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Les 25 meilleures questions d'entretien pour Excel à tous les niveaux
Avec un nombre d'utilisateurs estimé entre 750 millions et 1,2 milliard, Microsoft Excel est pour beaucoup l'outil de prédilection pour l'établissement de rapports. L'expérience d'Excel est souvent une attente de base dans un environnement professionnel. Démontrer votre maîtrise d'Excel peut vous aider à décrocher l'emploi auquel vous aspirez. Dans cet article, nous aborderons les questions d'entretien sur Excel pour les débutants, les intermédiaires et les avancés, afin de vous aider à relever le défi technique avec brio. Pour ceux qui débutent avec Excel, consultez notre cours d'introduction à Excel.
Questions courantes d'entretien sur Excel
Commençons par examiner quelques-unes des questions générales sur Excel que vous pourriez rencontrer lors de votre entretien. Ces questions peuvent être posées à n'importe quel niveau d'expérience et sont davantage axées sur les processus, la gestion de projet et l'utilisation générale d'Excel.
1. Parlez-moi d'un projet complexe que vous avez géré. Comment avez-vous utilisé Excel pour organiser et analyser des données ?
Donnez un exemple qui met en évidence vos compétences en matière de gestion de projet et votre maîtrise d'Excel pour l'organisation et l'analyse des données.
Par exemple:
Dans le cadre d'un projet visant à optimiser les processus de la chaîne d'approvisionnement, j'ai utilisé Excel pour l'organisation et l'analyse des données. J'ai créé un classeur complet à feuilles multiples avec des tableaux croisés dynamiques et des filtres avancés pour analyser les tendances et les goulets d'étranglement. Cette approche a permis de réduire considérablement les coûts logistiques et d'améliorer les délais de livraison des fournisseurs.
2. Décrivez une situation dans laquelle vous avez identifié une erreur significative dans un ensemble de données. Comment l'avez-vous découvert et quelle a été votre approche pour y remédier ?
Cette question évalue votre souci du détail et votre capacité à résoudre des problèmes, en particulier dans le contexte de l'exactitude des données et de l'utilisation d'Excel.
Par exemple:
Après avoir constaté des écarts de revenus dans un rapport financier, j'ai utilisé la fonction COUNTIF d'Excel pour identifier les entrées en double. Après avoir supprimé ces doublons et mis en œuvre des règles de validation des données, l'exactitude de nos rapports financiers s'est améliorée, ce qui a permis de mettre en place des procédures de traitement des données plus fiables.
3. Pouvez-vous donner un exemple de la manière dont vous avez utilisé Excel pour améliorer un processus ou accroître l'efficacité dans vos fonctions précédentes ?
Expliquez comment vous avez exploité les fonctionnalités d'Excel (macros, tableaux croisés dynamiques, etc.) pour rationaliser les flux de travail ou améliorer la productivité.
Par exemple:
Pour rationaliser le processus d'établissement des rapports mensuels, j'ai développé des macros Excel pour l'automatisation, ce qui a permis de réduire le temps de génération des rapports de 40 %. J'ai également mis en place des graphiques et des formules dynamiques pour la mise à jour des données en temps réel, ce qui a permis d'améliorer l'efficacité et la précision de nos rapports.
4. Comment rester informé des dernières fonctionnalités d'Excel et des tendances en matière d'analyse de données ?
Cette question vise à comprendre votre engagement à l'égard de la formation continue et de l'évolution des outils et des technologies. Vous pouvez également envisager une certification Excel pour
Par exemple:
Je me tiens au courant des mises à jour d'Excel par le biais de forums en ligne, de blogs et de cours avancés sur des plateformes telles que DataCamp. La participation régulière à des webinaires et à des ateliers garantit que mes compétences restent pertinentes et à jour avec les dernières tendances en matière d'analyse de données et les dernières fonctionnalités d'Excel.
5. Expliquez un scénario dans lequel vous avez dû présenter des données Excel complexes à un public non technique. Comment avez-vous assuré la compréhension et l'engagement ?
Mettez en avant vos compétences en matière de communication et votre capacité à traduire des données techniques en informations compréhensibles à l'aide d'Excel.
Par exemple:
Pour présenter les données mensuelles sur les ventes aux parties prenantes non techniques, j'ai utilisé un tableau de bord Excel avec des diagrammes et des graphiques clairs. J'ai mis en évidence les principales tendances à l'aide d'une mise en forme conditionnelle et j'ai résumé des données complexes en termes simples, rendant l'information accessible et exploitable.
Questions d'entretien pour débutants sur Excel
Ces questions font partie des questions d'entretien technique sur Excel qui sont pertinentes pour ceux qui sont relativement novices en matière de technologie. Ils testent les bases d'Excel, dont beaucoup sont abordées dans notre cours Introduction à Excel.
6. Qu'est-ce qu'une référence cellulaire ?
Une référence de cellule dans Excel identifie l'emplacement d'une cellule dans la feuille de calcul. Il existe deux types principaux de références de cellules dans Excel : les références absolues et les références relatives.
Les références de cellules relatives changent par rapport à la position où elles sont copiées. Par exemple, si vous avez une formule dans la cellule B2 qui fait référence à la cellule A2 (écrite sous la forme =A2
), et que vous copiez cette formule dans la cellule B3, la formule dans B3 s'ajustera automatiquement pour faire référence à A3.
Les références absolues de cellules, en revanche, restent constantes, quel que soit l'endroit où elles sont copiées. Elles sont désignées par le symbole $ devant la lettre de la colonne et/ou le numéro de la ligne, verrouillant la référence à une cellule spécifique. Par exemple, si vous avez une formule dans la cellule B2 qui fait référence à la cellule A2 (=$A$2
) et que vous copiez cette formule dans la cellule B3, la formule fera toujours référence à la cellule A2.
Les références de cellules mixtes combinent les références absolues et relatives. Par exemple, dans =A$2
, la référence à la colonne est relative et la référence à la ligne est absolue. Si vous copiez cette formule vers la droite (vers C2), elle deviendra =B$2
, mais si vous la copiez vers le bas, elle restera =A$2
.
7. Comment trier les données ?
Pour trier des données dans Excel, sélectionnez d'abord la plage de cellules à trier. Cliquez sur l'onglet "Données" dans le ruban en haut d'Excel. Cliquez sur le bouton "Trier" pour ouvrir la boîte de dialogue "Trier". Ensuite, choisissez "Trier de A à Z" pour l'ordre croissant ou "Trier de Z à A" pour l'ordre décroissant si vous effectuez un tri alphabétique. Vous pouvez également choisir d'appliquer des critères de tri personnalisés à partir de la boîte de dialogue Trier. N'oubliez pas de cocher l'option "Mes données ont des en-têtes" si vos données comprennent des en-têtes afin de vous assurer qu'elles ne sont pas incluses dans le processus de tri.
8. Qu'en est-il du filtrage ?
Le filtrage des données dans Excel vous permet d'afficher uniquement les lignes qui répondent à certains critères. Pour appliquer un filtre, cliquez sur l'onglet Données, puis sélectionnez Filtre - des flèches déroulantes seront ajoutées à chaque en-tête de colonne. Utilisez ces menus déroulants pour filtrer les données.
9. Comment formatez-vous les données dans Excel ?
Dans Excel, la mise en forme des données est ajustée à l'aide des options de l'onglet Accueil, où vous pouvez modifier le type de police, la taille, la couleur, les bordures de cellules et la couleur d'arrière-plan. Pour les données numériques, cliquez avec le bouton droit de la souris sur une cellule ou une plage, sélectionnez Formater les cellules et choisissez parmi des catégories telles que Nombre, Devise, Date ou Personnalisé pour formater les données comme vous le souhaitez. La mise en forme conditionnelle, qui se trouve également dans l'onglet Accueil, vous permet de formater automatiquement les cellules en fonction de leurs valeurs, par exemple en mettant en surbrillance les cellules qui contiennent des nombres supérieurs à un certain seuil.
10. Comment identifier les doublons ?
Pour identifier les doublons dans une colonne d'Excel, vous pouvez utiliser la mise en forme conditionnelle ou la fonction COUNTIF.
Pour la mise en forme conditionnelle, sélectionnez la colonne dans laquelle vous souhaitez identifier les doublons, allez dans l'onglet "Accueil", cliquez sur "Mise en forme conditionnelle", puis sur "Règles de mise en évidence des cellules" et choisissez "Valeurs en double". Dans la boîte de dialogue, sélectionnez la façon dont vous souhaitez que les copies soient formatées (par exemple, avec une couleur spécifique).
Si vous choisissez d'utiliser COUNTIF, entrez la formule =COUNTIF(A:A, A1)>1
dans une nouvelle colonne adjacente à votre colonne de données (en supposant que vos données se trouvent dans la colonne A), qui renverra VRAI pour les valeurs dupliquées et FAUX pour les valeurs uniques. Faites glisser la formule vers le bas de la colonne pour l'appliquer à toutes les cellules, et les doublons seront clairement indiqués là où la formule renvoie VRAI.
11. Comment supprimer les doublons ?
Pour supprimer les doublons dans Excel, sélectionnez d'abord la plage de données ou la colonne entière dans laquelle vous souhaitez supprimer les doublons. Allez dans l'onglet "Données" du ruban, sélectionnez "Outils de tableau" et cliquez sur "Supprimer les doublons". Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, indiquez les colonnes à vérifier pour les informations en double. Cliquez sur "OK" et Excel supprimera les lignes en double, ne conservant que les enregistrements uniques dans la plage sélectionnée.
12. Comment geler les volets dans Excel ?
Pour figer les volets dans Excel, veillez à ce que certaines lignes ou colonnes restent visibles lorsque vous faites défiler votre feuille de calcul. Placez d'abord votre curseur dans la cellule située immédiatement à droite de la colonne et en dessous de la ligne que vous souhaitez geler. Allez dans l'onglet "Affichage" du ruban et, dans le groupe "Fenêtre", cliquez sur "Geler les fenêtres". Dans le menu déroulant, sélectionnez "Geler les panneaux" pour geler les lignes au-dessus et les colonnes à gauche de la cellule sélectionnée. Cette fonction est particulièrement utile pour garder les en-têtes visibles lors du défilement de grands ensembles de données.
Apprendre les bases d'Excel
Questions d'entretien pour Excel intermédiaire
Si vous êtes un utilisateur d'Excel plus expérimenté, on attend de vous que vous maîtrisiez mieux les fonctions et que vous soyez capable d'analyser des données. Consultez nos cours Analyse dans Excel et Tableur intermédiaire pour vous rafraîchir la mémoire sur certains points clés.
13. Quelle est la différence entre SUM, SUMIF et SUMIFS ?
Dans Excel, SUM, SUMIF et SUMIFS sont des fonctions utilisées pour calculer la somme d'une plage de cellules, mais elles diffèrent dans leur approche de calcul.
La fonction SUM additionne simplement tous les nombres de la plage spécifiée. Exemple : =SUM(A1:A10)
additionne tous les nombres des cellules A1 à A10.
SUMIF additionne les cellules qui répondent à un seul critère spécifié. Exemple : =SUMIF(A1:A10, ">5")
additionne tous les nombres supérieurs à 5 dans la plage A1 à A10.
SUMIFS est une extension de SUMIF et permet de prendre en compte plusieurs critères. Exemple : =SUMIFS(A1:A10, B1:B10, "X", C1:C10, ">5")
additionne tous les nombres de la plage A1 à A10 lorsque les cellules correspondantes de la plage B1 à B10 sont égales à "X" et que celles de la plage C1 à C10 sont supérieures à 5.
14. Quelle est la différence entre COUNT, COUNTA, COUNTBLANK et COUNTIF ?
Dans Excel, COUNT, COUNTA, COUNTBLANK et COUNTIF sont des fonctions utilisées pour compter les cellules d'une plage, mais chacune a un objectif différent.
La fonction COUNT compte le nombre de cellules d'une plage qui contiennent des nombres. Il ignore les cellules vides, le texte et les autres valeurs non numériques. Exemple : =COUNT(A1:A10)
comptera uniquement les cellules de la plage A1 à A10 qui contiennent des nombres.
COUNTA compte le nombre de cellules non vides dans une plage, quel que soit le contenu de la cellule (nombres, texte ou autres types). Exemple : =COUNTA(A1:A10)
comptera toutes les cellules de la plage A1 à A10 qui ne sont pas vides.
COUNTBLANK compte spécifiquement le nombre de cellules vides dans une plage donnée. Exemple : =COUNTBLANK(A1:A10)
compte le nombre de cellules vides dans la plage A1 à A10.
COUNTIF compte le nombre de cellules d'une plage qui répondent à un critère spécifié. Exemple : =COUNTIF(A1:A10, ">5")
compte le nombre de cellules de la plage A1 à A10 qui contiennent des nombres supérieurs à 5.
15. Quelle est la différence entre SUBSTITUTE et REMPLACER ?
Dans Excel, SUBSTITUTE et REPLACE sont tous deux des fonctions de texte utilisées pour modifier le contenu des chaînes de caractères, mais les méthodes de remplacement des chaînes sont différentes.
La fonction SUBSTITUTE remplace les occurrences spécifiées d'une chaîne de texte par une autre chaîne de texte.
Il est particulièrement utile lorsque vous devez remplacer un texte spécifique dans une chaîne et peut être utilisé pour remplacer toutes les occurrences ou seulement une instance spécifique. Exemple : =SUBSTITUTE("Hello World", "World", "Excel")
remplacera "Hello World" par "Hello Excel". Vous pouvez également spécifier quelle occurrence de "Monde" remplacer si elle apparaît plusieurs fois.
La fonction REPLACE, quant à elle, remplace une partie d'une chaîne de texte en fonction de sa position et du nombre de caractères associés à la chaîne. Exemple : =REPLACE("Hello World", 7, 5, "Excel")
commence au 7e caractère (W), remplace 5 caractères ("World") par "Excel", ce qui donne également "Hello Excel".
16. Qu'est-ce qu'un VLOOKUP ? Quand est-ce utile ?
VLOOKUP, abréviation de Vertical Lookup, est une fonction d'Excel utilisée pour rechercher une valeur spécifique dans une colonne et récupérer la valeur correspondante dans une autre colonne de la même ligne. Il est particulièrement utile dans les scénarios où vous devez trouver et extraire des données à partir de grandes tables ou d'ensembles de données.
La syntaxe de base est VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])
, où lookup_value
est la valeur que vous recherchez, table_array
est la plage contenant la valeur, col_index_num
est le numéro de colonne dans la plage contenant la valeur de retour, et [range_lookup]
est un argument facultatif où TRUE, ou 1, trouve une correspondance approximative (par défaut) et FALSE, ou 0, trouve une correspondance exacte.
Exemple : Nous souhaitons obtenir le nom de l'employé (voir la table de correspondance E1:F11, où la colonne E contient l'ID de l'employé et la colonne F le nom de l'employé) en fonction de l'ID de l'employé trouvé dans la colonne A. =VLOOKUP(A2,$E$2:$F$11,2,0)
renverra "Sue", dans l'exemple ci-dessous.
17. Comment créer un tableau croisé dynamique ?
Pour créer un tableau croisé dynamique dans Excel, sélectionnez d'abord la plage de données que vous souhaitez analyser. Ensuite, allez dans l'onglet "Insertion" du ruban et cliquez sur "Tableau croisé dynamique". Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, choisissez l'emplacement du tableau croisé dynamique (nouvelle feuille de calcul ou feuille de calcul existante). Après avoir cliqué sur "OK", le volet Liste des champs du tableau croisé dynamique apparaît, dans lequel vous pouvez faire glisser les champs vers les différentes zones (Lignes, Colonnes, Valeurs et Filtres) afin d'organiser vos données.
18. Comment créer une plage nommée ?
Pour créer une plage nommée dans Excel, sélectionnez d'abord la cellule ou la plage de cellules que vous souhaitez nommer. Cliquez sur l'onglet "Formules" du ruban. Cliquez ensuite sur "Définir un nom" dans le groupe "Noms définis". Dans la boîte de dialogue "Nouveau nom", entrez un nom pour votre plage dans le champ "Nom", et spécifiez l'étendue et la référence de la cellule si nécessaire. Enfin, cliquez sur "OK" pour créer la plage nommée.
19. Comment protéger un cahier d'exercices ?
Pour protéger un classeur entier dans Excel, naviguez vers Outils > Protection > Protéger le classeur. Saisissez un mot de passe dans la boîte de dialogue qui s'affiche, puis saisissez-le à nouveau lorsque vous êtes invité à le confirmer. Cette opération crypte le classeur et nécessite le mot de passe pour l'ouvrir à l'avenir.
Questions d'entretien sur Excel avancé
Cette dernière série de questions s'adresse aux utilisateurs plus avancés d'Excel, ceux qui ont une grande expérience de l'utilisation de l'outil à des fins diverses.
20. Quel est l'avantage d'utiliser INDEX-MATCH au lieu de VLOOKUP ?
L'utilisation d'INDEX-MATCH dans Excel au lieu de VLOOKUP présente plusieurs avantages : elle offre une plus grande flexibilité, car elle peut renvoyer une valeur dans une colonne située à gauche de la colonne de recherche, contrairement à VLOOKUP, qui ne fonctionne que de gauche à droite. INDEX-MATCH est également plus efficace, en particulier pour les grands ensembles de données, car il n'examine que des colonnes spécifiques plutôt que la ligne entière. Il est moins sujet aux erreurs lorsque des colonnes sont ajoutées ou supprimées, car INDEX-MATCH utilise des références de colonnes qui ne changent pas avec les modifications des colonnes.
21. Comment créer une liste déroulante à partir d'une validation de données ?
Pour créer une liste déroulante dans Excel en utilisant la validation des données, sélectionnez d'abord la ou les cellules dans lesquelles vous souhaitez que la liste déroulante apparaisse. Ensuite, allez dans l'onglet "Données" du ruban et cliquez sur "Validation". Dans la boîte de dialogue Validation des données, sous l'onglet "Paramètres", sélectionnez "Liste" dans le menu déroulant "Autoriser :".
Dans la zone "Source :", saisissez les éléments de la liste en les séparant par des virgules ou cliquez sur la flèche vers le haut pour sélectionner une série de cellules contenant les éléments que vous souhaitez inclure dans votre liste. Assurez-vous que la case "Liste déroulante dans la cellule" est cochée. Cliquez sur "OK" pour appliquer la validation des données et créer votre liste déroulante.
22. Pouvez-vous extraire le nom de domaine d'une adresse électronique ?
Supposons que l'adresse électronique soit example@email.com dans la cellule A1. Saisissez la formule suivante dans une autre cellule (par exemple, B1) : =RIGHT(A1, LEN(A1) - FIND("@", A1))
, ce qui donnera email.com.
FIND("@", A1)
localise la position du caractère "@" dans l'adresse électronique.LEN(A1)
calcule la longueur totale de l'adresse électronique.- En soustrayant la position de "@" de la longueur totale, on obtient la longueur de la partie du domaine.
- Enfin,
RIGHT(A1, LEN(A1) - FIND("@", A1))
extrait la partie domaine du côté droit de l'adresse électronique.
23. Que sont les caractères génériques dans Excel ? Comment les appliquez-vous ?
Dans Excel, les caractères génériques sont des caractères spéciaux utilisés dans les recherches de texte et les fonctions pour représenter un ou plusieurs caractères, ce qui permet d'effectuer des recherches et des correspondances plus souples et plus puissantes.
Les trois principaux caractères génériques sont l'astérisque (*), qui représente un nombre quelconque de caractères, le point d'interrogation ( ?), qui représente un seul caractère, et le tilde (~), qui est utilisé pour échapper aux caractères génériques.
Vous pouvez utiliser des caractères génériques dans diverses fonctions Excel telles que RECHERCHE, TROUVER, REMPLACER, SUBSTITUER, ainsi que dans des fonctions telles que les filtres ou la mise en forme conditionnelle. Par exemple, l'utilisation de =COUNTIF(A1:A10, "*test*")
comptera toutes les cellules de la plage A1 à A10 qui contiennent le mot "test" n'importe où dans le texte.
24. Pouvez-vous appliquer un slicer pour filtrer les données ?
Pour appliquer un slicer afin de filtrer des données dans Excel, assurez-vous tout d'abord que vos données sont formatées sous forme de tableau ou qu'elles font partie d'un tableau croisé dynamique (PivotTable). Cliquez n'importe où dans le tableau ou le tableau croisé dynamique, puis allez dans l'onglet "Insertion" du ruban et cliquez sur "Trancheur" dans le groupe Filtres. Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, cochez la case de la ou des colonnes que vous souhaitez utiliser pour le découpage, puis cliquez sur "OK". Un slicer apparaît dans votre feuille de calcul, que vous pouvez utiliser pour filtrer les données du tableau ou du tableau croisé dynamique en cliquant simplement sur les différentes options du slicer.
25. Qu'est-ce que la recherche d'objectifs ?
Goal Seek in Excel est un outil qui vous permet de trouver la valeur d'entrée nécessaire pour atteindre un objectif spécifique dans une formule. Il fonctionne en ajustant une seule valeur d'entrée pour que le résultat de la formule corresponde au résultat souhaité. Vous pouvez accéder à la fonction de recherche d'objectifs à partir de l'onglet "Données", sous le bouton "Analyse d'hypothèses", où vous indiquez la cellule contenant la formule, la valeur cible et la cellule à modifier pour atteindre cette cible.
Dans l'exemple ci-dessous, nous voulons connaître le taux d'intérêt que nous paierons si nous effectuons des paiements mensuels de 900 $ sur une période de 15 ans pour un prêt de 100 000 $. Goal Seek peut nous aider à trouver la solution !
Conclusion
Notre dernier conseil pour votre entretien Excel est de continuer à apprendre ! Des outils comme Excel s'adaptent pour répondre aux demandes du marché (voir l'introduction de Python dans Excel par Anaconda et l'intégration de Copilot, alimenté par LLM, dans Excel par Microsoft). Même s'il est peu probable que vous soyez testé directement sur les nouvelles technologies, votre connaissance de celles-ci peut vous donner un avantage sur les autres candidats lors d'un entretien (à condition que vous démontriez d'abord les compétences de base requises pour le poste). Bonne chance !
Si vous vous sentez nerveux à la dernière minute avant votre entretien, vous pouvez consulter notre aide-mémoire sur les formules Excel pour vous familiariser avec les concepts et formules clés. En outre, n'oubliez pas qu'un entretien n'est qu'une conversation. Traitez-le comme si vous retrouviez un vieil ami après une longue période.
Faites progresser votre carrière avec Excel
Acquérir les compétences nécessaires pour optimiser Excel - aucune expérience n'est requise.

Analyste de données le jour, conteur la nuit. J'aime utiliser mes connaissances pour combler les lacunes en matière de maîtrise des données et aider les nouveaux arrivants à s'intégrer dans ce domaine. Ma philosophie est d'apprendre tous les jours, ne serait-ce que pendant 5 minutes !
Entraînez-vous pour votre entretien Excel !
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Nisha Arya Ahmed
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