วิธีคำนวณเวลาใน Excel: คำแนะนำพร้อมตัวอย่าง

คุณอาจจะแปลกใจที่รู้ว่า Excel เก็บค่าเวลาเป็นเศษส่วนของหนึ่งวัน หมายความว่าไม่ได้เก็บ 8:30 AM ตามที่เห็น แต่เก็บเป็น 0.35417 ซึ่งเท่ากับ 8.5/24 จะคิดว่าเป็น  35.4% ของหนึ่งวันเต็มก็ได้ 

ในบทความนี้ จะครอบคลุมสถานการณ์สำคัญเหล่านี้และอื่น ๆ:

• ส่วนต่างเวลา: ครอบคลุมการคำนวณช่วงห่างระหว่างเวลาเริ่มและเวลาสิ้นสุดภายในวันเดียวกัน
• เวลาที่ผ่านไป: วัดช่วงเวลาที่ครอบคลุมหลายวันโดยใช้ค่าเวลาแบบเต็ม (timestamp)
• เวลา ระหว่างวันที่: ครอบคลุมการคำนวณช่วงห่างระหว่างสองวันที่ในปฏิทิน ทั้งในหน่วยวัน ชั่วโมง หรือ นาที
• เวลา รวมทั้งหมด: ครอบคลุมการบวกเวลาหลายรายการโดยไม่ติดปัญหารีเซ็ตทุก 24 ชั่วโมง
• เวลาเฉลี่ย: ครอบคลุมการคำนวณค่าเฉลี่ยของรายการเวลา หลายรายการ

วิธีคำนวณส่วนต่างเวลาใน Excel

ในบางครั้งย่อมต้องคำนวณช่วงห่างระหว่างเวลาเริ่มและเวลาสิ้นสุด (เวลาสิ้นสุด - เวลาเริ่ม) ไม่ว่าจะใช้รูปแบบ 12 ชั่วโมงหรือ 24 ชั่วโมง Excel มองทั้งสองแบบเป็นทศนิยมเหมือนกัน 

การคำนวณแล้วได้ทศนิยมไม่ใช่ปัญหา ปัญหาอยู่ที่การทำให้ผลลัพธ์อ่านง่าย นั่นคือบทบาทของการจัดรูปแบบ

ลองดูตัวอย่างนี้:

ที่นี่ เซลล์ C2 จะแสดง 0.354167 (8.5/24) ตามค่าเริ่มต้น ตัวเลขนี้ถูกต้อง แทน 8 ชั่วโมง 30 นาทีเป็นเศษส่วนของหนึ่งวัน เพื่อให้อ่านง่าย ให้ใช้รูปแบบกำหนดเอง [h]:mm

ขั้นตอนการใช้รูปแบบที่ถูกต้องมีดังนี้:

1. เลือกเซลล์ C2

2. กด Ctrl + 1 เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ Format Cells

3. คลิก Custom

4. ในช่อง Type ป้อน [h]:mm หรือเลื่อนลงไปที่ตัวเลือกแล้วคลิก [h]:mm:ss แล้วคลิก OK

ตอนนี้เซลล์ C2 แสดงเป็น 8:30:00

หากสังเกต จะใช้ [h]:mm แทน h:mm เหตุผลคือ หากไม่มีวงเล็บ Excel จะวนค่าชั่วโมงกลับเป็นศูนย์เมื่อครบ 24 ชั่วโมง ระยะเวลา 26 ชั่วโมงจะแสดงเป็น 2:00 แทน 26:00 วงเล็บบอก Excel ให้แสดงจำนวนชั่วโมงรวม ไม่ใช่ตำแหน่งเข็มชั่วโมงของนาฬิกา

Excel รองรับทั้งรูปแบบ 12 ชั่วโมง (AM/PM) และ 24 ชั่วโมง เซลล์ที่แสดง 9:00 AM เท่ากับ 09:00 และเซลล์ที่แสดง 9:00 PM เท่ากับ 21:00 สิ่งสำคัญที่สุดคือใช้รูปแบบที่ถูกต้องในเซลล์เพื่อให้การคำนวณทำงานได้ตามคาด

วิธีคำนวณเวลาที่ผ่านไปใน Excel

เวลาที่ผ่านไปและส่วนต่างเวลาเป็นแนวคิดที่คล้ายกันแต่แตกต่างกัน 

ส่วนต่างเวลา ตามที่กล่าวไปแล้ว คำนวณช่วงห่างระหว่างสองช่วงเวลาในวันเดียวกัน ส่วนเวลาที่ผ่านไปครอบคลุมข้ามหลายวัน และต้องใช้ค่าวันที่และเวลาแบบเต็ม (timestamp) เพื่อคำนวณอย่างแม่นยำ

สูตรคือ: 

= enddate_timestamp - startdate_timestamp

ทั้งสองเซลล์ต้องมีวันและเวลาแบบเต็ม ตัวอย่างเช่น 3/1/2026 14:00 และ 3/3/2026 9:30

เมื่อจัดรูปแบบเซลล์ C2 เป็น [h]:mm ผลลัพธ์จะเป็น 43:30 ซึ่งหมายถึงเวลาที่ผ่านไป 43 ชั่วโมง 30 นาที 

ระหว่างที่ทำการคำนวณ อาจพบข้อผิดพลาด เช่น เซลล์แสดงเป็น ######## หรือค่าเป็นลบ ซึ่งจะอธิบายในภายหลังว่าจะแก้ไขอย่างไร 

วิธีคำนวณเวลาระหว่างวันที่ใน Excel

เมื่อพูดถึงแนวคิดการคำนวณส่วนต่างของวันที่ จะต่างจากชั่วโมงและนาทีเล็กน้อย Excel เก็บวันที่เป็นเลขลำดับ (1 มกราคม 1900 คือ 1, 2 มกราคม 1900 คือ 2) จึงสามารถลบวันที่เพื่อหาช่วงห่างได้ง่าย

ในการคำนวณจำนวนวันระหว่างวันที่ ให้ลบวันเริ่มออกจากวันสิ้นสุด (= end_date - start_date) 

หมายความว่าอย่างนี้:

ผลลัพธ์จะเป็น 9 วัน แต่ต้องแน่ใจว่าเซลล์ถูกจัดรูปแบบเป็นตัวเลข มิฉะนั้น Excel จะแสดงตัวเลขเป็นวันที่แทนจำนวนวัน

เมื่อได้จำนวนวันแล้ว สามารถแปลงเพื่อคำนวณจำนวนชั่วโมงและนาทีได้โดยการคูณ:

• ชั่วโมงระหว่างวันที่ = (End_Date - Start_Date) * 24

• นาทีระหว่างวันที่ = (End_Date - Start_Date) * 24 * 60

ดูตัวอย่างนี้:

ชั่วโมงระหว่างวันที่ (จำนวนชั่วโมงระหว่างสองวันที่) = 216 ชั่วโมง

นาทีระหว่างวันที่ (จำนวนนาทีระหว่างสองวันที่) = 12,960

ใน Excel มีฟังก์ชันสำหรับคำนวณส่วนต่างตามหน่วยเฉพาะ (วัน เดือน ปี) คือฟังก์ชัน DATEDIF() หลักการคำนวณมีดังนี้:

= DATEDIF(Start_Date, End_Date, "d")   → Total difference in days

= DATEDIF(Start_Date, End_Date, "m")   → Total difference in months

= DATEDIF(Start_Date, End_Date, "y")   → Total difference in years

หากต้องการเข้าใจแนวคิดพื้นฐานใน Excel ขอแนะนำให้ดูแทร็ก Excel Fundamentals ของเรา

วิธีคำนวณเวลารวมใน Excel

การบวกเวลาหลายรายการใน Excel ทำได้เหมือนกับการบวกข้อมูลประเภทอื่น ๆ

= SUM(C2:C15)

อย่างไรก็ตาม ปัญหาจะเกิดเมื่อผลรวมของเวลาเกิน 24 ชั่วโมง ซึ่งจะวนกลับเป็น 0 วิธีแก้ก็เหมือนที่กล่าวมาตั้งแต่ต้นบทความ: จัดรูปแบบเซลล์ผลรวมเป็น [h]:mm 

หากไม่จัดรูปแบบเซลล์ผลรวม (B7) ผลลัพธ์จะเป็น 16:30 แต่เมื่อจัดรูปแบบแล้วจะเป็น 40:30

เพื่อจัดการผลรวมเวลาจำนวนมากได้อย่างมีประสิทธิภาพ รูปแบบ [h]:mm รองรับผลรวมทุกขนาดโดยไม่มีขีดจำกัด และเพื่อการรายงาน อาจต้องการแปลงผลรวมเป็นชั่วโมงทศนิยมแทน:

= SUM(B2:B6) * 24

สูตรนี้จะได้ 40.0 แทน 40:00 ซึ่งเป็นตัวเลขล้วนที่ใช้ต่อในการคูณ การหาร หรือการทำภาพข้อมูลได้สะดวก

วิธีคำนวณเวลาเฉลี่ยใน Excel

Excel คำนวณเวลาเฉลี่ยเหมือนกับตัวเลขอื่น ๆ โดยใช้ฟังก์ชัน AVERAGE() อย่างไรก็ตาม ปัญหามักมาจากการจัดรูปแบบที่ทำให้มองไม่เห็นผลลัพธ์ที่ถูกต้อง

หลักการคือ: 

= AVERAGE(B2:B8)

หากเซลล์ผลลัพธ์ถูกจัดเป็น "General" จะเห็นค่าแบบ 0.354 ให้ใช้การจัดรูปแบบ h:mm แล้วจะแสดงเป็น 8:30 ใช้ h:mm (ไม่มีวงเล็บ) สำหรับค่าเฉลี่ย เพราะโดยมากจะไม่เกิน 24 ชั่วโมง

เซลล์ B6 อาจแสดงเป็น 0.057292 ในตอนแรก แต่เมื่อจัดรูปแบบเป็น h:mm ผลลัพธ์จะเป็น 1:22:30 (1 ชั่วโมง 22 นาที 30 วินาที)

ดังที่ครอบคลุมในส่วนเวลาที่ผ่านไป รูปแบบ [h]:mm ใช้ได้กับสถานการณ์นี้เช่นกัน

อาจมีกรณีที่ชุดข้อมูลมีเซลล์ว่าง Excel จะละเว้นโดยอัตโนมัติเมื่อคำนวณค่าเฉลี่ย ดังนั้นหากมีข้อมูลเจ็ดแถวแต่มีเซลล์ว่างสองเซลล์ Excel จะนับเป็นห้า

อย่างไรก็ตาม หากเซลล์มีค่า 0 Excel จะนับด้วย และอาจมีผลต่อผลลัพธ์ วิธีจัดการคือใช้ฟังก์ชัน AVERAGEIF() หรือใช้เพื่อหาค่าเฉลี่ยแบบมีเงื่อนไข (เช่น ต้องการค่าเฉลี่ยของแถวที่มากกว่า น้อยกว่า หรือเท่ากับค่าหนึ่ง)

= AVERAGEIF(A2:A10, “>0”)

ข้อผิดพลาดทั่วไปเมื่อคำนวณเวลาใน Excel

มีข้อผิดพลาดทั่วไปบางอย่างที่อาจเกิดขึ้นเมื่อคำนวณเวลาใน Excel ต่อไปนี้คือบางส่วนและวิธีแก้ไขเมื่อพบ:

ค่าเวลาเป็นลบหรือ ####### 

######## หมายถึงคอลัมน์แคบเกินไปที่จะแสดงผลลัพธ์ ขยายความกว้างแล้วจะแก้ได้ ส่วนค่าติดลบมักหมายถึงสลับเซลล์เริ่มและสิ้นสุดกัน หรือขาดวันที่ในกรณีคำนวณข้ามคืน 

แก้ไขได้ด้วย:

= IF(B2 < A2, B2 + 1 - A2, B2 - A2)

การทำงานคือ หากเวลาเริ่ม 6:00 PM และเวลาสิ้นสุด 2:00 AM เงื่อนไข B2 < A2 จะตรวจว่าเวลาสิ้นสุดน้อยกว่าเวลาเริ่มหรือไม่ หากจริง ให้บวกหนึ่งวันเต็ม (1) มิฉะนั้นให้ลบตามปกติ

การจัดรูปแบบไม่ถูกต้อง 

หากผลรวมดูน้อยกว่าที่คาดหรือดูไม่ถูกต้อง แก้ได้ด้วยการใช้รูปแบบที่ถูกต้อง ([h]:mm) ตามที่กล่าวไว้ก่อนหน้า

ข้อความ vs. ค่าเวลา 

หากป้อนเวลาเป็นข้อความ (มักชิดซ้ายในเซลล์ หรือพิมพ์นำหน้าด้วยอัญประกาศเดี่ยว) การคำนวณใด ๆ จะล้มเหลว วิธีแก้คือแปลงข้อความเป็นค่าเวลาจริงด้วย = TIMEVALUE(A2) แล้วจัดรูปแบบเซลล์เป็น h:mm

ความสับสนเรื่องการวนครบ 24 ชั่วโมง 

เมื่อทำ SUM() แล้วแสดงตัวเลขเล็ก ๆ มักเป็นปัญหาการจัดรูปแบบมากกว่าสูตร ให้ใช้ [h]:mm กับเซลล์ผลรวมแล้วจะแก้ได้

แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการคำนวณเวลาใน Excel

แนวทางปฏิบัติที่แนะนำมีดังนี้:

• ตรวจสอบรูปแบบเซลล์ก่อนสรุปว่าสูตรผิด ปัญหาผลเวลาเพี้ยนส่วนใหญ่เป็นปัญหาการแสดงผล ไม่ใช่การคำนวณ

• ใช้ [h]:mm กับเซลล์ที่คำนวณผลรวม ใช้ h:mm กับรายการเวลารายบุคคลภายในวันเดียว

• อย่าป้อนค่าเวลาเป็นข้อความ พิมพ์ 8:30 แล้วให้ Excel จับค่าอัตโนมัติ หลีกเลี่ยงอัญประกาศนำหน้าหรือป้ายข้อความปนกับข้อมูลเวลา

• รวมวันที่ในทุกการคำนวณที่ข้ามเที่ยงคืน ค่าเวลาอย่างเดียวไม่มีแนวคิดเรื่องวันถัดไป

• แปลงเป็นชั่วโมงทศนิยมก่อนใช้เวลาในสูตรทางการเงินหรืออัตรา คูณค่าด้วย 24 เพื่อให้เป็นตัวเลขล้วน แล้วใช้คูณหรือหารต่อ

• รักษารูปแบบเวลาให้สอดคล้องกันทั้งแผ่นงาน คอลัมน์ที่ผสม AM/PM กับ 24 ชั่วโมงคือปัญหาที่ต้องตามแก้ในอนาคต

สรุป

การคำนวณเวลาใน Excel ไม่ซับซ้อนเมื่อเข้าใจว่าเวลาเป็นเพียงเศษส่วนของหนึ่งวัน 

สถานการณ์ที่ครอบคลุม — ส่วนต่างเวลา เวลาที่ผ่านไป ช่วงหลายวัน ผลรวมรายสัปดาห์ ค่าเฉลี่ย — ล้วนย่อส่วนสู่กระบวนการหลักเดียวกัน: การลบ การบวก และการจัดรูปแบบ การจัดรูปแบบคือขั้นตอนที่คู่มือส่วนใหญ่มองข้าม และเป็นแหล่งกำเนิดความสับสนมากที่สุด

หากต้องการต่อยอดการใช้งาน Excel แทร็ก Excel Fundamentals ของเราเป็นเส้นทางที่มีโครงสร้างดี ครอบคลุมฟังก์ชัน ประเภทข้อมูล และการทำงานกับชุดข้อมูลใน Excel