Power BI डेटा को Excel में कैसे एक्सपोर्ट करें

Power BI डेटा और रिपोर्ट्स को Excel में एक्सपोर्ट करने के सामान्य उपयोग मामले

कुछ कारण हैं जिनकी वजह से आपको Power BI से Excel में डेटा और रिपोर्ट्स एक्सपोर्ट करने की ज़रूरत पड़ सकती है:

• Excel में डेटा का विश्लेषण: भले ही डेटा को संग्रहीत और प्रोसेस करने में Power BI, Excel से अधिक सक्षम है, फिर भी Excel Power BI के Analyze in Excel फीचर के जरिए रिपोर्ट्स और डैशबोर्ड बनाने में उपयोगी हो सकता है। साथ ही, Excel विशेषज्ञों के लिए Power BI सीखना Excel को पूरी तरह छोड़े बिना धीरे-धीरे अधिक सहज हो सकता है।
• डेटा एक्सपोर्ट: कोई सहकर्मी रिपोर्ट के पीछे का डेटा देखना चाहता है, लेकिन उसके पास Power BI इंस्टॉल नहीं है। अंडरलाइंग डेटा को Excel में एक्सपोर्ट करना एक आसान समाधान है। 
• क्रॉस-टूल उपयोग: यदि आप विभिन्न डेटा प्रैक्टिशनर्स वाली टीम में काम कर रहे हैं। कुछ टीम सदस्य R या Python जैसे अन्य टूल्स का उपयोग कर सकते हैं। Power BI डेटा और रिपोर्ट्स को Excel में एक्सपोर्ट करना उन्हें ऐसा करने की अनुमति देगा।

Power BI डैशबोर्ड से डेटा एक्सपोर्ट करना

Power BI डैशबोर्ड आपको विज़ुअलाइजेशन, रिपोर्ट्स और टेबल्स को एक ही जगह रखने देते हैं, ताकि एक नज़र में सब दिख सके। हालांकि, अक्सर आप अपने डैशबोर्ड में मौजूद विज़ुअलाइजेशन्स के पीछे के डेटा की जाँच करना चाहते हैं या उसे किसी सहकर्मी को भेजना चाहते हैं। यहाँ Power BI डैशबोर्ड से डेटा एक्सपोर्ट करने के चरण दिए गए हैं:

• अपनी Power BI इंस्टेंस पर जाएँ और अपने अकाउंट क्रेडेंशियल्स के साथ लॉग इन करें। यदि आपका अकाउंट नहीं है, तो आपको एक बनाना होगा। 
• संबंधित Power BI डैशबोर्ड पर जाएँ और वह डेटा विज़ुअलाइज़ेशन चुनें जिससे आप डेटा एक्सपोर्ट करना चाहते हैं।
• चुने हुए डेटा विज़ुअलाइज़ेशन के ऊपरी दाएँ कोने में More options (…) पर क्लिक करें।
• Export to .csv विकल्प चुनें।
• इसके बाद आप इस .csv फ़ाइल को Excel में खोल सकते हैं। 

इन फ़ाइल फ़ॉर्मैट्स के बारे में अधिक जानने के लिए, हमारा ब्लॉग पोस्ट CSV बनाम Excel देखें। 

Power BI रिपोर्ट से डेटा एक्सपोर्ट करना

Power BI रिपोर्ट्स को अक्सर डैशबोर्ड्स के साथ भ्रमित किया जाता है क्योंकि दोनों में डेटा विज़ुअलाइजेशन और टेबल्स होते हैं। रिपोर्ट्स में एक से अधिक पेज हो सकते हैं और दर्शकों को डेटा को विभिन्न तरीकों से फ़िल्टर, हाइलाइट और स्लाइस करने की अनुमति देते हैं। साथ ही, वे हितधारकों के साथ साझा करने के लिए व्यापक सारांश बनाने का एक अच्छा विकल्प हैं। 

Power BI रिपोर्ट्स से डेटा एक्सपोर्ट करने के चरण निम्नलिखित हैं:

• Power BI Desktop से रिपोर्ट तक पहुँचें। यदि आपके पास Power BI Desktop इंस्टॉल नहीं है, तो यहाँ जाएँ। 
• वह डेटा विज़ुअलाइज़ेशन चुनें जिससे आप डेटा एक्सपोर्ट करना चाहते हैं।
• चुने हुए डेटा विज़ुअलाइज़ेशन की टाइल सेटिंग्स पर क्लिक करें 
• Export data विकल्प चुनें।

Power BI टेबल्स को Excel में कॉपी करना

Power BI टेबल को Excel में कॉपी करने के चरण बहुत सरल और सहज हैं:

• Power BI Desktop पर जाएँ।
• वांछित Power BI टेबल चुनें और बाएँ साइड पैनल पर data view विकल्प पर जाएँ।
• चुनी हुई टेबल पर राइट-क्लिक करें; इस मामले में, इसका नाम “Sales” है।
• “Copy Table” विकल्प चुनें। 
• Excel में एक नया शीट बनाएँ और Paste आइकन पर क्लिक करके या Ctrl + V दबाकर टेबल की सामग्री पेस्ट करें

“Analyze in Excel” फीचर के साथ Power BI से Excel में एक्सपोर्ट करना

Power BI Service में एक अतिरिक्त फीचर है जो Power BI डेटासेट को Excel में लाता है। यह Excel में डेटा को प्रोसेस करने और फिर Excel में प्रोसेस्ड डेटा का उपयोग करके डेटा विज़ुअलाइज़ेशन बनाने के लिए उपयोगी हो सकता है। Power BI के Analyze in Excel फंक्शन का उपयोग करने के तीन अलग-अलग तरीके हैं।

1. मेरे वर्कस्पेस से Analyze in Excel फीचर

Power BI में My Workspace वह दृश्य है जिसमें आपके द्वारा पहले बनाए गए डेटासेट्स, रिपोर्ट्स और डैशबोर्ड्स का संग्रह होता है। आप Analyze in Excel फीचर का उपयोग करके इनमें से किसी भी डेटासेट और रिपोर्ट को Excel में एक्सपोर्ट कर सकते हैं। ऐसे करें:

1. app.powerbi.com पर जाएँ, जहाँ आपके Power BI अकाउंट पर आपके सभी कार्यों का संग्रह दिखाई देगा।
2. मेन्यू से Download चुनें। यदि आपने यह पहले नहीं किया है, तो Analyze in Excel updates पर क्लिक करें। यह क्रिया अनिवार्य है। अन्यथा, Analyze in Excel फीचर काम नहीं करेगा। 
3. तैयार होने पर, वह Power BI डेटासेट चुनें जिसे आप Excel में विश्लेषित करना चाहते हैं।
4. डेटासेट के बगल में More options (…) चुनें और फिर Analyze in Excel पर क्लिक करें।
5. जब आप नई Excel फ़ाइल खोलें, तो editing और content सक्षम करें। यदि आपने Analyze in Excel updates इंस्टॉल की हैं, तो आपको समस्या नहीं आनी चाहिए। लेकिन यदि फिर भी दिक्कत हो, तो आगे की मार्गदर्शिका के लिए यह लेख देखें।

2. डेटासेट के दृश्य से Analyze in Excel फीचर

एक वैकल्पिक तरीका यह है कि अपने वर्कस्पेस में डेटासेट के नाम पर क्लिक करें। एक नया पेज खुलेगा जहाँ आप ऊपर की मेन्यू बार में “Analyze in Excel” चुन सकते हैं।

3. रिपोर्ट से Analyze in Excel फीचर

तीसरा और अंतिम तरीका यह है कि Power BI रिपोर्ट खोलें और मेन्यू बार में Export → Analyze in Excel चुनें।

Power BI से Excel में डेटा एक्सपोर्ट करते समय सीमाएँ

हालाँकि Power BI से Excel में डेटा एक्सपोर्ट करना एक शक्तिशाली सुविधा है, कुछ सीमाएँ और विचार ध्यान में रखने योग्य हैं:

1. डेटा आकार की सीमाएँ

• रो सीमाएँ: डिफ़ॉल्ट रूप से, Power BI सारांशित डेटा के लिए 150,000 पंक्तियों और अंडरलाइंग डेटा के लिए 30,000 पंक्तियों तक एक्सपोर्ट की सीमा तय करता है। बड़े डेटासेट्स के लिए, इन सीमाओं को पार करने हेतु Paginated Reports या Analyze in Excel का उपयोग करने पर विचार करें।
• फ़ाइल आकार: यदि परिणामी फ़ाइल का आकार Excel की सीमाओं से अधिक हो जाता है (जैसे .xlsx फ़ॉर्मैट में प्रति वर्कशीट 1,048,576 पंक्तियाँ), तो एक्सपोर्ट विफल हो सकता है।

2. विज़ुअल फ़ॉर्मैटिंग का नुकसान

• डेटा एक्सपोर्ट करने पर अक्सर Power BI विज़ुअल्स में लागू फ़ॉर्मैटिंग और कंडीशनल लॉजिक हट जाता है। उदाहरण के लिए, Power BI टेबल्स और चार्ट्स में कलर-कोडिंग या कस्टम फ़ॉर्मैटिंग Excel में संरक्षित नहीं होती।
• अधिकतम संभव फ़ॉर्मैटिंग बनाए रखने के लिए टेबल और मैट्रिक्स विज़ुअल्स के लिए Data with Current Layout एक्सपोर्ट विकल्प का उपयोग करें।

3. डेटा सटीकता

• सारांशित डेटा एक्सपोर्ट करते समय, Power BI विज़ुअल की सेटिंग्स के आधार पर एग्रीगेशन (जैसे, sum, average) लागू करता है। यदि आपके विश्लेषण को सूक्ष्म-स्तरीय डेटा चाहिए, तो सुनिश्चित करें कि आप Underlying Data एक्सपोर्ट करें।

4. डेटा मॉडल संबंध

• Power BI विज़ुअल्स अक्सर डेटा मॉडल में संबंधों और calculated measures पर निर्भर करते हैं। एक्सपोर्ट के समय ये संबंध स्पष्ट रूप से दिखाई नहीं देते, इसलिए वही इनसाइट्स दोहराने के लिए Excel में अतिरिक्त सेटअप की आवश्यकता हो सकती है।

5. प्रदर्शन संबंधी विचार

• बड़े डेटासेट्स का एक्सपोर्ट Power BI और Excel में प्रदर्शन को प्रभावित कर सकता है। एक्सपोर्ट किए जाने वाले डेटा को सीमित करने के लिए फ़िल्टर्स का उपयोग करें या डेटासेट को प्रबंधनीय हिस्सों में विभाजित करें।

6. सुरक्षा और संवेदनशीलता

• Power BI में लागू डेटा संवेदनशीलता लेबल Excel में स्थानांतरित नहीं होते। संगठन की अनुपालन नीतियों का ध्यान रखें और एक्सपोर्ट के बाद संवेदनशील डेटा को उचित तरीके से संभालें।
• डेटा एक्सपोर्ट की निगरानी और नियंत्रण के लिए Microsoft की Data Loss Prevention (DLP) नीतियों का उपयोग करें।

7. फ़ाइल संगतता

• Power BI का डिफ़ॉल्ट एक्सपोर्ट फ़ॉर्मैट .csv है, जो चार्ट्स, पिवट टेबल्स, या फ़ॉर्मूलाज़ जैसी उन्नत Excel सुविधाओं का समर्थन नहीं करता। उन्नत रिपोर्टिंग के लिए Analyze in Excel का उपयोग करें या Excel में .csv डेटा को मैन्युअली बेहतर बनाएँ।

8. स्वचालन बनाम मैन्युअल एक्सपोर्ट

• Power Automate जैसे टूल्स एक्सपोर्ट को स्वचालित कर सकते हैं, लेकिन इन वर्कफ़्लोज़ को सेट अप और बनाए रखना तकनीकी विशेषज्ञता मांग सकता है। एक्सपोर्ट की आवृत्ति के आधार पर आकलन करें कि स्वचालन का सेटअप प्रयास सार्थक है या नहीं।

और अधिक Power BI संसाधन

हमें आशा है कि यह ट्यूटोरियल आपके लिए उपयोगी रहा होगा। इस लेख में Power BI डेटा को Excel में एक्सपोर्ट करने के विभिन्न तरीकों पर चर्चा की गई। जब आप Power BI के बाहर डेटा को संग्रहीत और विश्लेषित करना चाहते हैं, तो यह सुविधा काफ़ी उपयोगी हो सकती है।

यदि आप Power BI या Excel में नए हैं, तो DataCamp आपकी स्किल्स बढ़ाने में मदद के लिए कई संसाधन प्रदान करता है:

• Introduction to Power BI से अपनी यात्रा शुरू करें या Power BI Fundamentals ट्रैक के साथ और गहराई में जाएँ।
• Data Visualization in Power BI कोर्स के साथ शानदार डैशबोर्ड्स और विज़ुअल्स बनाना सीखें।
• Excel Fundamentals ट्रैक के साथ अपनी Excel स्किल्स को बढ़ाएँ, या Introduction to Excel कोर्स से शुरुआत करें।