Cách chia trong Excel: Hướng dẫn thân thiện cho người mới bắt đầu

Chia số trong Excel nghe thì đơn giản cho đến khi bạn nhận ra là không có nút chia. Và cũng không có hàm DIVIDE(). Nếu bạn từng thử chia chi phí cho cả nhóm, tính chi tiêu trung bình, hay dọn dẹp dữ liệu lộn xộn, có lẽ bạn cũng đã gặp tình huống này. Để xử lý, chúng ta dùng dấu gạch chéo xuôi / trong Excel. 

Trong hướng dẫn này, tôi sẽ chỉ bạn cách chia một ô cho ô khác, áp dụng cùng công thức cho cả một cột, sửa lỗi, giữ kết quả là số nguyên khi cần, và thậm chí dùng các mẹo hay như Dán Đặc biệt.

Phép chia cơ bản trong Excel

Trong Excel, mọi công thức đều bắt đầu bằng dấu bằng =, và để chia, ta dùng dấu gạch chéo /. Ví dụ gõ =20/10, Excel trả về 2.

Khi công thức dài hơn, chẳng hạn kết hợp phép chia với các phép tính khác, Excel tuân theo quy tắc PEMDAS. Tức là xử lý theo thứ tự: ngoặc, lũy thừa, nhân và chia (từ trái sang phải), rồi mới đến cộng và trừ.

Chia với tham chiếu ô

Gõ trực tiếp số cũng được, nhưng dùng tham chiếu ô sẽ giúp công thức linh hoạt hơn.

Giả sử A2 là 20 và B2 là 10. Ta có thể gõ =A2/B2 vào C2 và nhận được kết quả: 2.  Sau đó, để áp dụng cùng công thức xuống dưới, hãy kéo ô vuông nhỏ ở góc dưới bên phải của ô xuống theo cột (đó gọi là tay cầm điền).

Chia các số bằng tham chiếu ô. Ảnh: Tác giả.

Nếu ta chia mọi thứ cho cùng một số như giá trị trong B2, ta nên khóa ô đó bằng tham chiếu tuyệt đối như sau: =A2/$B$2. Như vậy, kể cả khi kéo công thức xuống, nó luôn dùng giá trị ở B2.

Mẹo nhanh: Nhấn F4 sau khi bấm vào tham chiếu ô để tự động thêm ký hiệu đô la.

Chia các số bằng tham chiếu tuyệt đối. Ảnh: Tác giả

Chia bằng Dán Đặc biệt

Nếu bạn không muốn có công thức trong trang tính, đây là lối tắt: Trước tiên, sao chép ô chứa số bạn muốn dùng để chia. Sau đó chọn vùng số cần chia, nhấp chuột phải, chọn Dán Đặc biệt, rồi chọn Chia. Hoặc, nếu thích phím tắt, nhấn Ctrl + Alt + V để mở menu Dán Đặc biệt, rồi nhấn I để chọn Chia.

Khi bạn nhấn OK, Excel thay thế các giá trị gốc bằng kết quả, không để lại công thức.

Chia các số bằng phương pháp Dán Đặc biệt. Ảnh: Tác giả.

Khám phá các hàm chia chuyên biệt trong Excel

Đôi khi, ta không cần toàn bộ kết quả phép chia; ta chỉ muốn một phần. Có thể vì ta chỉ quan tâm đến phần nguyên hoặc phần dư. Excel có hai hàm dựng sẵn giúp việc này dễ dàng.

Hàm QUOTIENT()

Hàm QUOTIENT() chỉ trả về phần nguyên của phép chia và bỏ qua phần còn lại. Cách dùng như sau:

QUOTIENT(numerator, denominator)Được hỗ trợ bởi

Nếu gõ =QUOTIENT(10, 7), Excel trả về 1. Đó là phần nguyên của 10 chia 7. Nếu dùng phép chia thông thường như =10/7, ta sẽ thấy 1,43, nhưng QUOTIENT() cắt bỏ mọi thứ sau phần thập phân.

Chia các số bằng hàm QUOTIENT(). Ảnh: Tác giả.

Hàm MOD()

Hàm MOD() trả về số dư, tức phần còn lại sau phép chia. Cú pháp là:

MOD(number,divisor)Được hỗ trợ bởi

Nếu dùng =MOD(10, 7), Excel trả về 3. Vì 7 chia vào 10 được một lần (7 × 1 = 7), còn dư 3. Bạn không cần tự tính vì Excel xử lý trong một bước.

Dùng MOD() để tìm phần dư. Ảnh: Tác giả.

Chia nhiều vùng cùng lúc 

Nếu bạn làm việc với hàng nghìn dòng, gõ từng công thức riêng lẻ sẽ tốn rất nhiều thời gian. May mắn là ta có thể xử lý nhanh hơn với công thức mảng. Chúng cho phép áp dụng cùng phép tính cho nhiều ô chỉ trong một lần.

Giả sử ta có số trong các ô A2 đến A10 và muốn chia chúng cho các số trong B2 đến B8. Để làm vậy, hãy chọn các ô nơi bạn muốn hiển thị kết quả. Sau đó, trên thanh công thức, gõ:

=A2:A10/B2:B8Được hỗ trợ bởi

Bây giờ nhấn Ctrl + Shift + Enter để Excel chuyển thành công thức mảng. Khi xong, bạn sẽ thấy dấu ngoặc nhọn {} bao quanh công thức. Excel sẽ chia từng giá trị trong vùng thứ nhất cho giá trị tương ứng trong vùng thứ hai. Tức A2 chia cho B2, A3 chia cho B3, v.v.

Mẹo thêm: Nếu bạn thử chỉnh một phần của mảng, Excel sẽ cảnh báo, “Bạn không thể thay đổi một phần của mảng.” Để cập nhật, chỉ cần chọn toàn bộ vùng và chỉnh sửa trên thanh công thức.

Chia các số bằng công thức mảng. Ảnh: Tác giả.

Một số vấn đề thú vị về phép chia trong Excel

Hãy xem vài vấn đề về phép chia trong Excel có thể làm gián đoạn công việc và cách khắc phục.

Xử lý chia cho 0 (lỗi #DIV/0!)

Nếu bạn thử chia một số cho 0 hoặc cho ô trống, Excel sẽ báo lỗi #DIV/0!. Đây là cách Excel nói rằng “Không thể chia cho 0.” Nhưng ta có thể xử lý bằng IFERROR(). Cách làm như sau:

=IFERROR(A2/B2, "")Được hỗ trợ bởi

Công thức này cố gắng chia A2 cho B2. Nếu thành công thì tốt. Nếu không, Excel sẽ hiển thị ô trống thay vì lỗi. 

Xử lý lỗi #DIV/0! với hàm IFERROR(). Ảnh: Tác giả.

Nếu muốn hiển thị thông báo thay vì để trống, bạn cũng có thể làm vậy:

=IFERROR(A2/B2, "Error in calculation")Được hỗ trợ bởi

Hoặc bạn tự kiểm tra 0 bằng hàm IF():

=IF(B2=0, "Can't divide by zero", A2/B2)Được hỗ trợ bởi

Như vậy, Excel chỉ thực hiện phép chia khi an toàn.

Xử lý lỗi #DIV/0! với hàm IF(). Ảnh: Tác giả.

Chia theo phần trăm

Điều này thường gây nhầm lẫn: Khi nào chia, khi nào nhân? Hãy nghĩ đơn giản thế này:

• Nếu bạn muốn tìm một phần của một số, hãy nhân.
• Nếu bạn muốn tính toàn bộ khi đã biết một phần và một tỷ lệ phần trăm, hãy chia.

Ví dụ, để tìm 30% của 70, ta sẽ nhân: =70*30% Kết quả là 21. Nhưng nếu biết 90 là 30% của một giá trị nào đó và muốn tìm toàn bộ, ta sẽ chia: =90/30%. Kết quả là 300. Ta cũng có thể viết phần trăm dưới dạng thập phân (=90/0.3), và kết quả vẫn như nhau.

Chia một số cho phần trăm. Ảnh: Tác giả.

Đảm bảo kết quả và tổng là số nguyên

Đôi khi ta không muốn số thập phân. Nếu đang chia đồ vật, đóng hộp, hay phân công nhiệm vụ, ta cần số nguyên, không phải 2,3 cái hộp hay 4,6 thành viên. Dưới đây là cách xử lý:

Dùng INT() để làm tròn xuống

Hàm INT() của Excel là cách đơn giản để làm tròn xuống số nguyên gần nhất. Nếu chia 10 cho 7, bình thường ta được 1,43. Nhưng =INT(10/7) sẽ cho 1. Gọn gàng, sạch sẽ.

Dùng hàm INT() để lấy số nguyên. Ảnh: Tác giả

Kết hợp INT() với MOD() để xử lý phần dư

Nếu ta đang chia và có phần dư, như 16 món đồ vào các hộp chứa 7 món mỗi hộp? Nếu làm tròn xuống, ta sẽ bỏ sót vài món. Để tránh điều đó, ta có thể kết hợp INT(), MOD() và IF() để đảm bảo không bỏ lại gì: 

=IF(MOD(A2,7)>0, INT(A2/7)+1, INT(A2/7))Được hỗ trợ bởi

Cách hoạt động:

• A2/7 cho biết ta có thể đóng đầy bao nhiêu hộp.

• MOD(A2,7) kiểm tra phần dư.

• Nếu có dư, công thức thêm một hộp nữa để chứa phần thừa.

Với 16 món, công thức trả về 3 hộp. Đây là cách gọn gàng để đảm bảo mọi thứ đều vừa, kể cả phần dư.

Kết hợp MOD() và INT() để phân bổ đều các mục. Ảnh: Tác giả.

Lời kết 

Vậy là xong. Dù bạn dùng công thức đơn giản, các hàm tiện lợi như QUOTIENT(), MOD(), hoặc INT(), hay thậm chí bỏ qua công thức với Dán Đặc biệt, luôn có phương pháp phù hợp với công việc của bạn. Chúng ta cũng đã đề cập cách xử lý các tình huống khó như chia cho 0 và đảm bảo kết quả là số nguyên khi điều đó quan trọng.

Giờ đến lượt bạn. Mở Excel, thử vài cách trên và xem cách nào phù hợp nhất. Càng luyện tập, bạn sẽ thấy mọi thứ càng nhanh và dễ.

Nếu bạn muốn tiếp tục nâng cao kỹ năng, Datacamp có danh sách các hướng dẫn Excel giúp bạn học từ cơ bản đến nâng cao. Nếu bạn quan tâm phân tích dữ liệu, hãy xem khóa Phân tích Dữ liệu trong Excel hoặc lộ trình kỹ năng Phân tích Dữ liệu với Excel Power Tools.