Copilot App Builder: Membuat Aplikasi dan Alur Kerja di Microsoft 365

Memahami komponen aplikasi

Di balik layar, App Builder membuat situs SharePoint baru dengan Microsoft List untuk menyimpan data Anda. Anda tidak bisa terhubung ke List yang sudah ada atau sumber data lain. Ini ada alasannya; menjaga semuanya tetap sederhana dan aman.

Keuntungannya? Anda bisa membuka SharePoint secara langsung dan menambahkan data di sana. Sinkronisasinya seketika dengan aplikasi Anda. Menambahkan entri massal di SharePoint sering kali lebih cepat daripada mengklik melalui antarmuka aplikasi.

Aplikasi berada di dalam agen App Builder, bukan di peluncur aplikasi Anda. Untuk membuka aplikasi, kembali ke App Builder dan pilih dari My apps. Ini bisa membingungkan pada awalnya—aplikasi tidak muncul di menu aplikasi Microsoft 365 Anda.

Kapan menggunakan App Builder

App Builder unggul untuk pelacakan data ketika banyak orang perlu melihat dan memperbarui informasi. Pelacakan peralatan, ide artikel, dan tonggak proyek adalah contoh penggunaan yang baik. Ini juga sempurna untuk pengumpulan data sederhana.

Ini juga berharga untuk pembuatan prototipe cepat. Membangun sesuatu dalam sepuluh menit, menunjukkannya ke tim Anda, dan mendapatkan umpan balik jauh lebih baik daripada menghabiskan berjam-jam untuk perencanaan.

Yang tidak bisa dilakukan: App Builder tidak bisa mengirim email atau memicu tindakan. Membangun aplikasi yang mengirim email saat seseorang meminjam peralatan memerlukan penggabungan dengan Workflows. Anda juga tidak bisa mengunggah gambar secara langsung; Anda perlu menggunakan URL gambar.

Mengotomatiskan Tugas dengan Workflows

Saya memiliki rekan kerja yang menghabiskan dua jam setiap Senin untuk menyalin tugas dan mengirim email. Workflows akan menyelesaikan tepat jenis inefisiensi proses bisnis seperti ini. Alat ini menghubungkan Outlook, Teams, SharePoint, Planner, dan aplikasi M365 lainnya untuk mengotomatiskan pekerjaan berulang.

Membuat pengingat tenggat mingguan

Berikut cara membangun alur kerja yang mengirim pengingat tenggat mingguan setiap Senin pagi.

Langkah 1: Buka Copilot dan navigasikan ke fitur Workflows 

Antarmuka berfokus pada pembuatan alur kerja secara percakapan, bukan pembuat alur visual.

Langkah 2: Jelaskan alur kerja dalam bahasa alami

Alih-alih membangun logika dengan pemicu dan konektor, Anda cukup memberi tahu Copilot apa yang harus dilakukan:

Send a Teams message every Monday with the upcoming week's deadlines from Planner

Langkah 3: Lihat Copilot membangunnya 

Anda akan melihat bagaimana ia menentukan pemicu (setiap Senin), sumber data (Planner), dan tindakan (pesan Teams). Ini memakan waktu sekitar 30 detik.

Langkah 4: Sempurnakan melalui percakapan 

Menambahkan kondisi itu mudah:

Also send a reminder one day before approval deadlines

Copilot menambahkan logika tersebut secara otomatis.

Langkah 5: Pratinjau sebelum mengaktifkan 

Periksa seperti apa pesan yang akan dikirim dan kapan waktunya. Menangkap masalah penjadwalan di sini mencegah masalah di kemudian hari.

Langkah 6: Aktifkan 

Setelah itu alur kerja berjalan otomatis. Alur kerja tipikal memerlukan 30-45 detik untuk dieksekusi. Anda dapat melihat waktu eksekusi setiap langkah, yang membantu menelusuri masalah.

Apa yang dapat dihubungkan oleh Workflows

Workflows menggunakan infrastruktur yang sama dengan Power Automate, sehingga terhubung ke sebagian besar layanan M365: Outlook, Teams, SharePoint, Planner, OneDrive, dan bahkan Salesforce. Ini juga terhubung ke Microsoft Dataverse.

Beberapa konektor mungkin tidak tersedia tergantung pada konfigurasi lingkungan Anda. Gmail, misalnya, mungkin tidak dapat diakses dalam pengaturan perusahaan tertentu.

Workflows juga dapat melakukan perhitungan. Memintanya mencari waktu terpendek antar tugas akan membuatnya menyusun logikanya secara otomatis.

Mengubah alur kerja setelah berjalan

Mengubah alur kerja dilakukan secara percakapan:

Change the Monday message to 9AM instead of 8AM

Tanpa klik menu. Tanpa mencari pengaturan. Cukup jelaskan perubahannya.

Riwayat eksekusi di pusat admin M365 menampilkan kapan alur kerja berjalan dan apakah berhasil. Ini membantu menelusuri kegagalan, misalnya ketika alur kerja mencoba mengirim email ke seseorang yang tidak ada di organisasi Anda.

Membuat Agen Cerdas dengan Copilot Studio

Agen berbeda dari aplikasi dan alur kerja. Alih-alih melacak data atau mengotomatiskan tugas, agen menjawab pertanyaan menggunakan informasi organisasi Anda. Seorang agen dapat menangani pertanyaan berulang seperti "When is the next product launch meeting?" atau "Who's handling marketing?" sehingga Anda tidak perlu.

Membangun asisten peluncuran produk

Berikut cara membangun agen peluncuran produk. Prosesnya lebih sederhana daripada kelihatannya.

Langkah 1: Di Copilot, pilih "Create agent" 

Ini membuka antarmuka Copilot Studio versi ringan yang dirancang untuk pembuatan agen secara cepat.

Langkah 2: Jelaskan apa yang Anda inginkan

Gunakan prompt seperti ini:

Build an agent that answers questions about our product launch milestones

Bersikaplah spesifik. Deskripsi yang samar menghasilkan agen yang tidak tahu harus melakukan apa.

Langkah 3: Hubungkan sumber data Anda 

Copilot menyarankan sumber yang relevan, tetapi Anda dapat memilih secara manual. Sumber yang baik meliputi:

• Situs proyek SharePoint
• Chat Teams dari kanal terkait
• Transkrip rapat dari sesi perencanaan

Mulailah dengan dokumentasi inti. Menghubungkan terlalu banyak sumber akan membingungkan agen dan menurunkan kualitas jawaban.

Langkah 4: Uji dengan pertanyaan realistis

Sebaiknya selalu melakukan sedikit QA.

When is the next product launch event?

Who is responsible for the marketing campaign?

Anda akan melihat agen mencantumkan sumber setiap jawaban. Ketika jawaban salah, Anda tahu sumber mana yang perlu diperbaiki.

Langkah 5: Sempurnakan berdasarkan hasil

Jawaban yang samar biasanya berarti agen membutuhkan dokumen sumber yang lebih detail. Tambahkan dan uji kembali.

Agen Copilot Studio menjawab pertanyaan dari basis pengetahuan organisasi

Tips untuk jawaban agen yang lebih baik

Kualitas agen bergantung pada kualitas sumber. Menghubungkan agen ke halaman SharePoint yang berantakan dan usang akan menghasilkan jawaban yang buruk. Dokumentasi yang rapi menghasilkan jawaban yang baik.

Anda juga dapat menentukan format keluaran dalam prompt awal. Alih-alih "summarize my emails," cobalah "summarize my unread emails as a bulleted list in HTML, prioritized by urgency." Instruksi yang spesifik menghasilkan hasil yang lebih baik.

Versi ringan vs. versi penuh Copilot Studio

Copilot Studio versi penuh ditujukan untuk tim TI yang menerapkan agen di seluruh organisasi. Versi ini terhubung ke alat eksternal seperti ServiceNow dan Jira, memiliki kontrol keamanan kustom, dan menangani logika bercabang yang kompleks. Sebagian besar pengguna tidak memerlukan fitur-fitur ini, dan versi ringan akan menangani masalah paling umum. 

Catatan penting: App Builder dan Workflows sebenarnya juga merupakan agen; keduanya adalah agen khusus yang dibuat Microsoft untuk membantu Anda membuat hal lain. Anda akan menemukannya di bagian Built by Microsoft bersama Researcher dan Analyst. Tambahkan ke sidebar Anda dan sematkan untuk akses cepat.

Mengelola Keamanan dan Izin

Admin TI sering bertanya, "Siapa dapat melihat apa?" ketika pertama kali menjumpai alat-alat ini. Pertanyaannya wajar, dan jawabannya terletak pada bagaimana keamanan dan izin dibangun langsung ke dalam lingkungan M365.

Cara kerja keamanan

Semua tetap berada di tenant M365 Anda. Data Anda tidak meninggalkan organisasi. Keamanan yang ada diterapkan secara otomatis. Jika seseorang tidak bisa mengakses dokumen SharePoint secara normal, agen juga tidak akan menampilkannya.

Keamanan tidak memerlukan konfigurasi terpisah untuk aplikasi atau alur kerja. Keduanya mewarisi izin M365. Pelacak peralatan menggunakan izin yang sama dengan SharePoint List tempat ia dibangun.

Untuk admin TI: App Builder secara otomatis membuat situs SharePoint untuk setiap aplikasi. Anda akan menginginkan visibilitas terhadap apa yang dibuat karyawan. Kabar baiknya? Pengguna hanya dapat terhubung ke instance SharePoint pribadi mereka, bukan sumber data perusahaan. Batasan ini membantu dalam hal tata kelola.

Kontrol admin

Admin dapat mengontrol siapa yang membuat dan membagikan alat-alat ini melalui pusat admin M365. Buka bagian Agent Inventory untuk melihat semua yang telah dibuat orang.

Anda dapat menetapkan izin berdasarkan grup: siapa yang dapat membuat alat, siapa yang dapat membagikannya, dan siapa yang hanya dapat menggunakan alat yang dibagikan. Anda juga dapat mengontrol apakah alat dapat terhubung ke sumber data eksternal atau mengirim komunikasi eksternal.

Kepatuhan

Semuanya menghasilkan log audit, termasuk siapa membuat apa, kapan, dan siapa yang mengaksesnya. Log ini bekerja dengan pengaturan audit M365 Anda yang ada.

Residensi data mengikuti konfigurasi M365 Anda. Jika tenant Anda menyimpan data di wilayah tertentu untuk kepatuhan, alat Copilot menghormati batasan tersebut. GDPR, HIPAA, apa pun yang berlaku di lingkungan M365 Anda berlaku di sini juga.

Praktik Terbaik

Pengalaman dengan alat-alat ini mengungkap pola yang berhasil dan kesalahan yang perlu dihindari.

Tulis prompt yang efektif

Berikut hal-hal yang saya pelajari.

• Jelas dan spesifik. "Create an app to track stuff" menghasilkan hasil yang buruk. "Create an app to track marketing campaign tasks with fields for task name, owner, deadline, status, and priority" hasilnya jauh lebih baik.
• Berikan nama aplikasi Anda dalam prompt. Tanpa nama khusus, Copilot akan membuat nama generik seperti Untitled_App_2847 yang sulit diubah kemudian. Tambahkan "The app should be called [name]" ke prompt awal Anda.
• Untuk alur kerja dan agen, tambahkan konteks. Alih-alih "summarize my emails," gunakan "summarize my unread emails, prioritizing messages from our CEO and key clients. Format as a bulleted list with action items by priority." Detail tambahan sangat meningkatkan hasil.
• Jangan menentukan semuanya di awal. Mulailah dari dasar, uji, lalu sempurnakan. Ini mengungkap kebutuhan aktual dibanding asumsi.
• Hapus data contoh. App Builder menyertakan data palsu saat membuat aplikasi. Melupakan untuk menghapusnya dapat menyebabkan kebingungan ketika seseorang mengira "Sample Client A" itu nyata.

Ketahui kapan menggunakan masing-masing

Saya harap sekarang Anda punya gambaran kapan menggunakan setiap alat baru yang menarik ini:

• Gunakan App Builder saat banyak orang perlu melihat dan memperbarui data terstruktur yang sama. Pelacakan peralatan, pelacakan proyek, perencanaan kampanye.
• Gunakan Workflows untuk tugas berulang di seluruh aplikasi M365. Pengingat tenggat hari Senin, pembaruan status otomatis, dan email terjadwal.
• Gunakan Copilot Studio ketika orang sering menanyakan pertanyaan yang sama. Informasi peluncuran produk, FAQ onboarding, pertanyaan status proyek.

Alat-alat dapat dikombinasikan. Sebuah aplikasi melacak data proyek, sebuah alur kerja mengirim pembaruan mingguan tentang proyek tersebut, dan seorang agen menjawab pertanyaan tentang status proyek. Masing-masing alat menangani yang terbaik darinya, tetapi juga bekerja bersama.

Kesimpulan

Alat-alat ini telah mengubah cara banyak orang mendekati otomatisasi di tempat kerja. Alih-alih menunggu berhari-hari agar TI membangun solusi atau menghabiskan berjam-jam mempelajari Power Apps, Anda dapat menggambarkan kebutuhan Anda dan mendapatkan solusi yang berfungsi dalam hitungan menit.

Mulailah dari yang kecil. Bangun aplikasi untuk melacak satu hal yang dibutuhkan tim Anda. Otomatiskan satu tugas yang membuang waktu setiap minggu. Buat agen yang menjawab satu pertanyaan yang sering ditanyakan. Pelacak peralatan sederhana membutuhkan waktu sepuluh menit untuk dibuat dan dapat menghemat jam kerja manual.

Untuk mempelajari lebih lanjut tentang Microsoft 365 dan alat AI, lihat kursus Introduction to Microsoft Copilot dan kursus Understanding Prompt Engineering kami. Untuk tutorial terkait, lihat tutorial kami tentang Excel Copilot dan Copilot in Word.

Hambatan teknis untuk otomatisasi semakin menurun. Anda tidak lagi memerlukan keahlian coding atau tiket TI. Anda hanya perlu memahami pekerjaan Anda dengan cukup baik untuk menjelaskan kebutuhan Anda.