Power BI vs Excel : Lequel utiliser ?

Qu'est-ce que Power BI ?

Power BI est un outil de Business Intelligence (BI). L'objectif principal des outils de BI est de suivre les indicateurs clés de performance (KPI) et de découvrir des informations dans les données de l'entreprise afin de mieux éclairer la prise de décision dans l'ensemble de l'organisation.

Power BI est utilisé de différentes manières en fonction du rôle de la personne, qu'il s'agisse de développeurs, d'analystes, de gestionnaires ou de directeurs, et de tous ceux qui se trouvent entre les deux.

Power BI comprend trois applications principales :

1. Power BI Desktop - une application de bureau gratuite pour la construction et la conception de rapports.
2. Service Power BI - le service de publication en ligne pour la visualisation et le partage de rapports et de tableaux de bord.
3. Applications mobiles Power BI - pour consulter des rapports et des tableaux de bord en déplacement.

Voici quelques-unes des principales caractéristiques de Power BI qui ont contribué à en faire l'une des meilleures applications de BI, selon Gartner:

• L'intelligence artificielle. Power BI dispose de nombreuses fonctionnalités d'IA avancées telles que le clustering, l'analyse de séries temporelles et le traitement du langage naturel dans le cadre de leur fonction de questions-réponses.
• Large éventail de sources de données et de connexions. Power BI dispose d'intégrations directes avec une grande variété d'applications tierces, et vous pouvez même créer des connexions personnalisées.
• Calculs complexes avec DAX. Power BI élargit la plupart des formules DAX bien connues que l'on trouve couramment dans Excel en prenant en charge des calculs beaucoup plus avancés.

Power BI vs Excel : Principales différences

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Courbe d'apprentissage

Excel est un outil banal (lancé en 1985) qui est largement disponible et que de nombreux utilisateurs utilisent déjà au quotidien. Cela signifie qu'il est très probable que de nombreux utilisateurs auront entendu parler de l'application et qu'ils la connaîtront même très bien. En outre, il existe un large éventail de ressources et de formations permettant d'apprendre à utiliser Excel dans presque tous les cas d'utilisation. 

Cependant, Power BI est une application relativement plus récente (sortie en 2014) et distincte. Bien qu'il gagne rapidement en popularité, les ressources disponibles sont encore moins nombreuses que pour Excel. Power BI est également considérée comme une application plus compliquée, avec plus d'expertise technique requise pour construire et mettre en œuvre des solutions aux problèmes de l'entreprise. Cependant, Microsoft a fait un excellent travail en fournissant des ressources utiles pour les débutants, et l'application est beaucoup plus intuitive que ce que l'on pourrait croire à première vue.

Vous pouvez en apprendre davantage sur les principes fondamentaux grâce à notre cours Introduction à Power BI et notre antisèche Power BI est une ressource utile à toujours avoir à portée de main. 

Flexibilité

La flexibilité peut être considérée comme un spectre allant d'une grande flexibilité à une automatisation totale. Il ne peut y avoir de situation où quelque chose est entièrement automatisé et parfaitement flexible. 

L'objectif de l'automatisation est de " l'installer et de l'oublier ", et c'est là que Power BI brille. D'autre part, Excel est un outil très flexible capable de fournir des solutions personnalisées uniques.

Taille des données et complexité du modèle

Excel a une limite quant à la quantité de données pouvant être stockées et présentées simultanément - un peu plus d'un million de lignes et 16 000 colonnes. Au-delà de ce point, le classeur Excel ne s'ouvrira pas ou ne chargera qu'une partie des données. 

En revanche, Power BI n'a pas cette restriction et peut gérer des millions de lignes de données. Lorsque vous publiez des rapports sur Power BI Service, vous n'êtes limité qu'aux ensembles de données inférieurs à 1 Go (ce qui est suffisamment important pour la grande majorité des entreprises). Au-delà, Power BI offre la capacité Power BI Premium moyennant un coût supplémentaire. C'est pourquoi il est bon de suivre les meilleures pratiques générales de construction de modèles et de n'importer que les données dont vous avez réellement besoin.

Fonctionnalités et accessibilité basées sur le cloud

Excel n'offre pas de service de publication dans le cloud, et la seule façon de partager un classeur Excel avec quelqu'un est de lui envoyer directement le fichier. 

D'autre part, Power BI offre le service Power BI pour partager facilement des rapports et des tableaux de bord à toute personne à l'intérieur et à l'extérieur de votre organisation avec une licence Power BI PRO.

Options de visualisation

Excel et Power BI ont en commun un ensemble d'options de visualisation de base, telles que les diagrammes à barres, les diagrammes linéaires et les diagrammes circulaires. Cependant, Power BI offre également une sélection beaucoup plus large de visuels ainsi que des visuels personnalisés disponibles sur une place de marché appelée AppSource. De plus, les graphiques de Power BI sont hautement personnalisables et peuvent également être rendus très dynamiques.

Interactivité des graphiques

La seule façon d'interagir avec un graphique dans Excel est d'utiliser des slicers qui filtrent efficacement les données. Cependant, dans Power BI, vous pouvez interagir avec les graphiques, les tableaux et les visuels d'une manière beaucoup plus fluide et intuitive. Vous pouvez également inclure des interactions plus complexes, telles que l'exploration, les filtres au niveau des pages et des rapports, et les signets.

Coût

Alors que Power BI Desktop est gratuit à télécharger et à utiliser pour un usage personnel sur votre PC local, il en coûte 13,70 $ par utilisateur et par mois pour une licence Power BI PRO afin de publier vos rapports sur Power BI Service et de les partager avec d'autres personnes. 

Excel est inclus dans l'offre Office 365, qui est assez courante dans les entreprises aujourd'hui, de sorte que l'utilisation de l'application peut ne pas entraîner de coût supplémentaire pour de nombreuses personnes. Toutefois, sans abonnement à Office 365, vous pouvez acheter Excel au prix unique de 159,99 $ pour un seul utilisateur.

Sécurité des données

Le service Power BI est un environnement hautement sécurisé pour le partage de rapports et de tableaux de bord Power BI. Il n'expose pas directement les données sous-jacentes à tous les utilisateurs, même s'ils disposent d'une licence et peuvent les consulter. Les administrateurs décident du niveau d'accès de chaque utilisateur. 

Excel, en revanche, ne dispose pas de ces fonctions de sécurité. Bien que vous puissiez appliquer une protection par mot de passe aux classeurs, aux feuilles et aux cellules, les données sous-jacentes peuvent toujours être exposées.

Si vous souhaitez en savoir plus sur les outils d'organisation des données et leur comparaison, consultez l'article du blog CSV vs Excel.

Power BI vs Excel : Principales similitudes

Excel et Power BI ont quelques caractéristiques en commun. Comme ils ont tous deux été développés par Microsoft et qu'il s'agit de solutions analytiques, ils présentent de nombreux éléments de conception similaires. Par exemple, le ruban. Les deux applications sont dotées d'un ruban en haut de page contenant les fonctionnalités de base de l'application. 

De même, les deux applications contiennent les options de personnalisation et de formatage des graphiques dans la partie droite.

Au-delà des similitudes de conception, Excel et Power BI utilisent tous deux Power Query pour le nettoyage et la transformation des données. L'ajout de cette fonctionnalité particulière fait d'Excel un concurrent sérieux pour l'analyse des données et l'établissement de rapports.

Comme nous l'avons vu plus haut, Excel et Power BI partagent également de nombreuses options de visualisation et sources de données. Excel vous permet de tracer la plupart des graphiques de base, tels que les diagrammes à barres, les diagrammes linéaires et les diagrammes circulaires, ainsi que de vous connecter aux sources de données les plus courantes, telles que SQL Server ou un ODBC standard. Cependant, Power BI va beaucoup plus loin en proposant une sélection plus étendue des deux.

En outre, vous avez également la possibilité de créer et de partager des modèles à la fois dans Excel et dans Power BI. Dans Excel, le moyen le plus rapide de commencer à utiliser un modèle est d'en choisir un dans l'écran des modèles lors de la création d'un nouveau classeur. Cependant, Power BI propose 2 façons de créer et d'utiliser des modèles : les apps de modèles et la création de vos propres modèles.

Tout d'abord, les apps modèles sont des rapports Power BI préconstruits créés par des applications tierces. Vous pouvez les trouver en sélectionnant "Obtenir des données" et, en bas de cet écran, vous trouverez un bouton permettant d'accéder aux applications de modèles.

Deuxièmement, vous pouvez créer un modèle à partir d'un rapport Power BI que vous avez construit. Ce modèle enregistrera la mise en page, les visuels et les étapes de Power Query afin que vous puissiez rapidement réutiliser les rapports Power BI pour accélérer l'analyse et la création de rapports. Ces modèles sont également beaucoup plus petits que les rapports originaux car les modèles ne sauvegardent pas les données sous-jacentes. 

Vous pouvez rapidement créer un modèle à partir d'un rapport Power BI existant en sélectionnant Fichier, Exporter et choisir Modèle Power BI. Donnez-lui une description et un nom et c'est tout !

Power BI vs Excel : Quand devez-vous utiliser chacun d'eux ?

Lorsque vous vous demandez s'il est préférable d'utiliser Power BI ou Excel pour résoudre un problème particulier, vous pouvez prendre en compte trois aspects principaux :

1. Data. Quelle est la quantité de données disponibles ou nécessaires à l'analyse ? Il est conseillé de considérer Power BI comme une solution pour les gros volumes de données ou pour les ensembles de données dont vous prévoyez une croissance très rapide.
2. Talent analytique. Power BI peut nécessiter des compétences plus spécifiques en matière de business intelligence, notamment pour les solutions plus complexes. Vous devez donc examiner les talents dont vous disposez dans l'entreprise et déterminer s'il est nécessaire de recruter d'autres talents analytiques.
3. Flexibilité. Considérez la différence entre Excel et Power BI en termes de flexibilité. Excel vous permet de créer des rapports et des tableaux de bord extrêmement complexes et flexibles, mais ce que vous gagnez en flexibilité, vous le perdez en capacité d'automatiser ces tâches. D'autre part, PBI n'offre pas autant de flexibilité qu'Excel, mais vous pouvez réaliser un haut degré d'automatisation.