Copilot trong Word: Hướng dẫn từng bước với ví dụ thực tế

Chúng ta đều từng có khoảnh khắc mở một tài liệu Word mới, sẵn sàng viết nhưng lại không biết bắt đầu từ đâu. Ý tưởng thì có, nhưng câu đầu tiên mãi không đến. 

Đó là lúc Copilot trong Word phát huy tác dụng. Đây là một trợ lý AI. Bạn chỉ cần nhập một prompt đơn giản, và nó sẽ biến suy nghĩ của bạn thành những câu rõ ràng. 

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giới thiệu cách Copilot hoạt động trong Word, cách thiết lập và cách sử dụng để bạn viết nhanh hơn và tự tin hơn.

Copilot trong Word là gì?

Copilot giúp bạn viết, chỉnh sửa và định dạng văn bản ngay trong Microsoft Word. Nó giống như một trợ lý tích hợp sẵn, hiểu điều bạn muốn nói và chuyển ý tưởng của bạn thành bài viết mạch lạc. 

Copilot trong Word. Hình minh họa bởi Tác giả.

Bạn có thể yêu cầu nó tạo nội dung mới, viết lại phần bạn đã viết, hoặc khiến văn bản của bạn tự nhiên hay chuyên nghiệp hơn.

Nhưng Microsoft Copilot trong Word hoạt động khác với Copilot trong Excel. Trong Excel, nó xử lý con số và dữ liệu. Trong Word, nó tập trung vào từ ngữ và ý nghĩa. Điều này khiến nó đặc biệt hữu ích khi soạn thảo thư, tóm tắt báo cáo hoặc cải thiện nhịp điệu bài viết của bạn.

Khi bắt đầu tài liệu trống, bạn sẽ thấy tùy chọn Draft with Copilot. Tại đây, bạn có thể nhập mô tả ngắn về điều mình muốn, và Copilot sẽ viết phiên bản đầu tiên cho bạn. Sau đó bạn có thể chỉnh sửa hoặc yêu cầu Copilot làm cho nó dài hơn, ngắn hơn hoặc rõ ràng hơn.

Nếu bạn có giấy phép Copilot, bạn cũng có thể sử dụng tối đa ba tệp tham chiếu, như tài liệu Word hoặc PDF. Copilot đọc các tệp này để hiểu chủ đề và đưa ra kết quả chính xác hơn.

Cách thêm hoặc bật Copilot trong Word

Giờ hãy xem cách bạn có thể thiết lập Copilot trong MS Word: 

Bước 1: Đảm bảo đủ điều kiện và có giấy phép

Copilot không khả dụng cho mọi người dùng Microsoft 365. Bạn cần có gói Microsoft 365 bao gồm Copilot hoặc Copilot Pro, thường đi kèm trong gói doanh nghiệp. 

Bước 2: Cập nhật Word và bật các tính năng kết nối

Hãy đảm bảo ứng dụng Word của bạn được cập nhật. Sau đó, vào File > Privacy. Tại đây, bật các tùy chọn Experiences that analyze your content và các trải nghiệm kết nối khác. Những cài đặt này cho phép Copilot hiểu nội dung bạn đang làm để hỗ trợ tốt hơn.

Bước 3: Tìm Copilot trong giao diện Word

Khi mọi thứ đã sẵn sàng, mở một tài liệu và tìm biểu tượng Copilot trên thẻ Home trên dải băng ở phía trên. 

Bạn cũng có thể bắt đầu bằng cách dùng tùy chọn Draft with Copilot khi tạo tài liệu mới.

Nếu muốn dùng tệp tham chiếu, bạn có thể dùng phím tắt hoặc gõ lệnh / để đính kèm tài liệu mà Copilot có thể sử dụng làm nguồn.

Copilot xuất hiện trong Word. Hình minh họa bởi Tác giả.

Cách sử dụng Copilot trong Word

Hãy đi từng bước để bạn có thể đi từ prompt đầu tiên đến tài liệu hoàn thiện.

Kích hoạt và bắt đầu một prompt

Mở một tài liệu (mới hoặc hiện có). Bạn sẽ thấy biểu tượng cây bút trên trang tài liệu. Nhấp vào biểu tượng Copilot hoặc bảng Draft with Copilot (nhấn Alt + i). Thao tác này sẽ mở hộp nhập prompt.

Bây giờ, trong hộp prompt, hãy nhập prompt của bạn. Đây là một ví dụ: 

Draft a short introduction for a blog post about how AI tools like Copilot help people write faster and better.Được hỗ trợ bởi

Bộ đếm ký tự xuất hiện bên dưới hộp hiển thị lượng văn bản bạn đã nhập. Bây giờ hãy nhấp vào mũi tên xanh hoặc nhấn Enter để tạo bản nháp.

Nhập prompt trong Copilot. Hình minh họa bởi Tác giả.

Tham chiếu tài liệu đầu vào

Nếu bạn muốn Copilot sử dụng tài liệu của riêng bạn làm ngữ cảnh, hãy nhấp Reference a file, sau đó đính kèm tối đa ba tài liệu hiện có. 

Nếu bạn không thấy nút Reference a file hãy gõ dấu gạch chéo xuôi / trực tiếp trong hộp prompt. Ngay khi bạn nhấn, Copilot sẽ tự động hiển thị danh sách tài liệu có trong không gian làm việc của bạn. Bạn có thể chọn tài liệu mong muốn từ gợi ý, và nó sẽ xuất hiện trong prompt dưới dạng “/tên-tệp.” 

Tham chiếu tệp trong Copilot. Hình minh họa bởi Tác giả.

Chấp nhận, tạo lại và tinh chỉnh bản nháp

Sau khi bản nháp xuất hiện, trong hộp bên dưới, bạn có thể điều chỉnh theo ý muốn:

• Giữ lại để chèn vào tệp của bạn.
• Loại bỏ.
• Tạo lại để có phiên bản khác.
• Tinh chỉnh để điều chỉnh giọng điệu hoặc độ dài (ngắn hơn, dài hơn, trang trọng hơn, v.v.).

Tinh chỉnh, xóa, viết lại bản nháp. Hình minh họa bởi Tác giả.

Dùng Copilot trên văn bản hiện có

Bạn cũng có thể dùng Copilot trên văn bản đã có trong tài liệu: Tô sáng một đoạn, nhấp chuột phải và chọn Copilot, rồi chọn thao tác bạn muốn. Bạn có thể yêu cầu: 

• Viết lại 
• Trực quan hóa bảng
• Tinh chỉnh 

Bạn cũng có thể đưa ra lệnh trực tiếp trong ngăn Copilot, chẳng hạn như:

• Tóm tắt phần này trong ba gạch đầu dòng.
• Liệt kê những điểm rút ra chính từ báo cáo này.

Chỉnh sửa văn bản. Hình minh họa bởi Tác giả.

Hỗ trợ định dạng và cấu trúc

Copilot cũng có thể giúp về định dạng và cấu trúc. Bạn có thể yêu cầu:

• Chuyển danh sách gạch đầu dòng thành bảng.
• Tạo các thành phần như mục lục. 

Nó thậm chí có thể tạo mẫu tài liệu như báo cáo, đề xuất hoặc sơ yếu lý lịch. Trước khi hoàn tất, hãy xem lại kết quả và thực hiện các điều chỉnh thủ công cần thiết về định dạng hoặc bố cục để hoàn thiện tài liệu.

Tạo bảng từ danh sách gạch đầu dòng với Copilot. Hình minh họa bởi Tác giả.

Ví dụ thực tế về các prompt Copilot trong Word

Dưới đây là một số prompt mẫu để bạn thử trong công việc: 

Soạn thảo từ đầu

Nếu bạn đang nhìn chằm chằm vào trang trắng, hãy thử các prompt như:

• Tạo phần mở đầu cho báo cáo về nhận thức biến đổi khí hậu.
• Soạn phần mở đầu cho whitepaper về việc ứng dụng AI trong giáo dục.
• Viết thư xin việc cho vị trí quản lý dự án.
• Soạn email cảm ơn khách hàng sau khi bàn giao dự án.

Viết lại hoặc tinh chỉnh

Copilot cũng có thể đánh bóng và cải thiện bài viết của bạn. Bạn có thể yêu cầu:

• Viết lại đoạn này cho súc tích và chuyên nghiệp hơn.
• Thay đổi giọng điệu của thông điệp này để thân thiện nhưng vẫn mang tính công việc.
• Viết lại phần này để loại bỏ lặp lại và giúp mạch văn trôi chảy hơn.

Tóm tắt và phân tích

Copilot cũng có thể tóm tắt nội dung của bạn. Bạn có thể dùng các prompt sau: 

• Tóm tắt toàn bộ tài liệu này thành 5 gạch đầu dòng.
• Những hạng mục hành động chính từ phần này là gì?
• Tóm tắt ghi chú cuộc họp này thành ba ý chính.
• Liệt kê các vấn đề chính được thảo luận trong tài liệu này.

Nhiệm vụ định dạng và cấu trúc

Nếu bạn muốn định dạng ghi chú hoặc tài liệu, hãy thử những yêu cầu sau: 

• Chuyển danh sách này thành bảng so sánh tính năng và ưu/nhược điểm.
• Tạo mục lục với các tiêu đề dựa trên tài liệu này.
• Tạo danh sách đánh số các bước cho quy trình này.
• Sắp xếp nội dung này thành các phần với tiêu đề.

Lợi ích của Copilot trong Word

Giờ bạn đã biết Copilot hoạt động như thế nào, hãy xem một số lợi ích chính khiến nó đáng để sử dụng: 

Ngôn ngữ tự nhiên để soạn thảo

Copilot giúp bạn dễ dàng bắt đầu viết. Thay vì nhìn trang trắng, bạn mô tả điều mình cần—một báo cáo, lá thư, bản tóm tắt—và nó tạo bản nháp đầu tiên cho bạn. Nhờ vậy, bạn đưa ý tưởng lên trang nhanh hơn và dành nhiều thời gian để trau chuốt chúng thay vì bắt đầu từ số 0.

Chỉnh sửa có nhận thức ngữ cảnh

Copilot hiểu nội dung đã có trong tài liệu. Nếu bạn thêm tệp tham chiếu hoặc ghi chú, nó sử dụng thông tin đó để khớp giọng điệu và đưa vào chi tiết phù hợp. Điều này giúp bài viết của bạn tự nhiên và nhất quán hơn.

Hỗ trợ cấu trúc

Định dạng có thể tốn thời gian không kém viết nội dung. Nhưng Copilot có thể sắp xếp nội dung thành các phần rõ ràng, thêm tiêu đề và áp dụng mẫu tự động. Điều này sẽ làm tài liệu gọn gàng và chuyên nghiệp hơn mà không cần nhiều công sức thủ công.

Tăng hiệu suất

Copilot tiết kiệm thời gian ở mọi giai đoạn. Nó có thể sửa ngữ pháp, đánh bóng câu chữ và định dạng văn bản tự động. Bạn sẽ có tài liệu hoàn chỉnh, sẵn sàng chia sẻ nhanh hơn, với ít chỉnh sửa hơn.

Công cụ hỗ trợ học tập và viết

Càng dùng Copilot, bạn càng học được những cách viết hay hơn. Nó gợi ý cách diễn đạt mới và tổ chức ý tưởng. Theo thời gian, bạn sẽ viết rõ ràng và tự tin hơn một cách tự nhiên.

Khắc phục sự cố thường gặp

Khi sử dụng Copilot nhiều hơn, bạn có thể gặp một vài lỗi. Hãy xem một số vấn đề có thể xảy ra và cách khắc phục: 

• Không thấy nút Copilot: Nếu bạn không thấy nút Copilot, hãy đảm bảo tệp của bạn được lưu trong OneDrive hoặc SharePoint và gói Microsoft 365 của bạn bao gồm Copilot. Ngoài ra, vào Options > Copilot. Đánh dấu tùy chọn Enable Copilot. Sau đó, nút Copilot sẽ xuất hiện. 
• Nút bị mờ: Nếu nút hiển thị màu xám và bạn không thể nhấp, có thể tệp của bạn ở định dạng không được hỗ trợ, như .doc thay vì .docx. Hãy lưu hoặc chuyển đổi tệp sang định dạng .docx hiện đại, và Copilot sẽ hoạt động.
• Phản hồi chậm: Khi Copilot phản hồi chậm, thường do tài liệu lớn hoặc có quá nhiều chi tiết. Hãy thử làm việc trên các phần nhỏ hơn hoặc dùng prompt ngắn gọn, đơn giản hơn để xử lý nhanh hơn.
• Kết quả không chính xác: Nếu bạn nhận được kết quả sai hoặc lạc đề, hãy thêm chi tiết cho prompt. Nêu rõ phần cụ thể bạn đang đề cập hoặc đính kèm tệp tham chiếu để Copilot hiểu chính xác nhu cầu của bạn.

Hạn chế và lưu ý

Mặc dù Copilot trong Word có nhiều lợi ích, nó cũng có một vài hạn chế. Hãy xem đó là gì: 

Giới hạn về tệp và tham chiếu

Copilot chỉ có thể sử dụng các tệp bạn tự đính kèm, và bạn có thể thêm tối đa ba tệp mỗi lần. Nó không tự động tìm trong tất cả tài liệu hay email của bạn. 

Rủi ro về độ chính xác và ảo giác

Đôi khi Copilot có thể mắc lỗi nhỏ hoặc đưa vào những điều nghe có vẻ đúng nhưng không chính xác. Đó là vì nó tạo văn bản dựa trên mô hình mẫu thay vì sự thật đã được kiểm chứng. 

Vì vậy, luôn đọc và rà soát nội dung nó tạo trước khi sử dụng. Hãy kiểm chứng từ nguồn tin cậy trên internet, đặc biệt khi bạn làm việc với nội dung kỹ thuật. 

Hiệu năng và tốc độ

Đôi khi Copilot chậm lại với tài liệu lớn hoặc prompt quá chi tiết. Điều đó là bình thường vì nó cần thời gian xử lý nhiều thông tin hơn. 

Nó hoạt động tốt nhất khi tóm tắt hoặc tham chiếu nội dung dưới khoảng 1,5 triệu từ (khoảng 300 trang). Với việc viết lại, hãy cố gắng giữ phần nội dung dưới 3.000 từ. Như vậy Copilot phản hồi nhanh hơn và chính xác hơn.

Ngôn ngữ

Copilot hỗ trợ nhiều ngôn ngữ, nhưng mức hỗ trợ không đồng đều cho tất cả. Nếu bạn viết bằng ngôn ngữ khác, bạn có thể thấy một số câu chưa tự nhiên hoặc cần chỉnh sửa.

Mẹo và thực tiễn tốt nhất

Nếu bạn mới bắt đầu với Copilot trong Word, dưới đây là một vài mẹo đơn giản để giúp bạn đạt kết quả tốt nhất: 

• Hãy cụ thể và mô tả rõ khi nhờ Copilot hỗ trợ. Nêu phần bạn đang làm, giọng điệu mong muốn hoặc mục tiêu bạn muốn đạt. Prompt càng rõ, kết quả càng tốt.

• Dùng Copilot cho các tác vụ ngắn, như viết lại một đoạn, trước khi yêu cầu tạo cả bản nháp. Cách này giúp bạn hiểu cách nó phản hồi với các loại hướng dẫn khác nhau.

• Sử dụng tệp tham chiếu bất cứ khi nào có thể. Đính kèm các tệp Word hoặc PDF của riêng bạn giúp Copilot tạo nội dung dựa trên tài liệu thực tế của bạn, không chỉ thông tin chung.

• Đừng dừng lại sau kết quả đầu tiên. Tinh chỉnh văn bản bằng các lệnh ngắn tiếp theo, như "Hãy trang trọng hơn" hoặc "Rút ngắn 30%". Những điều chỉnh nhỏ như vậy thường tạo khác biệt lớn.

• Rà soát và chỉnh sửa những gì Copilot viết. Nó là công cụ hỗ trợ, không phải thay thế bạn. Hãy đảm bảo văn bản cuối cùng phù hợp mục đích và đối tượng độc giả.

• Xem Copilot như một trợ lý, không phải sự thay thế cho năng lực con người. 

Lời kết 

Khi các công cụ AI trở thành một phần của công việc hằng ngày, Copilot trong Word sẽ giúp bạn đi trước và làm việc tự tin hơn. 

Giờ bạn đã biết cách sử dụng, hãy bắt đầu thử nghiệm. Thử các prompt khác nhau, khám phá công cụ và để ý xem những thay đổi nhỏ trong yêu cầu có thể mang lại kết quả tốt hơn như thế nào.

Nếu bạn muốn học cách viết prompt tốt hơn và tận dụng Copilot nhiều hơn nữa, hãy xem khóa học Understanding Prompt Engineering của chúng tôi, khóa học sẽ dạy bạn cách tạo prompt rõ ràng và mở, cũng như các kỹ thuật nâng cao như zero-shot, one-shot và few-shot learning.