग-अलग year, month, day मानों को जोड़कर एक मान्य तारीख बनाता है।
`TEXT()`	`=TEXT(date, format)`	तारीख को ठीक उसी तरह फ़ॉर्मेट करता है जैसा आप चाहते हैं।

दिनांक-संबंधी बिल्ट-इन फ़ॉर्मूले। चित्र: लेखक

डेटा तैयारी और प्रदर्शन के सुझाव

Excel में स्पष्टता और एकरूपता सबसे महत्वपूर्ण हैं—खासकर जब आपकी फाइल साझा की जानी है या रिपोर्टिंग में उपयोग होनी है। कुछ सरल आदतें भ्रम और फ़ॉर्मूला त्रुटियों को काफी हद तक रोक सकती हैं।

यहाँ कुछ त्वरित सुझाव हैं ताकि आपकी तारीखें साफ, पठनीय और भरोसेमंद रहें:

हमेशा पूरे चार-अंकीय वर्ष (उदा., 25 की जगह 2025) उपयोग करें ताकि भ्रम या गलत व्याख्या से बचें।

पूरी शीट में हमेशा एकसमान दिनांक प्रारूप उपयोग करें, जैसे mm/dd/yyyy या dd-mmm-yyyy।

डैशबोर्ड और चार्ट में फ्रेंडली लेबल बनाने के लिए TEXT() का उपयोग करें।

यदि आप बिखरा हुआ डेटा आयात करते हैं, तो एक कॉलम कच्चे मान के लिए रखें और दूसरे में उसे बदलने या फ़ॉर्मेट करने का फ़ॉर्मूला लगाएँ।

सिस्टम-स्तरीय दिनांक सेटिंग्स कॉन्फ़िगर करना

Excel यह तय करने के लिए आपके कंप्यूटर की सिस्टम दिनांक सेटिंग्स का उपयोग करता है कि तारीखें कैसे दिखाई जाएँ। इन सेटिंग्स को समायोजित करके, आप यह नियंत्रित कर सकते हैं कि Excel डिफ़ॉल्ट रूप से तारीखें कैसे दिखाए—चाहे व्यक्तिगत उपयोग के लिए हो या पूरे संगठन में।

क्षेत्रीय डिफ़ॉल्ट ओवरराइड

Excel तारीखों को फ़ॉर्मेट करने के लिए Windows की क्षेत्रीय सेटिंग्स का उपयोग करता है। यदि आप चाहते हैं कि Excel डिफ़ॉल्ट रूप से किसी विशेष प्रारूप में तारीखें दिखाए, तो आप अपनी सिस्टम सेटिंग्स समायोजित कर सकते हैं।

ऐसे करें:

Start मेनू से Control Panel खोलें।
Clock और Region (कुछ सिस्टम में अलग हो सकता है) पर जाएँ और फिर Region चुनें।
क्षेत्र चुनें और ड्रॉपडाउन सूची से दिनांक प्रारूप चुनें।
हो जाने पर Apply पर क्लिक करें।

हालाँकि, यदि आप पूर्वनिर्धारित प्रारूप का उपयोग नहीं करना चाहते और इसे स्वयं कस्टमाइज़ करना चाहते हैं, तो Additional Settings विकल्प का उपयोग करें।

Date टैब के तहत, अपनी पसंद के Short और Long दिनांक प्रारूप सेट करें।
Apply दबाएँ।

Windows में क्षेत्रीय सेटिंग बदलें। चित्र: लेखक

Asterisk बनाम नॉन-एस्टरिस्क प्रारूप

जब आप Excel में ( Format Cells के माध्यम से) दिनांक प्रारूप चुनते हैं, तो आप देखेंगे कि कुछ के आगे एस्टरिस्क (*) लगा होता है, जैसे:

डिफ़ॉल्ट दिनांक प्रारूप। चित्र: लेखक

ये एस्टरिस्क वाले प्रारूप आपके Windows क्षेत्रीय सेटिंग्स से जुड़े होते हैं, और आप सिस्टम प्रारूप बदलते हैं तो ये स्वतः अपडेट हो जाते हैं।

लेकिन जिन प्रारूपों पर एस्टरिस्क नहीं होता, वे स्थिर रहते हैं—वे आपके सिस्टम सेटिंग्स बदलने पर भी नहीं बदलते।

नोट: यदि आप चाहते हैं कि आपकी फाइल उपयोगकर्ता की सिस्टम सेटिंग्स के अनुसार समायोजित हो, तो एस्टरिस्क प्रारूपों का उपयोग करें। लेकिन यदि आप चाहते हैं कि तारीख का स्वरूप चाहे जहाँ भी दिखे, एक-सा रहे, तो नॉन-एस्टरिस्क प्रारूप अपनाएँ।

एंटरप्राइज़ तैनाती रणनीतियाँ

संगठनों में एकरूपता महत्वपूर्ण है—खासकर जब टीमें अलग-अलग स्थानों या सिस्टम्स पर काम करती हैं। आप नहीं चाहेंगे कि एक टीम एक ही रिपोर्ट में MM/DD/YYYY और दूसरी DD/MM/YYYY उपयोग करे।

यहाँ कुछ तरीके हैं जिनसे IT टीमें या Excel पावर यूज़र इसे मैनेज कर सकते हैं:

1. सिस्टम दिनांक सेटिंग्स नियंत्रित करने के लिए Group Policy उपयोग करें।

Group Policy Windows की एक सुविधा है जो प्रशासकों को किसी कंपनी या नेटवर्क के सभी कंप्यूटरों पर सेटिंग्स नियंत्रित करने देती है। हर उपयोगकर्ता से मैन्युअल बदलाव कराने की बजाय, एडमिन ऐसे नियम लागू कर सकते हैं जो सभी के लिए स्वतः सेटिंग्स अपडेट या लॉक कर दें।

मान लीजिए आपकी कंपनी UK में है। आप चाहते हैं कि सभी Excel उपयोगकर्ता तारीखें DD/MM/YYYY प्रारूप में देखें और दर्ज करें।

Group Policy के साथ, एडमिन यह कर सकता है:

सभी कर्मचारियों के कंप्यूटरों पर सिस्टम दिनांक प्रारूप सेट करें।
उस सेटिंग को लॉक करें ताकि उपयोगकर्ता गलती से उसे न बदल दें।
सुनिश्चित करें कि Excel डिफ़ॉल्ट रूप से यही प्रारूप उपयोग करे (एस्टरिस्क-लिंक्ड प्रारूपों के माध्यम से)।

2. मानकीकृत Excel टेम्पलेट्स उपलब्ध कराएँ।

आप ऐसे Excel टेम्पलेट बना और साझा कर सकते हैं जिनमें हों:

प्री-सेट दिनांक प्रारूप
उदाहरण सहित दिनांक फ़ॉर्मेटिंग निर्देश
अनजाने बदलावों से बचने के लिए संरक्षित सेल फ़ॉर्मेटिंग

यह सुनिश्चित करने का सरल और प्रभावी तरीका है कि हर टीम सदस्य एक ही संरचना और फ़ॉर्मेटिंग नियमों से शुरुआत करे।

सामान्य दिनांक फ़ॉर्मेटिंग समस्याओं का समाधान

यहाँ कुछ सबसे आम दिनांक-संबंधी समस्याएँ और उनके समाधान दिए गए हैं।

प्रदर्शन और फ़िट एरर्स

यदि आप किसी सेल में तारीख लिखते हैं और वह ##### दिखाता है, तो इसका अर्थ है कि सेल की चौड़ाई पूरी तारीख दिखाने के लिए पर्याप्त नहीं है। इसलिए आपको कॉलम फैलाना होगा।

ऐसा करने के लिए, कॉलम हेडर के दाएँ किनारे पर डबल-क्लिक करें या उसे मैन्युअली ड्रैग करें।

कॉलम फैलाएँ। चित्र: लेखक

एक और समस्या तब होती है जब नकारात्मक संख्याएँ गलती से अजीब से दिखने वाली तारीखों में बदल जाती हैं। यह तब होता है जब सेल पहले से दिनांक के रूप में फ़ॉर्मेटेड हो और उसमें नकारात्मक संख्या (जैसे -1) डाल दी जाए, तो वह तारीख में बदल जाती है।

इसे ठीक करने के लिए, Home टैब > Number Format ड्रॉपडाउन से सेल फ़ॉर्मेट को वापस General या Number में बदलें।

तारीख के रूप में दिख रही नकारात्मक संख्याएँ ठीक करें। चित्र: लेखक

आयात और कॉपी-पेस्ट असंगतियाँ

ऊपर चर्चा के अनुसार, Excel आपकी तारीखों को वास्तविक दिनांक मानों के बजाय साधारण टेक्स्ट मान सकता है।

इसे ठीक करने के लिए, आप ये कर सकते हैं:

Data टैब के अंतर्गत Text-to-Columns फीचर से टेक्स्ट को वास्तविक तारीखों में बदलें।
यदि प्रारूप पढ़ने योग्य है (उदा., 07/05/2025), तो =DATEVALUE() उपयोग करें।

एक और समस्या तब आती है जब हम अलग-अलग Excel फाइलों के बीच कॉपी-पेस्ट करते हैं (खासकर Windows और Mac के बीच)। आप देख सकते हैं कि तारीखें 4 साल आगे-पीछे हो जाती हैं। ऐसा इसलिए होता है क्योंकि एक फाइल 1900 डेट सिस्टम और दूसरी 1904 सिस्टम उपयोग करती है।

इसे ठीक करने के लिए: File > Options > Advanced > When calculating this workbook पर जाएँ। फिर, अपने स्रोत के अनुसार Use 1904 date system को चेक या अनचेक करें।

लोकेल और सिस्टम बेमेल त्रुटियाँ

जब हम अलग-अलग देशों के लोगों के साथ काम करते हैं, तो प्रारूप भ्रम पैदा कर सकते हैं—जैसे किसी का सिस्टम MM/DD/YYYY उपयोग करता है और दूसरे का DD/MM/YYYY।

यदि कोई 04/05/2025 दर्ज करता है, तो U.S. सिस्टम पर Excel इसे 5 अप्रैल पढ़ सकता है, जबकि U.K. सिस्टम पर 4 मई।

इसे ठीक करने के लिए:

भ्रम से बचने के लिए माह के नाम सहित स्पष्ट, पूर्ण प्रारूप उपयोग करें, जैसे 5 July 2025।
या TEXT() फ़ंक्शन का उपयोग कर इस तरह एक स्पष्ट, फिक्स्ड डिस्प्ले बनाएँ:

=TEXT(A1, "dd-mmm-yyyy")

यह तारीखें 05-Jul-2025 के रूप में दिखाता है, जो सिस्टम्स के बीच अनुकूल है।

निष्कर्ष और सर्वश्रेष्ठ प्रक्रियाएँ

Excel की दिनांक फ़ॉर्मेटिंग की पेचिदगियाँ चुपचाप सहयोग और रिपोर्टिंग को बिगाड़ सकती हैं—खासकर जब आप सिस्टम (Windows बनाम Mac), भाषाओं, या समय-क्षेत्रों के पार काम कर रहे हों।

अचानक होने वाले सरप्राइज़ से बचने के लिए, वैश्विक वर्कफ़्लो ध्यान में रखकर बनाइए। स्पष्ट, लोकेल-न्यूट्रल प्रारूपों (जैसे ISO: yyyy-mm-dd) का उपयोग करें और अपनी वर्कबुक में फ़ॉर्मेटिंग विकल्पों को सीधे दस्तावेज़ित करें। यह छोटा-सा कदम बहुत काम आता है।

संक्षेप में, दिनांक फ़ॉर्मेटिंग को केवल सेटिंग नहीं, बल्कि एक डिज़ाइन निर्णय की तरह लें—थोड़ी सी सजगता आपकी स्प्रेडशीट्स को साफ और सहयोगी बनाए रखती है।

लेखक

Laiba Siddiqui

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मैं एक कंटेंट स्ट्रैटेजिस्ट हूँ जिसे जटिल विषयों को सरल बनाना पसंद है। मैंने Splunk, Hackernoon, और Tiiny Host जैसी कंपनियों को अपने दर्शकों के लिए आकर्षक और सूचनात्मक सामग्री बनाने में मदद की है।

FAQs

Excel में 1900 और 1904 डेट सिस्टम में क्या अंतर है?

दोनों सिस्टमों के बीच अंतर 1,462 दिन है, जो लगभग चार साल (एक लीप वर्ष सहित) होता है। 1900 सिस्टम में तारीखें हमेशा 1904 सिस्टम की उसी तारीख से बड़ी होती हैं। यदि आप अलग-अलग कंप्यूटरों पर काम कर रहे हैं या Windows और Mac के बीच फाइलें साझा कर रहे हैं, तो जब तक दोनों एक ही डेट सिस्टम उपयोग न करें, तारीखें खिसक सकती हैं।

Excel में “Year: 2025” जैसा केवल वर्ष लेबल सहित कैसे दिखाएँ?

यदि आप केवल वर्ष प्रदर्शित करना चाहते हैं, उसके पहले 'Year:' लेबल के साथ, तो आप कस्टम दिनांक प्रारूप का उपयोग कर सकते हैं।

Excel में 8-अंकीय संख्या को तारीख में कैसे बदलें?

तारीख के रूप में दर्ज 8-अंकीय संख्याओं को Excel साधारण टेक्स्ट मानता है, तारीख नहीं।

उदाहरण के लिए, 23042024 यानी 23 April 2024।

इन्हें ddmmyyyy जैसे दिनांक प्रारूप में बदलने के लिए ऐसे करें:

यदि 23042024 सेल A1 में है, तो आप उपयोग कर सकते हैं:

=DATE(RIGHT(A1,4), MID(A1,3,2), LEFT(A1,2))

इस फ़ॉर्मूले में:

RIGHT(A1,4) वर्ष (2024) खींचता है
MID(A1,3,2) माह (04) लेता है
LEFT(A1,2) दिन (23) लेता है

इसके बाद Excel इसे उचित तारीख के रूप में दिखाएगा: 23/04/2024 (या आपके सिस्टम के डिफ़ॉल्ट प्रारूप में)।

विषय

Excel डेटा विश्लेषण