Cara Menggunakan ChatGPT untuk Excel: Tips, Trik, dan Praktik Terbaik

Apa itu ChatGPT untuk Excel?

ChatGPT untuk Excel adalah plugin yang dirancang untuk mengotomatiskan tugas-tugas berulang di Excel. Plugin ini merupakan bagian dari ChatGPT for Work, serangkaian ekstensi untuk Microsoft Excel dan Word, Google Sheets, dan Docs yang memungkinkan Anda memberi prompt ke ChatGPT dan model AI generatif lainnya untuk menuntaskan tugas berulang, seperti menulis, menerjemahkan, mengategorikan, mengekstrak, memformat ulang, meringkas, merancang, dan masih banyak lagi. 

GPT untuk Excel menyediakan dua fitur utama untuk meningkatkan efisiensi: 

• Alat massal. Memungkinkan Anda menjalankan operasi skala besar dengan prompt sederhana. Anda dapat menjalankan operasi apa pun pada seluruh kolom sekaligus, tanpa menulis rumus apa pun. 
• Fungsi GPT. Fungsi GPT memungkinkan Anda melakukan operasi kompleks yang dapat dirangkai untuk fleksibilitas maksimal.

ChatGPT untuk Excel hadir dengan uji coba gratis. Setelah itu, Anda perlu membeli paket untuk menambah saldo. Harga sebanding dengan token masukan dan keluaran Anda. Token adalah potongan teks kecil yang dapat mewakili kata atau subkata, tanda baca, atau simbol. Model memecah semua masukan dan keluaran menjadi token untuk pemrosesan yang efisien. Baca artikel terpisah kami jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang tokenisasi. 

Mulai Menggunakan ChatGPT untuk Excel

Memasang plugin ChatGPT untuk Excel

Memasang ChatGPT untuk Excel adalah proses yang mudah dan langsung. Untuk memulai, buka halaman pemasangan ekstensi GPT untuk Excel Word dan klik tombol “Open in Excel” untuk memulai proses pemasangan. Anda harus memberikan beberapa izin kepada Microsoft untuk menggunakan ekstensi.

Memasang GPT untuk Excel

Setelah Anda memasang plugin pada Akun Microsoft Anda, Anda dapat mengaksesnya dari tab Home pada aplikasi desktop dan versi Web Excel, seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah:

Tombol GPT untuk Excel

Menyiapkan ChatGPT untuk Excel

Menggunakan ChatGPT untuk Excel tidak bisa lebih mudah. Langkah pertama adalah memilih model AI pilihan Anda. ChatGPT untuk Excel mendukung integrasi dengan beberapa model AI generatif paling canggih, termasuk GPT-4o, GPT-4o-mini, GPT-4 Turbo, dan Claude-3.5 Sonnet.

Model GPT untuk Excel

Selain itu, Anda dapat menggunakan plugin melalui kunci API untuk mengakses lebih banyak model. Secara khusus, Anda dapat menggunakan kunci API OpenAI Anda untuk memanfaatkan batas kecepatan milik Anda sendiri, dan penghematan biaya, atau untuk menggunakan model yang telah disetel halus dan Assistants Anda. Anda juga dapat menyiapkan kunci API Anthropic untuk memanfaatkan model Claude. Baca artikel terpisah kami untuk mempelajari lebih lanjut tentang Open AI API dan cara mendapatkan kunci API pribadi Anda.

Cara Menggunakan ChatGPT untuk Rumus Excel

ChatGPT hadir dengan serangkaian fungsi yang memungkinkan Anda menulis prompt ChatGPT dan memasukkan hasilnya langsung ke lembar kerja Anda. Rumus ChatGPT untuk Excel dapat membantu berbagai tugas, termasuk menulis, mengedit, menerjemahkan, mengklasifikasikan, mengekstrak, meringkas, dan banyak lagi. 

Daftar lengkapnya dapat ditemukan di add-in GPT untuk Excel. 

Fungsi GPT

Mari kita analisis cara kerja rumus ChatGPT untuk Excel dengan beberapa fungsi yang paling menonjol: 

GPT() 

Ini adalah fungsi paling sederhana untuk mulai menggunakan GPT di Excel. Anda hanya perlu menulis prompt Anda sebagai parameter dan Excel akan menampilkan hasilnya dalam satu sel.

Tulis prompt di fungsi.

Seperti rumus Excel lainnya, =GPT() sangat fleksibel. Misalnya, Anda dapat menggunakan sebuah sel sebagai parameter untuk rumus GPT() Anda:

Gunakan sebuah sel sebagai prompt.

Demikian pula, Anda dapat menerapkan satu prompt ke banyak sel dengan menyeret rumus ke bawah:

Terapkan prompt sederhana ke banyak sel

GPT_TRANSLATE()

Dengan GPT_TRANSLATE(), Anda dapat memanfaatkan model bahasa besar untuk tugas penerjemahan mesin dengan performa tinggi dan dukungan untuk lebih dari 80 bahasa. Untuk mulai menggunakan fungsi ini, Anda cukup menambahkan teks yang akan diterjemahkan, bahasa target, dan bahasa sumber. Anda juga dapat menambahkan instruksi tambahan untuk penerjemahan dengan parameter “instructions”.

 GPT_TRANSLATE() digunakan

GPT_SUMMARIZE()

GPT_SUMMARIZE() memungkinkan ringkasan instan untuk teks panjang, bahkan dalam berbagai bahasa. Menariknya, dengan parameter “format” Anda dapat memberikan instruksi tentang format ringkasan.

GPT_SUMMARIZE() digunakan

Kasus Penggunaan Umum ChatGPT untuk Analisis Data

Excel secara khusus dirancang agar mudah diakses dan digunakan. Namun, melakukan tugas-tugas tertentu terkait data bisa menjadi kompleks dan memakan waktu (itulah salah satu alasan mengapa para praktisi data modern secara tradisional lebih memilih alat lain untuk analisis data, seperti Python dan R).

ChatGPT untuk Excel kemungkinan akan merevolusi cara analis data dan data scientist menggunakan Excel, mempermudah dan mempercepat proses analisis data harian. Mari kita analisis beberapa kasus penggunaan yang paling menarik:

Persiapan data​

Dengan ChatGPT untuk Excel, Anda dapat membebaskan tim dari persiapan data yang memakan waktu sehingga mereka dapat fokus pada tugas analisis data bernilai tinggi. Beberapa tugas persiapan data yang umum adalah:

• Pemformatan data. Dengan fungsi seperti GPT_FORMAT(), Anda dapat dengan mudah memformat tanggal, mata uang, alamat, nama, memperbaiki kapitalisasi, dan banyak lagi. Pada gambar berikut Anda dapat menemukan contoh cara menstandarkan tanggal berdasarkan aturan ISO:

GPT_FORMAT() digunakan

• Ekstraksi data. Fungsi GPT_EXTRACT() memungkinkan Anda mengambil data dari teks berdasarkan ekspresi reguler yang mendasarinya. Contoh data yang diekstraksi termasuk nama perusahaan atau alamat email, seperti di bawah ini:

GPT_EXTRACT() digunakan

Analisis data

Setelah data Anda bersih, saatnya melakukan analisis. Di sini, ChatGPT untuk Excel juga banyak membantu. Berikut adalah daftar beberapa tugas analisis data yang berpotensi diotomatisasi:

• Analisis sentimen. Analisis sentimen adalah tugas klasifikasi data di mana sebuah pengklasifikasi harus menentukan apakah sentimen di baliknya positif, negatif, atau netral. Analisis ini dapat dengan mudah dilakukan dengan GPT_CLASSIFY(). Misalnya, pada kasus di bawah, kita menganalisis umpan balik pelanggan:

GPT_CLASSIFY() digunakan

• Analisis gambar. Computer vision, juga dikenal sebagai analisis gambar, adalah bidang AI yang memungkinkan mesin memperoleh informasi bermakna dari gambar digital, video, dan masukan visual lainnya. Versi terbaru ChatGPT untuk Excel hadir dengan fungsi baru GPT_VISION() yang memungkinkan Anda bekerja dengan gambar. Misalnya, Anda dapat membuat deskripsi berdasarkan gambar, mengekstrak informasi dari gambar (misalnya, ID dari faktur), menjelaskan elemen dalam gambar, atau menghasilkan teks alt dari gambar. Perhatikan bahwa fungsi ini hanya berfungsi dengan model GPT-4-turbo.

GPT_VISION() digunakan

Tips Menggunakan ChatGPT di Excel

Terlepas dari antarmukanya yang sederhana dan ramah pengguna, ChatGPT untuk Excel adalah plugin yang sangat kuat. Plugin ini memiliki banyak fungsionalitas selain fungsi GPT yang memungkinkan Anda memanfaatkan kekuatan penuh AI generatif di lembar kerja Anda.

Alat bulk prompt ChatGPT untuk Excel 

Selain fungsi GPT, ChatGPT untuk Excel dilengkapi fitur kuat kedua: alat bulk prompt. Alat yang fleksibel dan intuitif ini dapat menangani eksekusi volume besar dari prompt sederhana. Anda dapat menjalankan operasi apa pun pada seluruh kolom sekaligus, tanpa menulis rumus apa pun, sehingga menghemat banyak waktu.

Alat bulk prompt ChatGPT 

ChatGPT untuk Excel hadir dengan beberapa bulk prompt, termasuk fungsionalitas custom prompt, yang memungkinkan Anda menjalankan prompt khusus untuk setiap baris di lembar Anda, serta fungsionalitas spesifik domain untuk penerjemahan massal, klasifikasi, ekstraksi, pencarian, dan banyak lagi. 

Menggunakan alat bulk prompt ChatGPT untuk Excel cukup mudah dan tidak memerlukan kode, seperti terlihat pada gambar di bawah, di mana kami menggunakan alat custom prompt untuk membuat deskripsi sepeda yang dioptimalkan SEO:

Alat bulk prompt ChatGPT digunakan

Manfaatkan Excel Formula Assistant

Plugin ini juga menyertakan Excel Formula Assistant bertenaga AI yang memungkinkan Anda untuk:

• Menghasilkan rumus. Beri instruksi dan dapatkan rumus Excel. Untuk memastikan Anda mendapatkan rumus yang tepat, jelaskan secara spesifik deskripsi, sel, dan rentang yang dimaksud.
• Menjelaskan rumus. Berikan prompt pada rumus tertentu, termasuk nilai parameternya, dan dapatkan penjelasan terperinci tentang cara kerja rumus tersebut. 

Excel Formula Assistant

Praktik Terbaik dan Keterbatasan ChatGPT di Excel

Memastikan akurasi dalam rumus

Seperti telah disebutkan, ChatGPT untuk Excel tidak gratis. Anda perlu membeli paket untuk menjalankan prompt, dan akan dikenakan biaya sesuai penggunaan. Oleh karena itu, menerapkan rumus yang benar wajib dilakukan jika Anda tidak ingin membuang uang.

Dalam konteks ini, jika Anda akan menggunakan alat bulk prompt, uji terlebih dahulu pada beberapa baris sebelum menerapkannya ke seluruh kolom untuk menghemat token:

Ganti rumus GPT

Demikian juga, kiat yang baik adalah mengonversi rumus GPT menjadi nilai statis untuk mencegah perhitungan ulang lebih lanjut dan menghemat biaya. Anda dapat dengan mudah mengganti rumus dengan hasil secara manual atau otomatis, baik pada sejumlah sel yang dipilih maupun di seluruh lembar. Lihat dokumentasi ChatGPT untuk Excel untuk mengetahui lebih lanjut tentang mengganti rumus GPT. 

Cara lain untuk mencegah perhitungan ulang otomatis adalah mengaktifkan cache GPT untuk Excel di buku kerja Anda; rumus GPT tidak dimuat ulang. Sebaliknya, hasil diambil dari cache, sehingga mencegah biaya tambahan atau hilangnya hasil.

Memahami keterbatasan

ChatGPT untuk Excel hadir dengan keterbatasan yang sama seperti yang Anda harapkan pada ChatGPT dan model AI generatif lainnya. Misalnya, ChatGPT terkadang dapat menghasilkan jawaban yang terdengar masuk akal tetapi salah atau tidak masuk akal. Model ini juga dapat mencerminkan bias yang ada dalam data pelatihannya dan tidak memiliki kemampuan pemahaman atau penalaran sejati.

Dengan latar belakang tersebut, rekayasa prompt menjadi kunci untuk meminimalkan potensi masalah. Rekayasa prompt adalah praktik merancang dan menyempurnakan prompt (pertanyaan atau instruksi) untuk mendapatkan tanggapan spesifik dari model AI. Anggap saja sebagai antarmuka antara niat manusia dan keluaran mesin. Dalam konteks Excel, ini berarti sejelas mungkin dalam deskripsi, data masukan, sel, dan rentang. Lihat artikel terpisah kami untuk mengetahui semua hal tentang rekayasa prompt.

Menggunakan ChatGPT untuk Excel Tanpa Ekstensi

Setelah rilis ChatGPT dan sebelum peluncuran add-in ChatGPT untuk Excel, banyak orang mulai menggunakan ChatGPT untuk membantu tugas-tugas terkait Excel. Meskipun ekstensi ChatGPT sangat cocok untuk pekerjaan ini, ada satu kelemahan penting: tidak gratis. 

Oleh karena itu, jika Anda tidak bersedia atau tidak dapat membayar untuk menggunakan ekstensi, menggunakan ChatGPT dan menyalin keluarannya ke Excel mungkin menjadi pilihan yang lebih baik bagi Anda. Pada akhirnya, hasilnya tidak akan jauh berbeda, karena Anda tetap menggunakan alat yang sama: ChatGPT.

ChatGPT dapat membantu banyak tugas terkait Excel, termasuk pembuatan rumus, analisis data, dan visualisasi data. 

Sebagai contoh, di bawah ini Anda dapat menemukan beberapa prompt dasar yang berguna untuk tugas sederhana, seperti menghitung kolom laba berdasarkan kolom pendapatan dan biaya pada lembar kerja berikut.

Seperti yang Anda lihat, ChatGPT memberikan rumus beserta penjelasan cara mengimplementasikannya di Excel. Anda hanya perlu mengeklik tombol “Copy code” lalu menempelkan rumus di sel Excel.

Contoh dasar lainnya dengan data yang sama adalah meminta ChatGPT untuk mendapatkan total biaya dalam deret waktu:

Ini hanyalah beberapa prompt sederhana untuk menggambarkan cara menggunakan ChatGPT untuk tugas Excel, tetapi masih banyak lagi yang dapat Anda lakukan. Sejujurnya, kemungkinan nyaris tak terbatas. Namun, saat Anda bergerak menuju tugas yang lebih kompleks, Anda harus lebih berhati-hati dengan prompt agar ChatGPT tidak bingung. 

Menulis prompt ChatGPT adalah sebuah seni. Rekayasa prompt yang efektif penting untuk mendapatkan respons yang paling akurat dan relevan dari ChatGPT. Dengan mengikuti beberapa kiat utama, Anda dapat meningkatkan kualitas dan kegunaan konten yang dihasilkan. Berikut kiat inti tingkat tinggi yang perlu diingat:

• Kejelasan dan kekhususan. Prompt Anda harus dengan jelas mendefinisikan apa yang Anda ingin model lakukan. Hindari ambiguitas dan usahakan sedetail mungkin pada operasi yang Anda ingin ChatGPT jalankan.
• Konteks itu penting. Sangat terkait dengan kiat sebelumnya, ChatGPT merespons konteks langsung dari prompt. Jadi, menetapkan konteks yang jelas sangat penting. Misalnya, saat meminta ChatGPT menulis rumus Excel, sebutkan secara spesifik baris dan kolom yang akan digunakan.
• Penyempurnaan iteratif. Seperti halnya percakapan biasa, Anda mungkin perlu mengajukan beberapa pertanyaan untuk mendapatkan informasi yang Anda butuhkan. Hal yang sama berlaku saat berbicara dengan ChatGPT. Penyempurnaan iteratif adalah proses menyempurnakan dan menyesuaikan prompt sepanjang percakapan untuk meningkatkan relevansi, akurasi, dan kedalaman keluarannya. 

Kesimpulan

ChatGPT untuk Excel, baik sebagai konsep maupun plugin, merevolusi cara praktisi data menggunakan Excel. 

Ada alasan kuat untuk menerapkan ChatGPT dalam operasi Excel Anda. Untuk memastikan pengintegrasian ChatGPT yang sukses dalam perangkat analisis data Anda, melek data adalah kuncinya. Untungnya, DataCamp siap membantu. Kami berharap materi khusus berikut akan membantu Anda mempelajari dan memanfaatkan kekuatan penuh ChatGPT dan Excel:

• ChatGPT Fundamental
• Panduan Menggunakan ChatGPT untuk Proyek Data Science 
• ChatGPT Prompt Engineering untuk Developer
• Panduan Pemula untuk Prompt Engineering dengan ChatGPT
• Excel Fundamentals
• Kursus Data Analysis in Excel
• Kursus Data Visualization in Excel
• Pelajari Excel di 2024: Panduan Lengkap untuk Pemula