Cách xuất dữ liệu Power BI sang Excel

Các trường hợp sử dụng phổ biến khi xuất dữ liệu và báo cáo Power BI sang Excel

Có một vài lý do vì sao bạn cần xuất dữ liệu và báo cáo từ Power BI sang Excel:

• Phân tích dữ liệu trong Excel: Dù Power BI có khả năng vượt trội so với Excel về lưu trữ và xử lý dữ liệu, Excel vẫn hữu ích để tạo báo cáo và bảng điều khiển bằng tính năng Analyze in Excel của Power BI. Hơn nữa, việc học Power BI dần dần mà không phải bỏ hẳn Excel có thể trực quan hơn với những người dùng thành thạo Excel.
• Xuất dữ liệu: Một đồng nghiệp muốn có dữ liệu phía sau báo cáo nhưng họ không cài đặt Power BI. Xuất dữ liệu gốc sang Excel là một giải pháp đơn giản. 
• Sử dụng chéo công cụ: Nếu bạn làm việc trong một nhóm có nhiều chuyên gia dữ liệu khác nhau. Một số thành viên có thể dùng các công cụ khác như R hoặc Python. Xuất dữ liệu và báo cáo Power BI sang Excel sẽ cho phép họ làm điều đó.

Xuất dữ liệu từ Power BI Dashboard

Power BI Dashboard cho phép bạn đặt các trực quan, báo cáo và bảng vào cùng một nơi để xem tổng quan nhanh. Tuy nhiên, nhiều khi bạn muốn tìm hiểu dữ liệu gốc phía sau các trực quan trong dashboard của mình hoặc gửi cho đồng nghiệp. Dưới đây là các bước để xuất dữ liệu từ Power BI Dashboard:

• Truy cập phiên bản Power BI của bạn và đăng nhập bằng thông tin tài khoản. Nếu bạn chưa có tài khoản, bạn sẽ cần tạo một tài khoản. 
• Đi tới dashboard Power BI cần thiết và chọn trực quan dữ liệu mà bạn muốn xuất dữ liệu.
• Nhấp Nhiều tùy chọn (…) ở góc trên bên phải của trực quan đã chọn.
• Chọn tùy chọn Export to .csv.
• Sau đó bạn có thể mở tệp .csv này trong Excel. 

Để tìm hiểu thêm về các định dạng tệp này, hãy xem bài viết của chúng tôi về CSV và Excel. 

Xuất dữ liệu từ Power BI Report

Power BI Reports thường bị nhầm với Dashboards vì cả hai đều chứa trực quan dữ liệu và bảng. Reports có thể có nhiều trang và cho phép người xem tìm các cách khác nhau để lọc, làm nổi bật và phân lát dữ liệu. Hơn nữa, chúng là lựa chọn tuyệt vời để tạo các bản tóm tắt toàn diện để bạn chia sẻ với các bên liên quan. 

Các bước để xuất dữ liệu từ Power BI Reports như sau:

• Truy cập báo cáo từ Power BI Desktop. Nếu bạn chưa cài đặt Power BI Desktop, hãy vào đây. 
• Chọn trực quan dữ liệu mà bạn muốn xuất dữ liệu.
• Nhấp cài đặt ô của trực quan đã chọn 
• Chọn tùy chọn Export data.

Sao chép bảng Power BI vào Excel

Các bước để sao chép một bảng Power BI sang Excel rất đơn giản và trực quan:

• Mở Power BI Desktop.
• Chọn bảng Power BI bạn muốn và đi tới tùy chọn data view ở bảng điều khiển bên trái.
• Nhấp chuột phải vào bảng đã chọn; trong ví dụ này, bảng có tên “Sales”.
• Chọn tùy chọn “Copy Table.” 
• Tạo một sheet mới trong Excel và dán nội dung của bảng bằng cách nhấp biểu tượng Dán hoặc nhấn Ctrl + V

Xuất từ Power BI sang Excel với tính năng “Analyze in Excel”

Trong Power BI Service, có một tính năng bổ sung đưa một tập dữ liệu Power BI vào Excel. Điều này hữu ích khi bạn muốn xử lý dữ liệu trong Excel rồi dùng dữ liệu đã xử lý để tạo trực quan hóa trong Excel. Dưới đây là ba cách khác nhau để sử dụng chức năng Analyze in Excel của Power BI.

1. Tính năng Analyze in Excel từ My Workspace

My Workspace trong Power BI là nơi chứa bộ sưu tập các tập dữ liệu, báo cáo và dashboard mà bạn đã tạo trước đây. Bạn có thể dùng tính năng Analyze in Excel để xuất bất kỳ tập dữ liệu và báo cáo nào trong số này vào Excel. Cách thực hiện như sau:

1. Truy cập app.powerbi.com, nơi toàn bộ công việc của bạn sẽ xuất hiện trên tài khoản Power BI.
2. Chọn Download từ menu. Nếu bạn chưa làm, hãy nhấp Analyze in Excel updates. Thao tác này là bắt buộc. Nếu không, tính năng Analyze in Excel sẽ không hoạt động. 
3. Khi đã sẵn sàng, chọn tập dữ liệu Power BI bạn muốn phân tích trong Excel.
4. Chọn Nhiều tùy chọn (…) bên cạnh tập dữ liệu rồi nhấp Analyze in Excel.
5. Khi mở tệp Excel mới, hãy bật chỉnh sửa và nội dung. Bạn sẽ không gặp vấn đề nếu đã cài đặt các bản cập nhật Analyze in Excel. Nhưng nếu vẫn gặp sự cố, hãy xem bài viết này để được hướng dẫn thêm.

2. Tính năng Analyze in Excel từ trang xem tập dữ liệu

Một cách khác là nhấp vào tên tập dữ liệu trong không gian làm việc của bạn.  Một trang mới sẽ mở ra, nơi bạn có thể chọn “Analyze in Excel” trên thanh menu phía trên trang.

3. Tính năng Analyze in Excel từ báo cáo

Cách thứ ba và cuối cùng là mở một báo cáo Power BI và chọn Export → Analyze in Excel trên thanh menu.

Giới hạn khi xuất dữ liệu từ Power BI sang Excel

Mặc dù xuất dữ liệu từ Power BI sang Excel là một tính năng mạnh mẽ, vẫn có một số giới hạn và lưu ý cần nhớ:

1. Giới hạn kích thước dữ liệu

• Giới hạn số hàng: Theo mặc định, Power BI giới hạn số hàng có thể xuất là 150.000 cho dữ liệu đã tổng hợp và 30.000 cho dữ liệu gốc. Với các tập dữ liệu lớn hơn, hãy cân nhắc dùng Paginated Reports hoặc Analyze in Excel để vượt qua các giới hạn này.
• Kích thước tệp: Việc xuất có thể thất bại nếu kích thước tệp tạo ra vượt quá giới hạn của Excel (ví dụ: 1.048.576 hàng mỗi worksheet trong định dạng .xlsx).

2. Mất định dạng trực quan

• Xuất dữ liệu thường loại bỏ định dạng và logic điều kiện áp dụng trong các trực quan của Power BI. Ví dụ, mã màu hoặc định dạng tùy chỉnh trong bảng và biểu đồ Power BI sẽ không được giữ lại trong Excel.
• Sử dụng tùy chọn xuất Data with Current Layout cho các trực quan dạng bảng và ma trận để giữ lại càng nhiều định dạng càng tốt.

3. Độ chính xác dữ liệu

• Khi xuất dữ liệu đã tổng hợp, Power BI áp dụng các phép tổng hợp (ví dụ: tổng, trung bình) dựa trên cài đặt của trực quan. Nếu phân tích của bạn cần dữ liệu chi tiết, hãy đảm bảo xuất Underlying Data thay vì dữ liệu đã tổng hợp.

4. Các mối quan hệ trong mô hình dữ liệu

• Các trực quan trong Power BI thường dựa vào các mối quan hệ và measure được tính toán trong mô hình dữ liệu. Khi xuất, các mối quan hệ này có thể không hiển thị rõ ràng, yêu cầu thiết lập bổ sung trong Excel để tái tạo cùng insight.

5. Cân nhắc về hiệu năng

• Xuất các tập dữ liệu lớn có thể ảnh hưởng đến hiệu năng trong Power BI và Excel. Hãy dùng bộ lọc để giới hạn dữ liệu xuất ra hoặc chia nhỏ tập dữ liệu thành các phần dễ quản lý.

6. Bảo mật và độ nhạy dữ liệu

• Nhãn độ nhạy dữ liệu được áp dụng trong Power BI không được mang sang Excel. Hãy lưu ý các chính sách tuân thủ của tổ chức và đảm bảo dữ liệu nhạy cảm được xử lý phù hợp sau khi xuất.
• Sử dụng các chính sách Data Loss Prevention (DLP) của Microsoft để giám sát và kiểm soát việc xuất dữ liệu.

7. Tương thích tệp

• Định dạng xuất mặc định của Power BI là .csv, không hỗ trợ các tính năng nâng cao của Excel như biểu đồ, pivot table hoặc công thức. Với báo cáo nâng cao, hãy dùng Analyze in Excel hoặc bổ sung thủ công cho dữ liệu .csv trong Excel.

8. Tự động hóa so với xuất thủ công

• Mặc dù các công cụ như Power Automate có thể tự động hóa việc xuất, việc thiết lập và duy trì các quy trình này có thể cần chuyên môn kỹ thuật. Hãy đánh giá liệu tự động hóa có đáng công thiết lập hay không dựa trên tần suất xuất.

Tài nguyên Power BI khác

Hy vọng bạn thấy hướng dẫn này hữu ích. Bài viết đã thảo luận các cách khác nhau để xuất dữ liệu Power BI sang Excel. Chức năng này rất hữu ích khi bạn muốn lưu trữ và phân tích dữ liệu bên ngoài Power BI.

Nếu bạn mới làm quen với Power BI hoặc Excel, DataCamp cung cấp nhiều tài nguyên để giúp bạn xây dựng kỹ năng:

• Bắt đầu với Introduction to Power BI hoặc đi sâu hơn với lộ trình Power BI Fundamentals.
• Học cách tạo các dashboard và trực quan ấn tượng với khóa học Data Visualization in Power BI.
• Nâng cao kỹ năng Excel với lộ trình Excel Fundamentals, hoặc bắt đầu với khóa học Introduction to Excel.