Mise en forme conditionnelle dans les feuilles de calcul

Remarque : si vous souhaitez en savoir plus sur les tableaux croisés dynamiques dans les feuilles de calcul ou sur les graphiques dans les feuilles de calcul, n'hésitez pas à consulter ces deux tutoriels.

Introduction

Une feuille de calcul est un excellent outil qui offre de nombreuses fonctionnalités pour gérer et stocker vos données. Vous pouvez utiliser des tableaux croisés dynamiques pour organiser et analyser vos données, ou des graphiques pour les visualiser. De la même manière, vous pouvez exploiter la mise en forme conditionnelle des feuilles de calcul pour mettre en évidence des données à l'aide de différentes règles et styles.

La mise en forme conditionnelle permet de surligner des cellules selon des critères précis, ce qui facilite la lecture et la compréhension de vos données.

Mais qu'est-ce que la mise en forme conditionnelle ? Voyons cela.

La mise en forme conditionnelle permet de modifier automatiquement les caractéristiques d'une cellule, comme la couleur d'arrière-plan ou le style du texte, en fonction de règles que vous définissez. Vous n'avez pas à appliquer ces conditions manuellement, ce qui vous fait gagner un temps précieux. Les conditions s'appuient sur une logique de type if/then.

Par exemple : si, dans une colonne ou une cellule donnée, les valeurs sont supérieures à 315, alors changer l'arrière-plan de cette/ces cellule(s) en rouge.

La mise en forme conditionnelle dans les feuilles de calcul comporte trois éléments clés : plage, règles de mise en forme et style de mise en forme, que vous allez découvrir en détail.

Vous verrez tout cela pas à pas avec des exemples issus du jeu de données. Mais avant cela, prenons un instant pour comprendre les données utilisées dans ce tutoriel.

À propos des données

Vous commencerez avec un jeu de données organisé en lignes et en colonnes. Ce jeu de données présente le top 10 des entreprises du Fortune Global 500 en 2017, classées selon le chiffre d'affaires le plus élevé.

Vous apprendrez à appliquer une mise en forme conditionnelle sur ce jeu de données et à comprendre les différents éléments de la mise en forme conditionnelle dans Google Spreadsheets, afin de faire ressortir des informations en mettant des cellules en évidence.

Remarque : assurez-vous de disposer d'un compte Gmail valide. Une fois connecté, il vous suffit de cliquer sur ce lien pour créer une nouvelle feuille de calcul vierge.

Les données sont disponibles ici.

Sans plus attendre, passons à la mise en forme conditionnelle dans Google Spreadsheets !

Mise en forme conditionnelle

Entrons dans le vif du sujet : voyons comment appliquer la mise en forme conditionnelle dans Google Spreadsheets.

Commencez par sélectionner les données auxquelles vous souhaitez appliquer la mise en forme conditionnelle, c'est-à-dire la plage ; cela peut se faire manuellement ou automatiquement. Pour l'instant, sélectionnez une cellule vide.

Puis cliquez sur l'onglet Format et choisissez Mise en forme conditionnelle. La feuille activera alors la mise en forme conditionnelle sur la cellule précédemment indiquée comme plage. Vous pourrez modifier la plage ultérieurement.

Ensuite, sous Règles de mise en forme, choisissez Mettre en forme les cellules si... et, pour l'instant, laissez sur est vide. Une règle de mise en forme est un événement qui déclenche la mise en évidence des cellules. C'est très similaire à une condition if-else en programmation.

Enfin, choisissez un Style de mise en forme, qu'il s'agisse d'un style par défaut ou personnalisé, puis cliquez sur Terminé.

Dans les figures suivantes, vous apprendrez à utiliser tous les termes ci-dessus sur des données dans des feuilles de calcul.

Sur la figure ci-dessus, la plage sélectionnée est la cellule vide G6 sur laquelle la mise en forme conditionnelle sera appliquée.

Appliquer à la plage

La plage vous permet de sélectionner un sous-ensemble de données, soit manuellement, soit automatiquement. Lorsque vous avez un grand volume de données, sélectionner manuellement peut devenir fastidieux ; pour vous simplifier la vie, vous pouvez indiquer un numéro de cellule de début et de fin, ce qui sélectionnera automatiquement le sous-ensemble.

• Ensuite, sélectionnez l'ensemble des données, cliquez sur l'onglet Format et choisissez Mise en forme conditionnelle, mais cette fois, sélectionnez une règle telle que n'est pas vide, puisque la zone sélectionnée n'est pas vide.

Comme vous pouvez le voir ci-dessus, puisque vous avez sélectionné l'ensemble des données, c'est-à-dire la plage A2 : F11, tout l'arrière-plan des cellules est désormais coloré.

Sélectionner une plage manuellement puis appliquer la mise en forme conditionnelle est idéal lorsque vous avez peu de données, comme dans ce tutoriel.

Mais si vous avez un grand volume de données ? Voyons cela !

Appliquer la mise en forme conditionnelle sur un grand volume de données

Rien de plus simple : ouvrez la mise en forme conditionnelle, puis, sous l'onglet Appliquer à la plage, indiquez les cellules sur lesquelles vous souhaitez appliquer la mise en forme conditionnelle.

• Pour appliquer la mise en forme conditionnelle à une seule cellule, renseignez simplement l'identifiant de la cellule dans l'onglet Appliquer à la plage, par exemple : B6.

• Pour appliquer la mise en forme conditionnelle à une large plage de cellules, indiquez l'identifiant de la première et de la dernière cellule séparés par un deux-points, par exemple : A5 : A11.

• Vous pouvez sélectionner plusieurs plages en cliquant sur l'icône à droite du champ de plage puis sur Ajouter une autre plage.

Sur la figure ci-dessus, la plage sélectionnée est B5:E11 ; la mise en forme conditionnelle ne s'applique donc qu'à cette zone. De la même manière, vous pouvez cliquer sur Ajouter une autre plage pour sélectionner plusieurs plages.

Passons maintenant au style de mise en forme et explorons-le.

Style de mise en forme

Le style de mise en forme est assez intuitif, car il ressemble au choix d'un style pour tout autre élément dans une feuille de calcul.

Vous pouvez choisir le style de deux manières :

• Par défaut : sous Style de mise en forme, sélectionnez l'option Par défaut. Six styles vous sont proposés, choisissez celui que vous souhaitez. Dans ce tutoriel, nous utiliserons le style par défaut, qui colore l'arrière-plan d'une cellule en vert "écume de mer".

• Personnalisé : si le style que vous recherchez n'apparaît pas parmi les options par défaut, vous pouvez créer un style personnalisé pour vos données. La création d'un style personnalisé est similaire au paramétrage d'un style dans Google Sheets, Google Slides ou Google Docs : vous pouvez mettre le texte en gras, en italique, le souligner, changer la police et remplir l'arrière-plan avec différentes couleurs.

N'hésitez pas à tester différents styles de mise en forme : c'est utile lorsque vous définissez plusieurs règles dans votre jeu de données ; attribuer un style distinct à chaque règle permet de mieux distinguer et mettre en valeur vos informations.

Passons au dernier volet de ce tutoriel : les règles de mise en forme.

Règles de mise en forme

Les règles de mise en forme sont le cœur de la mise en forme conditionnelle : elles en sont le déclencheur.

• Nous avons déjà vu deux règles, à savoir est vide et n'est pas vide ici. Pour récapituler : sélectionner est vide applique la mise en forme conditionnelle uniquement aux cellules dont la valeur est nulle (vides), et sélectionner n'est pas vide l'applique uniquement aux cellules non vides.

Remarque : pour supprimer la mise en forme conditionnelle d'une ou plusieurs cellules, cliquez dans une cellule avec une règle appliquée, ouvrez le panneau de mise en forme conditionnelle, puis cliquez sur l'icône de corbeille à côté de la règle pour la supprimer.

• Texte : la mise en forme basée sur le texte modifie la cellule selon le texte que vous y saisissez. Vous disposez de plusieurs options :

- Text contains
- Text does not contain
- Text starts with
- Text ends with
- Text is exactly

Sélectionnez toute la colonne Headquarters, cliquez sur l'onglet Format et choisissez Mise en forme conditionnelle. Par défaut, la mise en forme conditionnelle s'appliquera à la colonne entière.

Puis, sous Règles de mise en forme dans Mettre en forme les cellules si..., ouvrez le menu déroulant et sélectionnez Text contains, ce qui vous permettra de saisir le texte.

Remarque : le texte saisi n'est pas sensible à la casse.

Saisissez par exemple China : seules les cellules dont le champ Headquarters contient China seront sélectionnées.

Comme vous pouvez le constater, seules les cellules dont le headquarters est china ont été sélectionnées. Simple et efficace.

• Nombres : la mise en forme basée sur des nombres peut se faire de différentes façons :

- Greater than
- Greater than or equal to
- Less than
- Less than or equal to
- Is equal to
- Is not equal to
- Is between
- Is not between

Voyons rapidement l'une de ces règles numériques pour comprendre son fonctionnement.

Sélectionnez toute la colonne Revenue, cliquez sur l'onglet Format puis sur Mise en forme conditionnelle. Dans les Règles de mise en forme, choisissez Greater than or equal to et saisissez la valeur 255.

Toutes les cellules dont le Revenue est supérieur ou égal à 255 devraient être surlignées.

Comme vous pouvez le voir ci-dessus, les cellules dont le Revenue est supérieur ou égal à 255 sont mises en évidence.

N'hésitez pas à explorer les autres options de mise en forme conditionnelle basées sur les nombres.

Jusqu'ici, vous avez vu que l'on peut sélectionner une colonne et que les cellules sont mises en évidence lorsqu'elles satisfont les règles de mise en forme définies.

Mais si vous souhaitez sélectionner toute une ligne selon une condition portant sur une colonne ? Voyons cela dans le dernier segment de ce tutoriel.

Custom Formula

Jusqu'à présent, selon une plage et une condition, seules les cellules d'une colonne donnée étaient surlignées. Pour mettre en évidence toute la ligne associée à une cellule spécifique de cette colonne, vous devez utiliser une formule personnalisée.

Commencez par sélectionner l'ensemble de votre jeu de données (A2 : F11), puis cliquez sur Format et choisissez Mise en forme conditionnelle.

Dans les Règles de mise en forme, sélectionnez Custom formula is, indiquez la colonne (avec quelques informations supplémentaires) sur laquelle appliquer la formule ; toutes les lignes répondant au critère défini pour cette colonne seront alors surlignées.

Supposons que vous souhaitiez mettre en évidence toutes les lignes dont le Revenue est supérieur ou égal à 255. Dans la formule personnalisée, saisissez =$E2>=255.

• Décryptons =$E2>=255 : pour faire simple, cette formule obéit à une syntaxe précise. Globalement, elle indique que la cellule E2 de la colonne Revenue est la cible et que seules les valeurs supérieures ou égales à 255 doivent être retenues. Par conséquent, les cellules des autres colonnes (Year, Name, Headquarters, etc.) associées à un Revenue supérieur ou égal à 255 seront également surlignées.

Comme vous pouvez le voir, des lignes entières sont désormais mises en évidence pour un Revenue supérieur ou égal à 255.

De la même manière, vous pouvez surligner les lignes dont le Headquarters est China en créant une formule personnalisée du type =$C2=\"china\". N'oubliez pas d'ajouter des guillemets lorsque la formule contient du texte.

Pour aller plus loin

Félicitations, vous avez terminé le tutoriel.

Ce tutoriel constituait une excellente introduction à la mise en forme conditionnelle dans les feuilles de calcul et couvrait la plupart de ses composants.

Références :

• How to Use Conditional Formatting in Google Sheets

Si vous souhaitez approfondir la mise en forme conditionnelle dans les feuilles de calcul, suivez le cours Data Visualization in Spreadsheets de DataCamp.

N'hésitez pas à poser vos questions sur ce tutoriel dans la section des commentaires ci-dessous.