Copilot in Word: guida passo passo con esempi reali

È capitato a tutti: apri un nuovo documento Word, pronto a scrivere, ma non sai da dove iniziare. Le idee ci sono, ma la prima frase non arriva. 

Qui entra in gioco Copilot in Word. È un assistente AI. Ti basta digitare un prompt semplice e trasforma i tuoi pensieri in frasi chiare. 

In questa guida vedremo come funziona Copilot in Word, come configurarlo e come usarlo per scrivere più velocemente e con più sicurezza.

Cos’è Copilot in Word?

Copilot ti aiuta a scrivere, modificare e formattare il testo direttamente in Microsoft Word. È come un assistente integrato che capisce cosa vuoi dire e trasforma le tue idee in una scrittura chiara. 

Copilot in Word. Immagine dell’autore.

Puoi chiedergli di creare nuovi contenuti, riscrivere qualcosa che hai già scritto o persino rendere il tuo testo più naturale o professionale.

Ma Microsoft Copilot in Word funziona in modo diverso da Copilot in Excel. In Excel gestisce numeri e dati. In Word si concentra su parole e significato. È quindi molto utile per abbozzare lettere, riassumere report o migliorare la scorrevolezza della tua scrittura.

Quando inizi un documento vuoto, vedrai l’opzione Bozza con Copilot. Qui puoi digitare una breve descrizione di ciò che vuoi e Copilot scriverà una prima versione per te. Poi puoi modificarla o chiedere a Copilot di renderla più lunga, più corta o più chiara.

Se hai una licenza Copilot, puoi anche usare fino a tre file di riferimento, come documenti Word o PDF. Copilot legge questi file per capire l’argomento e offrirti risultati più accurati.

Come aggiungere o abilitare Copilot in Word

Vediamo ora come configurare Copilot in MS Word: 

Passo 1: Verifica idoneità e licenza

Copilot non è disponibile per tutti gli utenti di Microsoft 365. Devi avere un piano Microsoft 365 che includa Copilot o Copilot Pro, di solito presente in un piano business. 

Passo 2: Aggiorna Word e abilita le funzionalità connesse

Assicurati che l’app Word sia aggiornata. Poi vai su File > Privacy. Da qui, attiva le opzioni Esperienze che analizzano i tuoi contenuti e le altre esperienze connesse. Queste impostazioni permettono a Copilot di capire su cosa stai lavorando, così potrà aiutarti meglio.

Passo 3: Trova Copilot nell’interfaccia di Word

Una volta terminata la configurazione, apri un documento e cerca l’icona di Copilot nella scheda Home sulla barra in alto. 

Puoi anche iniziare usando l’opzione Bozza con Copilot quando crei un nuovo documento.

Se vuoi usare file di riferimento, puoi usare scorciatoie o digitare il comando / per allegare documenti che Copilot potrà usare come fonte.

Copilot appare in Word. Immagine dell’autore.

Come usare Copilot in Word

Vediamolo passo per passo, così puoi passare dal primo prompt al documento rifinito.

Attiva e avvia un prompt

Apri un documento (nuovo o esistente). Vedrai un’icona a forma di penna sulla pagina. Clicca l’icona di Copilot o il pannello Bozza con Copilot (premi Alt + i). Si aprirà una casella per il prompt.

Ora, nella casella, digita il tuo prompt. Ecco un esempio: 

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Sotto la casella compare un contatore dei caratteri che mostra quanto testo hai inserito. Ora clicca sulla freccia blu oppure premi Invio per generare la bozza.

Inserisci il prompt in Copilot. Immagine dell’autore.

Usa documenti di riferimento

Se vuoi che Copilot usi il tuo materiale come contesto, clicca su Riferisci un file, poi allega fino a tre documenti esistenti. 

Se non vedi il pulsante Riferisci un file digita una barra / direttamente nella casella del prompt. Appena la premi, Copilot mostra automaticamente un elenco di documenti disponibili nel tuo workspace. Puoi selezionare quello che vuoi dai suggerimenti e apparirà nel tuo prompt come “/nomefile”. 

Riferisci un file in Copilot. Immagine dell’autore.

Accetta, rigenera e affina la bozza

Dopo la generazione della bozza, nel riquadro sotto puoi regolarla come vuoi:

• Tenerla per inserirla nel file.
• Scartarla.
• Rigenerare per ottenere un’altra versione.
• Affinare per regolare tono o lunghezza (più breve, più lungo, più formale, ecc.).

Affina, elimina, riscrivi la bozza. Immagine dell’autore.

Usa Copilot su testo esistente

Puoi usare Copilot anche sul testo già presente nel tuo documento: evidenzia una sezione, fai clic con il tasto destro e seleziona Copilot, poi scegli cosa vuoi che faccia. Puoi chiedere di: 

• Riscrivere 
• Visualizzare la tabella
• Affinare 

Puoi anche dare comandi diretti nel riquadro di Copilot, ad esempio:

• Riassumi questa sezione in tre punti elenco.
• Elenca i principali takeaway di questo report.

Modifica il testo. Immagine dell’autore.

Assistenza per formattazione e struttura

Copilot può aiutare anche con formattazione e struttura. Puoi chiedergli di:

• Convertire un elenco puntato in una tabella.
• Creare elementi come un sommario. 

Può persino generare modelli di documenti come report, proposte o CV. Prima di finalizzare, rivedi l’output ed effettua eventuali aggiustamenti manuali di formattazione o layout per completare il documento.

Crea una tabella a partire dall’elenco puntato con Copilot. Immagine dell’autore.

Esempi reali di prompt per Copilot in Word

Ecco alcuni prompt di esempio da provare nel tuo lavoro: 

Scrivere da zero

Se stai fissando una pagina bianca, prova prompt come:

• Crea un’introduzione per un report sulla consapevolezza del cambiamento climatico.
• Scrivi un’introduzione per un whitepaper sull’adozione dell’AI nell’istruzione.
• Scrivi una lettera di presentazione per un ruolo di project manager.
• Prepara un’email di ringraziamento a un cliente dopo la consegna di un progetto.

Riscrittura o affinamento

Copilot può anche rifinire e migliorare la tua scrittura. Puoi chiedergli di:

• Riscrivi questo paragrafo in modo più conciso e professionale.
• Cambia il tono di questo messaggio rendendolo più amichevole ma professionale.
• Riscrivi questa sezione eliminando le ripetizioni e rendendola più scorrevole.

Sintesi e analisi

Copilot può anche riassumere i tuoi contenuti. Puoi usare i seguenti prompt:

• Riassumi l’intero documento in 5 punti elenco.
• Quali sono le azioni chiave da questa sezione?
• Riassumi questo verbale di riunione in tre takeaway principali.
• Elenca i principali problemi discussi in questo documento.

Formattazione e struttura

Se vuoi formattare i tuoi appunti o il documento, prova quanto segue: 

• Converti questo elenco in una tabella comparativa con funzionalità e pro/contro.
• Genera un sommario con intestazioni basate su questo documento.
• Crea un elenco numerato di passaggi per questo processo.
• Organizza questo contenuto in sezioni con intestazioni.

Vantaggi di Copilot in Word

Ora che sai come funziona Copilot, vediamo alcuni dei suoi principali vantaggi che lo rendono utile: 

Linguaggio naturale per la bozza

Copilot rende facile iniziare a scrivere. Invece di fissare una pagina vuota, descrivi ciò di cui hai bisogno—un report, una lettera, un riassunto—e lui crea una prima bozza. Così metti le idee sulla pagina più velocemente e passi più tempo a modellarle, invece che a partire da zero.

Modifica sensibile al contesto

Copilot capisce cosa c’è già nel tuo documento. Se aggiungi file o note di riferimento, usa queste informazioni per allineare il tono e includere i dettagli giusti. Questo aiuta la tua scrittura a risultare più naturale e coerente.

Assistenza strutturale

La formattazione può richiedere tanto quanto la scrittura. Ma Copilot può organizzare i tuoi contenuti in sezioni chiare, aggiungere intestazioni e applicare modelli automaticamente. In questo modo pulisci il documento e lo rendi più professionale senza sforzo manuale.

Maggiore efficienza

Copilot fa risparmiare tempo in ogni fase. Può correggere la grammatica, lucidare le frasi e formattare il testo automaticamente. Ottieni molto più velocemente un documento finito e pronto da condividere, con meno modifiche.

Supporto all’apprendimento e alla scrittura

Più usi Copilot, più impari modi migliori di scrivere. Ti mostra nuove formulazioni e come organizzare i pensieri. Così, nel tempo, diventi naturalmente più chiaro e sicuro nella scrittura.

Risoluzione dei problemi più comuni

Usandolo sempre di più, potresti incontrare alcuni errori. Vediamo quali potrebbero essere e come risolverli: 

• Pulsante Copilot mancante: se non vedi il pulsante Copilot, assicurati che il file sia salvato su OneDrive o SharePoint e che il tuo piano Microsoft 365 includa Copilot. Inoltre, vai su Opzioni > Copilot. Spunta l’opzione Abilita Copilot. A quel punto, il pulsante Copilot dovrebbe comparire. 
• Pulsante disattivato (grigio): se il pulsante è grigio e non cliccabile, il file potrebbe essere in un formato non supportato, come .doc invece di .docx. Salva o converti il file nel formato moderno .docx e Copilot dovrebbe attivarsi.
• Risposta lenta: quando Copilot risponde lentamente, spesso è perché il documento è grande o troppo dettagliato. Prova a lavorare su sezioni più piccole o usa prompt più brevi e semplici per velocizzare l’elaborazione.
• Risultati imprecisi: se ottieni risultati errati o fuori tema, prova ad aggiungere più dettagli al prompt. Indica la sezione specifica a cui ti riferisci o includi un file di riferimento, così Copilot capisce esattamente cosa ti serve.

Limitazioni e avvertenze

Sebbene Copilot per Word abbia molti vantaggi, presenta anche alcune limitazioni. Vediamo quali sono: 

Vincoli su file e riferimenti

Copilot può usare solo i file che alleghi tu, e puoi includerne fino a tre alla volta. Non consulta automaticamente tutti i tuoi documenti o le email. 

Accuratezza e rischio di allucinazioni

A volte Copilot può commettere piccoli errori o inserire elementi che suonano plausibili ma non sono accurati. Questo perché genera testo basandosi su schemi, non su fatti verificati. 

Quindi leggi e rivedi sempre ciò che crea prima di usarlo. Verifica su buone fonti online, soprattutto se stai lavorando su contenuti tecnici. 

Prestazioni e velocità

A volte Copilot rallenta con documenti grandi o prompt molto dettagliati. È normale, perché ha bisogno di più tempo per elaborare tutte le informazioni. 

Funziona meglio per riassunti o riferimenti su contenuti fino a circa 1,5 milioni di parole (circa 300 pagine). Per la riscrittura, cerca di mantenere la sezione sotto le 3.000 parole. In questo modo Copilot risponde più velocemente e rimane accurato.

Lingua

Copilot funziona con molte lingue, ma il supporto non è uguale per tutte. Se scrivi in un’altra lingua, potresti notare che alcune frasi suonano meno naturali o richiedono correzioni.

Consigli e buone pratiche

Se stai iniziando con Copilot in Word, ecco alcuni consigli semplici per ottenere il meglio: 

• Sii specifico e descrittivo quando chiedi aiuto a Copilot. Indica su quale sezione stai lavorando, il tono desiderato o l’obiettivo che vuoi raggiungere. Più chiaro è il prompt, migliori saranno i risultati.

• Usa Copilot per attività brevi, come riscrivere un paragrafo, prima di chiedergli di creare un’intera bozza. Questo ti aiuta a capire come risponde ai vari tipi di istruzioni.

• Usa file di riferimento quando possibile. Allegare i tuoi file Word o PDF aiuta Copilot a creare contenuti basati sul tuo materiale reale, non solo su informazioni generiche.

• Non fermarti al primo risultato. Affina il testo dando brevi comandi successivi, come "Rendilo più formale" o "Accorcialo del 30%". Piccole regolazioni come queste spesso fanno una grande differenza.

• Rivedi e modifica ciò che scrive Copilot. È lì per supportarti, non per sostituirti. Assicurati che il testo finale sia adatto al tuo scopo e al tuo pubblico.

• Tratta Copilot come un assistente, non come un sostituto del talento umano. 

Considerazioni finali 

Man mano che gli strumenti di AI entrano nel lavoro di tutti i giorni, Copilot in Word ti aiuterà a restare al passo e a lavorare con più sicurezza. 

Ora che sai come usarlo, inizia a sperimentare. Prova prompt diversi, esplora gli strumenti e nota come piccole modifiche alle richieste possano dare risultati migliori.

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