Base de données vs. Feuille de calcul : Comparaison des caractéristiques et des avantages

Il peut arriver que vous soyez confronté au choix de la meilleure façon de stocker et de gérer vos données : utiliser une base de données ou une feuille de calcul. Les bases de données et les feuilles de calcul remplissent toutes deux cette fonction, mais elles sont fondamentalement différentes en termes de structure et de fonctionnalité. En fonction de vos besoins, vous devrez réfléchir attentivement à des éléments tels que la taille et l'accessibilité.

Dans ce guide, j'expliquerai les principales différences entre les bases de données et les feuilles de calcul afin que vous soyez pleinement informé et que vous trouviez l'outil qui répond le mieux à vos besoins. Tout au long de la formation, je vous aiderai à trouver de bonnes ressources, comme notre cours sur la conception de bases de données, afin que vous puissiez continuer à apprendre.

Qu'est-ce qu'une feuille de calcul ?

Commençons par les feuilles de calcul. Une feuille de calcul est un registre numérique qui organise les données en lignes et en colonnes. Il est généralement utilisé pour l'établissement de budgets, l'analyse de données et le simple stockage de données. Vous trouverez ci-dessous les principales fonctionnalités et les cas d'utilisation de la feuille de calcul.

Caractéristiques principales

Les principales caractéristiques de la feuille de calcul sont les suivantes :

• Format tabulaire : Les données sont stockées dans des cellules à l'intersection des lignes et des colonnes.
• Formules et fonctions : Permet d'effectuer des calculs et de manipuler des données à l'aide de formules et de fonctions intégrées.
• Facilité d'utilisation : Les feuilles de calcul sont conçues pour être conviviales, avec une interface intuitive qui ne nécessite pas de compétences techniques avancées. 

Cas d'utilisation typiques

Les cas d'utilisation courants de la feuille de calcul sont les suivants :

• Petites entreprises : Les entreprises utilisent souvent des feuilles de calcul pour suivre leurs ventes, leurs dépenses et leurs stocks. Les feuilles de calcul constituent un moyen simple et abordable de suivre les performances d'une entreprise, d'établir des budgets et de gérer des données financières.
• Individus : Les feuilles de calcul sont utilisées pour gérer les finances personnelles, par exemple pour établir un budget ou planifier des objectifs d'épargne. Ils sont également utiles pour l'organisation d'événements tels que les mariages.

DataCamp propose des ressources pour continuer à apprendre les différences les plus subtiles. Écoutez l'épisode du podcast Spreadsheets in Data Science pour en savoir plus sur les flux de travail des feuilles de calcul. Par ailleurs, tous les tableurs n'étant pas identiques, je vous recommande de lire nos articles CSV vs Excel et Excel vs. Google Sheets articles de blog de comparaison.

Qu'est-ce qu'une base de données ?

Une base de données est une collection de données structurées gérée par un système de gestion de base de données (SGBD) conçu pour traiter efficacement de grandes quantités de données. Vous trouverez ci-dessous les principales caractéristiques des bases de données et leurs cas d'utilisation typiques.

Caractéristiques principales

Les principales caractéristiques de la base de données sont les suivantes :

• Relations entre les données : Les bases de données prennent en charge les données relationnelles, dans lesquelles les données sont stockées dans des tableaux liés par des champs clés. Ce modèle relationnel permet d'assurer la cohérence des données entre plusieurs tableaux.
• Évolutivité : Les bases de données peuvent traiter de grands volumes de données sans dégradation des performances. Cette évolutivité permet à la base de données de stocker des données supplémentaires, ce qui la rend idéale pour répondre aux besoins croissants des entreprises.
• Intégrité des données : Les bases de données garantissent la cohérence et l'exactitude des données grâce à des règles de validation intégrées. Cette fonctionnalité permet d'éviter les erreurs telles que les entrées en double ou les formats de données non valides, ce qui rend le système fiable et précis.

Cas d'utilisation typiques

En raison de sa polyvalence, les cas d'utilisation les plus courants d'une base de données sont les suivants.

• Grandes organisations : Les bases de données sont importantes pour les grandes organisations qui gèrent de grandes quantités de données, telles que des enregistrements de clients, des transactions ou des stocks à grande échelle. Les bases de données permettent à ces organisations de stocker, d'extraire et d'analyser les données de manière efficace, afin de répondre à leurs besoins opérationnels.
• Applications complexes : Les bases de données sont également utilisées dans des applications qui nécessitent des requêtes de données complexes, des rapports et un accès multi-utilisateurs.

Pour en savoir plus sur les bases de données, je vous recommande de vous inscrire à notre cursus de compétences SQL pour les administrateurs de bases de données afin de comprendre les compétences requises pour gérer une base de données. Le cours Introduction aux bases de données en Python vous permettra également d'apprendre à intégrer et à gérer des bases de données en Python. Pour une lecture rapide, consultez notre aperçu de la base de données SQL.

Principales différences entre les bases de données et les feuilles de calcul

Les bases de données et les feuilles de calcul permettent de stocker et de manipuler des données, mais leurs principales différences sont les suivantes. Sur la base de mon expérience de travail avec les deux, je vais vous donner mon avis sur celui qui l'emporte dans chaque catégorie. Comme vous le constaterez, les bases de données l'ont emporté dans la plupart des catégories parce que, oes bases de données présentent globalement plus d'avantages structurels dans le maintien de l'intégrité des données et la prévention des anomalies de données.

Stockage et structure des données

• Feuilles de calcul : Stocker les données dans un format bidimensionnel à l'aide de cellules organisées en lignes et en colonnes, ce qui convient aux tâches qui impliquent des ensembles de données relativement simples sans relations complexes. 
• Bases de données : Stocker les données dans des tableaux dont les enregistrements (lignes) et les champs (colonnes) sont liés par des connexions relationnelles, ce qui permet une organisation plus sophistiquée des données. 

Gagnant : Bases de données, pour le stockage de données relationnelles avec des relations complexes entre les tableaux.

Intégrité et validation des données

• Feuilles de calcul : Les feuilles de calcul n'offrent qu'une validation minimale des données, ce qui les rend sujettes aux erreurs, en particulier lorsque les données sont saisies manuellement. 
• Bases de données : Les bases de données sont soumises à des règles strictes de validation des données, garantissant que les données saisies dans le système respectent des formats et des contraintes prédéfinis. Cette approche permet de maintenir la cohérence et l'exactitude des données dans les bases de données.

Gagnant : Bases de données pour soutenir l'intégrité et la validation des données.

Évolutivité et performance

• Feuilles de calcul : Meilleur pour les ensembles de données de petite à moyenne taille ; les performances se dégradent avec les gros volumes de données.
• Bases de données : Ils sont conçus pour les grands ensembles de données et les opérations à haute performance, même avec des millions d'enregistrements. Les bases de données évoluent en fonction de la croissance des données, de sorte qu'elles ne connaissent pas de problèmes de performance au fil du temps.

Gagnant : Bases de données pour la prise en charge de grands ensembles de données avec des performances améliorées.

Facilité d'utilisation et rapidité d'analyse

• Feuilles de calcul : Les feuilles de calcul sont utiles lorsqu'il s'agit d'accéder rapidement à des données, de les visualiser ou de les analyser légèrement. Leur interface conviviale permet même aux utilisateurs non techniques d'effectuer des tâches d'analyse simples telles que le nettoyage et la saisie de données, ainsi que des visualisations.
• Bases de données : Bien que les bases de données offrent de puissantes possibilités d'interrogation et de gestion des données, elles nécessitent souvent une configuration plus poussée et une compréhension de SQL ou d'autres langages de base de données. En outre, la mise en place et la gestion efficace de ces bases de données nécessitent souvent l'intervention d'un administrateur de base de données spécialisé. 

Gagnant : Des feuilles de calcul pour une analyse rapide et une facilité d'utilisation, en particulier pour les personnes non techniques.

Collaboration et accès multi-utilisateurs

• Feuilles de calcul : Les feuilles de calcul offrent des fonctions de collaboration limitées et peuvent entraîner des conflits potentiels dans les environnements partagés lorsque plusieurs utilisateurs tentent d'accéder au même fichier et de le modifier simultanément.
• Bases de données : Fournir des environnements multi-utilisateurs, offrant des fonctions de collaboration robustes avec des autorisations et des contrôles d'accès basés sur les rôles.

Gagnant : Bases de données permettant la collaboration et les contrôles d'accès basés sur les rôles.

Avantages et inconvénients des bases de données et des feuilles de calcul

En plus de comparer les bases de données et les feuilles de calcul, nous pouvons également examiner les avantages et les inconvénients de chacune d'entre elles séparément :

Comment choisir entre une base de données et une feuille de calcul ?

Que vous soyez un analyste de données junior, un data scientist ou un décideur commercial, le choix entre une base de données et un tableur dépend de plusieurs facteurs, notamment vos besoins en données, les compétences de votre équipe, vos objectifs à long terme et votre budget. Tenez compte des facteurs suivants pour prendre une décision appropriée.

Évaluez vos besoins en matière de données

Vous devez tenir compte du volume de données que vous devez gérer. Si l'ensemble de données est petit, vous aurez besoin d'une feuille de calcul. Cependant, vous aurez besoin d'une base de données lorsque vous manipulerez de grands ensembles de données avec des relations et des opérations de données complexes.

Tenez compte des compétences de votre équipe

Les feuilles de calcul sont idéales pour les équipes disposant d'une expertise technique limitée, car elles sont conviviales et ne nécessitent qu'une formation minimale. D'autre part, les bases de données requièrent la connaissance de SQL ou d'autres langages de base de données pour permettre une manipulation et une analyse plus puissantes des données. Vous devrez prendre en compte des éléments tels que la dépendance transitive afin de normaliser les données et d'éliminer la redondance.

Objectifs à long terme et évolutivité

Les feuilles de calcul sont idéales pour les besoins actuels en données si vous n'envisagez pas de traiter de grandes quantités de données à l'avenir. Une base de données peut être la meilleure solution à long terme si vous prévoyez une croissance et des besoins en données plus complexes.

Considérations budgétaires

Le budget sera un élément important à prendre en considération lors du choix entre les deux, car il y aura une grande différence de coût. Les feuilles de calcul sont relativement peu coûteuses et souvent gratuites, ce qui les rend rentables, en particulier pour les petits projets. Les bases de données nécessitent généralement un investissement initial plus important en termes d'installation et d'achat de logiciels. D'autres coûts sont liés à la maintenance, aux mises à jour régulières et à l'embauche de personnel qualifié pour gérer le système.

Pour mieux comprendre quand choisir les feuilles de calcul pour vos besoins en données, je vous recommande d'écouter l'épisode de notre podcast DataCamp, "Are Spreadsheets Still Relevant For Data Analysis ?" avec Jordan Goldmeier, auteur de Data Smart.

Conclusion

Les bases de données et les feuilles de calcul ont chacune leurs points forts et sont adaptées à des tâches différentes. La compréhension de vos besoins spécifiques vous guidera dans le choix de l'outil adéquat pour la gestion de vos données. Pour le traitement de données à petite échelle et les projets simples, une feuille de calcul peut suffire. Toutefois, une base de données est préférable si vous avez besoin d'évolutivité, d'intégrité des données et de performances solides.

La technologie progresse rapidement et il est important de rester à jour. J'ai trouvé l'épisode du podcast DataFramed de DataCamp, "Are Spreadsheets Still Relevant For Data Analysis ?" avec Jordan Goldmeier, auteur de Data Smart, instructif pour en savoir plus sur l'impact de la GenAI sur Excel et la transformation des données. Les feuilles de calcul ont-elles besoin d'être repensées ? L'épisode avec Hjalmar Gislason, PDG de GRID a été un autre épisode intéressant. 

En plus de vous abonner à DataFrame, continuez à vous perfectionner en suivant les cours de DataCamp. Je vous recommande en particulier les cours suivants : Conception de bases de données et Création de bases de données PostgreSQL. De plus, notre parcours d'ingénieur de données associé en SQL vous aidera à acquérir les bonnes compétences techniques et cela fait bien sur un CV.