Copilot App Builder: Microsoft 365’te Uygulamalar ve İş Akışları Oluşturun

Uygulama bileşenlerini anlamak

Arka planda, App Builder verilerinizi depolamak için bir Microsoft List içeren yeni bir SharePoint sitesi oluşturur. Mevcut List’lere veya diğer veri kaynaklarına bağlanamazsınız. Bunun iyi bir nedeni var; işleri basit ve güvenli tutar.

Faydası ne? SharePoint’i doğrudan açıp oradan veri ekleyebilirsiniz. Uygulamanızla anında senkronize olur. SharePoint’te toplu giriş yapmak, çoğu zaman uygulama arayüzünde tıklamaktan daha hızlıdır.

Uygulamalar uygulama başlatıcınızda değil, App Builder aracısının içinde yaşar. Bir uygulamayı açmak için App Builder’a dönün ve Uygulamalarım bölümünden seçin. Başta kafa karıştırıcı olabilir—uygulamalar Microsoft 365 uygulama menünüzde görünmez.

App Builder’ı ne zaman kullanmalı

App Builder, birden çok kişinin bilgileri görmesi ve güncellemesi gereken veri takibinde çok iyidir. Ekipman takibi, makale fikirleri ve proje kilometre taşları iyi kullanım örnekleridir. Basit veri toplama için de idealdir.

Hızlı prototipler için de değerlidir. On dakikada bir şeyler inşa etmek, ekibinize göstermek ve geri bildirim almak; planlamaya saatler harcamaktan daha iyidir.

Ne işe yaramaz: App Builder e-posta gönderemez veya eylem tetikleyemez. Biri ekipmanı teslim aldığında size e-posta gönderen bir uygulama oluşturmak, Workflows ile birlikte kullanmayı gerektirir. Ayrıca doğrudan görsel yükleyemezsiniz; bunun yerine görsel URL’leri kullanmanız gerekir.

Workflows ile Görevleri Otomatikleştirme

Bir meslektaşım her Pazartesi iki saatini görevleri kopyalayıp e-posta göndermeye harcardı. Workflows tam da bu tür iş süreci verimsizliklerini çözer. Outlook, Teams, SharePoint, Planner ve diğer M365 uygulamalarını birbirine bağlayarak tekrarlı işleri otomatikleştirir.

Haftalık son tarih hatırlatıcı oluşturma

İşte her Pazartesi sabahı haftalık son tarih hatırlatıcıları gönderen bir iş akışının nasıl oluşturulacağı.

Adım 1: Copilot’u açın ve Workflows özelliğine gidin 

Arayüz, görsel akış oluşturucular yerine konuşarak iş akışı oluşturmaya odaklanır.

Adım 2: İş akışını doğal dille tarif edin

Tetikleyiciler ve bağlayıcılarla mantık kurmak yerine, Copilot’a ne yapacağını söylersiniz:

Send a Teams message every Monday with the upcoming week's deadlines from PlannerAltyapı:

Adım 3: Copilot’un oluşturmasını izleyin 

Tetikleyiciyi (her Pazartesi), veri kaynağını (Planner) ve eylemi (Teams mesajı) nasıl belirlediğini görürsünüz. Yaklaşık 30 saniye sürer.

Adım 4: Konuşarak iyileştirin 

Koşul eklemek çok basittir:

Also send a reminder one day before approval deadlinesAltyapı:

Copilot bu mantığı otomatik olarak ekler.

Adım 5: Etkinleştirmeden önce önizleyin 

Mesajların nasıl görüneceğini ve ne zaman gönderileceğini kontrol edin. Zamanlama sorunlarını burada yakalamak, sonradan yaşanacak problemleri önler.

Adım 6: Etkinleştirin 

İş akışı bundan sonra otomatik olarak çalışır. Tipik iş akışları 30-45 saniyede yürütülür. Her adım için yürütme sürelerini görebilirsiniz; bu, sorun gidermeye yardımcı olur.

Workflows nelerle bağlanabilir

Workflows, Power Automate ile aynı altyapıyı kullanır; bu nedenle çoğu M365 hizmetine bağlanır: Outlook, Teams, SharePoint, Planner, OneDrive ve hatta Salesforce. Ayrıca Microsoft Dataverse ile de bağlanır.

Bazı bağlayıcılar, ortam yapılandırmanıza bağlı olarak kullanılamayabilir. Örneğin Gmail, bazı kurumsal kurulumlarda erişilebilir olmayabilir.

Workflows ayrıca hesaplamalar yapabilir. Görevler arasındaki en kısa süreyi bulmasını istemek, mantığı kendiliğinden kurmasını sağlar.

Çalışan iş akışlarını değiştirme

Bir iş akışını değiştirmek konuşarak yapılır:

Change the Monday message to 9AM instead of 8AMAltyapı:

Menülerde tıklama yok. Ayar arama yok. Sadece değişikliği tarif edin.

M365 yönetim merkezindeki yürütme geçmişi, iş akışlarının ne zaman çalıştığını ve başarılı olup olmadıklarını gösterir. Bu, örneğin iş akışı kuruluşunuzda var olmayan birine e-posta göndermeye çalıştığında, başarısızlıkları çözmeye yardımcı olur.

Copilot Studio ile Akıllı Aracılar Oluşturma

Aracılar, uygulama ve iş akışlarından farklıdır. Veri takibi veya görev otomasyonu yerine, kuruluşunuzun bilgilerini kullanarak soruları yanıtlarlar. Bir aracı, "Bir sonraki ürün lansmanı toplantısı ne zaman?" veya "Pazarlamayı kim yürütüyor?" gibi tekrar eden soruları sizin yerinize yanıtlayabilir.

Bir ürün lansmanı asistanı oluşturma

İşte bir ürün lansmanı aracısının nasıl oluşturulacağı. Süreç göründüğünden daha basittir.

Adım 1: Copilot’ta "Create agent" seçin 

Bu, hızlı aracı oluşturma için tasarlanmış hafif Copilot Studio arayüzünü açar.

Adım 2: Ne istediğinizi tarif edin

Şu tür bir istem kullanın:

Build an agent that answers questions about our product launch milestonesAltyapı:

Spesifik olun. Belirsiz açıklamalar, ne yapacağını bilmeyen aracılar üretir.

Adım 3: Veri kaynaklarınızı bağlayın 

Copilot ilgili kaynaklar önerecek, ancak elle de seçebilirsiniz. İyi kaynaklar şunlardır:

• SharePoint proje siteleri
• İlgili kanallardan Teams sohbetleri
• Planlama oturumlarından toplantı dökümleri

Önce çekirdek dokümantasyonla başlayın. Çok fazla kaynağı bağlamak aracıyı şaşırtır ve yanıt kalitesini düşürür.

Adım 4: Gerçekçi sorularla test edin

Biraz QA yapmak her zaman akıllıca olur.

When is the next product launch event?Altyapı:

Who is responsible for the marketing campaign?Altyapı:

Aracının her yanıtı nereden bulduğunu kaynak gösterdiğini göreceksiniz. Yanıtlar yanlış olduğunda, hangi kaynağın düzeltilmesi gerektiğini bilirsiniz.

Adım 5: Sonuçlara göre iyileştirin

Belirsiz yanıtlar genellikle aracının daha ayrıntılı kaynak belgelerine ihtiyaç duyduğu anlamına gelir. Onları ekleyin ve tekrar test edin.

Copilot Studio aracılarının yanıtları kuruluşun bilgi tabanından gelir

Daha iyi aracı yanıtları için ipuçları

Aracı kalitesi, kaynak kalitesine bağlıdır. Dağınık, güncel olmayan SharePoint sayfalarına bağlanan bir aracı berbat yanıtlar üretir. Temiz dokümantasyon iyi yanıtlar üretir.

Başlangıç isteminizde çıktı biçimini de belirtebilirsiniz. "E-postalarımı özetle" yerine, "okunmamış e-postalarımı aciliyete göre önceliklendirilmiş HTML madde işaretli liste olarak özetle" deyin. Spesifik talimatlar daha iyi sonuç verir.

Hafif sürüm vs. tam Copilot Studio

Tam kapsamlı Copilot Studio, aracıları tüm kuruluş genelinde dağıtan BT ekipleri içindir. ServiceNow ve Jira gibi harici araçlara bağlanır, özel güvenlik kontrolleri sunar ve karmaşık dallanma mantığını yönetir. Çoğu kullanıcının bu özelliklere ihtiyacı yoktur; hafif sürüm en yaygın sorunları çözer. 

Önemli not: App Builder ve Workflows aslında kendileri de birer aracıdır; Microsoft’un sizin başka şeyler oluşturmanıza yardımcı olmak için tasarladığı uzmanlaşmış aracılardır. Onları Microsoft tarafından oluşturuldu bölümünde, Researcher ve Analyst ile birlikte bulacaksınız. Kenar çubuğunuza ekleyin ve kolay erişim için sabitleyin.

Güvenlik ve İzinleri Yönetme

BT yöneticileri bu araçlarla ilk karşılaştıklarında sıklıkla "Kim neyi görebilir?" diye sorar. Yerinde bir soru ve yanıt, güvenlik ile izinlerin M365 ortamına doğrudan gömülü olmasında yatar.

Güvenlik nasıl işler

Her şey M365 kiracınızda kalır. Verileriniz kuruluşunuzdan çıkmaz. Mevcut güvenlik otomatik olarak uygulanır. Biri normalde bir SharePoint belgesine erişemiyorsa, bir aracı da ona göstermez.

Güvenliğin uygulamalar veya iş akışları için ayrı bir yapılandırmaya ihtiyacı yoktur. M365 izinlerini devralırlar. Bir ekipman takipçisi, üzerine kurulu olduğu SharePoint List ile aynı izinleri kullanır.

BT yöneticileri için: App Builder, her uygulama için otomatik olarak SharePoint siteleri oluşturur. Çalışanların neler oluşturduğunu görebilmek isteyeceksiniz. İyi haber şu ki kullanıcılar yalnızca kişisel SharePoint örneklerine bağlanabilir, kurumsal veri kaynaklarına değil. Bu sınırlama, yönetişime yardımcı olur.

Yönetici kontrolleri

Yöneticiler, bu araçları kimin oluşturacağını ve paylaşacağını M365 yönetim merkezi üzerinden kontrol edebilir. Agent Inventory bölümüne giderek insanların neler oluşturduğunu görün.

Gruba göre izinler ayarlayabilirsiniz: kim araç oluşturabilir, kim paylaşabilir ve kim yalnızca paylaşılan araçları kullanabilir. Ayrıca araçların harici veri kaynaklarına bağlanıp bağlanamayacağını veya harici iletişim gönderip gönderemeyeceğini kontrol edebilirsiniz.

Uyumluluk

Kim neyi, ne zaman oluşturdu ve kimin eriştiği dahil her şey için denetim günlükleri üretilir. Bu günlükler mevcut M365 denetim kurulumunuzla çalışır.

Veri yerleşimi, M365 yapılandırmanızı takip eder. Kiracınız uyumluluk için verileri belirli bölgelerde saklıyorsa, Copilot araçları bu sınırlara saygı duyar. GDPR, HIPAA; M365 ortamınız için ne geçerliyse burada da geçerlidir.

En İyi Uygulamalar

Bu araçlarla deneyim, işe yarayan kalıpları ve kaçınılması gereken hataları ortaya koyar.

Etkili istemler yazın

İşte öğrendiklerim.

• Spesifik olun. "Bir şeyleri takip eden bir uygulama oluştur" zayıf sonuçlar verir. "Görev adı, sahibi, son tarih, durum ve öncelik alanlarına sahip pazarlama kampanyası görevlerini takip eden bir uygulama oluştur" daha iyi çalışır.
• Uygulamanıza isteminizde isim verin. Belirli bir ad olmadan Copilot, sonradan değiştirmesi zor olan Untitled_App_2847 gibi jenerik adlar üretir. İlk isteminize "Uygulamanın adı [ad] olmalı" ifadesini ekleyin.
• İş akışları ve aracılar için bağlam ekleyin. "E-postalarımı özetle" yerine, "okunmamış e-postalarımı, CEO’muzdan ve kilit müşterilerden gelenleri önceliklendirerek özetle. Önceliğe göre eylem öğeleriyle madde işaretli liste olarak biçimlendir." Ek ayrıntılar sonuçları ciddi biçimde iyileştirir.
• Her şeyi baştan belirtmeyin. Temelden başlayın, test edin, sonra iyileştirin. Bu, varsayılan ihtiyaçlar yerine gerçek ihtiyaçları ortaya çıkarır.
• Örnek verileri silin. App Builder uygulama oluştururken sahte veriler ekler. Silmeyi unutmak, birinin "Örnek Müşteri A"yı gerçek sanmasına yol açıp kafa karışıklığı yaratabilir.

Her birini ne zaman kullanacağınızı bilin

Umarım artık bu heyecan verici yeni araçların her birini ne zaman kullanacağınız konusunda bir fikriniz vardır:

• App Builder’ı kullanın birden çok kişinin aynı yapılandırılmış verileri görmesi ve güncellemesi gerektiğinde. Ekipman takibi, proje takibi, kampanya planlaması.
• Workflows’u kullanın M365 uygulamaları genelindeki tekrarlayan görevler için. Pazartesi son tarih hatırlatıcıları, otomatik durum güncellemeleri ve zamanlanmış e-postalar.
• Copilot Studio’yu kullanın insanlar aynı soruları tekrar tekrar sorduğunda. Ürün lansmanı bilgileri, işe alıştırma SSS’leri, proje durum sorguları.

Araçlar birleştirilebilir. Bir uygulama proje verilerini takip eder, bir iş akışı bu projeler hakkında haftalık güncellemeler gönderir ve bir aracı proje durumuna ilişkin soruları yanıtlar. Her araç en iyi yaptığı işi üstlenir, ama birlikte de çalışırlar.

Sonuç

Bu araçlar, pek çok kişinin iş yeri otomasyonuna yaklaşımını değiştirdi. BT’nin günlerce çözüm üretmesini beklemek veya Power Apps öğrenmek için saatler harcamak yerine, ihtiyacınızı tarif ediyor ve dakikalar içinde çalışan bir çözüm elde ediyorsunuz.

Küçük başlayın. Ekibinizin ihtiyaç duyduğu tek bir şeyi takip edecek bir uygulama oluşturun. Her hafta zaman kaybettiren tek bir görevi otomatikleştirin. Sık sorulan tek bir soruyu yanıtlayan bir aracı oluşturun. Basit bir ekipman takipçisi on dakikada oluşturulur ve saatlerce manuel çalışmayı kurtarır.

Microsoft 365 ve yapay zeka araçları hakkında daha fazla bilgi için Introduction to Microsoft Copilot kursumuza ve Understanding Prompt Engineering kursumuza göz atın. İlgili eğitimler için Excel Copilot ve Copilot in Word eğitimlerimize bakın.

Otomasyona yönelik teknik engeller düşüyor. Artık kodlama becerilerine veya BT taleplerine ihtiyacınız yok. Yalnızca işinizi yeterince iyi anlayıp ihtiyacınızı tarif etmeniz gerekiyor.