Über 30 Excel-Interviewfragen für alle Levels

Excel-Interviewfragen für Einsteiger

Diese Fragen richten sich an alle, die relativ neu in Excel sind. Sie prüfen die Basics, von denen viele in unserem Kurs Introduction to Excel behandelt werden.

Was ist ein Excel-Zellbezug?

Ein Zellbezug in Excel gibt die Position einer Zelle im Tabellenblatt an. Es gibt zwei Haupttypen von Zellbezügen in Excel: absolut und relativ.

Relative Zellbezüge ändern sich relativ zu der Position, an die sie kopiert werden. Wenn du zum Beispiel eine Formel in Zelle B2 hast, die auf Zelle A2 verweist (=A2), und du diese Formel nach B3 kopierst, passt sich die Formel in B3 automatisch auf A3 an.

Absolute Zellbezüge bleiben dagegen unabhängig von der Kopierposition konstant. Sie werden durch das Symbol $ vor Spaltenbuchstabe und/oder Zeilennummer gekennzeichnet und fixieren so den Bezug auf eine bestimmte Zelle. Verweist eine Formel in Zelle B2 etwa auf Zelle A2 (=$A$2) und du kopierst sie nach B3, verweist die Formel weiterhin auf A2.

Gemischte Zellbezüge kombinieren absolute und relative Bezüge. In =A$2 ist zum Beispiel der Spaltenbezug relativ, der Zeilenbezug absolut. Kopierst du die Formel nach rechts (nach C2), ändert sie sich zu =B$2. Kopierst du sie nach unten, bleibt sie =A$2.

Wie sortierst du Daten in Excel?

Um Daten in Excel zu sortieren, markiere zuerst den zu sortierenden Zellbereich. Klicke in der Registerkarte Daten auf Sortieren, um das Dialogfeld Sortieren zu öffnen. Wähle dann Aufsteigend (A bis Z) oder Absteigend (Z bis A) für alphabetische Sortierung. Über das Dialogfeld kannst du auch benutzerdefinierte Kriterien festlegen. Wenn dein Bereich Überschriften enthält, aktiviere Meine Daten haben Überschriften, damit die Kopfzeile nicht mit sortiert wird.

Wie filterst du Daten in Excel?

Mit Filtern blendest du nur die Zeilen ein, die bestimmte Kriterien erfüllen. Klicke auf die Registerkarte Daten und dann auf Filtern – Excel fügt Dropdown-Pfeile in den Spaltenköpfen ein. Über diese Menüs kannst du die Daten filtern.

Wie formatierst du Daten in Excel?

Die Datenformatierung nimmst du in der Registerkarte Start vor: Schriftart, -größe, -farbe, Zellrahmen und Hintergrund. Für Zahlen klickst du mit Rechtsklick auf Zelle oder Bereich, wählst Zellen formatieren und entscheidest dich z. B. für Zahl, Währung, Datum oder Benutzerdefiniert. Mit der Bedingten Formatierung (ebenfalls im Start-Tab) kannst du Zellen automatisch anhand ihrer Werte hervorheben, etwa alle Werte oberhalb eines Schwellwerts.

Wie kannst du Duplikate in Excel identifizieren?

Um Duplikate in einer Spalte zu finden, kannst du entweder die Bedingte Formatierung oder die Funktion COUNTIF() verwenden.

Für die Bedingte Formatierung markierst du die gewünschte Spalte, gehst zu Start > Bedingte Formatierung > Regeln zum Hervorheben von Zellen und wählst Doppelte Werte. Im Dialog bestimmst du das gewünschte Format (z. B. eine Farbe).

Mit COUNTIF() gibst du in einer Hilfsspalte neben deinen Daten (angenommen Spalte A) die Formel =COUNTIF(A:A, A1)>1 ein. Sie liefert TRUE für doppelte Werte und FALSE für eindeutige. Ziehe die Formel nach unten, um sie auf alle Zellen anzuwenden.

Unser Tutorial How to Highlight Duplicates in Excel zeigt beide Methoden im Detail.

Wie entfernst du Duplikate in Excel?

Eine Möglichkeit: Markiere den Datenbereich oder die gesamte Spalte, in der du Duplikate entfernen willst. Wechsle zur Registerkarte Daten im Menüband, wähle Tabellentools und klicke auf Duplikate entfernen. Im Dialog wählst du die Spalten, die auf Duplikate geprüft werden sollen. Klicke auf OK. Excel entfernt doppelte Zeilen und lässt nur eindeutige Einträge im Bereich. Mehr dazu und weitere Methoden findest du in unserem Tutorial How to Remove Duplicates in Excel: 5 Best Methods.

Wie kannst du Bereiche in Excel fixieren?

Um Bereiche in Excel einzufrieren, damit bestimmte Zeilen oder Spalten beim Scrollen sichtbar bleiben, setze den Cursor in die Zelle rechts neben der zu fixierenden Spalte und unterhalb der zu fixierenden Zeile. Gehe zur Registerkarte Ansicht im Menüband und klicke in der Gruppe Fenster auf Fenster fixieren. Wähle im Dropdown erneut Fenster fixieren, um die Zeilen oberhalb und die Spalten links der aktiven Zelle zu fixieren. Das ist besonders hilfreich, um Überschriften bei großen Datensätzen im Blick zu behalten.

Excel-Interviewfragen für Fortgeschrittene

Wenn du bereits mehr Erfahrung mit Excel hast, wird erwartet, dass du Funktionen sicher beherrschst und Daten analysieren kannst. Frische dein Wissen in unserem Kurs Analysis in Excel und dem Intermediate Spreadsheets-Kurs auf.

Was ist der Unterschied zwischen SUM(), SUMIF() und SUMIFS()?

In Excel dienen SUM(), SUMIF() und SUMIFS() zum Addieren von Zellbereichen, unterscheiden sich aber in der Herangehensweise.

SUM() addiert alle Zahlen in einem definierten Bereich. Beispiel: =SUM(A1:A10) addiert die Werte von A1 bis A10.

SUMIF() summiert Zellen, die ein einzelnes Kriterium erfüllen. Beispiel: =SUMIF(A1:A10, ">5") addiert alle Zahlen größer 5 in A1:A10.

SUMIFS() erweitert SUMIF() um mehrere Kriterien. Beispiel: =SUMIFS(A1:A10, B1:B10, "X", C1:C10, ">5") summiert Werte in A1:A10, wenn in B1:B10 "X" steht und die zugehörigen Werte in C1:C10 größer 5 sind.

Was ist der Unterschied zwischen COUNT(), COUNTA(), COUNTBLANK() und COUNTIF()?

COUNT(), COUNTA(), COUNTBLANK() und COUNTIF() zählen Zellen in einem Bereich, verfolgen aber unterschiedliche Zwecke.

COUNT() zählt Zellen, die Zahlen enthalten. Leere Zellen, Text und nicht-numerische Werte werden ignoriert. Beispiel: =COUNT(A1:A10) zählt nur Zellen mit Zahlen.

COUNTA() zählt alle nicht-leeren Zellen, unabhängig vom Inhalt (Zahlen, Text usw.). Beispiel: =COUNTA(A1:A10) zählt alle nicht leeren Zellen.

COUNTBLANK() zählt gezielt leere Zellen. Beispiel: =COUNTBLANK(A1:A10) ermittelt die Anzahl leerer Zellen.

COUNTIF() zählt Zellen, die ein bestimmtes Kriterium erfüllen. Beispiel: =COUNTIF(A1:A10, ">5") zählt Zellen mit Werten größer 5.

Was ist der Unterschied zwischen SUBSTITUTE() und REPLACE()?

In Excel sind SUBSTITUTE() und REPLACE() Textfunktionen zur Änderung von Zeichenketten, unterscheiden sich jedoch in der Art des Austauschs.

SUBSTITUTE() ersetzt angegebene Vorkommen einer Zeichenkette durch eine andere.

Das ist nützlich, wenn du gezielt bestimmten Text austauschen willst – wahlweise alle Vorkommen oder nur ein bestimmtes. Beispiel: =SUBSTITUTE("Hello World", "World", "Excel") wird zu "Hello Excel". Bei mehrfachen Vorkommen kannst du angeben, welches ersetzt werden soll.

REPLACE() ersetzt hingegen einen Teil einer Zeichenkette anhand Position und Zeichenanzahl. Beispiel: =REPLACE("Hello World", 7, 5, "Excel") startet bei Zeichen 7 (W), ersetzt 5 Zeichen ("World") durch "Excel" – Ergebnis: "Hello Excel".

Was ist VLOOKUP()? Wann ist es nützlich?

VLOOKUP() (vertikaler Verweis) sucht in einer Spalte nach einem Wert und gibt den entsprechenden Wert aus einer anderen Spalte derselben Zeile zurück. Es ist besonders hilfreich, um Daten aus großen Tabellen zu suchen und zu extrahieren.

Die Grundsyntax lautet VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup]), wobei lookup_value der gesuchte Wert, table_array der Bereich, col_index_num die Spaltennummer des Rückgabewerts und [range_lookup] optional ist: TRUE/1 für ungefähre Übereinstimmung (Standard) und FALSE/0 für exakte.

Beispiel: Wir möchten den Namen einer Mitarbeiterin zurückgeben (Mapping-Tabelle E1:F11, E = Mitarbeiter-ID, F = Name) basierend auf der ID in Spalte A. =VLOOKUP(A2,$E$2:$F$11,2,0) liefert im Beispiel unten "Sue".

Hinweis fürs Interview: VLOOKUP() ist weit verbreitet und sollte sitzen, aber auf höherem Level erwarten Interviewende auch Kenntnis von XLOOKUP() – dem modernen Ersatz. XLOOKUP() ist flexibler (sucht nach links oder rechts), geht sauberer mit Fehlern um und bricht nicht, wenn Spalten eingefügt werden. Die äquivalente Formel mit XLOOKUP() wäre: =XLOOKUP(A2, $E$2:$E$11, $F$2:$F$11). Wenn du dich auf ein Data-Analyst-Interview vorbereitest, solltest du beide erklären können.

Wie erstellst du eine PivotTable in Excel?

Um eine PivotTable in Excel zu erstellen, markiere zuerst den Datenbereich. Gehe zur Registerkarte Einfügen und klicke auf PivotTable. Wähle im Dialog, ob die PivotTable in einem neuen oder bestehenden Arbeitsblatt platziert werden soll. Nach OK erscheint die PivotTable-Feldliste, in der du Felder in die Bereiche Zeilen, Spalten, Werte und Filter ziehst.

Wie erstellst du einen benannten Bereich?

Markiere die Zelle oder den Bereich, den du benennen möchtest. Klicke auf die Registerkarte Formeln und dann im Bereich Definierte Namen auf Namen definieren. Vergib im Dialog unter Name die Bezeichnung, passe bei Bedarf Gültigkeitsbereich und Bezug an und bestätige mit OK.

Wie schützt du eine Arbeitsmappe?

Um eine gesamte Arbeitsmappe zu schützen, wechsle zur Registerkarte Überprüfen und klicke in der Gruppe Schützen auf Arbeitsmappe schützen. Vergib ein Passwort und bestätige es. Die Mappe wird verschlüsselt und erfordert künftig das Passwort zum Öffnen.

Excel-Interviewfragen für Fortgeschrittene (Advanced)

Dieser letzte Block richtet sich an erfahrene Excel-Anwenderinnen und -Anwender, die das Tool für vielfältige Zwecke einsetzen.

Was ist XLOOKUP() und wie verbessert es VLOOKUP()?

XLOOKUP() ist eine moderne Suchfunktion in Microsoft 365 und ersetzt VLOOKUP(), HLOOKUP() und oft INDEX-MATCH. Die Grundsyntax lautet:

=XLOOKUP(lookup_value, lookup_array, return_array, [if_not_found], [match_mode], [search_mode])

Wichtige Vorteile gegenüber VLOOKUP():

• Sucht in jede Richtung — links, rechts, nach oben oder unten. VLOOKUP() sucht nur von links nach rechts.

• Kein Spaltenindex nötig — du gibst den Rückgabebereich direkt an, daher bricht nichts, wenn Spalten eingefügt oder gelöscht werden.

• Eingebaute Fehlerbehandlung — mit dem Parameter [if_not_found] kannst du statt #N/A eine eigene Meldung zurückgeben.

• Standardmäßig exakte Treffer — VLOOKUP() nutzt standardmäßig ungefähre Treffer, was viele überrascht.

Mit dem Beispiel aus Frage 16: =XLOOKUP(A2, $E$2:$E$11, $F$2:$F$11, "Not found") gibt den Namen zurück oder "Not found", wenn die ID nicht existiert — sauberer und sicherer als das VLOOKUP()-Äquivalent.

Welchen Vorteil hat INDEX-MATCH gegenüber VLOOKUP()?

INDEX-MATCH bietet mehr Flexibilität, da es Werte auch aus Spalten links der Suchspalte zurückgeben kann; VLOOKUP() arbeitet nur links-nach-rechts. Zudem ist INDEX-MATCH bei großen Datenmengen oft performanter, weil nur gezielte Spalten durchsucht werden. Bei Spaltenänderungen ist es robuster, da es auf feste Bezüge statt Spaltenindizes setzt.

Beachte: XLOOKUP() behebt die meisten VLOOKUP()-Schwächen und ist für viele Anwendungsfälle einfacher zu schreiben als INDEX-MATCH. Im Interview punktest du, wenn du alle drei — VLOOKUP(), INDEX-MATCH und XLOOKUP() — kennst und den passenden Einsatz begründen kannst.

Wie erstellst du eine Dropdown-Liste mit Datenüberprüfung?

Um eine Dropdown-Liste in Excel per Datenüberprüfung zu erstellen, markiere die Zielzellen. Gehe zur Registerkarte Daten und klicke auf Datenüberprüfung. Wähle im Reiter Einstellungen bei Zulassen: den Typ Liste.

Gib im Feld Quelle: die Einträge kommasepariert ein oder markiere einen Zellbereich mit den Listenelementen. Stelle sicher, dass Dropdown in Zelle aktiviert ist, und bestätige mit OK.

Kannst du den Domainnamen aus einer E-Mail-Adresse extrahieren?

Angenommen, die E-Mail-Adresse example@email.com steht in A1. Verwende in einer anderen Zelle (z. B. B1) die Formel =RIGHT(A1, LEN(A1) - FIND("@", A1)). Ergebnis: email.com.

• FIND("@", A1) ermittelt die Position des Zeichens @.

• LEN(A1) berechnet die Gesamtlänge der Adresse.

• Die Differenz ist die Länge des Domainteils.

• RIGHT(A1, LEN(A1) - FIND("@", A1)) extrahiert den Domainteil vom Ende der Zeichenkette.

Was sind Platzhalter (Wildcards) in Excel? Wie setzt du sie ein?

Platzhalter sind Sonderzeichen für flexible Textsuchen und Musterabgleiche.

Die drei wichtigsten sind Sternchen (*) für beliebig viele Zeichen, Fragezeichen (?) für genau ein Zeichen und Tilde (~) zum Maskieren von Platzhaltern.

Du kannst sie in Funktionen wie SEARCH, FIND, REPLACE, SUBSTITUTE sowie in Filtern oder bedingter Formatierung nutzen. Beispiel: =COUNTIF(A1:A10, "*test*") zählt alle Zellen in A1:A10, die irgendwo "test" enthalten.

Kannst du einen Slicer zum Filtern anwenden?

Stelle sicher, dass deine Daten als Tabelle formatiert sind oder Teil einer PivotTable sind. Klicke in die Tabelle/PivotTable, gehe zu Einfügen im Menüband und wähle Datenschnitt im Bereich Filter. Markiere im Dialog die gewünschten Spalten und bestätige mit OK. Der Slicer erscheint im Blatt und filtert per Klick die Tabelle oder PivotTable.

Was ist Zielwertsuche (Goal Seek) in Excel?

Goal Seek ist ein Tool, mit dem du den nötigen Eingabewert findest, damit eine Formel einen gewünschten Zielwert ergibt. Dabei wird ein einzelner Eingabewert so angepasst, dass das Ergebnis dem Ziel entspricht. Du findest die Zielwertsuche unter Daten > Was-wäre-wenn-Analyse, wo du die Ergebniszelle, den Zielwert und die sich ändernde Zelle angibst.

Im folgenden Beispiel möchten wir wissen, welchen Zinssatz wir zahlen würden, wenn wir bei einem Kredit von 100.000 $ über 15 Jahre monatlich 900 $ tilgen. Die Zielwertsuche liefert die Antwort.

Excel-Interviewfragen für Data Analysts

Zum Abschluss noch ein Abschnitt für alle, die sich auf eine Data-Analyst-Rolle bewerben. Unser Kurs Data Analysis in Excel ist eine weitere starke Vorbereitung. 

Wie gehst du in Excel mit fehlenden Daten um?

Markiere fehlende Werte zunächst per Bedingter Formatierung. Wähle den Datenbereich, gehe zu Start > Bedingte Formatierung > Regeln zum Hervorheben von Zellen > Leerzellen und wähle eine Farbe. Fehlende Werte kannst du z. B. mit Mittelwerten ersetzen. In einer neuen Spalte: =IF(ISBLANK(A2), AVERAGE($A$2:$A$100), A2) füllt Leerezellen mit dem Spaltenmittel.

Kannst du erklären, wie die Datenüberprüfung in Excel funktioniert?

Nutze die Datenüberprüfung, um Eingaben zu begrenzen und Datenqualität zu sichern. Markiere die Zielzellen und gehe zu Daten > Datenüberprüfung. Für eine Auswahlliste wähle unter "Zulassen" den Typ "Liste" und gib die Optionen kommasepariert ein (z. B. "Yes, No"). So sind nur diese Eingaben erlaubt. Du kannst auch benutzerdefinierte Formeln nutzen, etwa =ISNUMBER(A1), um nur Zahlen zuzulassen.

Wie nutzt du Power Query zum Zusammenführen von Datensätzen?

Power Query vereinfacht das Mergen deutlich. Gehe zu Daten > Daten abrufen > Abfragen kombinieren > Zusammenführen. Wähle im Dialog die Datensätze und die gemeinsame Schlüsselspalte. Nach dem Laden kannst du mit den Transformationswerkzeugen bereinigen und formen: filtern, Spalten teilen, Datentypen ändern – so stellst du Konsistenz sicher.

Wie berechnest du Perzentile oder Quartile in Excel?

Für Perzentile nutze PERCENTILE.INC() oder PERCENTILE.EXC(). Beispiel: =PERCENTILE.INC(A1:A100, 0.75) berechnet das 75. Perzentil in A1:A100. Quartile findest du mit =QUARTILE(A1:A100, 1) (erstes Quartil) bzw. =QUARTILE(A1:A100, 3) (drittes Quartil). 

Kannst du den Einsatz des Data Analysis Toolpak beschreiben?

Aktiviere das Toolpak über Datei > Optionen > Add-Ins > Analysis Toolpak > Verwalten > Los > OK. Für eine Regression: Daten > Datenanalyse > Regression, abhängige und unabhängige Variablen angeben und OK klicken. Excel erzeugt u. a. Koeffizienten und R-Quadrat. Nutze das für Forecasting oder Hypothesentests.

Excel-Interviewfragen für KI- und Copilot-Nutzende

Was ist Copilot in Excel und was kann es?

Copilot ist Microsofts KI-Assistent direkt in Excel für Microsoft 365. Er sitzt in einem Seitenbereich und ermöglicht natürliche Spracheingaben zur Interaktion mit der Arbeitsmappe. Er beherrscht schrittweises Reasoning, direkte Bearbeitungen und kann Python direkt aus Copilot heraus nutzen, um fortgeschrittene Analysen, Visualisierungen und komplexe mehrstufige Aufgaben zu erledigen — ohne Excel zu verlassen.

Wichtig im Interview: Copilot ist ein Produktivitätsbooster — kein Ersatz für Excel-Wissen. Du musst die Ergebnisse verstehen und prüfen.

Wie funktioniert Python in Excel und wann setzt du es ein?

Python in Excel ist als Microsoft-365-Funktion allgemein verfügbar und führt Python-Code direkt im Tabellenblatt per =PY() aus. Der Code läuft sicher in der Cloud — lokale Installationen sind nicht nötig.

Nutze es, wenn Standardfunktionen nicht ausreichen: statistische Modellierung, Machine Learning auf Tabellendaten, anspruchsvolle Visualisierungen mit Matplotlib oder seaborn oder Datenmengen, die natives Excel ausbremsen. Für Alltagsanalysen sind native Funktionen schneller zu schreiben und für Kolleginnen und Kollegen leichter lesbar — setze Python in Excel also für wirklich komplexe Aufgaben ein.

Was ist die COPILOT()-Funktion in Excel?

Die Funktion COPILOT() erlaubt es, Prompts in natürlicher Sprache direkt in eine Zelle einzugeben, bei Bedarf andere Zellen zu referenzieren und KI-generierte Ergebnisse zu erhalten, die sich automatisch aktualisieren, wenn sich die Daten ändern — Copilot wird damit Teil der Excel-Berechnung statt nur eines separaten Bereichs. 

Beispiel: =COPILOT("Summarize the trend in ", A1:A12) kann eine verständliche Zusammenfassung einer Zeitreihe erzeugen. Besonders nützlich ist das für dynamische Texte — Zusammenfassungen, Beschriftungen oder Interpretationen —, die sich mit den zugrunde liegenden Daten ändern.

Wie würdest du Copilot nutzen, um eine Formel zu bauen, die du nicht schreiben kannst?

Wichtig ist dein Vorgehen, nicht nur das Tool. Beschreibe das Ziel im Copilot-Bereich in einfachen Worten — etwa: "Gib das jüngste Verkaufsdatum je Kundin/Kunde in Spalte A zurück, basierend auf den Daten in Spalte C" — und Copilot schlägt eine Formel vor, z. B. mit MAXIFS() oder XLOOKUP(). Prüfe anschließend Bereiche und Logik, bevor du sie übernimmst.

Merke fürs Interview: Copilot hilft, unbekannte Funktionen zu entdecken oder als Startpunkt für komplexe, verschachtelte Formeln — aber du brauchst genug Excel-Wissen, um die Ausgabe zu validieren.

Fazit

Unser letzter Tipp für dein Excel-Interview: Lerne kontinuierlich weiter! Tools wie Excel entwickeln sich mit dem Markt — siehe Python in Excel (durch Anaconda) und den LLM-gestützten Copilot in Excel von Microsoft. Es ist zwar unwahrscheinlich, dass brandneue Features direkt abgefragt werden, aber dein Wissen darüber kann dir im Gespräch einen Vorteil verschaffen (sofern du zuerst die Kernkompetenzen für die Rolle belegst). Viel Erfolg!

Wenn dich kurz vor dem Gespräch die Nervosität packt, hilft unser Excel-Formel-Cheatsheet, um zentrale Konzepte und Formeln aufzufrischen. Und denk daran: Ein Interview ist ein Gespräch — behandle es, als würdest du eine alte Freundin oder einen alten Freund nach langer Zeit wiedersehen.