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Aprende Excel en 2024: Guía completa para principiantes
¿Alguna vez te has sentido abrumado por un montón de números y datos complejos? Si es así, no estás solo: todos hemos pasado por esto. Por eso es tan importante dominar las herramientas de registro y análisis de datos, y ninguna herramienta es más popular en el mercado que Excel. En este blog, trataré todo lo que necesitas saber sobre Excel, desde lo más básico hasta lo más avanzado. También te explicaré cómo organizar los datos, crear gráficos vistosos y automatizar tareas para ahorrarte tiempo.
¿Por qué aprender Excel?
Excel es un programa de hojas de cálculo muy utilizado en muchos sectores y profesiones. Desde los negocios y las finanzas hasta el análisis de datos y la gestión de proyectos, es el principal programa utilizado para organizar datos, realizar cálculos y crear informes.
Éstas son sólo algunas de las formas en que la gente utiliza Excel cada día:
- Pequeña empresa propietarios de pequeñas empresas lo utilizan para controlar ingresos y gastos.
- Equipos utilizan Excel para programar tareas y seguir el progreso.
- Los analistas lo utilizan para encontrar patrones en los datos.
- Familias utilizan Excel para planificar sus gastos.
- Profesores utilizan Excel para hacer un seguimiento de las puntuaciones de los alumnos.
Como puedes ver, Excel es muy útil para cualquiera que trabaje con datos. Puede facilitar y agilizar tu trabajo, sea cual sea tu campo. Y lo mejor es que los conocimientos de Excel quedan muy bien en un currículum, así que aprender Excel puede abrirte muchas puertas.
Aprende los fundamentos de Excel
Funciones básicas de Excel que debes aprender
Veamos las funciones principales y más utilizadas de Excel.
Interfaz y conceptos básicos de Excel
Cuando abras Excel por primera vez, puede que te sientas abrumado por todos los botones y opciones. Pero es más sencillo de lo que parece. El área principal es tu hoja de cálculo, formada por celdas dispuestas en filas y columnas. En la parte superior, encontrarás lo que se llama lacinta , que tiene varias pestañas que contienen herramientas y comandos.
Interfaz de la hoja de cálculo Excel. Imagen del autor.
Para empezar, haz clic en las distintas pestañas y pasa el ratón por encima de los botones para ver lo que hacen. Introduce datos en las celdas y experimenta con diferentes cosas: siempre puedes deshacer tus acciones, así que no tienes por qué preocuparte.
Introducción de datos y formateo
Una vez que conozcas la interfaz básica de Excel, intenta introducir algunos datos. Para ello, haz clic en una celda y empieza a escribir. Excel tiene muchas funciones que puedes utilizar para dar formato y presentar estos datos. Por ejemplo, tengo algunos datos de muestra que estoy formateando para que tengan mejor aspecto.
Aquí, selecciono la celda y pulso el botónNegrita donde quiero poner el texto en negrita. Alineo el texto al centro. Incluso puedes utilizar la opción de moneda para formatear el Importe como moneda. Para que las cosas queden un poco más claras, puedes resaltar las celdas o rangos importantes, como he hecho yo aquí.
Dar formato a los datos. GIF por el autor.
Estas opciones de formato organizan la información y facilitan su lectura y comprensión. Siempre puedes descargarte nuestra Hoja de trucos de atajos de Excel de DataCamp como referencia útil para tu aprendizaje.
Fórmulas y funciones básicas
Excel proporciona una amplia gama de fórmulas para ayudarte a realizar operaciones matemáticas y otras tareas con la información de tu hoja de cálculo. Consulta nuestro tutorial sobre las 15 Fórmulas básicas de Excel para aprender y memorizar las más importantes. (Como habrás observado, las fórmulas de Excel siempre empiezan con un signo igual, =
.) Aquí tienes un ejemplo de fórmula básica para hallar una media:
=(A2+B2)/2
Calcula la media utilizando la fórmula. Imagen del autor.
Las fórmulas pueden hacer operaciones matemáticas básicas, pero Excel también tiene herramientas integradas llamadas funciones para tareas más complejas. Las funciones tienen nombres que te dicen lo que hacen, como SUM()
o AVERAGE()
. Por tanto, aunque puedes calcular una media utilizando una fórmula matemática básica, la función correspondiente puede hacer lo mismo:
=AVERAGE(A2,B2)
Calcula la media utilizando la función Imagen del autor.
Tanto las fórmulas como las funciones agilizan tu trabajo en Excel. Así pues, aquí tienes algunas funciones estándar de Excel que puedes utilizar a diario:
-
SUM()
: Suma todos los valores de un intervalo. -
AVERAGE()
: Calcula la media de los números del intervalo especificado. -
MIN()
: Busca el valor más pequeño del intervalo. -
MAX()
: Busca el mayor valor del intervalo. -
NOW()
: Devuelve la fecha y hora actuales. -
COUNT()
: Cuenta el número de entradas numéricas del rango. -
IF()
: Comprueba si una condición es verdadera o falsa.
Plan paso a paso para aprender Excel
Aquí tienes un plan paso a paso para dominar Excel progresivamente, empezando por lo básico y avanzando hacia conceptos más avanzados.
Paso 1: Empieza por lo básico
En primer lugar, practica las principales fórmulas de Excel y comprueba cómo puedes utilizarlas en aplicaciones de la vida real. Aquí puedes ver cómo practiqué mis habilidades en Excel utilizando las funciones SUM()
, AVERAGE()
y COUNTA()
.
Aplicando las fórmulas. Imagen del autor.
Además de practicar las fórmulas básicas, también di formato a la hoja aplicando el formato de moneda a los valores numéricos, añadiendo bordes a la tabla, poniendo en negrita los encabezados y centrando el texto.
Hoja de formato. Imagen del autor.
Paso 2: Pasar a las fórmulas avanzadas de Excel
Una vez que te hayas familiarizado con las fórmulas básicas, avanza hacia funciones ligeramente avanzadas como IF()
, VLOOKUP()
y CONCATENATE()
. Para los ejemplos siguientes, podemos utilizar esta tabla employees
.
En este primer ejemplo, he utilizado la función IF()
para encontrar a los empleados cuyos salarios eran superiores a 60.000.
Aprender a utilizar la función SI() en Excel. Imagen del autor.
En este segundo ejemplo, he utilizado la función VLOOKUP()
para encontrar el nombre de un empleado concreto a partir de su número de identificación.
Aprender a utilizar la función () en ExcelAprender a utilizar la función VLOOKUP() en Excel. Imagen del autor
En este último caso, utilicé CONCATENATE()
para combinar el nombre y los apellidos.
Aprender a utilizar CONCATENAR() en Excel. Imagen del autor.
Verás que, preparando un conjunto de datos de muestra y jugando, tendrás la oportunidad de practicar y aprender un montón de fórmulas de Excel. Para obtener más ayuda sobre VLOOKUP()
en particular, consulta nuestro tutorial Cómo hacer un VLOOKUP() con múltiples criterios.
Paso 3: Aprende a crear y formatear gráficos
La visualización de datos es una forma estupenda de presentar la información de forma visualmente clara y atractiva. Para ayudarte, Excel te ofrece muchas opciones. Por ejemplo, considerando el siguiente conjunto de datos:
Conjunto de datos de ventas de artículos. Imagen del autor.
Descubrimos que hay muchas opciones de visualización, como gráficos de barras, gráficos circulares, etc.
Aprender a crear un gráfico de barras en Excel. Imagen del autor.
También puedes elegir entre un montón de otros gráficos, como los de líneas o los circulares.
Aprender a crear gráficos en Excel. Imagen del autor.
Además, podemos ver también que hay muchas opciones de formato, como añadir un título, cambiar los ejes y cambiar los estilos del gráfico.
Cambia el título del gráfico. Imagen del autor.
Añadir elementos de gráfico en Excel. Imagen del autor.
Cambiar los estilos de gráfico en Excel. Imagen del autor.
Siéntete libre de experimentar con distintos elementos hasta que tu gráfico presente la información de la forma que deseas. Lee también nuestro tutorial Visualizar datos en Excel para aprender los entresijos.
Paso 4: Explora las herramientas de análisis de datos
A medida que adquieras más destreza, a menudo trabajarás con conjuntos de datos más complejos. Aquí es donde las herramientas de análisis de datos de Excel adquieren un valor incalculable. Empieza por dominar las técnicas de organización de datos, como la clasificación y el filtrado, que te ayudarán a gestionar y visualizar tus datos.
También existen las Tablas Dinámicas en Excel. Las Tablas dinámicas son geniales porque ayudan a resumir y filtrar grandes conjuntos de datos. Con las Tablas dinámicas, puedes resumir las ventas y los ingresos por producto, por ejemplo.
Crear una tabla dinámica. Imagen del autor.
Más funciones avanzadas de Excel que aprender
Dominas los conceptos básicos de Excel y te sientes cómodo con las fórmulas y los gráficos. Ahora, es el momento de explorar algunas funciones avanzadas.
Automatizar tareas con VBA
Si realizas repetidamente las mismas tareas en Excel, considera la posibilidad de utilizar VBA (Visual Basic para Aplicaciones) para ahorrar tiempo y trabajar con eficacia. VBA funciona como un asistente virtual que realiza tareas de Excel automáticamente. Aunque pueda parecer técnico, incluso los principiantes de Excel pueden empezar a utilizar VBA a través del grabador de macros.
Algunas aplicaciones habituales de VBA son:
- Automatizar los procesos de introducción de datos para rellenar formularios o plantillas.
- Generar informes estandarizados como informes de ventas diarios o resúmenes financieros mensuales.
- Limpiar y formatear automáticamente los conjuntos de datos para normalizar el texto y eliminar los duplicados.
Grabar y editar una macro
Supón que introduces con frecuencia el mismo tipo de datos en tus informes. Para simplificarlo, puedes grabar una macro que automatice el proceso de introducción de datos en lugar de hacerlo manualmente cada vez.
Lo mejor es que puedes crear esta automatización sin escribir ningún código. Excel registrará tus acciones y las convertirá en código VBA. Todo lo que tienes que hacer es iniciar la grabadora, realizar tus acciones y, a continuación, detener la grabación: eso es todo. Si estás preparado para grabar y editar una macro, consulta nuestro tutorial sobre VBA Excel: Cómo empezar y facilitar tu trabajo. Tiene todo lo que necesitas para dominar VBA, incluidas las macros.
Domina el uso de los Complementos de Excel
Excel es aún más útil con complementos especializados. Veamos las principales:
- Buscar Objetivo forma parte del conjunto de herramientas de Análisis Y si... de Excel. Encuentra la entrada correcta para obtener el resultado deseado centrándose en una sola variable y te ahorra interminables conjeturas.
- Excel Solver es un complemento que resuelve problemas de programación lineal y también puede tratar algunos problemas no lineales. Aunque no puede resolverlo todo, puedes utilizarlo para tomar decisiones óptimas en áreas como el rendimiento de las inversiones, los presupuestos publicitarios, los horarios de trabajo y los costes de entrega.
- Kutools añade más de 300 funciones avanzadas a Excel. Incluye herramientas para fusionar celdas, combinar varias hojas y realizar acciones en bloque. Esto hace que trabajar con Excel sea más rápido y eficaz, especialmente para tareas complejas o repetitivas.
- Data Analysis Toolpak es un complemento incorporado de Excel, pero no está activado por defecto. Tienes que activarlo para acceder a diversas herramientas estadísticas y de ingeniería. Permite realizar análisis estadísticos avanzados y utiliza funciones de macro para realizar análisis de regresión, pruebas t y mucho más.
Aprende Power Query y Power Pivot
Cuando tus datos están demasiado desordenados para que las funciones normales de Excel puedan manejarlos, las herramientas potentes de Excel -Power Query y Power Pivot- pueden ayudarte. Power Query limpia los datos automáticamente. Por ejemplo, obtienes listas de clientes de distintas tiendas: cada tienda puede escribir los números de teléfono de forma diferente o poner los nombres en un orden distinto. Power Query puede solucionar todo esto automáticamente y ahorrarte horas de tedioso trabajo.
Por el contrario, Power Pivot conecta diferentes conjuntos de datos y te permite trabajar con muchos más datos de los que puede manejar el Excel normal. Por ejemplo, podrías conectar tus datos de ventas con la información de los clientes y los niveles de inventario. Esto facilita responder a preguntas importantes como ¿Qué suelen comprar nuestros mejores clientes? o ¿Necesitamos pedir más de nuestros artículos de venta más rápida?
La mejor manera de aprender Excel
Si quieres ampliar tus conocimientos de Excel, tienes muchas opciones para aprender. Estos son los recursos de aprendizaje que me han resultado más útiles:
Crea un plan de aprendizaje
Estarás pensando en lo que se tarda en aprender Excel. Aunque al principio pueda parecer abrumador, no lo es. Puedes crear un plan de aprendizaje estructurado para mantenerte en el buen camino. Aquí tienes una hoja de ruta sugerida que seguí en mi viaje por Excel:
- Meses 1-3: Céntrate en los fundamentos. Aprende sobre celdas, fórmulas básicas y funciones sencillas. Familiarízate con la interfaz de Excel y practica la introducción de datos.
- Meses 4-6: Pasa a temas más avanzados. Explora funciones complejas, gráficos y tablas dinámicas, y empieza a trabajar en la visualización de datos. Es entonces cuando empezarás a ver el potencial que tiene Excel para el análisis de datos.
- Meses 7-9: Ahora puedes explorar funciones como las macros y VBA. Además, aprende a integrar Excel con otras herramientas para mejorar tu flujo de trabajo.
Ajusta el plan en función de tu velocidad de aprendizaje y de tus objetivos específicos. Tómate tu tiempo con cada habilidad antes de pasar a la siguiente. Es mejor conocer bien lo básico que precipitarse con los temas avanzados.
Haz cursos online
Si estás empezando, los cursos online pueden darte una base sólida. DataCamp ofrece cursos de Excel para principiantes para que aprendas a tu propio ritmo. Empiezan por lo básico e introducen gradualmente conceptos más avanzados.
Algunos buenos cursos a tener en cuenta:
- Para principiantes: Introducción a Excel
- Para analizar los datos: Análisis de datos en Excel
- Para comprender la fórmula avanzada: Preparación de datos en Excel
- Para comprender la visualización de datos: Visualización de datos en Excel
Aplicar Excel a proyectos reales
La mejor forma de aprender Excel es utilizándolo para resolver problemas reales. Aquí tienes algunos proyectos prácticos que puedes probar:
- Elabora un presupuesto mensual: Empieza por hacer un seguimiento de tus ingresos y gastos. A medida que aprendas más, añade funciones como gráficos para mostrar patrones de gasto o fórmulas para categorizar las transacciones automáticamente.
- Analiza y visualiza los datos de ventas: Descarga un conjunto de datos abiertos sobre algo que te interese, como estadísticas deportivas. Intenta encontrar patrones interesantes utilizando las habilidades de Excel que estás aprendiendo.
- Construye una herramienta sencilla de gestión de proyectos: Enumera tus tareas, añade fechas de vencimiento y utiliza el formato condicional para resaltar los próximos plazos. Esto te ayudará a practicar la organización de datos mientras creas algo útil.
Excel es un gran programa, y nadie lo aprende todo de una vez. Céntrate en lo que sea más útil para tus necesidades, y construye a partir de ahí.
Consejos profesionales para aprender Excel
Después de años utilizando Excel, me he dado cuenta de que mejorar depende más de cómo practiques y apliques lo que sabes que de conocer simplemente sus funciones. Así que aquí tienes mis mejores consejos para ayudarte a dominar Excel:
- Practica regularmente: Utiliza Excel a diario, incluso para tareas sencillas. Me sentí más cómoda cuando empecé a controlar los plazos de mis proyectos en Excel en lugar de en papel. Así que intenta encontrar pequeñas formas de utilizar Excel a diario.
- Trabaja en proyectos reales: Utilizar conjuntos de datos reales, como el rastreador de mi proyecto, me enseñó mucho más que los ejercicios de los libros de texto. Este es mi consejo favorito. Elige un proyecto que te interese y trabaja en él: estarás más motivado para aprender nuevos trucos de Excel cuando resuelvas un problema real.
- Explora VBA: Una vez que te sientas cómodo con los conceptos básicos, empieza a practicar con VBA para automatizar tareas repetitivas y agilizar tu flujo de trabajo. Al principio me ponía nerviosa codificar, así que empecé poco a poco: mi primera macro sólo formateaba los nuevos datos como a mí me gustaba. Ahora lo utilizo con más frecuencia para ahorrar tiempo.
Reflexiones finales
Excel puede hacer tu vida personal y laboral mucho más fácil. Mientras continúas tu viaje de aprendizaje, sigue practicando. Prueba nuevas fórmulas, experimenta con distintos gráficos y desafíate a ti mismo a resolver problemas del mundo real.
Puedes consultar los Tutoriales de Excel de DataCamp para empezar de cero y convertirte en un usuario avanzado de Excel. Una vez que domines Excel y planees encontrar oportunidades profesionales relevantes, consulta las 25 mejores preguntas de entrevista de Excel para todos los niveles para prepararte para las entrevistas.
Avanza en tu carrera con Excel
Adquiere los conocimientos necesarios para sacar el máximo partido a Excel, sin necesidad de experiencia.
Soy una estratega de contenidos a la que le encanta simplificar temas complejos. He ayudado a empresas como Splunk, Hackernoon y Tiiny Host a crear contenidos atractivos e informativos para su público.
Preguntas frecuentes sobre Excel
¿Es difícil aprender Excel?
Excel no es difícil: lo básico es fácil y se aprende rápido. Las funciones más avanzadas requieren más tiempo, pero son manejables con la práctica. La mayoría de la gente tarda una o dos semanas en aprender tareas básicas como la introducción de datos y fórmulas sencillas.
¿Cómo puedo proteger mi libro de Excel?
Puedes establecer una contraseña o restringir la edición a determinadas celdas u hojas para proteger tu libro de trabajo. Para ello, ve a Revisar > Proteger hoja o Proteger libro.
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