Copilot App Builder: Apps en workflows maken in Microsoft 365

App-componenten begrijpen

Achter de schermen maakt App Builder een nieuwe SharePoint-site met een Microsoft List om je gegevens op te slaan. Je kunt geen verbinding maken met bestaande Lists of andere gegevensbronnen. Dat is om een goede reden; het houdt alles eenvoudig en veilig.

Het voordeel? Je kunt SharePoint rechtstreeks openen en daar gegevens toevoegen. Het synchroniseert direct met je app. In bulk items toevoegen in SharePoint is vaak sneller dan door de appinterface klikken.

Apps leven binnen de App Builder-agent, niet in je applauncher. Om een app te openen, ga je terug naar App Builder en selecteer je deze in Mijn apps. Dat is in het begin even wennen—de apps verschijnen niet in je Microsoft 365-appmenu.

Wanneer je App Builder gebruikt

App Builder blinkt uit in het bijhouden van gegevens waarbij meerdere mensen informatie moeten zien en bijwerken. Materiaalbeheer, artikelideeën en projectmijlpalen zijn goede use-cases. Het is ook perfect voor eenvoudige dataverzameling.

Het is ook waardevol voor snelle prototypes. Iets in tien minuten bouwen, aan je team laten zien en feedback krijgen is beter dan uren investeren in plannen.

Wat niet werkt: App Builder kan geen e-mails sturen of acties triggeren. Een app bouwen die je mailt wanneer iemand materiaal uitleent, vereist een combinatie met Workflows. Je kunt ook geen afbeeldingen direct uploaden; je moet in plaats daarvan afbeeldings-URL's gebruiken.

Taken automatiseren met Workflows

Ik had een collega die elke maandag twee uur besteedde aan het kopiëren van taken en het sturen van e-mails. Workflows zou precies dit soort inefficiëntie in bedrijfsprocessen oplossen. Het verbindt Outlook, Teams, SharePoint, Planner en andere M365-apps om repetitief werk te automatiseren.

Een wekelijkse deadlineherinnering maken

Zo bouw je een workflow die elke maandagochtend wekelijkse deadlineherinneringen verstuurt.

Stap 1: Open Copilot en navigeer naar de Workflows-functie 

De interface richt zich op conversatiegestuurd workflows maken in plaats van visuele flowbuilders.

Stap 2: Beschrijf de workflow in natuurlijke taal

In plaats van logica te bouwen met triggers en connectors, vertel je Copilot gewoon wat het moet doen:

Send a Teams message every Monday with the upcoming week's deadlines from PlannerMogelijk gemaakt door

Stap 3: Kijk hoe Copilot het bouwt 

Je ziet hoe het de trigger (elke maandag), de gegevensbron (Planner) en de actie (Teams-bericht) bepaalt. Dit duurt ongeveer 30 seconden.

Stap 4: Verfijn via een gesprek 

Voorwaarden toevoegen is eenvoudig:

Also send a reminder one day before approval deadlinesMogelijk gemaakt door

Copilot voegt die logica automatisch toe.

Stap 5: Bekijk een voorbeeld vóór activeren 

Controleer hoe de berichten eruitzien en wanneer ze worden verzonden. Timingfouten nu oppikken voorkomt later problemen.

Stap 6: Activeer het 

De workflow draait vanaf dat moment automatisch. Typische workflows voeren in 30-45 seconden uit. Je ziet de uitvoeringstijden per stap, wat helpt bij het oplossen van problemen.

Waar Workflows mee kan verbinden

Workflows gebruikt dezelfde infrastructuur als Power Automate, dus het verbindt met de meeste M365-services: Outlook, Teams, SharePoint, Planner, OneDrive en zelfs Salesforce. Het verbindt ook met Microsoft Dataverse.

Sommige connectors zijn mogelijk niet beschikbaar, afhankelijk van de configuratie van je omgeving. Gmail is bijvoorbeeld in bepaalde enterprise-omgevingen mogelijk niet toegankelijk.

Workflows kan ook berekeningen uitvoeren. Als je vraagt om de kortste tijd tussen taken te vinden, bepaalt het automatisch de logica.

Workflows aanpassen nadat ze draaien

Een workflow wijzigen doe je via een gesprek:

Change the Monday message to 9AM instead of 8AMMogelijk gemaakt door

Geen menu's doorlopen. Geen instellingen zoeken. Gewoon de wijziging beschrijven.

De uitvoeringsgeschiedenis in het M365-beheercentrum laat zien wanneer workflows draaiden en of ze zijn geslaagd. Dit helpt bij het oplossen van fouten, zoals wanneer een workflow probeert te mailen naar iemand die niet in je organisatie bestaat.

Intelligente agents maken met Copilot Studio

Agents verschillen van apps en workflows. In plaats van gegevens bij te houden of taken te automatiseren, beantwoorden ze vragen met de informatie van je organisatie. Een agent kan terugkerende vragen als "When is the next product launch meeting?" of "Who's handling marketing?" afvangen zodat jij dat niet hoeft te doen.

Een assistent voor productlanceringen bouwen

Zo bouw je een agent voor een productlancering. Het proces is eenvoudiger dan het klinkt.

Stap 1: Kies in Copilot "Create agent" 

Dit opent de lichtgewicht Copilot Studio-interface voor snelle agentcreatie.

Stap 2: Beschrijf wat je wilt

Gebruik een prompt zoals deze:

Build an agent that answers questions about our product launch milestonesMogelijk gemaakt door

Wees specifiek. Vage beschrijvingen leveren agents op die niet weten wat ze moeten doen.

Stap 3: Verbind je gegevensbronnen 

Copilot stelt relevante bronnen voor, maar je kunt ze handmatig selecteren. Goede bronnen zijn onder meer:

• SharePoint-projectsites
• Teams-chat uit relevante kanalen
• Vergaderingstranscripten van planningssessies

Begin met kern­documentatie. Te veel bronnen koppelen verwart de agent en verzwakt de kwaliteit van antwoorden.

Stap 4: Test met realistische vragen

Een beetje QA is altijd verstandig.

When is the next product launch event?Mogelijk gemaakt door

Who is responsible for the marketing campaign?Mogelijk gemaakt door

Je ziet dat de agent vermeldt waar elk antwoord is gevonden. Als antwoorden verkeerd zijn, weet je welke bron moet worden aangepast.

Stap 5: Verfijn op basis van resultaten

Vage antwoorden betekenen meestal dat de agent meer gedetailleerde brondocumenten nodig heeft. Voeg die toe en test opnieuw.

Copilot Studio-agents beantwoorden vragen vanuit de kennisbank van een organisatie

Tips voor betere agentantwoorden

De kwaliteit van een agent hangt af van de bronkwaliteit. Een agent koppelen aan rommelige, verouderde SharePoint-pagina's levert slechte antwoorden op. Schone documentatie levert goede antwoorden op.

Je kunt ook het uitvoerformaat specificeren in je eerste prompt. In plaats van "summarize my emails" kun je beter "summarize my unread emails as a bulleted list in HTML, prioritized by urgency" gebruiken. Specifieke instructies geven betere resultaten.

Lichtgewicht versus volledige Copilot Studio

De volledige Copilot Studio is voor IT-teams die agents organisatiebreed uitrollen. Het verbindt met externe tools zoals ServiceNow en Jira, heeft aangepaste beveiligingscontroles en handelt complexe vertakkingslogica af. De meeste gebruikers hebben deze functies niet nodig, en de lichtgewicht versie dekt de meest voorkomende problemen. 

Belangrijke opmerking: App Builder en Workflows zijn eigenlijk zelf agents; het zijn gespecialiseerde agents die Microsoft heeft gebouwd om je te helpen andere dingen te maken. Je vindt ze in de sectie Gemaakt door Microsoft naast Researcher en Analyst. Voeg ze toe aan je zijbalk en pin ze voor snelle toegang.

Beveiliging en machtigingen beheren

IT-beheerders vragen vaak: "Wie kan wat zien?" wanneer ze deze tools voor het eerst zien. Een terechte vraag, en het antwoord zit in hoe beveiliging en machtigingen direct in de M365-omgeving zijn ingebouwd.

Hoe beveiliging werkt

Alles blijft binnen je M365-tenant. Je gegevens verlaten je organisatie niet. Bestaande beveiliging is automatisch van toepassing. Als iemand normaal geen toegang heeft tot een SharePoint-document, zal een agent het ook niet tonen.

Beveiliging heeft geen aparte configuratie nodig voor apps of workflows. Ze erven M365-machtigingen. Een materiaaltracker gebruikt dezelfde rechten als de SharePoint List waarop hij is gebouwd.

Voor IT-beheerders: App Builder maakt automatisch SharePoint-sites voor elke app. Je wilt zicht hebben op wat medewerkers bouwen. Goed nieuws: gebruikers kunnen alleen verbinden met hun persoonlijke SharePoint-instanties, niet met enterprise-gegevensbronnen. Deze beperking helpt bij governance.

Beheerfuncties

Beheerders kunnen via het M365-beheercentrum bepalen wie deze tools mag maken en delen. Ga naar de sectie Agent Inventory om alles te zien wat mensen hebben gebouwd.

Je kunt machtigingen per groep instellen: wie tools kan maken, wie ze kan delen en wie alleen gedeelde tools kan gebruiken. Je kunt ook bepalen of tools verbinding mogen maken met externe gegevensbronnen of externe communicatie mogen verzenden.

Compliance

Alles genereert auditlogs, inclusief wie wat heeft gemaakt, wanneer en wie er toegang toe had. Deze logs werken met je bestaande M365-auditinstelling.

Gegevensresidentie volgt je M365-configuratie. Als je tenant gegevens om compliance-redenen in specifieke regio's opslaat, respecteren Copilot-tools die grenzen. AVG, HIPAA—wat op jouw M365-omgeving van toepassing is, geldt hier ook.

Best practices

Ervaring met deze tools laat patronen zien die werken en fouten die je beter vermijdt.

Schrijf effectieve prompts

Dit zijn dingen die ik heb geleerd.

• Wees specifiek. "Create an app to track stuff" levert slechte resultaten op. "Create an app to track marketing campaign tasks with fields for task name, owner, deadline, status, and priority" werkt beter.
• Geef je app een naam in de prompt. Zonder opgegeven naam genereert Copilot generieke namen zoals Untitled_App_2847 die later lastig te wijzigen zijn. Voeg "The app should be called [name]" toe aan je eerste prompt.
• Voor workflows en agents geef context. In plaats van "summarize my emails" gebruik je "summarize my unread emails, prioritizing messages from our CEO and key clients. Format as a bulleted list with action items by priority." Die extra details verbeteren de resultaten aanzienlijk.
• Specificeer niet alles in één keer. Begin met de basis, test en verfijn dan. Zo komen werkelijke behoeften boven tafel in plaats van aannames.
• Verwijder de voorbeeldgegevens. App Builder voegt nepgegevens toe wanneer het apps maakt. Als je vergeet die te verwijderen, kan dat verwarring veroorzaken wanneer iemand denkt dat "Sample Client A" echt is.

Weet wanneer je welke gebruikt

Hopelijk heb je nu een idee wanneer je elk van deze nieuwe tools gebruikt:

• Gebruik App Builder wanneer meerdere mensen dezelfde gestructureerde data moeten zien en bijwerken. Materiaalbeheer, projecttracking, campagneplanning.
• Gebruik Workflows voor repetitieve taken over M365-apps heen. Maandag-deadlineherinneringen, automatische statusupdates en geplande e-mails.
• Gebruik Copilot Studio wanneer mensen herhaaldelijk dezelfde vragen stellen. Informatie over productlanceringen, onboarding-FAQ's, vragen over projectstatus.

Tools zijn te combineren. Een app houdt projectgegevens bij, een workflow stuurt wekelijkse updates over die projecten, en een agent beantwoordt vragen over de projectstatus. Elke tool doet waar hij goed in is, maar ze werken ook samen.

Conclusie

Deze tools hebben veranderd hoe veel mensen naar automatisering op het werk kijken. In plaats van dagen te wachten tot IT iets bouwt of uren te besteden aan het leren van Power Apps, kun je beschrijven wat je nodig hebt en in minuten een werkende oplossing krijgen.

Begin klein. Bouw een app om één ding bij te houden dat je team nodig heeft. Automatiseer één taak die elke week tijd kost. Maak een agent die één veelgestelde vraag beantwoordt. Een eenvoudige materiaaltracker kost tien minuten om te bouwen en kan uren handwerk besparen.

Wil je meer leren over Microsoft 365 en AI-tools? Bekijk onze cursus Introduction to Microsoft Copilot en Understanding Prompt Engineering. Voor gerelateerde tutorials, zie onze tutorials over Excel Copilot en Copilot in Word.

De technische drempels voor automatisering dalen. Je hebt geen programmeervaardigheden of IT-tickets meer nodig. Je hoeft alleen je werk goed genoeg te begrijpen om te kunnen beschrijven wat je nodig hebt.