Come esportare i dati di Power BI in Excel

Casi d'uso comuni per esportare dati e report di Power BI in Excel

Ci sono diversi motivi per cui potresti aver bisogno di esportare dati e report da Power BI a Excel:

• Analizzare i dati in Excel: Anche se Power BI ha capacità superiori a Excel nell’archiviazione e nell’elaborazione dei dati, Excel può comunque essere utile per creare report e dashboard usando la funzionalità Analyze in Excel di Power BI. Inoltre, per chi è esperto di Excel può essere più intuitivo imparare Power BI gradualmente senza abbandonare del tutto Excel.
• Esportazioni dei dati: Un collega è interessato ad avere i dati alla base del report, ma non ha installato Power BI. Esportare i dati sottostanti in Excel è una soluzione semplice. 
• Uso tra strumenti diversi: Se lavori in un team con vari professionisti dei dati, alcuni potrebbero usare altri strumenti, come R o Python. Esportare dati e report di Power BI in Excel consentirà loro di farlo.

Esportare i dati da una dashboard di Power BI

Le dashboard di Power BI ti permettono di raccogliere visualizzazioni, report e tabelle in un unico posto per una visione immediata. Tuttavia, spesso potresti voler approfondire i dati sottostanti alle visualizzazioni nella tua dashboard o inviarli a un collega. Ecco i passaggi per esportare i dati da una dashboard di Power BI:

• Vai alla tua istanza di Power BI ed effettua l’accesso con le credenziali del tuo account. Se non hai un account, dovrai crearne uno. 
• Vai alla dashboard di Power BI in questione e scegli la visualizzazione da cui ti interessa esportare i dati.
• Clicca su Altre opzioni (…) nell’angolo in alto a destra della visualizzazione scelta.
• Seleziona l’opzione Esporta in .csv.
• Potrai quindi aprire questo file .csv in Excel. 

Per saperne di più su questi formati di file, dai un'occhiata al nostro post sul blog CSV vs Excel. 

Esportare i dati da un report di Power BI

I report di Power BI vengono spesso confusi con le dashboard, poiché entrambi contengono visualizzazioni e tabelle. I report possono avere più di una pagina e permettono agli utenti di trovare modi diversi per filtrare, evidenziare e segmentare i dati. Inoltre, sono un’ottima opzione per creare riepiloghi completi da condividere con gli stakeholder. 

Ecco i passaggi per esportare i dati dai report di Power BI:

• Accedi al report da Power BI Desktop. Se non hai installato Power BI Desktop, vai qui. 
• Scegli la visualizzazione da cui ti interessa esportare i dati.
• Clicca sulle impostazioni del riquadro della visualizzazione scelta 
• Seleziona l’opzione Esporta dati.

Copiare tabelle di Power BI in Excel

I passaggi per copiare una tabella di Power BI in Excel sono molto semplici e intuitivi:

• Vai in Power BI Desktop.
• Scegli la tabella di Power BI che ti interessa e vai all’opzione visualizzazione dati nel pannello a sinistra.
• Fai clic con il tasto destro sulla tabella scelta; in questo caso, si chiama "Sales".
• Seleziona l’opzione "Copia tabella". 
• Crea un nuovo foglio in Excel e incolla il contenuto della tabella cliccando l’icona Incolla o con Ctrl + V

Esportare da Power BI in Excel con la funzione “Analyze in Excel”

In Power BI Service c’è una funzione aggiuntiva che porta un dataset di Power BI in Excel. Questo può essere utile per elaborare i dati in Excel e poi usare i dati elaborati in Excel per generare visualizzazioni. Ecco tre modi diversi per utilizzare la funzione Analyze in Excel di Power BI.

1. Funzione Analyze in Excel dal mio spazio di lavoro

My Workspace in Power BI è una vista che contiene una raccolta di dataset, report e dashboard che hai creato in passato. Puoi usare la funzione Analyze in Excel per esportare qualsiasi di questi dataset e report in Excel. Ecco come:

1. Vai su app.powerbi.com, dove apparirà la raccolta di tutti i tuoi lavori sul tuo account Power BI.
2. Seleziona Download dal menu. Se non l’hai già fatto, clicca su Analyze in Excel updates. Questa operazione è obbligatoria. Altrimenti, la funzione Analyze in Excel non funzionerà. 
3. Quando sei pronto, scegli il dataset di Power BI che vuoi analizzare in Excel.
4. Seleziona Altre opzioni (…) accanto al dataset e poi clicca su Analyze in Excel.
5. Quando apri il nuovo file di Excel, abilita modifica e contenuto. Non dovresti avere problemi se hai installato gli aggiornamenti di Analyze in Excel. Ma se riscontri ancora problemi, consulta questo articolo per ulteriori indicazioni.

2. Funzione Analyze in Excel dalla vista del dataset

Un metodo alternativo è cliccare il nome del dataset nel tuo spazio di lavoro.  Si aprirà una nuova pagina in cui potrai selezionare "Analyze in Excel" nella barra dei menu in alto alla pagina.

3. Funzione Analyze in Excel dal report

Il terzo e ultimo modo è aprire un report di Power BI e selezionare Esporta → Analyze in Excel nella barra dei menu.

Limitazioni nell'esportazione dei dati da Power BI a Excel

1. Limiti di dimensione dei dati

• Limiti di righe: Per impostazione predefinita, Power BI limita il numero di righe esportabili a 150.000 per i dati riepilogati e 30.000 per i dati sottostanti. Per dataset più grandi, valuta l’uso dei report impaginati o di Analyze in Excel per superare queste limitazioni.
• Dimensione del file: Le esportazioni possono non riuscire se la dimensione del file risultante supera i limiti di Excel (ad es., 1.048.576 righe per foglio di lavoro nel formato .xlsx).

2. Perdita della formattazione visiva

• L’esportazione dei dati spesso rimuove la formattazione e la logica condizionale applicate nelle visualizzazioni di Power BI. Ad esempio, la codifica a colori o la formattazione personalizzata in tabelle e grafici di Power BI non verranno mantenute in Excel.
• Usa l’opzione di esportazione Dati con layout corrente per le visualizzazioni tabella e matrice per conservare quanta più formattazione possibile.

3. Accuratezza dei dati

• Quando esporti dati riepilogati, Power BI applica aggregazioni (ad es., somma, media) in base alle impostazioni della visualizzazione. Se la tua analisi richiede dati granulari, assicurati di esportare invece i dati sottostanti.

4. Relazioni del modello dati

• Le visualizzazioni di Power BI spesso si basano su relazioni e misure calcolate nel modello dati. In fase di esportazione, queste relazioni potrebbero non essere visibili esplicitamente, richiedendo configurazioni aggiuntive in Excel per replicare le stesse informazioni.

5. Considerazioni sulle prestazioni

• L’esportazione di dataset di grandi dimensioni può incidere sulle prestazioni in Power BI e in Excel. Usa filtri per limitare i dati esportati o suddividi il dataset in blocchi gestibili.

6. Sicurezza e riservatezza

• Le etichette di sensibilità dei dati applicate in Power BI non vengono trasferite in Excel. Presta attenzione alle policy di conformità aziendali e assicurati che i dati sensibili siano gestiti correttamente dopo l’esportazione.
• Utilizza le policy Microsoft di Data Loss Prevention (DLP) per monitorare e controllare le esportazioni.

7. Compatibilità dei file

• Il formato di esportazione predefinito per Power BI è .csv, che non supporta funzionalità avanzate di Excel come grafici, tabelle pivot o formule. Per report avanzati, usa Analyze in Excel o arricchisci manualmente i dati .csv in Excel.

8. Automazione vs esportazioni manuali

• Anche se strumenti come Power Automate possono automatizzare le esportazioni, configurare e mantenere questi flussi di lavoro può richiedere competenze tecniche. Valuta se l’automazione vale lo sforzo di configurazione in base alla frequenza delle esportazioni.

Altre risorse su Power BI

Speriamo che questo tutorial ti sia stato utile. In questo articolo abbiamo illustrato vari modi per esportare i dati di Power BI in Excel. Questa funzionalità può essere molto utile quando vuoi archiviare e analizzare i dati al di fuori di Power BI.

Se sei alle prime armi con Power BI o Excel, DataCamp offre diverse risorse per aiutarti a sviluppare le tue competenze:

• Inizia il tuo percorso con Introduction to Power BI o approfondisci con il percorso Power BI Fundamentals.
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• Migliora le tue competenze in Excel con il percorso Excel Fundamentals, oppure inizia dal corso Introduction to Excel.