Base de datos vs. Hoja de cálculo: Comparar funciones y ventajas

Ocasionalmente, puedes enfrentarte a la disyuntiva de cómo almacenar y gestionar mejor tus datos: utilizar una base de datos o una hoja de cálculo. Tanto las bases de datos como las hojas de cálculo sirven para este propósito, pero son fundamentalmente diferentes en estructura y funcionalidad. Dependiendo de tus necesidades, tendrás que pensar detenidamente en cosas como el tamaño y la accesibilidad.

En esta guía, te explicaré las principales diferencias entre las bases de datos y las hojas de cálculo para que estés bien informado y encuentres la herramienta que mejor se adapte a tus necesidades. En todo momento, te ayudaré a encontrar buenos recursos, como nuestro curso de Diseño de Bases de Datos, para que puedas seguir aprendiendo.

¿Qué es una hoja de cálculo?

Empecemos por las hojas de cálculo. Una hoja de cálculo es un libro de contabilidad digital que organiza los datos en filas y columnas. Suele utilizarse para elaborar presupuestos, analizar datos y almacenar datos sencillos. A continuación se describen las características principales y los casos de uso de la hoja de cálculo.

Características principales

Las principales características de la hoja de cálculo son las siguientes:

• Formato tabular: Los datos se almacenan en celdas en la intersección de filas y columnas.
• Fórmulas y funciones: Permite realizar cálculos y manipular datos mediante fórmulas y funciones incorporadas.
• Facilidad de uso: Las hojas de cálculo están diseñadas para ser fáciles de usar, con una interfaz intuitiva que no requiere conocimientos técnicos avanzados. 

Casos de uso típicos

Los casos de uso habituales de la hoja de cálculo son los siguientes:

• Pequeñas empresas: Las empresas suelen utilizar hojas de cálculo para hacer un seguimiento de las ventas, los gastos y el inventario. Las hojas de cálculo ofrecen una forma asequible y sencilla de controlar el rendimiento empresarial, crear presupuestos y gestionar datos financieros.
• Individuos: La gente utiliza hojas de cálculo para gestionar sus finanzas personales, como hacer presupuestos o planificar objetivos de ahorro. También son útiles para planificar acontecimientos como bodas.

DataCamp ofrece recursos para seguir aprendiendo las diferencias más sutiles. Escucha el episodio del podcast Hojas de cálculo en la ciencia de datos para aprender sobre los flujos de trabajo de las hojas de cálculo. Además, como no todas las hojas de cálculo son iguales, te recomiendo que leas nuestros artículos CSV vs Excel y Excel vs. Excel. Hojas de cálculo de Google comparación de entradas de blog.

¿Qué es una base de datos?

Una base de datos es una colección estructurada de datos gestionada por un Sistema de Gestión de Bases de Datos (SGBD) diseñado para manejar grandes cantidades de datos de forma eficiente. A continuación se describen las características principales de las bases de datos y sus casos de uso típicos.

Características principales

Las funciones básicas de la base de datos son las siguientes

• Relaciones de datos: Las bases de datos admiten datos relacionales, en los que los datos se almacenan en tablas vinculadas mediante campos clave. Este modelo relacional permite la coherencia de los datos en varias tablas.
• Escalabilidad: Las bases de datos pueden manejar grandes volúmenes de datos sin degradar su rendimiento. Esta escalabilidad permite a la base de datos almacenar datos incrementales, lo que la hace ideal para las crecientes necesidades empresariales.
• Integridad de los datos: Las bases de datos garantizan la coherencia y exactitud de los datos con reglas de validación incorporadas. Esta funcionalidad evita errores como entradas duplicadas o formatos de datos no válidos, por lo que es fiable y precisa.

Casos de uso típicos

Debido a su versatilidad, los siguientes son los casos de uso habituales de una base de datos.

• Grandes organizaciones: Las bases de datos son importantes para las grandes organizaciones que gestionan grandes cantidades de datos, como registros de clientes, transacciones o inventarios a escala. Las bases de datos permiten a estas organizaciones almacenar, recuperar y analizar datos de forma eficiente, dando soporte a sus necesidades operativas.
• Aplicaciones complejas: Las bases de datos también se utilizan en aplicaciones que requieren consultas de datos complejas, elaboración de informes y acceso multiusuario.

Para aprender más sobre bases de datos, te recomiendo que te inscribas en nuestro curso de SQL para Administradores de Bases de Datos, para comprender los conocimientos necesarios para gestionar una base de datos. El curso Introducción a las Bases de Datos en Python también te ayudará a aprender a integrar y gestionar bases de datos en Python. Para una lectura rápida, consulta nuestra Visión general de las bases de datos SQL.

Diferencias clave entre bases de datos y hojas de cálculo

Aunque las bases de datos y las hojas de cálculo permiten almacenar y manipular datos, éstas son sus principales diferencias. Basándome en mi experiencia trabajando con ambos, daré mi opinión sobre cuál gana en cada categoría. Como verás, las bases de datos han ganado en la mayoría de las categorías porque, en general, las bases de datos tienen más ventajas estructurales a la hora de mantener la integridad de los datos y evitar anomalías.n general, las bases de datos tienen más ventajas estructurales a la hora de mantener la integridad de los datos y evitar anomalías en ellos.

Almacenamiento y estructura de los datos

• Hojas de cálculo: Almacena los datos en un formato bidimensional mediante celdas organizadas en filas y columnas, lo que lo hace adecuado para tareas que impliquen conjuntos de datos relativamente sencillos sin relaciones complejas. 
• Bases de datos: Almacena los datos en tablas con registros (filas) y campos (columnas) vinculados mediante conexiones relacionales, lo que permite una organización más sofisticada de los datos. 

Ganador: Bases de datos, para almacenar datos relacionales con relaciones complejas entre tablas.

Integridad y validación de los datos

• Hojas de cálculo: Las hojas de cálculo ofrecen una validación de datos mínima, lo que las hace propensas a errores, especialmente cuando los datos se introducen manualmente. 
• Bases de datos: Las bases de datos tienen reglas estrictas de validación de datos, que garantizan que los datos introducidos en el sistema se ajustan a los formatos y restricciones predefinidos. Este enfoque ayuda a mantener la coherencia y exactitud de los datos en las bases de datos.

Ganador: Bases de datos para apoyar la integridad y la validación de los datos.

Escalabilidad y rendimiento

• Hojas de cálculo: Lo mejor para conjuntos de datos pequeños y medianos; el rendimiento disminuye con grandes volúmenes de datos.
• Bases de datos: Están diseñados para grandes conjuntos de datos y operaciones de alto rendimiento, incluso con millones de registros. Las bases de datos escalan a medida que crecen los datos, por lo que no experimentan problemas de rendimiento con el tiempo.

Ganador: Bases de datos para soportar grandes conjuntos de datos con un rendimiento mejorado.

Facilidad de uso y análisis rápido

• Hojas de cálculo: Las hojas de cálculo son útiles cuando hay que acceder rápidamente a los datos, visualizarlos o analizarlos ligeramente. Su interfaz de fácil manejo permite que incluso los usuarios sin conocimientos técnicos realicen tareas de análisis sencillas, como limpieza de datos, introducción de datos y visualizaciones.
• Bases de datos: Aunque las bases de datos ofrecen potentes funciones de consulta y gestión de datos, a menudo requieren más configuración y conocimientos de SQL u otros lenguajes de bases de datos. También suelen requerir un administrador de bases de datos dedicado para configurarlas y gestionarlas eficazmente. 

Ganador: Hojas de cálculo para análisis rápidos y facilidad de uso, especialmente para personas sin conocimientos técnicos.

Colaboración y acceso multiusuario

• Hojas de cálculo: Las hojas de cálculo ofrecen funciones de colaboración limitadas y pueden provocar posibles conflictos en entornos compartidos cuando varios usuarios intentan acceder y editar el mismo archivo simultáneamente.
• Bases de datos: Proporcionar entornos multiusuario, ofreciendo sólidas funciones de colaboración con permisos y controles de acceso basados en roles.

Ganador: Bases de datos para permitir la colaboración y controles de acceso basados en roles.

Ventajas e inconvenientes de las bases de datos y las hojas de cálculo

Además de comparar bases de datos y hojas de cálculo, también podemos ver los pros y los contras de cada una por separado:

Cómo elegir entre una base de datos y una hoja de cálculo

Tanto si eres un analista de datos junior, un científico de datos o un responsable de la toma de decisiones empresariales, elegir entre una base de datos y una hoja de cálculo depende de varios factores, como tus necesidades de datos, las habilidades de tu equipo, tus objetivos a largo plazo y tu presupuesto. Considera los siguientes factores para tomar una decisión adecuada.

Evalúa tus necesidades de datos

Tendrás que tener en cuenta el volumen de datos que necesitas gestionar. Si el conjunto de datos es pequeño, necesitarás una hoja de cálculo. Sin embargo, necesitarás una base de datos cuando manejes grandes conjuntos de datos con relaciones y operaciones de datos complejas.

Considera las habilidades de tu equipo

Las hojas de cálculo son ideales para equipos con conocimientos técnicos limitados, ya que son fáciles de usar y requieren una formación mínima. Por otro lado, las bases de datos requieren conocimientos de SQL u otros lenguajes de bases de datos para permitir una manipulación y un análisis de datos más potentes. Tendrás que tener en cuenta cosas como la dependencia transitiva para poder normalizar los datos y eliminar la redundancia.

Objetivos a largo plazo y escalabilidad

Las hojas de cálculo son ideales para las necesidades de datos actuales si no prevés manejar grandes datos en el futuro. Una base de datos puede ser la mejor solución a largo plazo si prevés crecimiento y necesidades de datos más complejas.

Consideraciones presupuestarias

El presupuesto va a ser una consideración importante a la hora de elegir entre los dos, porque va a haber una gran diferencia de coste. Las hojas de cálculo son relativamente baratas y a menudo gratuitas, lo que las hace rentables, especialmente para proyectos pequeños. Las bases de datos suelen requerir una mayor inversión inicial en configuración y compra de software. Otros costes están asociados al mantenimiento, las actualizaciones periódicas y la contratación de personal cualificado para gestionar el sistema.

Para entender mejor cuándo elegir hojas de cálculo para tus necesidades de datos, te recomiendo que escuches nuestro episodio del podcast DataCamp, "¿Siguen siendo relevantes las hojas de cálculo para el análisis de datos? ", con Jordan Goldmeier, autor de Data Smart.

Conclusión

Las bases de datos y las hojas de cálculo tienen cada una sus puntos fuertes y son adecuadas para tareas diferentes. Comprender tus necesidades específicas te guiará en la elección de la herramienta adecuada para la gestión de tus datos. Para el tratamiento de datos a pequeña escala y proyectos sencillos, puede bastar con una hoja de cálculo. Sin embargo, una base de datos es mejor si necesitas escalabilidad, integridad de los datos y un rendimiento sólido.

La tecnología avanza rápidamente, y es importante mantenerse al día. El episodio del podcast DataFramed de DataCamp, "¿Siguen siendo relevantes las hojas de cálculo para el análisis de datos? ", con Jordan Goldmeier, autor de Data Smart, me pareció informativo para aprender sobre el impacto de la GenAI en Excel y la transformación de datos. ¿Hay que replantearse las hojas de cálculo? Con Hjalmar Gislason, director general de GRID fue otro gran episodio. 

Además de suscribirte a DataFramed, sigue actualizándote con los cursos de DataCamp. Recomiendo estos en particular: nuestros cursos Diseño de bases de datos y Creación de bases de datos PostgreSQL. Además, nuestro itinerario profesional de Ingeniero de Datos Asociado en SQL te ayudará a adquirir las aptitudes técnicas adecuadas y queda muy bien en un currículum.