Cómo mostrar fórmulas en Excel (en lugar de resultados)

Por qué resulta útil ver fórmulas en Excel

Excel normalmente muestra los resultados, no las fórmulas que los producen. Eso es eficiente para el trabajo diario, pero oculta la lógica necesaria cuando algo requiere revisión.

Auditoría y depuración de hojas de cálculo

Cuando un número parece incorrecto, las fórmulas mostradas facilitan el diagnóstico del problema. En lugar de buscar en celdas individuales, puedes escanear la hoja y detectar problemas inmediatamente, tales como:

• Referencias rotas: Una fórmula que apunta a una celda eliminada devuelve errores como « #REF! ».

• Rangos incorrectos: Los totales pueden omitir filas o columnas porque la fórmula solo cubre parte de los datos.

• Lógica errónea: Es posible que las condiciones, los operadores o el orden de cálculo no coincidan con la lógica prevista.

• Fórmulas inconsistentes: Una celda de una columna puede seguir un patrón diferente al del resto.

• Valores codificados: Un resultado puede parecer calculado, pero en realidad contiene un número fijo.

Aprender y repasar la lógica de las hojas de cálculo

Mostrar fórmulas es también una de las formas más rápidas de comprender cómo funciona una hoja de cálculo si no la has creado tú.

Esto resulta especialmente útil en dos situaciones:

• Aprender Excel: Estudia fórmulas reales, observa cómo se combinan las funciones y comprende cómo se comportan las referencias entre celdas.
• Revisión de archivos: Sigue cómo fluyen los valores a través de la hoja y confirma de dónde provienen los números clave.

Este enfoque funciona bien con hojas de cálculo que se basan en:

• Referencias entre hojas como =Revenue!F2

• Lógica condicional como =IF(C2="Paid","Yes","No")

• Fórmulas de búsqueda como =XLOOKUP(A2,Products[ID],Products[Price])

Cómo mostrar todas las fórmulas en una hoja de cálculo

Excel incluye una función integrada que muestra todas las fórmulas a la vez. Aquí tienes tres formas rápidas y sencillas de mostrar todas las fórmulas de una hoja de cálculo: 

1. Usando la tecla de acceso directo 

La forma más rápida de mostrar fórmulas es utilizar un atajo de teclado.

A continuación te explicamos cómo hacerlo:

• Abre la hoja de cálculo.
• Pulsa Ctrl + (acento grave). Es esta tecla: ` tecla; parece un apóstrofo al revés. Lo encontrarás entre las teclas Esc y Tab del teclado.

Nota: Vuelve a pulsar el mismo atajo para volver a la vista normal. 

Mostrar todas las fórmulas utilizando el atajo de teclado. Imagen del autor.

Aquí, Excel reemplaza todos los resultados con sus fórmulas en toda la hoja de cálculo. Ampliará automáticamente el ancho de las columnas para adaptarse a fórmulas más largas. 

Nota: Este atajo solo afecta a la hoja de cálculo activa. Las demás hojas del mismo cuaderno de trabajo permanecen sin cambios. 

2. Activar y desactivar fórmulas de presentación desde la cinta

Podemos hacer lo mismo utilizando una función disponible en la cinta de Excel: 

• En la cinta, ve a la pestaña Fórmulas.
• En el grupo Auditoría de fórmulas, haz clic en el botón Mostrar fórmulas.

Excel cambia inmediatamente la hoja de cálculo a la vista de fórmulas.

Para desactivarlo, haz clic de nuevo en Mostrar fórmulas.

Mostrar todas las fórmulas utilizando el botón de la cinta. Imagen del autor.

3. Uso del menú Opciones de Excel 

Las opciones de Excel son otra forma de mostrar fórmulas en las celdas.

Para hacer esto: 

• En Excel 2010, ve a Archivo > Opciones (para Excel 2007, ve al botón Office > Opciones de Excel ).
• Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de Excel. En el panel izquierdo, haz clic en Avanzado.
• Desplázate hacia abajo y busca la sección Opciones de visualización para esta hoja de cálculo.
• Selecciona la hoja en el menú desplegable y, a continuación, marca la casilla Mostrar fórmulas en las celdas en lugar de sus resultados calculados.

Ahora, cuando introduzcamos una fórmula en una celda, solo se mostrará la fórmula, no el resultado.

Muestra las fórmulas utilizando el menú Opciones de Excel. Imagen del autor.

Cómo mostrar fórmulas en celdas individuales

A veces no queremos ver todas las fórmulas de una hoja de cálculo. En cambio, queremos ver una fórmula de celda única. 

Ver una fórmula en la barra de fórmulas

La forma más sencilla de comprobar una fórmula en celdas individuales es utilizar la barra de fórmulas:

• Haz clic en la celda que contiene una fórmula.
• Mira la barra de fórmulas situada encima de la cuadrícula de la hoja de cálculo.

Excel muestra la fórmula completa en la barra de fórmulas, mientras que la celda muestra el resultado.

Muestra la fórmula de una sola celda en la barra de fórmulas. Imagen del autor.

En este método, la hoja de cálculo permanece sin cambios y Excel muestra la fórmula sin ampliar el diseño ni afectar a otras celdas.

Nota: Si la barra de fórmulas está oculta, actívala yendo a Ver > Barra de fórmulas.

Mostrar fórmulas directamente en las celdas

A veces, es posible que desees que las fórmulas aparezcan dentro de las celdas como texto en lugar de calcularse. Esto es habitual cuando se crean materiales de formación, se redacta documentación o se comparten ejemplos en los que la fórmula en sí misma es más importante que el resultado.

Excel te ofrece dos formas fiables de hacerlo:

• Usa un apóstrofo para convertir una fórmula en texto.

• Utiliza la función « FORMULATEXT() » (Mostrar fórmula) para mostrar una fórmula existente.

Cada método funciona de forma ligeramente diferente y resulta útil en situaciones distintas.

Método 1: Usa un apóstrofo.

La forma más rápida de mostrar una fórmula como texto es añadir un apóstrofo delante de ella. Excel trata entonces la fórmula como texto sin formato y no la calcula. A continuación te explicamos cómo hacerlo:

1. Haz doble clic en la celda o selecciónala y haz clic en la barra de fórmulas.

2. Escribe un apóstrofo (') antes de la fórmula.

3. Pulsa Intro.

Excel mostrará la fórmula tal y como está escrita en la celda, sin calcularla.

Mostrar la fórmula en las celdas utilizando un apóstrofo. Imagen del autor.

Método 2: Utiliza Buscar y reemplazar

También puedes utilizar la función Buscar y reemplazar para aplicar este método más rápidamente:

1. Ve a la pestaña Inicio > Buscar y seleccionar > Reemplazar. O presiona Ctrl + H

2. En Buscar, escribe =

3. En Reemplazar por, escribe '= (apóstrofo seguido del signo igual).

4. Haz clic en Buscar siguiente > Reemplazar para actualizar una fórmula cada vez. Si no presionas Buscar siguiente, aparecerá una ventana emergente con un error. O haz clic en Reemplazar todo para actualizar todas las fórmulas de la hoja de cálculo.

Excel dejará de calcular esas fórmulas y las mostrará como texto.

Mostrar fórmulas de una celda utilizando la opción Buscar y seleccionar. Imagen del autor.

Nota: Este método afecta a otras fórmulas vinculadas a las mismas celdas.

Método 3: Utiliza la función FORMULATEXT() 

La función FORMULATEXT() muestra una fórmula de otra celda como texto, dejando intacta la fórmula original. Esto resulta útil cuando las fórmulas pueden cambiar y deseas que el texto mostrado se actualice automáticamente.

A continuación te explicamos cómo utilizar esta función: 

1. Haz clic en una celda vacía.

2. Introduce la fórmula: =FORMULATEXT(referencia)

3. Reemplaza la referencia con la celda que contiene la fórmula que deseas mostrar.

Por ejemplo, puedes mostrar las fórmulas de G2:G6 in H2:H6 by referencing each corresponding cell.

Muestra las fórmulas como texto utilizando FORMULATEXT(). Imagen del autor.

Consejo:

• Utiliza apóstrofos para ejemplos estáticos y archivos didácticos.

• Utiliza FORMULATEXT() cuando las fórmulas puedan cambiar y deban permanecer visibles.

Cómo mostrar fórmulas sin cambiar el formato de las celdas

Cuando activas la vista de fórmulas, Excel da prioridad a mostrar la fórmula completa, sin conservar tu diseño. Las columnas pueden expandirse, el texto puede ajustarse y las celdas pueden parecer desordenadas. Es normal, pero eso no significa que tengas que conformarte con una hoja de cálculo desordenada.

Con unos pequeños ajustes, puedes mantener las fórmulas visibles y conservar un diseño legible.

Solucionar problemas de ancho de columna y diseño

Las fórmulas suelen ser más largas que los valores que calculan. Cuando se muestran, Excel amplía las columnas para que toda la fórmula quepa en una línea.

Hay varias formas sencillas de gestionar esto:

Opción 1: Establece el ancho de las columnas antes de mostrar las fórmulas.

Si el diseño es importante, cambia primero el tamaño de las columnas. Excel mantiene esos anchos cuando activas la vista de fórmulas, incluso si las fórmulas son más largas que la celda.

Esto funciona bien para archivos de entrenamiento o capturas de pantalla en los que la coherencia es importante.

Opción 2: Ajustar columnas automáticamente de forma intencionada

Si deseas que Excel ajuste las columnas automáticamente:

1. Selecciona toda la hoja de cálculo (Ctrl + A o haz clic en el botón Seleccionar todo en la esquina superior izquierda).
2. Haz doble clic en cualquier borde de columna.

Excel amplía las columnas en función de la fórmula visible más larga.

Fija el ancho de la columna. Imagen del autor.

Una vez que hayas terminado de revisar las fórmulas, puedes desactivar la vista de fórmulas y volver a ajustar automáticamente las columnas para que la hoja vuelva a tener un diseño normal.

Evitar que las fórmulas se ajusten o se superpongan

Las fórmulas largas pueden resultar difíciles de leer si se activa la opción Ajustar texto. Excel puede dividir una sola fórmula en varias líneas dentro de la misma celda, lo que rápidamente da una apariencia desordenada.

Para mantener las fórmulas en una sola línea:

1. Ve a la pestaña Inicio.
2. En el grupo Alineación, comprueba si la opción Ajustar texto está activada.
3. Si es así, haz clic una vez para desactivarlo.

Esto mantiene las fórmulas en una sola línea, lo que facilita su lectura.

Desactiva la opción Ajustar texto. Imagen del autor.

Nota: Estos cambios solo afectan a la forma en que se muestran las fórmulas. No cambian la forma en que Excel calcula los resultados.

Cómo mostrar fórmulas para imprimir o revisar

De forma predeterminada, Excel imprime los resultados, no las fórmulas. Sin embargo, durante las auditorías, las revisiones por pares o las sesiones de formación, lo que a menudo se quiere ver son las fórmulas en sí mismas.

Con una pequeña configuración, puedes preparar una hoja de cálculo para que las fórmulas sean fáciles de leer en papel o en un archivo compartido, sin alterar el diseño ni confundir a los revisores.

Imprimir hojas de cálculo con fórmulas visibles

Antes de imprimir, asegúrate de que las fórmulas se muestran claramente y caben en la página. A continuación te explicamos cómo hacerlo: 

1. Activa la visualización de fórmulas utilizando cualquiera de los métodos descritos anteriormente.
2. Ajusta el ancho de las columnas para que las fórmulas quepan en una sola línea siempre que sea posible.
3. Ve a Archivo > Imprimir para abrir la vista previa de impresión.
4. Revisa la vista previa y ajusta el diseño según sea necesario:
• Cambia a la orientación horizontal para que quepan más fórmulas en la página.
• Haz clic en Configuración de página para ajustar los márgenes, la escala o los saltos de página.
5. Cuando todo esté correcto, haz clic en Aceptar e imprime la hoja o guárdala como PDF.

Imprime las hojas con las fórmulas visibles en las celdas. Imagen del autor.

Compartir reseñas basadas en fórmulas

Cuando compartes una hoja de cálculo para revisar fórmulas, la claridad es más importante que la presentación. 

A continuación, se indican algunas prácticas recomendadas que debes seguir para que tus revisores comprendan rápidamente la lógica:

• Mantén un diseño sencillo: Evita las celdas combinadas, las filas ocultas o el formato innecesario.
• Controla el ancho de la columna intencionalmente: Haz que las fórmulas sean legibles sin tener que desplazarse excesivamente.
• Añade contexto cuando sea necesario: Una breve nota junto a fórmulas complejas puede ahorrar tiempo y evitar malentendidos.
• Compartir una copia de revisión: Duplica el archivo antes de compartirlo para que el original quede protegido contra ediciones accidentales.

Nota: Desactiva la vista de fórmulas antes de la entrega final, a menos que el destinatario solicite específicamente ver las fórmulas. La mayoría de los usuarios finales solo necesitan resultados.

Problemas comunes al mostrar fórmulas

Mostrar fórmulas puede resultar confuso la primera vez que usas Excel. Pero debes saber que, en la mayoría de los casos, Excel no está dañado, sino que quizá se ha cambiado alguna configuración o la celda se está tratando como texto.

A continuación te explicamos cómo reconocer cada situación y solucionarla rápidamente.

Activación accidental de Mostrar fórmulas

A veces, Excel muestra fórmulas en lugar de resultados en toda la hoja de cálculo. Esto suele ocurrir cuando la opción Mostrar fórmulas se activa accidentalmente, a menudo al pulsar una combinación de teclas.

Cuando esto ocurre, todos los valores calculados desaparecen y se sustituyen por fórmulas.

Cómo solucionarlo:

• Pulsa Ctrl + (la tecla del acento grave, normalmente situada encima de la tecla Tab).
• O ve a la pestaña Fórmulas y haz clic en Mostrar fórmulas para desactivarla.

La hoja de cálculo vuelve inmediatamente a mostrar los resultados.

Las fórmulas no funcionan

A veces aparece una fórmula en una celda, pero Excel nunca la calcula aunque la opción Mostrar fórmulas esté desactivada. Esto suele significar que la celda se formateó como texto antes de introducir la fórmula. Excel trata todo lo que se escribe en una celda con formato de texto como texto sin formato.

Fórmula mostrada como texto en lugar del resultado. Imagen del autor.

Cómo solucionarlo:

1. Selecciona la celda afectada.

2. Ve a la pestaña Inicio > Grupo Número.

3. Cambia el formato de Texto a General.

4. Haz clic dentro de la celda, pulsa « F2 » (Añadir una fila) y, a continuación, pulsa «Enter» (Int ro).

Esto obliga a Excel a volver a leer la fórmula y calcularla correctamente.

Cambia el formato de la celda a General. Imagen del autor.

Fórmulas confusas con valores de texto

A veces, una celda parece contener una fórmula, pero Excel no la calcula incluso después de cambiar el formato a General.

Esto suele ocurrir porque la fórmula comienza con:

• Apostrofo inicial ('=SUM(A1:A5))

• O un espacio delante del signo igual.

Ambos indican a Excel que trate el contenido como texto. Cómo solucionarlo:

1. Haz clic en la celda.
2. Mira en la barra de fórmulas.
3. Elimina cualquier apóstrofo inicial o espacio adicional.
4. Pulsa Intro.

Una vez eliminado el carácter adicional, Excel calcula la fórmula normalmente.

Elimina los caracteres de la fórmula. Imagen del autor.

Prácticas recomendadas para trabajar con fórmulas visibles

Mostrar fórmulas puede ser útil, pero no es conveniente que esté activado todo el tiempo. El objetivo es pasar fácilmente de una vista a otra y proteger las fórmulas cuando se comparten archivos con otras personas.

A continuación, te ofrecemos algunas prácticas recomendadas que te ayudarán a mantener la eficiencia y evitar errores.

Cambiar entre valores y fórmulas de manera eficiente

Al editar o revisar una hoja de cálculo, a menudo cambiarás entre los resultados y las fórmulas. La forma más rápida de hacerlo es con el atajo de teclado.

• Presiona Ctrl + para activar o desactivar la opción Mostrar fórmulas.

Esto te permite inspeccionar rápidamente la lógica y luego volver a los valores normales sin cambiar ningún formato ni cálculo.

Flujo de trabajo recomendado:

1. Activa la vista de fórmulas para revisar o depurar.
2. Realiza las modificaciones necesarias.
3. Desactiva la vista de fórmulas antes de continuar con tu trabajo habitual.

El uso del atajo te permite mantener la concentración y evita cambios innecesarios en el diseño.

Uso seguro de fórmulas en archivos compartidos

En las hojas de cálculo compartidas, las fórmulas se pueden modificar fácilmente por accidente. Un clic erróneo puede sobrescribir un cálculo clave sin que nadie se dé cuenta.

Para evitarlo, puedes bloquear las celdas de fórmula sin impedir que los demás editen las entradas. A continuación, te explicamos cómo proteger fórmulas:

1. Selecciona toda la hoja de cálculo (Ctrl + A o haz clic en el botónSeleccionar todo ).

2. Haz clic con el botón derecho y selecciona Formato de celdas

3. En el cuadro de diálogo Formato de celdas > abre la pestaña Protección y desmarca Bloqueado y Oculto

4. Selecciona solo las celdas que contengan fórmulas.

5. Haz clic con el botón derecho > Formato de celdas > Proteccióny, a continuación, marca Bloqueado

6. Haz clic en Aceptar

Bloquea celdas específicas utilizando la opción Formato de celdas. Imagen del autor.

7. Ve a la pestaña Revisar y haz clic en Proteger hoja
8. En el cuadro de diálogoProteger hoja , introduce la contraseña para proteger la hoja. Y marca la casilla« » (Seleccionar celdas desbloqueadas).
9. Haz clic en Aceptar

Ahora, ustedes pueden editar las celdas de entrada, pero no pueden cambiar las fórmulas protegidas. 

Protege la hoja contra modificaciones accidentales. Imagen del autor.

Resaltar celdas con fórmulas en lugar de mostrarlas

A veces no es necesario ver fórmulas por todas partes. Solo quieres saber qué celdas contienen fórmulas. En este caso, resaltar las celdas de fórmula es más seguro y fácil que activar la vista completa de fórmulas.

Opción 1: Usar formato condicional (persistente)

El formato condicional resaltaautomáticamente las celdas con fórmulassin cambiar lo que se muestra en la hoja de cálculo.

A continuación te explicamos cómo utilizarlo: 

1. Selecciona el rango que deseas escanear.

2. Ir a Inicio > Formato condicional > Nueva regla

3. Elige Utiliza una fórmula para determinar qué celdas formatear.

4. Enter: =ISFORMULA(A1)(Reemplaza A1 por la primera celda del rango seleccionado).

5. Elige un color de relleno o un borde y aplica la regla.

6. Haz clic en Aceptar

De esta forma, todas las celdas de fórmula del rango permanecen resaltadas.

Resalta las celdas con fórmulas utilizando el formato condicional. Imagen del autor.

Opción 2: Usar Buscar y seleccionar (temporal)

La opción«Buscar y seleccionar » es útil para realizar comprobaciones rápidas. A continuación te explicamos cómo utilizarlo:

1. Ir a Inicio > Buscar y seleccionar > Fórmulas
2. Excel resalta todas las celdas con fórmulas en gris.

El resaltado desaparece tan pronto como haces clic en otra celda.

Resalta las celdas con fórmulas utilizando Buscar y seleccionar. Imagen del autor.

Reflexiones finales 

Ahora que conoces las diferentes formas de mostrar fórmulas en Excel, puedes elegir la que mejor se adapte a tu hoja de cálculo. Algunas opciones son mejores para comprobaciones rápidas, mientras que otras son mejores para revisiones, compartir o mantener las fórmulas seguras.

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