Copilot App Builder: crea app e workflow in Microsoft 365

Capire i componenti dell'app

Dietro le quinte, App Builder crea un nuovo sito SharePoint con una Microsoft List per archiviare i tuoi dati. Non puoi collegarti a Liste esistenti o ad altre origini dati. È una scelta sensata: mantiene tutto semplice e sicuro.

Il vantaggio? Puoi aprire direttamente SharePoint e aggiungere dati lì. Si sincronizza all'istante con la tua app. L'aggiunta in blocco delle voci in SharePoint è spesso più veloce che fare clic nell'interfaccia dell'app.

Le app vivono all'interno dell'agent App Builder, non nel tuo launcher delle app. Per aprire un'app, torna ad App Builder e selezionala da Le mie app. All'inizio può confondere—le app non compaiono nel menu delle app di Microsoft 365.

Quando usare App Builder

App Builder è eccellente per tracciare dati che più persone devono vedere e aggiornare. Tracciamento delle attrezzature, idee per articoli e milestone di progetto sono ottimi casi d'uso. È perfetto anche per la semplice raccolta dati.

È utile anche per prototipi rapidi. Costruire qualcosa in dieci minuti, mostrarlo al team e raccogliere feedback è meglio che investire ore nella pianificazione.

Cosa non funziona: App Builder non può inviare email o attivare azioni. Creare un'app che ti invia un'email quando qualcuno prende in prestito un'attrezzatura richiede di combinarla con Workflows. Non puoi nemmeno caricare immagini direttamente; devi usare URL di immagini.

Automatizzare le attività con Workflows

Avevo un collega che passava due ore ogni lunedì a copiare attività e inviare email. Workflows risolverebbe esattamente questo tipo di inefficienza di processo. Collega Outlook, Teams, SharePoint, Planner e altre app M365 per automatizzare il lavoro ripetitivo.

Creare un promemoria settimanale delle scadenze

Ecco come costruire un workflow che invia promemoria settimanali delle scadenze ogni lunedì mattina.

Passaggio 1: apri Copilot e vai alla funzione Workflows 

L'interfaccia privilegia la creazione conversazionale dei workflow rispetto ai builder visuali dei flussi.

Passaggio 2: descrivi il workflow in linguaggio naturale

Invece di costruire logica con trigger e connettori, dici semplicemente a Copilot cosa fare:

Send a Teams message every Monday with the upcoming week's deadlines from Planner

Passaggio 3: guarda Copilot costruirlo 

Vedrai come determina il trigger (ogni lunedì), l'origine dati (Planner) e l'azione (messaggio su Teams). Questo richiede circa 30 secondi.

Passaggio 4: perfeziona tramite conversazione 

Aggiungere condizioni è semplice:

Also send a reminder one day before approval deadlines

Copilot aggiunge automaticamente quella logica.

Passaggio 5: anteprima prima di attivare 

Controlla come appariranno i messaggi e quando verranno inviati. Intercettare qui problemi di tempistica evita guai dopo.

Passaggio 6: attivalo 

Da quel momento il workflow gira automaticamente. I workflow tipici impiegano 30-45 secondi per eseguire. Puoi vedere i tempi di esecuzione di ogni passaggio, utile per la diagnostica.

A cosa può collegarsi Workflows

Workflows usa la stessa infrastruttura di Power Automate, quindi si collega alla maggior parte dei servizi M365: Outlook, Teams, SharePoint, Planner, OneDrive e persino Salesforce. Si collega anche a Microsoft Dataverse.

Alcuni connettori potrebbero non essere disponibili a seconda della configurazione del tuo ambiente. Gmail, ad esempio, potrebbe non essere accessibile in certe impostazioni enterprise.

Workflows può anche eseguire calcoli. Chiedergli di trovare il tempo più breve tra attività lo porta a definire automaticamente la logica.

Modificare i workflow dopo l'avvio

Cambiare un workflow è conversazionale:

Change the Monday message to 9AM instead of 8AM

Niente clic tra i menu. Niente ricerca delle impostazioni. Basta descrivere la modifica.

La cronologia di esecuzione nel centro di amministrazione M365 mostra quando i workflow sono stati eseguiti e se hanno avuto successo. Questo aiuta a risolvere i problemi, ad esempio quando un workflow prova a inviare un'email a qualcuno che non esiste nella tua organizzazione.

Creare agent intelligenti con Copilot Studio

Gli agent sono diversi da app e workflow. Invece di tracciare dati o automatizzare attività, rispondono alle domande usando le informazioni della tua organizzazione. Un agent può gestire domande ripetute come "When is the next product launch meeting?" o "Who's handling marketing?" così non devi farlo tu.

Creare un assistente per il lancio prodotto

Ecco come costruire un agent per il lancio prodotto. Il processo è più semplice di quanto sembri.

Passaggio 1: in Copilot, seleziona "Create agent" 

Si apre l'interfaccia leggera di Copilot Studio pensata per creare agent in modo rapido.

Passaggio 2: descrivi ciò che vuoi

Usa un prompt come questo:

Build an agent that answers questions about our product launch milestones

Sii specifico. Descrizioni vaghe producono agent che non sanno cosa fare.

Passaggio 3: collega le tue origini dati 

Copilot suggerisce fonti pertinenti, ma puoi selezionarle manualmente. Buone fonti includono:

• Siti di progetto su SharePoint
• Chat di Teams dai canali rilevanti
• Trascrizioni delle riunioni di pianificazione

Parti dalla documentazione principale. Collegare troppe fonti confonde l'agent e diluisce la qualità delle risposte.

Passaggio 4: testa con domande realistiche

Un po' di QA è sempre saggio.

When is the next product launch event?

Who is responsible for the marketing campaign?

Vedrai che l'agent indica le fonti da cui ha tratto ogni risposta. Quando le risposte sono errate, sai quale fonte va corretta.

Passaggio 5: perfeziona in base ai risultati

Risposte vaghe di solito significano che l'agent ha bisogno di documenti sorgente più dettagliati. Aggiungili e testa di nuovo.

Gli agent di Copilot Studio rispondono alle domande attingendo alla knowledge base dell'organizzazione

Suggerimenti per risposte migliori degli agent

La qualità dell'agent dipende dalla qualità delle fonti. Collegare un agent a pagine SharePoint disordinate o obsolete produce risposte pessime. Documentazione pulita produce buone risposte.

Puoi anche specificare il formato di output nel prompt iniziale. Invece di "summarize my emails", prova "summarize my unread emails as a bulleted list in HTML, prioritized by urgency." Istruzioni specifiche producono risultati migliori.

Copilot Studio leggero vs completo

La versione completa di Copilot Studio è per i team IT che distribuiscono agent a livello organizzativo. Si collega a strumenti esterni come ServiceNow e Jira, ha controlli di sicurezza personalizzati e gestisce logiche ramificate complesse. La maggior parte degli utenti non ha bisogno di queste funzionalità, e la versione leggera coprirà i problemi più comuni. 

Nota importante: App Builder e Workflows sono in realtà agent a loro volta; sono agent specializzati che Microsoft ha costruito per aiutarti a creare altre cose. Li trovi nella sezione Built by Microsoft insieme a Researcher e Analyst. Aggiungili alla sidebar e appuntali per un accesso rapido.

Gestire sicurezza e autorizzazioni

Gli amministratori IT spesso chiedono: "Chi può vedere cosa?" quando incontrano per la prima volta questi strumenti. È una domanda legittima, e la risposta sta nel modo in cui sicurezza e permessi sono integrati direttamente nell'ambiente M365.

Come funziona la sicurezza

Tutto resta nel tuo tenant M365. I tuoi dati non escono dalla tua organizzazione. La sicurezza esistente si applica automaticamente. Se qualcuno non può accedere normalmente a un documento SharePoint, un agent non glielo mostrerà.

La sicurezza non necessita di una configurazione separata per app o workflow. Ereditano i permessi M365. Un tracker delle attrezzature usa gli stessi permessi della SharePoint List su cui è costruito.

Per gli amministratori IT: App Builder crea automaticamente siti SharePoint per ogni app. Vorrai avere visibilità su ciò che i dipendenti stanno creando. La buona notizia? Gli utenti possono collegarsi solo alle loro istanze personali di SharePoint, non a origini dati enterprise. Questa limitazione aiuta con la governance.

Controlli amministrativi

Gli admin possono controllare chi crea e condivide questi strumenti tramite il centro di amministrazione M365. Vai alla sezione Agent Inventory per vedere tutto ciò che le persone hanno creato.

Puoi impostare permessi per gruppo: chi può creare strumenti, chi può condividerli e chi può solo usare quelli condivisi. Puoi anche controllare se gli strumenti possono connettersi a origini dati esterne o inviare comunicazioni esterne.

Conformità

Tutto genera log di audit, inclusi chi ha creato cosa, quando e chi vi ha avuto accesso. Questi log funzionano con la tua configurazione di audit M365 esistente.

La residenza dei dati segue la tua configurazione M365. Se il tuo tenant archivia i dati in regioni specifiche per conformità, gli strumenti Copilot rispettano tali confini. GDPR, HIPAA, qualsiasi cosa si applichi al tuo ambiente M365 si applica anche qui.

Best practice

L'esperienza con questi strumenti rivela schemi efficaci e errori da evitare.

Scrivi prompt efficaci

Ecco cosa ho imparato.

• Sii specifico. "Create an app to track stuff" produce risultati scarsi. "Create an app to track marketing campaign tasks with fields for task name, owner, deadline, status, and priority" funziona meglio.
• Dai un nome alla tua app nel prompt. Senza un nome specificato, Copilot genera nomi generici come Untitled_App_2847 che sono difficili da cambiare dopo. Aggiungi "The app should be called [name]" al tuo prompt iniziale.
• Per workflow e agent, aggiungi contesto. Invece di "summarize my emails", usa "summarize my unread emails, prioritizing messages from our CEO and key clients. Format as a bulleted list with action items by priority." Il dettaglio extra migliora notevolmente i risultati.
• Non specificare tutto subito. Parti dalle basi, testa, poi perfeziona. Questo fa emergere i bisogni reali rispetto a quelli presunti.
• Elimina i dati di esempio. App Builder include dati fittizi quando crea le app. Dimenticarsi di eliminarli può creare confusione quando qualcuno pensa che "Sample Client A" sia reale.

Sapere quando usare ciascuno

Spero che ora tu abbia un'idea di quando usare ognuno di questi nuovi strumenti entusiasmanti:

• Usa App Builder quando più persone devono vedere e aggiornare gli stessi dati strutturati. Tracciamento attrezzature, tracciamento progetti, pianificazione campagne.
• Usa Workflows per attività ripetitive tra app M365. Promemoria del lunedì per le scadenze, aggiornamenti di stato automatici e email pianificate.
• Usa Copilot Studio quando le persone fanno ripetutamente le stesse domande. Informazioni sul lancio prodotto, FAQ di onboarding, richieste di stato progetto.

Gli strumenti possono essere combinati. Un'app traccia i dati di progetto, un workflow invia aggiornamenti settimanali su quei progetti e un agent risponde alle domande sullo stato. Ogni strumento gestisce ciò che sa fare meglio, ma funzionano anche insieme.

Conclusione

Questi strumenti hanno cambiato il modo in cui molte persone affrontano l'automazione sul lavoro. Invece di aspettare giorni che l'IT costruisca soluzioni o passare ore a imparare Power Apps, puoi descrivere ciò di cui hai bisogno e ottenere una soluzione funzionante in pochi minuti.

Inizia in piccolo. Crea un'app per tracciare una cosa di cui il tuo team ha bisogno. Automatizza un'attività che ogni settimana ti fa perdere tempo. Crea un agent che risponde a una domanda frequente. Un semplice tracker delle attrezzature richiede dieci minuti per essere costruito e può far risparmiare ore di lavoro manuale.

Per saperne di più su Microsoft 365 e gli strumenti di AI, dai un'occhiata ai nostri corsi Introduction to Microsoft Copilot e Understanding Prompt Engineering. Per tutorial correlati, vedi i nostri tutorial su Excel Copilot e Copilot in Word.

Le barriere tecniche all'automazione si stanno abbassando. Non ti servono più competenze di coding o ticket IT. Ti basta conoscere il tuo lavoro abbastanza bene da descrivere ciò di cui hai bisogno.