Come cambiare il formato data in Excel: cosa devi sapere

Scarichi un report da un sito web, lo apri in Excel e ogni data si è trasformata in un numero di cinque cifre. O peggio, stai guardando un mix di formati data statunitensi ed europei nella stessa colonna. 

Uno dice 03/07/2025 e ti chiedi: è il 7 marzo o il 3 luglio?

Se questo ti ha mai fatto dubitare dei tuoi dati, tranquillo: è capitato a tutti. 

Excel è un software utile, ma il suo modo predefinito di gestire le date non è sempre intuitivo. In questo tutorial, vedremo come cambiare i formati data in Excel e come evitare quegli errori comuni e fastidiosi quando importi dati disordinati. 

Capire la gestione delle date in Excel

Nel backend, Excel ha un suo modo di archiviare e interpretare le date. E se non sai come funziona, rischi di commettere errori quando condividi file o lavori tra sistemi diversi. 

Vediamo quindi come funziona tutto questo.

Architettura dei numeri seriali

Excel archivia le date come numeri seriali. Per esempio, il 1° gennaio 1900 è memorizzato come numero 1, il 2 gennaio 1900 come 2 e così via. Questo permette a Excel di calcolare facilmente cose come il numero di giorni tra date.

Tuttavia, esistono due sistemi data:

1. Sistema 1900: inizia a contare dal 1° gennaio 1900 (predefinito su Windows). 
2. Sistema 1904: inizia dal 1° gennaio 1904 ed è usato soprattutto su Mac.

Se apri un file creato con un sistema su una macchina che usa l'altro, le date potrebbero spostarsi di circa quattro anni. 

Per esempio, una data inserita come 01/01/2025 su un Mac potrebbe essere visualizzata come 01/01/2021 quando aperta su un PC Windows, perché i due sistemi hanno punti di partenza diversi.

Questo può creare molta confusione. Quindi, se condividi cartelle di lavoro tra piattaforme, verifica quale sistema data usa il file.

Integrazione con le impostazioni locali

Excel segue le impostazioni locali del tuo computer quando visualizza le date. 

Per esempio, negli Stati Uniti le date si scrivono di solito come mese/giorno/anno, quindi 03/07/2025 significa 7 marzo 2025. In molti altri paesi, come il Regno Unito o l’Australia, il formato è giorno/mese/anno. Quindi 03/07/2025 verrebbe letto come 3 luglio 2025.

Mettiamo che tu invii un file Excel a qualcuno in un altro paese. Se il loro computer è impostato su un formato locale diverso, la stessa data nel tuo file potrebbe apparire diversamente dal loro lato e le formule potrebbero dare errori anche se la data non è cambiata. 

Per questo ti consiglierei di ricontrollare i formati data o usare formati chiari come i nomi dei mesi per esteso (ad es. July 3, 2025) quando condividi file tra regioni.

Come Excel interpreta gli anni a due cifre

Quando digitiamo qualcosa come 25 come anno in una data, Excel deve decidere se intendiamo 1925 o 2025. 

Per impostazione predefinita, presume che:

• Se l’anno è tra 00 e 29, significa dal 2000 al 2029.

• Se l’anno è tra 30 e 99, significa dal 1930 al 1999.

Quindi se digitiamo 4/5/25, Excel lo interpreterà come 5 aprile 2025 e non 1925. Ma se digitiamo 4/5/30, Excel mostrerà 5 aprile 1930.

Questa regola deriva dalle impostazioni di Windows, non da Excel. Puoi cambiarla, ma avrà effetto su tutti i programmi del computer, non solo su Excel.

Per questo ti consiglierei di usare anni a quattro cifre invece di modificare l’impostazione: mantiene tutto più chiaro e ordinato. 

Applicare formati data predefiniti

Se non ti piace il formato data predefinito in Excel, ci sono moltissimi stili tra cui scegliere, a seconda di come vuoi presentare i dati. Vediamo alcune opzioni:

Uso della finestra Formato celle

L’opzione della finestra Formato celle è semplice. Ecco come usarla: 

1. Fai clic con il tasto destro sulla cella o sull’intervallo di celle con le date e scegli Formato Celle. 

2. Premi Ctrl+1, una scorciatoia da tastiera di Excel. Apparirà la finestra Formato Celle

3. Nella scheda Numero, fai clic su Data dall’elenco disponibile.

4. Scegli il formato data desiderato tra le opzioni disponibili e fai clic su OK per applicarlo.

Vedrai una varietà di formati data predefiniti. Ma prima di applicarne uno, dai un’occhiata rapida alla casella Esempio (come mostrato nell’immagine qui sotto). Mostra come apparirà la tua data con il formato selezionato. 

Cambia il formato data con la finestra Formato celle. Immagine dell’autore.

Formattazione rapida dalla scheda Home

Puoi anche usare la scheda Home per una formattazione veloce. Ti basta:

1. Selezionare le celle e andare al gruppo Numero. 
2. Fare clic sul menu a discesa. 
3. Ora scegliere Data breve o Data estesa (nell’esempio sotto ho usato la data estesa).

È un modo più veloce per formattare un insieme di date, ma ha più limitazioni. Hai solo due opzioni di base e non puoi controllare dettagli come l’aspetto del mese o del giorno. Se vuoi più opzioni, è meglio usare la finestra Formato celle.

Cambia il formato data dalla scheda Home. Immagine dell’autore.

Creare formati data personalizzati

Se non vuoi usare i formati data predefiniti di Excel, puoi personalizzarne uno in base alle tue esigenze. 

Sintassi e componenti del codice

I formati data personalizzati usano codici speciali per indicare a Excel come visualizzare ogni parte della data: 

Per esempio:

E puoi combinarli in qualsiasi ordine per creare il formato esatto che vuoi. Puoi anche usare separatori come trattini, barre e virgole come preferisci. Per esempio: 

Per impostare la sintassi del tuo formato personalizzato: 

1. Seleziona la cella o l’intervallo di celle e apri la finestra Formato Celle con la scorciatoia Ctrl+1. 

2. Nella scheda Numero, seleziona l’opzione Personalizzato.

3. Ora scrivi il formato nel campo Tipo come mostrato nell’immagine qui sotto. 

Personalizza il formato data. Immagine dell’autore.

Tutto qui. La sintassi del tuo formato data personalizzato è impostata. 

Formati personalizzati per lingue/aree diverse

Puoi anche creare formati personalizzati per convenzioni regionali diverse.

Ancora meglio, puoi forzare Excel a usare una specifica lingua/area in modo che il formato si adatti alla lingua o allo stile data di un paese. 

Per farlo, aggiungi un codice locale all’inizio del tuo formato tra parentesi, così:

• [$-409]dddd, mmmm d, yyyy — questo usa l’inglese USA.

• [$-804] per il cinese.

• [$-407] per il tedesco, e così via. 

Personalizza il formato data in base alle aree geografiche. Immagine dell’autore.

Scenari di personalizzazione avanzata

A volte devi andare oltre le date standard. Per esempio, vuoi visualizzare il trimestre fiscale, come Q1 o Q3, in base alla data. Oppure potresti dover mostrare il numero della settimana dell’anno.

Anche se Excel non supporta direttamente questi elementi tramite codici data personalizzati, puoi combinare formule e formati personalizzati per ottenere il risultato. 

Ecco come:

• Per mostrare il trimestre: usa una formula come ="Q"&INT((MONTH(A1)-1)/3)+1. Mostrerà il numero di trimestre dell’anno. Se vuoi scrivere Quarter 1, cambia la formula in ="Quarter "&INT((MONTH(A2)-1)/3)+1

• Per mostrare il numero della settimana, usa =WEEKNUM(A1). Questo visualizza il numero della settimana dell’anno. 

Inoltre, puoi aggiungere testo letterale direttamente nel tuo formato usando le virgolette. Per esempio:

=TEXT(A2, "dddd, mmmm d") & " — Year: " & TEXT(A2,"yyyy")Offerto da

Questo mostrerà la data in una frase leggibile, tipo: Saturday, July 5 — Year: 2025

Oppure puoi persino aggiungere testo come “Due on:”

=TEXT(A2, """Due on"" dddd, mmmm d")Offerto da

Così facendo, Excel tratta le parole “Due on” come testo semplice, poi le segue con il giorno e la data completi nella cella A2.

Visualizza i trimestri invece delle date standard. Immagine dell’autore 

Nota: Fai attenzione ai codici di formattazione. m può significare mese o minuto, a seconda di dove lo usi. 

• Se viene dopo un’ora, un codice come h (h: mm) verrà interpretato come minuti in Excel. 

• Se viene dopo un giorno o (mm/dd/yyy), significa mese.

Gestire e convertire voci non-data

Non tutto ciò che sembra una data in Excel è davvero una data. A volte le date vengono inserite come testo normale, il che può causare problemi quando provi a formattarle o a farci calcoli.

Convertire testo in date

Quando copi dati da altri sistemi, come file CSV o database, la cella con le date può sembrare una data, ma Excel la tratta come testo semplice, non come una vera data.

Per risolvere, puoi usare due metodi:

1) Funzione DATEVALUE

Questa funzione prende una data memorizzata come testo e la converte in una vera data di Excel.

Per esempio, nella cella A1, la data 07/05/2025 è scritta come testo. Per risolvere, usiamo:

=DATEVALUE(A2)Offerto da

Questo restituisce il numero seriale per quella data. Poi l’ho riformattata come data usando le opzioni descritte sopra.

Converti testo in data con DATEVALUE(). Immagine dell’autore.

2) Strumento Testo in colonne

Puoi anche usare la funzione Testo in colonne per convertire il testo in date. Ecco come:

• Seleziona la colonna con date come testo. 
• Vai alla scheda Dati, poi fai clic su Testo in colonne.
• Seleziona l’opzione Delimitato, quindi fai clic su Avanti.
• Seleziona il Delimitatore, quindi fai clic su Avanti.
• Seleziona Data e scegli il formato (come MDY). 
• Seleziona la Destinazione in cui vuoi visualizzare il risultato e fai clic su Fine.

Converti testo in data con la procedura guidata Testo in colonne. Immagine dell’autore.

Ecco fatto. Vedrai che Excel ha convertito istantaneamente tutte le voci di testo in vere date.

Problemi di formattazione persistenti

A volte, anche dopo aver provato questi metodi, Excel si rifiuta comunque di trattare i dati come una data corretta. Sono le cosiddette date testuali ostinate.

Questo succede spesso perché:

• Il separatore è sbagliato (usi trattini quando Excel si aspetta barre).
• Le impostazioni locali del tuo sistema non corrispondono al formato dei dati in ingresso.
• Oppure ci sono spazi extra o caratteri invisibili nelle celle.

Per risolvere:

Usa la funzione TRIM() per rimuovere spazi nascosti:

=TRIM(A1)Offerto da

Oppure usa SUBSTITUTE() per sostituire i trattini con le barre se necessario:

=DATEVALUE(SUBSTITUTE(A1,"-","/"))Offerto da

Poniamo che Excel non riconosca 5th July 2025 come data. Puoi quindi rimuovere il th in questo modo: 

=SUBSTITUTE(A1,"5th","5")Offerto da

Convertire date in numeri

Dietro ogni data di Excel c’è un numero seriale. Excel lo usa per eseguire calcoli sulle date, come il numero di giorni tra due date.

Per vedere questo numero: 

• Fai clic sulla cella con la data.
• Vai al gruppo Numero nella scheda Home.
• Seleziona Generale o Numero. 

La data July 5, 2025 verrà mostrata come 45843.

Puoi anche usare formule invece di cercarlo manualmente:

• =DATEVALUE("7/5/2025") mostra 45843.

• =TIMEVALUE("10:30 AM") restituisce un valore decimale, come 0.4375, perché l’ora è una parte di una giornata intera.

Converti date in numeri. Immagine dell’autore.

Formule utili di Excel per gestire le date

Excel ha formule integrate per le date che possono farti risparmiare tempo e rendere i fogli di lavoro più dinamici. Se vuoi tenere traccia delle scadenze o preparare report, queste formule possono aiutarti ad automatizzare il flusso di lavoro.

Formule comuni correlate alle date

Ecco alcune delle funzioni data più usate:

Formule integrate per le date. Immagine dell’autore.

Suggerimenti per preparazione dati e visualizzazione

In Excel, chiarezza e coerenza sono tutto, soprattutto se il file verrà condiviso o usato per report. Alcune semplici abitudini possono evitare molta confusione ed errori nelle formule. 

Ecco alcuni consigli rapidi per mantenere le tue date pulite, leggibili e affidabili:

• Usa sempre anni a quattro cifre (es. 2025 invece di 25) per evitare fraintendimenti.

• Usa sempre un formato data coerente in tutto il foglio, come mm/dd/yyyy o dd-mmm-yyyy. 

• Usa TEXT() per creare etichette chiare in dashboard e grafici. 

• Se importi dati disordinati, usa una colonna per il valore grezzo e un’altra con una formula per convertirlo o formattarlo.

Configurare le impostazioni data a livello di sistema

Excel usa le impostazioni di data del tuo computer per decidere come mostrare le date. Regolando queste impostazioni, puoi controllare come Excel visualizza le date per impostazione predefinita, sia per uso personale che in tutta un’organizzazione.

Override dei predefiniti regionali

Excel usa le impostazioni locali di Windows per formattare le date. Se vuoi che Excel mostri le date in un formato specifico per impostazione predefinita, puoi modificare le impostazioni di sistema. 

Ecco come:

1. Apri il Pannello di controllo dal menu Start. 
2. Vai a Orologio e area (può variare in alcuni sistemi) e poi seleziona Area geografica. 
3. Seleziona l’area e scegli il formato data dai menu a discesa. 
4. Quando hai finito, fai clic su Applica.

Tuttavia, se preferisci non usare il formato predefinito e vuoi personalizzarlo, usa l’opzione Impostazioni aggiuntive.

1. Nella scheda Data, imposta i formati preferiti per Data breve e Data lunga. 
2. Fai clic su Applica.

Cambia le impostazioni locali in Windows. Immagine dell’autore

Formati con asterisco vs. senza asterisco

Quando scegli un formato data in Excel (da Formato Celle), noterai che alcuni hanno un asterisco (*) davanti, così:

Formato data predefinito. Immagine dell’autore.

Questi formati con asterisco sono collegati alle impostazioni locali di Windows e si aggiorneranno automaticamente se cambi il formato di sistema.

I formati senza asterisco invece sono fissi: non cambiano, indipendentemente dalle impostazioni di sistema.

Nota: usa i formati con asterisco se vuoi che il file si adatti alle impostazioni del sistema dell’utente. Usa i formati senza asterisco se vuoi che l’aspetto della data resti coerente, a prescindere da dove viene visualizzata.

Strategie di distribuzione aziendale

Nelle organizzazioni, la coerenza è importante, soprattutto quando i team lavorano in sedi o sistemi diversi. Non vuoi che un team usi MM/DD/YYYY e un altro DD/MM/YYYY nello stesso report.

Ecco alcuni modi in cui i team IT o i power user di Excel possono gestire la cosa:

1. Usa i Criteri di gruppo per controllare le impostazioni di data di sistema.

I Criteri di gruppo sono una funzione di Windows che consente agli amministratori di controllare le impostazioni su tutti i computer di un’azienda o rete. Invece di chiedere a ogni utente di cambiare manualmente le impostazioni, gli amministratori possono applicare regole che aggiornano o bloccano le impostazioni per tutti automaticamente.

Poniamo che la tua azienda abbia sede nel Regno Unito. Vuoi che tutti gli utenti Excel vedano e inseriscano le date nel formato DD/MM/YYYY.

Con i Criteri di gruppo, un amministratore può:

• Impostare il formato data di sistema su tutti i computer dei dipendenti.
• Bloccare tale impostazione in modo che gli utenti non la cambino per errore.
• Garantire che Excel usi questo formato per impostazione predefinita (tramite i formati collegati con asterisco).

2. Fornisci modelli Excel standardizzati.

Puoi anche creare e condividere modelli Excel con:

• Formati data preimpostati
• Istruzioni di formattazione delle date di esempio
• Formattazione delle celle protetta per evitare modifiche accidentali

È un modo semplice ma efficace per assicurarsi che ogni membro del team parta con la stessa struttura e le stesse regole di formattazione.

Risoluzione dei problemi comuni di formattazione delle date

Ecco alcuni dei problemi più comuni legati alle date e come risolverli.

Errori di visualizzazione e adattamento

Se scrivi la data in una cella e compare #####, significa che la cella è troppo stretta per mostrare l’intera data. Devi quindi allargare la cella. 

Per farlo, fai doppio clic sul bordo destro dell’intestazione di colonna o trascinalo manualmente.

Allarga la colonna. Immagine dell’autore.

Un altro problema è quando i numeri negativi si trasformano per errore in date dall’aspetto strano. Succede quando le celle erano precedentemente formattate come data e inserisci un numero negativo (come -1), che quindi diventa una data 

Per risolvere, cambia il formato della cella su Generale o Numero usando la scheda Home > menu a discesa Formato numero.

Correggi i numeri negativi visualizzati come date. Immagine dell’autore.

Discrepanze di importazione e copia-incolla

Excel può trattare le date come testo semplice invece che come valori data reali, come abbiamo visto sopra.

Per risolvere, puoi:

• Usare la funzione Testo-in-colonne (nella scheda Dati) per convertire testo in date reali.

• Usare =DATEVALUE() se il formato è leggibile (ad es. 07/05/2025).

Un altro problema si verifica quando copiamo e incolliamo tra file Excel diversi (soprattutto tra Windows e Mac). Potresti notare che la data si sposta avanti o indietro di 4 anni. Succede perché un file usa il sistema data 1900 e l’altro il sistema 1904.

Per risolvere: vai su File > Opzioni > Avanzate > Quando si esegue il calcolo di questa cartella di lavoro. Quindi seleziona o deseleziona Usa il sistema data 1904, a seconda della fonte.

Errori di mancata corrispondenza tra area e sistema

Quando lavoriamo con persone in paesi diversi, i formati possono creare confusione, ad esempio quando il sistema di una persona usa MM/DD/YYYY e quello di un’altra DD/MM/YYYY. 

Se qualcuno inserisce 04/05/2025, Excel potrebbe leggerlo come 5 aprile su un sistema USA ma come 4 maggio su un sistema UK.

Per risolvere:

• Usa formati chiari e completi con i nomi dei mesi, come 5 July 2025, per evitare ambiguità.

• Oppure usa le funzioni TEXT() per creare una visualizzazione chiara e fissa, ad esempio:

=TEXT(A1, "dd-mmm-yyyy")

Questo visualizza le date come 05-Jul-2025, compatibile tra sistemi.

Conclusione e buone pratiche

Le particolarità della formattazione delle date in Excel possono far deragliare silenziosamente la collaborazione e i report. Soprattutto quando lavori tra sistemi (Windows vs. Mac), lingue o fusi orari.

Per evitare sorprese, progetta pensando a flussi di lavoro globali. Usa formati chiari e neutri rispetto alla lingua/area (come ISO: yyyy-mm-dd) e documenta le scelte di formattazione direttamente nella cartella di lavoro. È un piccolo passo che ripaga.

In breve, tratta la formattazione delle date come una decisione di design più che come un’impostazione: un po’ di intenzionalità qui mantiene i tuoi fogli di calcolo puliti e collaborativi.