Copilot in Word: een stapsgewijze tutorial met echte voorbeelden

We kennen het allemaal: je opent een nieuw Word-document, klaar om te schrijven, maar je weet niet waar je moet beginnen. De ideeën zijn er, maar die eerste zin wil maar niet komen. 

Daar kan Copilot in Word bij helpen. Het is een AI-hulpje. Je typt alleen een eenvoudige prompt en het zet je gedachten om in heldere zinnen. 

In deze gids laten we zien hoe Copilot in Word werkt, hoe je het instelt en hoe je het gebruikt om sneller en met meer zelfvertrouwen te schrijven.

Wat is Copilot in Word?

Copilot helpt je om tekst te schrijven, te bewerken en op te maken, rechtstreeks in Microsoft Word. Het is als een ingebouwde assistent die begrijpt wat je wil zeggen en je ideeën omzet in duidelijke teksten. 

Copilot in Word. Afbeelding door auteur.

Je kunt het vragen om nieuwe content te maken, iets dat je al hebt geschreven te herschrijven, of je tekst natuurlijker of professioneler te laten klinken.

Maar Microsoft Copilot in Word werkt anders dan Copilot in Excel. In Excel gaat het om cijfers en data. In Word draait het om woorden en betekenis. Daardoor is het erg handig voor het opstellen van brieven, het samenvatten van rapporten of het verbeteren van de flow van je tekst.

Wanneer je een leeg document opent, zie je de optie Ontwerpen met Copilot. Hier kun je kort beschrijven wat je wil, en Copilot schrijft een eerste versie voor je. Daarna kun je die aanpassen of Copilot vragen om het langer, korter of duidelijker te maken.

Als je een Copilot-licentie hebt, kun je ook maximaal drie referentiebestanden gebruiken, zoals Word-documenten of pdf’s. Copilot leest deze bestanden om je onderwerp te begrijpen en geeft je zo nauwkeurigere resultaten.

Copilot in Word toevoegen of inschakelen

Laten we nu bekijken hoe je Copilot in MS Word instelt: 

Stap 1: Controleer geschiktheid en licentie

Copilot is niet beschikbaar voor elke Microsoft 365-gebruiker. Je hebt een Microsoft 365-abonnement nodig dat Copilot of Copilot Pro bevat, meestal in een zakelijk abonnement. 

Stap 2: Werk Word bij en schakel verbonden functies in

Zorg dat je Word-app up-to-date is. Ga daarna naar Bestand > Privacy. Schakel hier de opties in met Ervaringen die je inhoud analyseren en andere verbonden ervaringen. Met deze instellingen kan Copilot begrijpen waar je aan werkt, zodat het je beter kan helpen.

Stap 3: Vind Copilot in de interface van Word

Als alles is ingesteld, open je een document en zoek je naar het Copilot-pictogram op het tabblad Start op het lint bovenaan. 

Je kunt ook beginnen met de optie Ontwerpen met Copilot wanneer je een nieuw document maakt.

Als je referentiebestanden wil gebruiken, kun je sneltoetsen gebruiken of het commando / typen om documenten te koppelen die Copilot als bron kan gebruiken.

Copilot verschijnt in Word. Afbeelding door auteur.

Copilot in Word gebruiken

Laten we het stap voor stap doornemen, zodat je van de eerste prompt naar een afgerond document gaat.

Activeer en start een prompt

Open een document (nieuw of bestaand). Je ziet een penpictogram op de documentpagina. Klik op het Copilot-pictogram of het paneel Ontwerpen met Copilot (druk op Alt + i). Er wordt een promptvenster geopend.

Typ nu in het promptvenster je prompt. Hier is een voorbeeld: 

Draft a short introduction for a blog post about how AI tools like Copilot help people write faster and better.Mogelijk gemaakt door

Onder het vak verschijnt een tekenenteller die laat zien hoeveel tekst je hebt ingevoerd. Klik nu op de blauwe pijl of druk op Enter om de eerste versie te genereren.

Voer de prompt in Copilot in. Afbeelding door auteur.

Referentiedocumenten toevoegen

Als je wil dat Copilot je eigen materiaal als context gebruikt, klik dan op Een bestand refereren, en voeg tot drie bestaande documenten toe. 

Als je de knop Een bestand refereren niet ziet, typ dan een slash / direct in het promptvak. Zodra je die indrukt, toont Copilot automatisch een lijst met documenten die in je werkruimte beschikbaar zijn. Je kunt dan het gewenste document uit de suggesties kiezen, en het verschijnt in je prompt als “/bestandsnaam.” 

Een bestand refereren in Copilot. Afbeelding door auteur.

De versie accepteren, opnieuw genereren en verfijnen

Nadat de versie verschijnt, kun je deze in het vak eronder naar wens aanpassen:

• Behouden om in je bestand in te voegen.
• Weggooien.
• Opnieuw genereren voor een andere versie.
• Verfijnen om toon of lengte aan te passen (korter, langer, formeler, enz.).

Verfijn, verwijder of herschrijf de versie. Afbeelding door auteur.

Copilot gebruiken op bestaande tekst

Je kunt Copilot ook gebruiken op tekst die al in je document staat: markeer een gedeelte, klik met de rechtermuisknop en selecteer Copilot, en kies wat het moet doen. Je kunt vragen om: 

• Herschrijven 
• De tabel visualiseren
• Verfijnen 

Je kunt ook directe opdrachten geven in het Copilot-paneel, zoals:

• Vat dit gedeelte samen in drie bullet points.
• Maak een lijst met belangrijkste bevindingen uit dit rapport.

Bewerk de tekst. Afbeelding door auteur.

Hulp bij opmaak en structuur

Copilot kan ook helpen met opmaak en structuur. Je kunt het vragen om:

• Een opsomming om te zetten in een tabel.
• Elementen te maken zoals een inhoudsopgave. 

Het kan zelfs documentsjablonen genereren, zoals rapporten, voorstellen of cv’s. Controleer vóór afronding de output en voer eventuele handmatige aanpassingen in opmaak of lay-out door om je document af te maken.

Maak een tabel van de opsomming met Copilot. Afbeelding door auteur.

Praktijkvoorbeelden van Copilot-prompts in Word

Hier zijn een paar voorbeeldprompts om in je werk te proberen: 

Schrijven vanaf nul

Als je naar een lege pagina staart, probeer dan prompts zoals:

• Maak een inleiding voor een rapport over bewustwording rond klimaatverandering.
• Schrijf een inleiding voor een whitepaper over AI-adoptie in het onderwijs.
• Schrijf een sollicitatiebrief voor een functie als projectmanager.
• Stel een bedankmail op aan een klant na oplevering van een project.

Herschrijven of verfijnen

Copilot kan je tekst ook oppoetsen en verbeteren. Je kunt vragen om:

• Herschrijf deze alinea bondiger en professioneler.
• Pas de toon van dit bericht aan naar vriendelijk maar zakelijk.
• Herschrijf dit gedeelte om herhaling te verwijderen en de flow te verbeteren.

Samenvatten en analyseren

Copilot kan je content ook samenvatten. Je kunt hiervoor de volgende prompts gebruiken: 

• Vat dit hele document samen in 5 bullet points.
• Wat zijn de belangrijkste actiepunten uit dit gedeelte?
• Vat deze notulen samen in drie belangrijkste inzichten.
• Maak een lijst van de belangrijkste problemen die in dit document zijn besproken.

Opmaak- en structuurtaken

Als je je aantekeningen of document wil opmaken, probeer dan het volgende: 

• Zet deze lijst om in een vergelijkende tabel met functies en voor-/nadelen.
• Genereer een inhoudsopgave met koppen op basis van dit document.
• Maak een genummerde stappenlijst voor dit proces.
• Orden deze content in secties met koppen.

Voordelen van Copilot in Word

Nu je weet hoe Copilot werkt, bekijken we enkele van de belangrijkste voordelen die het de moeite waard maken: 

Schrijven in natuurlijke taal

Copilot maakt beginnen met schrijven eenvoudig. In plaats van naar een leeg scherm te staren, beschrijf je wat je nodig hebt—een rapport, een brief, een samenvatting—en het maakt een eerste versie voor je. Zo krijg je je ideeën sneller op papier en besteed je meer tijd aan het verfijnen in plaats van aan het starten vanaf nul.

Contextbewust bewerken

Copilot begrijpt wat er al in je document staat. Als je referentiebestanden of notities toevoegt, gebruikt het die informatie om je toon te benaderen en de juiste details op te nemen. Zo voelt je tekst natuurlijker en consistenter aan.

Structurele ondersteuning

Opmaak kan net zo lang duren als schrijven. Maar Copilot kan je content indelen in duidelijke secties, koppen toevoegen en automatisch sjablonen toepassen. Dat maakt je document overzichtelijker en professioneler zonder handmatig werk.

Efficiëntieboost

Copilot bespaart tijd in elke fase. Het kan grammatica corrigeren, zinnen polijsten en je tekst automatisch opmaken. Je krijgt veel sneller een afgewerkt, deelklaar document, met minder redactie.

Hulp bij leren en schrijven

Hoe meer je Copilot gebruikt, hoe meer je betere manieren oppikt om te schrijven. Het laat je nieuwe manieren zien om ideeën te verwoorden en gedachten te ordenen. Zo word je na verloop van tijd vanzelf duidelijker en zelfverzekerder in je schrijven.

Veelvoorkomende problemen oplossen

Naarmate je Copilot vaker probeert, kun je enkele fouten tegenkomen. Laten we dus kijken wat die problemen kunnen zijn en hoe je ze oplost: 

• Copilot-knop ontbreekt: Zie je de Copilot-knop niet, zorg er dan voor dat je bestand is opgeslagen in OneDrive of SharePoint en dat je Microsoft 365-abonnement Copilot bevat. Ga ook naar Opties > Copilot. Vink de optie Copilot inschakelen aan. Daarna zou de Copilot-knop moeten verschijnen. 
• Knop is grijs: Als de knop grijs is en je niet kunt klikken, is je bestand mogelijk in een niet-ondersteund formaat, zoals .doc in plaats van .docx. Sla je bestand op of converteer het naar het moderne .docx-formaat, dan zou Copilot actief moeten worden.
• Trage reactie: Reageert Copilot traag, dan komt dat vaak doordat het document groot is of veel details bevat. Werk met kleinere secties of gebruik kortere, eenvoudigere prompts om het sneller te laten verwerken.
• Onnauwkeurige resultaten: Krijg je onjuiste of niet-relevante resultaten, voeg dan meer details toe aan je prompt. Noem het specifieke gedeelte waar je naar verwijst of voeg een referentiebestand toe, zodat Copilot precies begrijpt wat je nodig hebt.

Beperkingen en kanttekeningen

Hoewel Word Copilot veel voordelen heeft, zijn er ook enkele beperkingen. Laten we bekijken welke dat zijn: 

Beperkingen rond bestanden en referenties

Copilot kan alleen de bestanden gebruiken die je zelf toevoegt, en je kunt er maximaal drie tegelijk opnemen. Het doorzoekt niet automatisch al je documenten of e-mails. 

Nauwkeurigheid en risico op hallucinaties

Copilot kan soms kleine fouten maken of dingen opnemen die plausibel klinken maar niet kloppen. Dat komt doordat het tekst genereert op basis van patronen en niet op geverifieerde feiten. 

Lees en controleer daarom altijd wat het maakt voordat je het gebruikt. Verifieer bij goede bronnen op internet, vooral als je aan iets technisch werkt. 

Prestaties en snelheid

Soms wordt Copilot wat trager bij grotere documenten of zeer gedetailleerde prompts. Dat is normaal, omdat het meer tijd nodig heeft om alle informatie te verwerken. 

Het werkt het best voor het samenvatten of refereren van content tot ongeveer 1,5 miljoen woorden (ongeveer 300 pagina’s). Voor herschrijven kun je het gedeelte het best onder 3.000 woorden houden. Zo reageert Copilot sneller en blijft het accuraat.

Taal

Copilot werkt met veel talen, maar niet elke taal wordt even goed ondersteund. Als je in een andere taal schrijft, merk je misschien dat sommige zinnen minder natuurlijk klinken of aanpassingen nodig hebben.

Tips en best practices

Als je net begint met Copilot in Word, zijn hier een paar eenvoudige tips om de beste resultaten te krijgen: 

• Wees specifiek en beschrijvend als je Copilot om hulp vraagt. Noem aan welk gedeelte je werkt, welke toon je wil of welk doel je wil bereiken. Hoe duidelijker je prompt, hoe beter je resultaten.

• Gebruik Copilot eerst voor korte taken, zoals het herschrijven van een alinea, voordat je een volledige versie vraagt. Zo leer je hoe het reageert op verschillende soorten instructies.

• Gebruik waar mogelijk referentiebestanden. Door je eigen Word- of pdf-bestanden toe te voegen, maakt Copilot content die is gebaseerd op jouw eigen materiaal, niet alleen op algemene informatie.

• Stop niet na het eerste resultaat. Verfijn je tekst met korte vervolgopdrachten, zoals "Maak dit formeler" of "Verkort dit met 30%". Zulke kleine aanpassingen maken vaak een groot verschil.

• Controleer en bewerk wat Copilot schrijft. Het is er om je te ondersteunen, niet om je te vervangen. Zorg dat de uiteindelijke tekst past bij je doel en publiek.

• Zie Copilot als een assistent, niet als vervanging van menselijk talent. 

Tot slot 

Nu AI-tools onderdeel worden van het dagelijkse werk, helpt Copilot in Word je om voor te blijven en met meer zelfvertrouwen te werken. 

Nu je weet hoe je het gebruikt, kun je gaan experimenteren. Test verschillende prompts, verken de tools en let op hoe kleine aanpassingen in je verzoeken tot betere resultaten leiden.

Wil je leren hoe je betere prompts schrijft en nog meer uit Copilot haalt, bekijk dan onze cursus Understanding Prompt Engineering, waarin je leert hoe je duidelijke en open prompts maakt en waarin ook meer geavanceerde technieken aan bod komen, zoals zero-shot-, one-shot- en few-shot-learning.