Cách đổi định dạng ngày trong Excel: Những điều bạn cần biết

Bạn tải một báo cáo từ website, mở bằng Excel, và mọi ngày tháng bỗng biến thành một con số năm chữ. Tệ hơn nữa, bạn đang nhìn một cột trộn lẫn định dạng ngày kiểu Mỹ và kiểu châu Âu. 

Một ô ghi 03/07/2025, và bạn tự hỏi: đó là 7 tháng 3 hay 3 tháng 7?

Nếu điều đó từng khiến bạn nghi ngờ chính dữ liệu của mình, cũng không sao — ai rồi cũng từng gặp.

Excel là phần mềm hữu ích, nhưng cách xử lý mặc định đối với ngày tháng không phải lúc nào cũng trực quan. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ bạn cách đổi định dạng ngày trong Excel và cách tránh những lỗi nhập dữ liệu phổ biến, khó chịu.

Hiểu cách Excel quản lý ngày tháng

Ở phía sau, Excel có cách riêng để lưu trữ và diễn giải ngày. Nếu bạn không nắm rõ cơ chế này, bạn có thể mắc lỗi khi chia sẻ tệp hoặc làm việc trên nhiều hệ thống khác nhau.

Hãy xem nó hoạt động thế nào.

Kiến trúc số sê-ri

Excel lưu ngày tháng dưới dạng số sê-ri. Ví dụ, ngày 1 tháng 1 năm 1900 được lưu là số 1, ngày 2 tháng 1 năm 1900 là số 2, v.v. Nhờ vậy Excel dễ dàng tính những thứ như số ngày giữa hai mốc.

Tuy nhiên có hai hệ thống ngày:

1. Hệ 1900: Bắt đầu đếm từ 1/1/1900 (mặc định trên Windows). 
2. Hệ 1904: Bắt đầu từ 1/1/1904, thường dùng trên Mac.

Nếu bạn mở một tệp tạo bằng hệ này trên máy đang dùng hệ kia, ngày tháng có thể lệch khoảng bốn năm. 

Ví dụ, một ngày nhập là 01/01/2025 trên Mac có thể hiển thị thành 01/01/2021 khi mở trên PC Windows, vì hai hệ dùng mốc bắt đầu khác nhau.

Điều này có thể gây nhầm lẫn nghiêm trọng. Vì vậy nếu bạn chia sẻ sổ làm việc giữa các nền tảng, hãy kiểm tra xem tệp đang dùng hệ ngày nào.

Tích hợp thiết lập vùng

Excel tuân theo thiết lập vùng của máy tính khi hiển thị ngày tháng. 

Ví dụ, ở Mỹ, ngày thường viết theo tháng/ngày/năm, nên 03/07/2025 nghĩa là 7 tháng 3, 2025. Nhưng ở nhiều nước khác như Anh hay Úc, định dạng là ngày/tháng/năm. Khi đó 03/07/2025 được hiểu là 3 tháng 7, 2025.

Giả sử bạn gửi một tệp Excel cho người ở quốc gia khác. Nếu máy của họ đặt định dạng vùng khác, cùng một ngày trong tệp của bạn có thể hiển thị khác ở phía họ, và các công thức có thể lỗi dù giá trị ngày không đổi. 

Vì vậy, tôi khuyên bạn nên kiểm tra lại định dạng ngày hoặc dùng các định dạng rõ ràng như tên tháng đầy đủ (ví dụ, July 3, 2025) khi chia sẻ tệp giữa các vùng.

Excel diễn giải năm hai chữ số như thế nào

Khi ta gõ 25 làm năm trong một ngày, Excel phải quyết định ta muốn nói 1925 hay 2025. 

Theo mặc định, Excel giả định rằng:

• Nếu năm nằm trong khoảng 00 đến 29, thì là 2000 đến 2029.

• Nếu năm nằm trong khoảng 30 đến 99, thì là 1930 đến 1999.

Vì vậy nếu gõ 4/5/25, Excel sẽ hiểu là 5 tháng 4, 2025 chứ không phải 1925. Nhưng nếu gõ 4/5/30, Excel sẽ hiển thị 5 tháng 4, 1930.

Quy tắc này đến từ thiết lập Windows của bạn, không phải Excel. Bạn có thể đổi, nhưng nó sẽ ảnh hưởng tới mọi chương trình trên máy, không chỉ Excel.

Vì thế, tôi khuyên dùng năm bốn chữ số thay vì đổi thiết lập — cách này rõ ràng và nhất quán hơn. 

Áp dụng các định dạng ngày có sẵn

Nếu bạn không thích định dạng ngày mặc định trong Excel, có rất nhiều kiểu để chọn, tùy cách bạn muốn dữ liệu hiển thị. Hãy xem một số tùy chọn:

Dùng hộp thoại Format Cells

Tùy chọn Format Cells khá đơn giản. Cách thực hiện: 

1. Nhấp chuột phải vào ô hoặc vùng ô chứa ngày và chọn Format Cells. 

2. Nhấn Ctrl+1, một phím tắt Excel. Hộp thoại Format Cells sẽ xuất hiện

3. Trong thẻ Number, bấm Date từ danh sách.

4. Chọn định dạng ngày mong muốn và nhấp OK để áp dụng.

Bạn sẽ thấy nhiều định dạng ngày dựng sẵn. Trước khi áp dụng, hãy nhìn nhanh vào ô Sample (như hình dưới). Phần này cho biết ngày của bạn sẽ trông như thế nào với định dạng đã chọn. 

Đổi định dạng ngày bằng hộp thoại Format Cell. Ảnh: Tác giả.

Định dạng nhanh ở thẻ Home

Bạn cũng có thể dùng thẻ Home để định dạng nhanh. Chỉ cần:

1. Chọn các ô và vào nhóm Number. 
2. Bấm menu thả xuống. 
3. Chọn Short Date hoặc Long Date (ví dụ dưới đây dùng long date).

Cách này nhanh hơn để định dạng một tập dữ liệu ngày, nhưng hạn chế hơn. Bạn chỉ có hai tùy chọn cơ bản và không kiểm soát được chi tiết như cách hiển thị tháng hoặc ngày. Nếu muốn nhiều tùy chọn hơn, tốt hơn nên dùng hộp thoại Format Cells.

Đổi định dạng ngày bằng thẻ Home. Ảnh: Tác giả.

Tạo định dạng ngày tùy chỉnh

Nếu bạn không muốn dùng định dạng dựng sẵn của Excel, bạn có thể tự tùy chỉnh theo nhu cầu. 

Cú pháp và thành phần mã

Định dạng ngày tùy chỉnh dùng các mã đặc biệt để hướng dẫn Excel hiển thị từng phần của ngày: 

Ví dụ:

Bạn có thể kết hợp các mã này theo bất kỳ thứ tự nào để tạo đúng định dạng mong muốn. Bạn cũng có thể dùng dấu phân cách như gạch ngang, gạch chéo, dấu phẩy theo ý. Ví dụ: 

Để thiết lập cú pháp định dạng tùy chỉnh: 

1. Chọn ô hoặc vùng ô, mở hộp thoại Format Cell bằng phím tắt Ctrl+1. 

2. Trong thẻ Number, chọn Custom.

3. Nhập định dạng trong ô Type như hình dưới. 

Tùy chỉnh định dạng ngày. Ảnh: Tác giả.

Xong rồi. Cú pháp định dạng ngày tùy chỉnh đã được thiết lập. 

Định dạng tùy chỉnh cho các ngôn ngữ/vùng

Bạn cũng có thể tạo định dạng tùy chỉnh theo quy ước vùng khác nhau.

Thậm chí, bạn có thể buộc Excel dùng một locale cụ thể để định dạng tự điều chỉnh theo ngôn ngữ hoặc kiểu ngày của quốc gia.

Để làm vậy, thêm mã locale ở đầu định dạng trong ngoặc vuông, như sau:

• [$-409]dddd, mmmm d, yyyy — dùng tiếng Anh (Mỹ).

• [$-804] cho tiếng Trung.

• [$-407] cho tiếng Đức, v.v. 

Tùy chỉnh định dạng ngày theo các locale khác nhau. Ảnh: Tác giả.

Tùy chỉnh nâng cao

Đôi khi bạn cần vượt ra ngoài ngày tháng tiêu chuẩn. Ví dụ, bạn muốn hiển thị quý tài chính như Q1 hoặc Q3 dựa trên ngày. Hoặc cần hiển thị số tuần trong năm.

Excel không hỗ trợ trực tiếp các nội dung này qua mã định dạng tùy chỉnh, nhưng bạn có thể kết hợp công thức với định dạng để đạt kết quả. 

Cách làm:

• Để hiển thị quý: dùng công thức ="Q"&INT((MONTH(A1)-1)/3)+1. Công thức này hiển thị số quý trong năm. Nếu muốn ghi là Quarter 1, đổi thành ="Quarter "&INT((MONTH(A2)-1)/3)+1

• Để hiển thị số tuần, dùng =WEEKNUM(A1). Công thức này trả về số thứ tự tuần trong năm. 

Ngoài ra, bạn có thể chèn văn bản trực tiếp vào định dạng bằng dấu ngoặc kép. Ví dụ:

=TEXT(A2, "dddd, mmmm d") & " — Year: " & TEXT(A2,"yyyy")Được hỗ trợ bởi

Công thức này sẽ hiển thị ngày dưới dạng câu dễ đọc, như: Saturday, July 5 — Year: 2025

Hoặc bạn có thể thêm chữ như “Due on:”

=TEXT(A2, """Due on"" dddd, mmmm d")Được hỗ trợ bởi

Như vậy, Excel coi “Due on” là văn bản thường, rồi hiển thị tiếp thứ và ngày đầy đủ trong ô A2.

Hiển thị Quý thay cho ngày tiêu chuẩn. Ảnh: Tác giả 

Lưu ý: Hãy cẩn thận với mã định dạng. m có thể nghĩa là tháng hoặc phút tùy ngữ cảnh. 

• Nếu đứng sau mã giờ h (h: mm) thì Excel hiểu là phút. 

• Nếu đứng sau ngày (mm/dd/yyy) thì là tháng.

Xử lý và chuyển đổi các mục không phải ngày

Không phải mọi thứ trông giống ngày trong Excel đều là ngày thực sự. Đôi khi ngày được nhập dưới dạng văn bản, có thể gây vấn đề khi bạn định dạng hoặc tính toán.

Chuyển văn bản thành ngày

Khi bạn sao chép dữ liệu từ hệ thống khác, như tệp CSV hoặc cơ sở dữ liệu, ô trông như chứa ngày nhưng Excel lại coi là văn bản thường, không phải ngày thực.

Để khắc phục, bạn có hai cách:

1) Hàm DATEVALUE

Hàm này nhận một ngày lưu dưới dạng văn bản và chuyển thành ngày thực trong Excel.

Ví dụ, trong ô A1, ngày 07/05/2025 được ghi dạng văn bản. Để xử lý, dùng:

=DATEVALUE(A2)Được hỗ trợ bởi

Hàm trả về số sê-ri cho ngày đó. Sau đó tôi định dạng lại thành ngày bằng các tùy chọn đã nêu ở trên.

Chuyển văn bản thành ngày bằng DATEVALUE(). Ảnh: Tác giả.

2) Công cụ Text-to-Columns

Bạn cũng có thể dùng tính năng text-to-columns để chuyển văn bản thành ngày. Cách làm:

• Chọn cột chứa ngày dạng văn bản. 
• Vào thẻ Data, bấm Text to Columns.
• Chọn Delimited, rồi bấm Next.
• Chọn Delimiter, rồi bấm Next.
• Chọn Date, và chọn định dạng (như MDY). 
• Chọn Destination để hiển thị kết quả và bấm Finish.

Chuyển văn bản thành ngày bằng trình hướng dẫn Text to Column. Ảnh: Tác giả.

Xong. Bạn sẽ thấy Excel chuyển ngay tất cả mục văn bản thành ngày thực.

Những thách thức định dạng dai dẳng

Đôi khi, dù đã thử các cách trên, Excel vẫn không chịu coi dữ liệu là ngày đúng nghĩa. Ta gọi đó là các ngày dạng văn bản “cứng đầu”.

Thường là vì:

• Dấu phân cách sai (dùng gạch ngang khi Excel kỳ vọng gạch chéo).
• Thiết lập vùng trên hệ thống không khớp định dạng dữ liệu đầu vào.
• Hoặc có khoảng trắng thừa hay ký tự ẩn trong ô.

Cách khắc phục:

Dùng hàm TRIM() để xóa khoảng trắng ẩn:

=TRIM(A1)Được hỗ trợ bởi

Hoặc dùng SUBSTITUTE() để thay gạch ngang bằng gạch chéo nếu cần:

=DATEVALUE(SUBSTITUTE(A1,"-","/"))Được hỗ trợ bởi

Giả sử Excel không nhận “5th July 2025” là ngày. Bạn có thể bỏ th như sau: 

=SUBSTITUTE(A1,"5th","5")Được hỗ trợ bởi

Chuyển ngày thành số

Đằng sau mỗi ngày trong Excel là một số sê-ri. Excel dùng số này để làm toán ngày, như tính số ngày giữa hai mốc.

Để xem số này: 

• Bấm vào ô ngày.
• Vào nhóm Number trong thẻ Home.
• Chọn General hoặc Number. 

Ngày July 5, 2025 sẽ hiển thị là 45843.

Bạn cũng có thể dùng công thức thay vì tìm thủ công:

• =DATEVALUE("7/5/2025") hiển thị 45843.

• =TIMEVALUE("10:30 AM") trả về một giá trị thập phân, như 0.4375, vì thời gian là một phần của cả ngày.

Chuyển ngày thành số. Ảnh: Tác giả.

Các công thức ngày hữu ích để quản lý ngày tháng

Excel có sẵn nhiều công thức về ngày giúp bạn tiết kiệm thời gian và làm bảng tính linh hoạt hơn. Nếu bạn muốn theo dõi hạn chót hay lập báo cáo, các công thức này có thể tự động hóa quy trình làm việc.

Các công thức thường dùng

Dưới đây là một số hàm ngày thường dùng nhất:

Các công thức tích hợp liên quan đến ngày. Ảnh: Tác giả.

Mẹo chuẩn bị và hiển thị dữ liệu

Trong Excel, rõ ràng và nhất quán là tất cả, đặc biệt nếu tệp sẽ được chia sẻ hoặc dùng để báo cáo. Một vài thói quen đơn giản có thể giúp tránh nhầm lẫn và lỗi công thức. 

Một số mẹo nhanh để giữ ngày tháng sạch, dễ đọc và đáng tin cậy:

• Luôn dùng năm bốn chữ số (ví dụ, 2025 thay vì 25) để tránh nhầm lẫn.

• Luôn dùng một định dạng ngày nhất quán trong cả trang tính, như mm/dd/yyyy hoặc dd-mmm-yyyy. 

• Dùng TEXT() để tạo nhãn thân thiện trong dashboard và biểu đồ. 

• Nếu bạn nhập dữ liệu lộn xộn, hãy dùng một cột cho giá trị thô và cột khác với công thức để chuyển đổi hoặc định dạng.

Cấu hình thiết lập ngày ở cấp hệ thống

Excel dùng thiết lập ngày của hệ thống để quyết định cách hiển thị ngày. Bằng cách điều chỉnh các thiết lập này, bạn có thể kiểm soát cách Excel hiển thị ngày mặc định, cho cá nhân hoặc toàn tổ chức.

Ghi đè mặc định theo vùng

Excel dùng thiết lập vùng từ Windows để định dạng ngày. Nếu muốn Excel hiển thị ngày theo một định dạng mặc định cụ thể, bạn có thể điều chỉnh thiết lập hệ thống. 

Cách làm:

1. Mở Control Panel từ menu Start. 
2. Vào Clock và Region (có thể khác trên một số hệ thống) rồi chọn Region. 
3. Chọn vùng và chọn định dạng ngày từ danh sách thả xuống. 
4. Xong bấm Apply.

Tuy nhiên, nếu bạn không muốn dùng định dạng dựng sẵn mà muốn tự tùy chỉnh, hãy dùng tùy chọn Additional Settings.

1. Trong thẻ Date, đặt định dạng Short và Long ưa thích. 
2. Bấm Apply.

Đổi cài đặt vùng trong Windows. Ảnh: Tác giả

Định dạng có dấu sao và không dấu sao

Khi bạn chọn định dạng ngày trong Excel (qua Format Cells), bạn sẽ thấy một số có dấu sao (*) phía trước, như sau:

Định dạng ngày mặc định. Ảnh: Tác giả.

Các định dạng có dấu sao liên kết với thiết lập vùng Windows, và sẽ tự động cập nhật nếu bạn đổi định dạng hệ thống.

Còn định dạng không có dấu sao thì cố định — sẽ không thay đổi dù cài đặt hệ thống ra sao.

Lưu ý: Dùng định dạng có dấu sao nếu bạn muốn tệp thích ứng với cài đặt hệ thống của người dùng. Nhưng dùng định dạng không dấu sao nếu bạn muốn giao diện ngày giữ nguyên, bất kể ở đâu.

Chiến lược triển khai trong doanh nghiệp

Trong tổ chức, tính nhất quán rất quan trọng, đặc biệt khi nhóm làm việc ở các địa điểm hay hệ thống khác nhau. Bạn sẽ không muốn nhóm này dùng MM/DD/YYYY còn nhóm kia dùng DD/MM/YYYY trong cùng một báo cáo.

Một vài cách để đội CNTT hoặc người dùng Excel thành thạo quản lý việc này:

1. Dùng Group Policy để kiểm soát thiết lập ngày hệ thống.

Group Policy là tính năng Windows cho phép quản trị viên kiểm soát cài đặt trên tất cả máy tính trong công ty hoặc mạng. Thay vì yêu cầu từng người dùng tự đổi cài đặt, quản trị viên có thể áp dụng quy tắc để cập nhật hoặc khóa cài đặt cho mọi người tự động.

Giả sử công ty bạn đặt tại Anh. Bạn muốn tất cả người dùng Excel xem và nhập ngày theo định dạng DD/MM/YYYY.

Với Group Policy, quản trị viên có thể:

• Đặt định dạng ngày hệ thống trên mọi máy của nhân viên.
• Khóa thiết lập đó để người dùng không vô tình thay đổi.
• Đảm bảo Excel dùng định dạng này theo mặc định (qua các định dạng có liên kết dấu sao).

2. Cung cấp mẫu Excel tiêu chuẩn.

Bạn cũng có thể tạo và chia sẻ mẫu Excel với:

• Định dạng ngày được đặt sẵn
• Hướng dẫn định dạng ngày mẫu
• Định dạng ô được bảo vệ để tránh thay đổi nhầm

Đây là cách đơn giản nhưng hiệu quả để đảm bảo mọi thành viên bắt đầu với cùng cấu trúc và quy tắc định dạng.

Khắc phục sự cố định dạng ngày thường gặp

Dưới đây là một số vấn đề thường gặp liên quan đến ngày tháng và cách xử lý.

Lỗi hiển thị và độ rộng

Nếu bạn nhập ngày vào một ô mà nó hiển thị #####, nghĩa là ô quá hẹp để hiển thị đầy đủ giá trị ngày. Bạn cần mở rộng cột. 

Để làm vậy, hãy nhấp đúp cạnh phải của tiêu đề cột hoặc kéo thủ công.

Mở rộng cột. Ảnh: Tác giả.

Một vấn đề khác là khi số âm vô tình biến thành ngày trông kỳ lạ. Điều này xảy ra khi ô trước đó được định dạng là ngày, và bạn nhập một số âm (như -1), nên nó biến thành ngày. 

Để sửa, đổi định dạng ô về General hoặc Number bằng thẻ Home > menu Number Format.

Sửa lỗi số âm hiển thị thành ngày. Ảnh: Tác giả.

Sai lệch khi nhập và sao chép-dán

Excel có thể coi ngày của bạn là văn bản thường thay vì giá trị ngày thực, như đã đề cập ở trên.

Để khắc phục, bạn có thể:

• Dùng tính năng Text-to-Columns (trong thẻ Data) để chuyển văn bản thành ngày.

• Dùng =DATEVALUE() nếu định dạng có thể đọc được (ví dụ, 07/05/2025).

Một lỗi khác xảy ra khi chúng ta sao chép và dán giữa các tệp Excel khác nhau (đặc biệt giữa Windows và Mac). Bạn có thể thấy ngày bị lệch tiến hoặc lùi 4 năm. Điều này do một tệp dùng hệ ngày 1900, tệp kia dùng hệ 1904.

Cách sửa: Vào File > Options > Advanced > When calculating this workbook. Sau đó, tích hoặc bỏ tích Use 1904 date system, tùy theo nguồn.

Lỗi do không khớp locale và hệ thống

Khi làm việc với người ở các quốc gia khác nhau, định dạng có thể gây nhầm lẫn, như khi hệ của người này dùng MM/DD/YYYY còn người kia dùng DD/MM/YYYY. 

Nếu ai đó nhập 04/05/2025, Excel có thể hiểu là 5 tháng 4 trên hệ Mỹ nhưng là 4 tháng 5 trên hệ Anh.

Cách xử lý:

• Dùng định dạng rõ ràng với tên tháng đầy đủ, như 5 July 2025, để tránh nhầm.

• Hoặc dùng hàm TEXT() để tạo hiển thị cố định, rõ ràng như sau:

=TEXT(A1, "dd-mmm-yyyy")

Cách này hiển thị ngày là 05-Jul-2025, tương thích giữa các hệ.

Kết luận và thực hành tốt

Những “nết” định dạng ngày của Excel có thể âm thầm làm trật hướng cộng tác và báo cáo, nhất là khi bạn làm việc giữa các hệ (Windows vs. Mac), ngôn ngữ, hoặc múi giờ.

Để tránh bất ngờ, hãy xây dựng với tư duy quy trình toàn cầu. Dùng định dạng rõ ràng, trung tính theo locale (như ISO: yyyy-mm-dd) và ghi chú lựa chọn định dạng ngay trong sổ làm việc. Một bước nhỏ nhưng hiệu quả.

Tóm lại, hãy coi định dạng ngày như một quyết định thiết kế hơn là một cài đặt — chỉ một chút chủ đích cũng giúp bảng tính của bạn gọn gàng và dễ cộng tác.