Power BI-gegevens exporteren naar Excel

Veelvoorkomende use-cases voor het exporteren van Power BI-gegevens en -rapporten naar Excel

Er zijn verschillende redenen waarom je gegevens en rapporten van Power BI naar Excel zou willen exporteren:

• Gegevens analyseren in Excel: Ook al heeft Power BI superieure mogelijkheden ten opzichte van Excel voor het opslaan en verwerken van data, Excel kan nog steeds handig zijn voor het maken van rapporten en dashboards met de Analyze in Excel-functie van Power BI. Bovendien kan het voor Excel-experts intuïtiever zijn om Power BI te leren zonder Excel helemaal los te laten.
• Data-export: Een collega wil de gegevens achter het rapport hebben, maar heeft Power BI niet geïnstalleerd. De onderliggende data naar Excel exporteren is dan een makkelijke oplossing. 
• Gebruik over tools heen: Als je werkt in een team met verschillende dataprofessionals. Sommige teamleden gebruiken misschien andere tools, zoals R of Python. Power BI-gegevens en -rapporten naar Excel exporteren maakt dat voor hen mogelijk.

Gegevens exporteren vanaf een Power BI-dashboard

Power BI-dashboards laten je visualisaties, rapporten en tabellen op één plek samenbrengen voor een overzicht in één oogopslag. Vaak wil je echter de onderliggende gegevens achter de visualisaties in je dashboard onderzoeken of ze naar een collega sturen. Dit zijn de stappen om gegevens te exporteren vanaf een Power BI-dashboard:

• Ga naar je Power BI-omgeving en log in met je accountgegevens. Als je nog geen account hebt, moet je er een aanmaken. 
• Ga naar het betreffende Power BI-dashboard en kies de datavisualisatie waaruit je de data wilt exporteren.
• Klik op Meer opties (…) rechtsboven in de gekozen datavisualisatie.
• Selecteer de optie Export to .csv.
• Je kunt dit .csv-bestand vervolgens openen in Excel. 

Wil je meer weten over deze bestandsformaten? Bekijk dan onze blogpost over CSV vs Excel. 

Gegevens exporteren vanuit een Power BI-rapport

Power BI-rapporten worden vaak verward met dashboards, omdat ze allebei datavisualisaties en tabellen bevatten. Rapporten kunnen meer dan één pagina hebben en kijkers in staat stellen om data op verschillende manieren te filteren, highlighten en slicen. Bovendien zijn ze een uitstekende optie om uitgebreide samenvattingen te maken die je met stakeholders kunt delen. 

Volg deze stappen om gegevens uit Power BI-rapporten te exporteren:

• Open het rapport in Power BI Desktop. Als je Power BI Desktop niet hebt geïnstalleerd, ga dan hier. 
• Kies de datavisualisatie waaruit je de gegevens wilt exporteren.
• Klik op de tegelinstellingen van de gekozen datavisualisatie. 
• Selecteer de optie Export data.

Power BI-tabellen kopiëren naar Excel

De stappen om een Power BI-tabel naar Excel te kopiëren zijn heel eenvoudig en intuïtief:

• Ga naar Power BI Desktop.
• Kies de gewenste Power BI-tabel en ga naar de optie gegevensweergave in het linkerpaneel.
• Klik met de rechtermuisknop op de gekozen tabel; in dit voorbeeld heet die "Sales".
• Selecteer de optie "Copy Table". 
• Maak een nieuw werkblad in Excel en plak de inhoud van de tabel door op het Plakken-pictogram te klikken of met Ctrl + V

Exporteren van Power BI naar Excel met de functie “Analyze in Excel”

In Power BI Service is er een extra functie die een Power BI-dataset naar Excel haalt. Dit kan handig zijn om de data in Excel te verwerken en vervolgens de bewerkte gegevens in Excel te gebruiken om visualisaties te maken. Er zijn drie manieren om de Analyze in Excel-functie van Power BI te gebruiken.

1. Analyze in Excel vanuit Mijn werkruimte

Mijn werkruimte in Power BI is een weergave met een verzameling datasets, rapporten en dashboards die je eerder hebt gemaakt. Je kunt de Analyze in Excel-functie gebruiken om elk van deze datasets en rapporten naar Excel te exporteren. Zo doe je dat:

1. Ga naar app.powerbi.com, waar de verzameling van al je werk in je Power BI-account verschijnt.
2. Selecteer Downloaden in het menu. Als je dit nog niet hebt gedaan, klik dan op Analyze in Excel updates. Deze stap is verplicht. Anders werkt de Analyze in Excel-functie niet. 
3. Kies vervolgens de Power BI-dataset die je in Excel wilt analyseren.
4. Selecteer Meer opties (…) naast de dataset en klik vervolgens op Analyze in Excel.
5. Als je het nieuwe Excel-bestand opent, schakel dan bewerken en inhoud in. Je zou geen problemen moeten hebben als je de Analyze in Excel-updates hebt geïnstalleerd. Maar als je nog steeds problemen hebt, bekijk dan dit artikel voor meer hulp.

2. Analyze in Excel vanuit de datasetweergave

Een alternatieve methode is om op de naam van de dataset in je werkruimte te klikken.  Er wordt een nieuwe pagina geopend waar je in de menubalk bovenaan de pagina "Analyze in Excel" kunt selecteren.

3. Analyze in Excel vanuit het rapport

De derde en laatste manier is om een Power BI-rapport te openen en in de menubalk Exporteren → Analyze in Excel te selecteren.

Beperkingen bij het exporteren van gegevens van Power BI naar Excel

Hoewel gegevens exporteren van Power BI naar Excel een krachtige functie is, zijn er enkele beperkingen en aandachtspunten om rekening mee te houden:

1. Datagrootte-limieten

• Rijlimieten: Standaard beperkt Power BI het aantal rijen dat kan worden geëxporteerd tot 150.000 voor samengevatte gegevens en 30.000 voor onderliggende gegevens. Voor grotere datasets kun je Paginated Reports of Analyze in Excel gebruiken om deze beperkingen te omzeilen.
• Bestandsgrootte: Exports kunnen mislukken als de resulterende bestandsgrootte de beperkingen van Excel overschrijdt (bijv. 1.048.576 rijen per werkblad in .xlsx-indeling).

2. Verlies van visuele opmaak

• Bij het exporteren gaat vaak de opmaak en voorwaardelijke logica verloren die in Power BI-visuals is toegepast. Zo worden kleurcodering of aangepaste opmaak in Power BI-tabellen en -grafieken niet behouden in Excel.
• Gebruik de exportoptie Data with Current Layout voor tabel- en matrixvisuals om zoveel mogelijk opmaak te behouden.

3. Gegevensnauwkeurigheid

• Bij het exporteren van samengevatte gegevens past Power BI aggregaties toe (zoals som, gemiddelde) op basis van de instellingen van de visual. Als je analyse gedetailleerde data vereist, exporteer dan de Underlying Data.

4. Relaties in het datamodel

• Power BI-visuals zijn vaak afhankelijk van relaties en berekende metingen in het datamodel. Bij het exporteren zijn deze relaties mogelijk niet expliciet zichtbaar, waardoor extra instellingen in Excel nodig zijn om dezelfde inzichten te reproduceren.

5. Prestatie-overwegingen

• Het exporteren van grote datasets kan de prestaties in Power BI en Excel beïnvloeden. Gebruik filters om de export te beperken of splits de dataset op in behapbare delen.

6. Beveiliging en gevoeligheid

• Labels voor gegevensgevoeligheid die in Power BI zijn toegepast, worden niet meegenomen naar Excel. Houd rekening met compliancebeleid van je organisatie en zorg dat gevoelige data na export correct wordt behandeld.
• Maak gebruik van Microsofts Data Loss Prevention (DLP)-beleid om data-exports te monitoren en te controleren.

7. Bestandscompatibiliteit

• Het standaard exportformaat voor Power BI is .csv, dat geen geavanceerde Excel-functies ondersteunt zoals grafieken, draaitabellen of formules. Voor geavanceerde rapportages gebruik je Analyze in Excel of verrijk je de .csv-gegevens handmatig in Excel.

8. Automatisering vs. handmatige exports

• Hoewel tools zoals Power Automate exports kunnen automatiseren, kan het opzetten en onderhouden van deze workflows technische expertise vereisen. Beoordeel of automatisering de moeite waard is op basis van de frequentie van exports.

Meer Power BI-bronnen

We hopen dat je deze tutorial nuttig vond. In dit artikel hebben we verschillende manieren besproken om Power BI-gegevens naar Excel te exporteren. Deze functionaliteit kan erg handig zijn wanneer je de data buiten Power BI wilt opslaan en analyseren.

Als je nieuw bent met Power BI of Excel, biedt DataCamp allerlei resources om je vaardigheden op te bouwen:

• Begin je traject met Introduction to Power BI of ga dieper met de Power BI Fundamentals-track.
• Leer hoe je verbluffende dashboards en visuals maakt met de cursus Data Visualization in Power BI.
• Versterk je Excel-vaardigheden met de Excel Fundamentals-track, of begin met de cursus Introduction to Excel.