Apprenez Excel en 2025 : Un guide complet pour les débutants

Fonctionnalités principales d'Excel à apprendre

Examinons les fonctions principales et les plus utilisées d'Excel.

Interface et bases d'Excel

Lorsque vous ouvrez Excel pour la première fois, vous pouvez vous sentir submergé par tous les boutons et toutes les options. Mais c'est plus simple qu'il n'y paraît. La zone principale est votre feuille de calcul, composée de cellules disposées en lignes et en colonnes. En haut, vous trouverez ce que l'on appelle leruban , qui comporte plusieurs onglets contenant des outils et des commandes.

Interface de la feuille de calcul Excel. Image par l'auteur.

Pour commencer, essayez de cliquer sur différents onglets et de survoler les boutons pour voir ce qu'ils font. Saisissez des données dans des cellules et expérimentez différentes choses. Vous pouvez toujours annuler vos actions, vous n'avez donc pas à vous inquiéter.

Saisie et formatage des données

Une fois que vous connaissez l'interface de base d'Excel, essayez de saisir quelques données. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur une cellule et de commencer à taper. Excel dispose de nombreuses fonctionnalités que vous pouvez utiliser pour formater et présenter ces données. Par exemple, je dispose d'un échantillon de données que je mets en forme pour les rendre plus attrayantes.

Ici, je sélectionne la cellule et je clique sur le boutonGras à l'endroit où je veux mettre le texte en gras. J'aligne le texte au milieu. Vous pouvez même utiliser l'option de devise pour formater lemontant en devise. Pour rendre les choses un peu plus claires, vous pouvez mettre en évidence les cellules ou les plages importantes, comme je l'ai fait ici. 

Formatage des données. GIF par l'auteur.

Ces options de formatage permettent d'organiser l'information et de la rendre plus facile à lire et à comprendre. Vous pouvez toujours télécharger l'aide-mémoire des raccourcis Excel de DataCamp comme référence utile pour votre apprentissage. 

Formules et fonctions de base

Excel propose un large éventail de formules pour vous aider à effectuer des calculs et d'autres tâches à partir des informations contenues dans votre feuille de calcul. Consultez notre tutoriel sur les 15 formules de base d'Excel pour apprendre et mémoriser les plus importantes. (Comme vous pouvez le remarquer, les formules Excel commencent toujours par un signe égal, =.) Voici un exemple de formule de base pour trouver une moyenne : 

=(A2+B2)/2

Calculez la moyenne à l'aide de la formule. Image par l'auteur.

Les formules permettent d'effectuer des calculs de base, mais Excel dispose également d'outils intégrés, appelés fonctions, qui permettent d'effectuer des tâches plus complexes. Les fonctions ont des noms qui vous indiquent ce qu'elles font, comme SUM() ou AVERAGE(). Ainsi, bien que vous puissiez calculer une moyenne à l'aide d'une formule mathématique de base, la fonction correspondante peut faire la même chose :

=AVERAGE(A2,B2)

Calculez la moyenne à l'aide de la fonction. Image par l'auteur.

Les formules et les fonctions simplifient votre travail dans Excel. Voici donc quelques fonctions Excel standard que vous pouvez utiliser quotidiennement :

• SUM(): Additionne toutes les valeurs d'une plage.

• AVERAGE(): Calcule la moyenne des nombres compris dans l'intervalle spécifié.

• MIN(): Recherche la plus petite valeur de l'intervalle.

• MAX(): Recherche la plus grande valeur de la plage.

• NOW(): Renvoie la date et l'heure actuelles.

• COUNT(): Compte le nombre d'entrées numériques dans la plage.

• IF(): Vérifie si une condition est vraie ou fausse.

Plan d'apprentissage d'Excel étape par étape

Voici un plan étape par étape pour maîtriser progressivement Excel, en commençant par les bases et en passant à des concepts plus avancés.

Étape 1 : Commencez par l'essentiel

Tout d'abord, pratiquez les principales formules Excel et voyez comment vous pouvez les utiliser dans des applications réelles. Ici, vous pouvez voir comment j'ai exercé mes compétences Excel en utilisant les fonctions SUM(), AVERAGE(), et COUNTA(). 

Application des formules. Image par l'auteur.

Outre les formules de base, j'ai également mis en forme la feuille en appliquant le format monétaire aux valeurs numériques, en ajoutant des bordures au tableau, en mettant en gras les en-têtes et en centrant le texte.

Fiche de formatage. Image par l'auteur.

Étape 2 : Passer aux formules Excel avancées

Une fois que vous vous êtes familiarisé avec les formules de base, passez à des fonctions un peu plus avancées telles que IF(), VLOOKUP(), et CONCATENATE(). Pour les exemples suivants, nous pouvons utiliser ce tableau employees. 

Dans ce premier exemple, j'ai utilisé la fonction IF() pour trouver les employés dont les salaires étaient supérieurs à 60 000.

Apprendre à utiliser la fonction IF() dans Excel. Image par l'auteur.

Dans ce deuxième exemple, j'ai utilisé la fonction VLOOKUP() pour trouver le nom d'un employé spécifique sur la base de son numéro d'identification. 

Apprendre à utiliser la fonction VLOOKUP() dans Excel. Image par l'auteur

Dans ce dernier cas, j'ai utilisé CONCATENATE() pour combiner les noms et prénoms. 

Apprendre à utiliser CONCATENATE() dans Excel. Image par l'auteur.

Vous verrez qu'en créant un échantillon de données et en vous amusant, vous aurez l'occasion de pratiquer et d'apprendre un grand nombre de formules Excel. Pour plus d'aide avec VLOOKUP() en particulier, consultez notre tutoriel Comment faire un VLOOKUP() avec plusieurs critères.

Étape 3 : Apprendre à créer et à mettre en forme des graphiques

La visualisation des données est un excellent moyen de présenter des informations de manière visuellement claire et attrayante. Pour vous aider, Excel propose de nombreuses options. Prenons l'exemple de l'ensemble de données suivant :

Ensemble de données sur les ventes d'articles. Image par l'auteur.

Nous découvrons qu'il existe de nombreuses options de visualisation, notamment des diagrammes à barres, des diagrammes à secteurs, etc. 

Apprendre à créer un diagramme à barres dans Excel. Image par l'auteur.

Vous pouvez également choisir parmi un grand nombre d'autres graphiques, tels que des graphiques linéaires ou des graphiques circulaires. 

Apprendre à créer des graphiques dans Excel. Image par l'auteur.

En outre, nous pouvons voir qu'il existe également de nombreuses options de formatage, notamment l'ajout d'un titre, la modification des axes et la modification des styles de graphique.  

Modifiez le titre du graphique. Image par l'auteur.

Ajout d'éléments graphiques dans Excel. Image par l'auteur.

Modifier les styles de graphiques dans Excel. Image par l'auteur.

N'hésitez pas à expérimenter différents éléments jusqu'à ce que votre graphique présente les informations comme vous le souhaitez. Lisez également notre tutoriel sur la visualisation des données dans Excel pour en apprendre les tenants et les aboutissants.

Étape 4 : Explorer les outils d'analyse des données

Au fur et à mesure de votre progression, vous travaillerez souvent avec des ensembles de données plus complexes. C'est là que les outils d'analyse de données d'Excel deviennent inestimables. Commencez par maîtriser les techniques d'organisation des données telles que le tri et le filtrage pour vous aider à gérer et à visualiser vos données. 

Il existe également des tableaux croisés dynamiques dans Excel. Les tableaux croisés dynamiques sont très utiles car ils permettent de résumer et de filtrer de grands ensembles de données. Avec les tableaux croisés dynamiques, vous pouvez résumer les ventes et les revenus par produit, par exemple.

Création d'un tableau croisé dynamique. Image par l'auteur.

Autres fonctions avancées d'Excel à apprendre 

Vous maîtrisez les bases d'Excel et êtes à l'aise avec les formules et les graphiques. Il est maintenant temps d'explorer certaines fonctionnalités avancées. 

Automatiser des tâches avec VBA 

Si vous effectuez régulièrement les mêmes tâches dans Excel, pensez à utiliser VBA (Visual Basic for Applications) pour gagner du temps et travailler efficacement. VBA fonctionne comme un assistant virtuel qui effectue des tâches Excel automatiquement. Bien que cela puisse sembler technique, même les débutants en Excel peuvent commencer à utiliser VBA grâce à l'enregistreur de macros.

Voici quelques applications courantes de VBA :

• Automatiser les processus de saisie de données pour remplir des formulaires ou des modèles.
• Générer des rapports standardisés comme les rapports de vente quotidiens ou les résumés financiers mensuels.
• Nettoyer et formater automatiquement les ensembles de données pour normaliser le texte et supprimer les doublons.

Enregistrement et édition d'une macro

Supposons que vous saisissiez fréquemment le même type de données dans vos rapports. Pour simplifier cette tâche, vous pouvez enregistrer une macro qui automatise le processus de saisie des données au lieu de le faire manuellement à chaque fois. 

Le plus intéressant est que vous pouvez créer cette automatisation sans écrire de code. Excel enregistre vos actions et les convertit en code VBA. Il vous suffit de démarrer l'enregistreur, d'effectuer vos actions, puis d'arrêter l'enregistrement - c'est tout. Si vous êtes prêt à enregistrer et à modifier une macro, consultez notre tutoriel sur VBA Excel : Comment démarrer et faciliter votre travail. Il contient tout ce dont vous avez besoin pour maîtriser VBA, y compris les macros.  

Maîtriser l'utilisation des modules complémentaires d'Excel

Excel devient encore plus utile grâce à des modules complémentaires spécialisés. Examinons les principales d'entre elles : 

• Recherche d'objectifs fait partie de la boîte à outils d'analyse d'hypothèses d'Excel. Il trouve la bonne entrée pour obtenir le résultat souhaité en se concentrant sur une seule variable et vous évite d'avoir à deviner à l'infini. 
• Excel Solver est un complément qui résout les problèmes de programmation linéaire et peut également traiter certains problèmes non linéaires. Bien qu'il ne puisse pas tout résoudre, vous pouvez l'utiliser pour prendre des décisions optimales dans des domaines tels que le rendement des investissements, les budgets publicitaires, les horaires de travail et les coûts de livraison. 
• Kutools ajoute plus de 300 fonctions avancées à Excel. Il comprend des outils permettant de fusionner des cellules, de combiner plusieurs feuilles et d'effectuer des actions en masse. Cela rend le travail avec Excel plus rapide et plus efficace, en particulier pour les tâches complexes ou répétitives.
• Data Analysis Toolpak est un complément Excel intégré, mais il n'est pas activé par défaut. Vous devez l'activer pour accéder à divers outils statistiques et d'ingénierie. Il permet une analyse statistique avancée et utilise des fonctions macro pour effectuer des analyses de régression, des tests t, etc. 

Apprendre Power Query et Power Pivot

Lorsque vos données deviennent trop compliquées pour être gérées par les fonctions classiques d'Excel, les outils Power d'Excel - Power Query et Power Pivot - peuvent vous aider. Power Query nettoie automatiquement les données. Par exemple, vous obtenez des listes de clients de différents magasins - chaque magasin peut écrire les numéros de téléphone différemment ou classer les noms dans un ordre différent. Power Query peut résoudre tout cela automatiquement et vous épargner des heures de travail fastidieux.

Au contraire, Power Pivot relie différents ensembles de données et vous permet de travailler avec beaucoup plus de données qu'Excel ne peut en gérer. Par exemple, vous pouvez relier vos données de vente aux informations sur les clients et aux niveaux de stock. Il est ainsi facile de répondre à des questions importantes telles que "Qu'est-ce que nos meilleurs clients achètent habituellement ?" ou "Devons-nous commander davantage d'articles parmi ceux qui se vendent le plus rapidement ?".

La meilleure façon d'apprendre Excel

Si vous cherchez à développer vos connaissances sur Excel, vous avez l'embarras du choix. Voici les ressources d'apprentissage que j'ai trouvées les plus utiles : 

Créer un plan d'apprentissage 

Vous devez vous demander combien de temps il faut pour apprendre Excel. Bien que cela puisse sembler insurmontable au départ, ce n'est pas le cas. Vous pouvez créer un plan d'apprentissage structuré pour rester sur le cursus. Voici une suggestion de feuille de route que j'ai suivie dans mon parcours Excel :

• Mois 1-3 : Concentrez-vous sur les fondamentaux. Découvrez les cellules, les formules de base et les fonctions simples. Familiarisez-vous avec l'interface d'Excel et entraînez-vous à la saisie de données.
• Mois 4-6 : Passez à des sujets plus avancés. Explorez les fonctions complexes, les graphiques et les tableaux croisés dynamiques, et commencez à travailler sur la visualisation des données. C'est à ce moment-là que vous commencerez à voir le potentiel d'Excel pour l'analyse des données.
• Mois 7-9 : Vous pouvez désormais explorer des fonctionnalités telles que les macros et VBA. Apprenez également à intégrer Excel à d'autres outils pour améliorer votre flux de travail.

Ajustez le plan en fonction de votre vitesse d'apprentissage et de vos objectifs spécifiques. Prenez votre temps pour acquérir chaque compétence avant de passer à la suivante. Il est préférable de bien connaître les bases que de se précipiter sur les sujets avancés.

Suivre des cours en ligne

Si vous débutez, les cours en ligne peuvent vous donner une base solide. DataCamp propose des cours d'Excel adaptés aux débutants pour apprendre à votre rythme. Ils commencent par les bases et introduisent progressivement des concepts plus avancés. 

Quelques bons cours à envisager :

• Pour les débutants complets: Introduction à Excel
• Pour l'analyse des données: Analyse de données dans Excel
• Pour comprendre la formule avancée : Préparation des données dans Excel
• Pour comprendre la visualisation des données: Visualisation de données dans Excel

Appliquer Excel à des projets réels

La meilleure façon d'apprendre Excel est de l'utiliser pour résoudre des problèmes réels. Voici quelques projets pratiques que vous pouvez essayer :

• Établissez un budget mensuel : Commencez par faire le cursus de vos revenus et de vos dépenses. Au fur et à mesure de votre apprentissage, ajoutez des fonctions telles que des graphiques pour montrer les habitudes de dépenses ou des formules pour classer automatiquement les transactions par catégories.
• Analysez et visualisez les données de vente : Téléchargez un jeu de données ouvert sur un sujet qui vous intéresse, comme les statistiques sportives. Essayez de trouver des modèles intéressants en utilisant les compétences Excel que vous apprenez. 
• Construire un outil simple de gestion de projet : Dressez la liste de vos tâches, ajoutez des dates d'échéance et utilisez la mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence les échéances à venir. Cela vous permettra de vous entraîner à organiser des données tout en créant quelque chose d'utile.

Excel est un programme volumineux, et personne ne peut l'apprendre en une seule fois. Concentrez-vous sur ce qui est le plus utile pour vos besoins et construisez à partir de là.

Conseils de pro pour apprendre Excel

Après des années d'utilisation d'Excel, je me suis rendu compte que pour progresser, il est plus important de pratiquer et d'appliquer ce que l'on sait que de connaître ses fonctionnalités. Voici donc mes meilleurs conseils pour vous aider à maîtriser Excel :

• Pratiquez régulièrement : Utilisez Excel quotidiennement, même pour des tâches simples. Je me suis sentie plus à l'aise lorsque j'ai commencé à suivre les échéances de mes projets dans Excel plutôt que sur papier. Essayez donc de trouver de petites façons d'utiliser Excel au quotidien.
• Travaillez sur des projets réels : L'utilisation d'ensembles de données réels, comme le suivi de mon projet, m'a appris bien plus que les exercices des manuels. Voici donc mon conseil préféré. Choisissez un projet qui vous tient à cœur et travaillez dessus - vous serez plus motivé pour apprendre de nouvelles astuces Excel en résolvant un problème réel.
• Explorez VBA : Une fois que vous maîtrisez les bases, commencez à utiliser VBA pour automatiser les tâches répétitives et rationaliser votre flux de travail. Au début, j'étais nerveux à l'idée de coder, alors j'ai commencé modestement - ma première macro formatait simplement les nouvelles données comme je l'entendais. Aujourd'hui, je l'utilise plus fréquemment pour gagner du temps.

Réflexions finales 

Excel peut faciliter votre vie personnelle et professionnelle. Tout au long de votre parcours d'apprentissage, continuez à vous entraîner. Essayez de nouvelles formules, expérimentez différents graphiques et mettez-vous au défi de résoudre des problèmes concrets.

Vous pouvez consulter les tutoriels Excel de DataCamp pour partir de zéro et devenir un utilisateur avancé d'Excel. Une fois que vous maîtrisez Excel et que vous envisagez de trouver des opportunités de carrière pertinentes, consultez les 25 meilleures questions d'entretien Excel pour tous les niveaux afin de vous préparer aux entretiens.