Cara Mengekspor Data Power BI ke Excel

Kasus Penggunaan Umum Mengekspor Data dan Laporan Power BI ke Excel

Ada beberapa alasan mengapa Anda perlu mengekspor data dan laporan dari Power BI ke Excel:

• Menganalisis data di Excel: Meskipun Power BI memiliki kemampuan yang lebih unggul daripada Excel dalam menyimpan dan memproses data, Excel tetap bermanfaat untuk membuat laporan dan dasbor menggunakan fitur Power BI Analyze in Excel. Selain itu, mungkin lebih intuitif bagi para ahli Excel untuk belajar Power BI secara bertahap tanpa sepenuhnya meninggalkan Excel.
• Ekspor data: Seorang rekan ingin memiliki data di balik laporan, tetapi mereka tidak memasang Power BI. Mengekspor data dasar ke Excel adalah solusi yang mudah. 
• Penggunaan lintas alat: Jika Anda bekerja dalam tim dengan berbagai praktisi data. Anggota tim tertentu mungkin menggunakan alat lain, seperti R atau Python. Mengekspor data dan laporan Power BI ke Excel akan memungkinkan mereka melakukan hal tersebut.

Mengekspor Data dari Dasbor Power BI

Dasbor Power BI memungkinkan Anda menempatkan visualisasi, laporan, dan tabel di satu tempat untuk tampilan sekilas. Namun, sering kali Anda ingin menelusuri data dasar di balik visualisasi di dasbor Anda atau mengirimkannya ke rekan kerja. Berikut langkah-langkah untuk mengekspor data dari Dasbor Power BI:

• Masuk ke instans Power BI Anda dan login dengan kredensial akun Anda. Jika Anda belum memiliki akun, Anda perlu membuatnya. 
• Buka dasbor Power BI yang dimaksud dan pilih visualisasi data yang datanya ingin Anda ekspor.
• Klik Opsi lainnya (…) di pojok kanan atas visualisasi data yang dipilih.
• Pilih opsi Export to .csv.
• Anda kemudian dapat membuka file .csv ini di Excel. 

Untuk mempelajari lebih lanjut tentang format file ini, lihat posting blog kami tentang CSV vs Excel. 

Mengekspor Data dari Laporan Power BI

Laporan Power BI sering disalahartikan sebagai Dasbor karena keduanya berisi visualisasi data dan tabel. Laporan dapat memiliki lebih dari satu halaman dan memungkinkan pemirsa menemukan berbagai cara untuk memfilter, menyorot, dan mengiris data. Selain itu, laporan merupakan opsi yang sangat baik untuk membuat ringkasan komprehensif yang dapat Anda bagikan dengan para pemangku kepentingan. 

Berikut langkah-langkah untuk mengekspor data dari Laporan Power BI:

• Akses laporan dari Power BI Desktop. Jika Anda belum memasang Power BI Desktop, kunjungi tautan ini. 
• Pilih visualisasi data yang datanya ingin Anda ekspor.
• Klik pengaturan ubin pada visualisasi data yang dipilih 
• Pilih opsi Export data.

Menyalin Tabel Power BI ke Excel

Langkah-langkah untuk menyalin Tabel Power BI ke Excel sangat mudah dan intuitif:

• Buka Power BI Desktop.
• Pilih tabel Power BI yang Anda inginkan dan buka opsi data view di panel sisi kiri.
• Klik kanan pada tabel yang dipilih; dalam contoh ini, namanya adalah “Sales.”
• Pilih opsi “Copy Table.” 
• Buat lembar baru di Excel dan tempelkan isi tabel dengan mengklik ikon Paste atau Ctrl + V

Mengekspor dari Power BI ke Excel dengan Fitur “Analyze in Excel”

Di Power BI Service, ada fitur tambahan yang membawa dataset Power BI ke Excel. Ini berguna untuk memproses data di Excel dan kemudian menggunakan data yang telah diproses di Excel untuk membuat visualisasi data. Berikut tiga cara berbeda memanfaatkan fungsi Analyze in Excel di Power BI.

1. Fitur Analyze in Excel dari My Workspace

My Workspace di Power BI adalah tampilan yang berisi kumpulan dataset, laporan, dan dasbor yang telah Anda buat sebelumnya. Anda dapat menggunakan fitur Analyze in Excel untuk mengekspor salah satu dataset dan laporan ini ke Excel. Caranya:

1. Buka app.powerbi.com, tempat koleksi seluruh pekerjaan Anda akan muncul di akun Power BI Anda.
2. Pilih Download dari menu. Jika Anda belum melakukannya, klik Analyze in Excel updates. Langkah ini wajib. Jika tidak, fitur Analyze in Excel tidak akan berfungsi. 
3. Setelah siap, pilih dataset Power BI yang ingin Anda analisis di Excel.
4. Pilih Opsi lainnya (…) di sebelah dataset lalu klik Analyze in Excel.
5. Saat Anda membuka file Excel baru, aktifkan pengeditan dan konten. Seharusnya tidak ada masalah jika Anda telah memasang pembaruan Analyze in Excel. Namun jika masih ada kendala, lihat artikel ini untuk panduan lebih lanjut.

2. Fitur Analyze in Excel dari tampilan dataset

Cara alternatif adalah mengklik nama dataset di ruang kerja Anda. Halaman baru akan terbuka di mana Anda dapat memilih “Analyze in Excel” di bilah menu di atas halaman.

3. Fitur Analyze in Excel dari laporan

Cara ketiga sekaligus terakhir adalah membuka laporan Power BI dan memilih Export → Analyze in Excel di bilah menu.

Keterbatasan Saat Mengekspor Data dari Power BI ke Excel

Walaupun mengekspor data dari Power BI ke Excel adalah fitur yang kuat, ada beberapa keterbatasan dan hal yang perlu diperhatikan:

1. Batas ukuran data

• Batas baris: Secara default, Power BI membatasi jumlah baris yang dapat diekspor hingga 150.000 untuk data yang diringkas dan 30.000 untuk data dasar. Untuk dataset yang lebih besar, pertimbangkan menggunakan Paginated Reports atau Analyze in Excel untuk mengatasi batasan ini.
• Ukuran file: Ekspor dapat gagal jika ukuran file yang dihasilkan melebihi batasan Excel (misalnya, 1.048.576 baris per lembar kerja dalam format .xlsx).

2. Kehilangan pemformatan visual

• Mengekspor data sering menghilangkan pemformatan dan logika kondisional yang diterapkan pada visual Power BI. Misalnya, pengodean warna atau pemformatan kustom pada tabel dan bagan Power BI tidak akan dipertahankan di Excel.
• Gunakan opsi ekspor Data with Current Layout untuk visual tabel dan matriks agar mempertahankan pemformatan sebanyak mungkin.

3. Akurasi data

• Saat mengekspor data yang diringkas, Power BI menerapkan agregasi (misalnya jumlah, rata-rata) berdasarkan pengaturan visual. Jika analisis Anda memerlukan data granular, pastikan Anda mengekspor Underlying Data.

4. Relasi model data

• Visual Power BI sering bergantung pada relasi dan measure terhitung dalam model data. Saat mengekspor, relasi ini mungkin tidak terlihat secara eksplisit, sehingga memerlukan penyiapan tambahan di Excel untuk mereplikasi wawasan yang sama.

5. Pertimbangan kinerja

• Mengekspor dataset besar dapat memengaruhi kinerja di Power BI dan Excel. Gunakan filter untuk membatasi data yang diekspor atau pecah dataset menjadi bagian yang lebih mudah dikelola.

6. Keamanan dan sensitivitas

• Label sensitivitas data yang diterapkan di Power BI tidak ikut terbawa ke Excel. Perhatikan kebijakan kepatuhan organisasi dan pastikan data sensitif ditangani dengan tepat setelah diekspor.
• Manfaatkan kebijakan Data Loss Prevention (DLP) dari Microsoft untuk memantau dan mengendalikan ekspor data.

7. Kompatibilitas file

• Format ekspor default untuk Power BI adalah .csv, yang tidak mendukung fitur Excel lanjutan seperti bagan, pivot table, atau rumus. Untuk pelaporan tingkat lanjut, gunakan Analyze in Excel atau tingkatkan data .csv secara manual di Excel.

8. Otomatisasi vs. ekspor manual

• Meski alat seperti Power Automate dapat mengotomatiskan ekspor, penyiapan dan pemeliharaan alur kerja ini mungkin memerlukan keahlian teknis. Evaluasi apakah otomatisasi sepadan dengan upaya penyiapan berdasarkan frekuensi ekspor.

Sumber Daya Power BI Lainnya

Semoga Anda merasa tutorial ini bermanfaat. Artikel ini membahas berbagai cara untuk mengekspor data Power BI ke Excel. Fungsionalitas ini sangat berguna saat Anda ingin menyimpan dan menganalisis data di luar Power BI.

Jika Anda baru memulai dengan Power BI atau Excel, DataCamp menawarkan berbagai sumber daya untuk membantu Anda membangun keterampilan:

• Mulailah perjalanan Anda dengan Introduction to Power BI atau dalami dengan jalur Power BI Fundamentals.
• Pelajari cara membuat dasbor dan visual yang memukau dengan kursus Data Visualization in Power BI.
• Tingkatkan keterampilan Excel Anda dengan jalur Excel Fundamentals, atau mulai dengan kursus Introduction to Excel.