Microsoft Excel è probabilmente lo strumento per i dati più utilizzato al mondo. La sua facilità d’uso e l’interfaccia semplice permettono a chiunque di lavorare con i dati con quasi nessuna barriera d’ingresso e di eseguire diversi tipi di operazioni come modificare dataset, applicare formule e funzioni, visualizzare i dati e altro ancora. Tuttavia, man mano che i dati aumentano in volume e complessità, diventa più difficile fare lavoro sui dati efficace in Excel. È qui che entra in gioco un altro strumento Microsoft: Power BI.
Power BI è uno strumento di business intelligence efficiente e potente, pensato per gestire e analizzare i dati e creare dashboard dinamici e interattivi che possono essere facilmente condivisi con gli altri. Pur avendo un’interfaccia simile a quella di Excel, Power BI potenzia la capacità di Excel di dare autonomia ai professionisti non programmatori nell’era guidata dai dati. Per fortuna, questo significa che gli esperti di Excel possono imparare facilmente Power BI ed estendere le proprie competenze sui dati. In questo articolo, vedremo come gli utenti Excel possono iniziare con Power BI rispondendo alle seguenti domande:
- Che cos’è Power BI?
- I vantaggi di Power BI rispetto a Excel
- Come iniziare con Power BI con un semplice tutorial
Che cos’è Power BI?
Power BI è un potente strumento di business intelligence che ti permette di comunicare insight in modo efficace tramite visualizzazioni dei dati personalizzabili e facili da usare. La sua interfaccia drag and drop consente a professionisti senza competenze di coding di progettare, pubblicare e condividere dashboard complessi e personalizzabili. Un numero crescente di organizzazioni utilizza Power BI, con oltre 250.000 organizzazioni che lo usano oggi.
Power BI è composto da tre componenti principali, ciascuno con uno scopo diverso:
- Power BI Desktop—Un’applicazione desktop che offre strumenti per analisi e creazione. È gratuita e puoi scaricarla qui.
- Power BI Service—Una versione cloud di Power BI che offre un’editing leggero dei report e la possibilità di condividere e distribuire i report.
- Power BI Mobile—Una versione mobile di Power BI che ti consente di creare, visualizzare e condividere report in mobilità.
Esistono anche versioni a pagamento di Power BI come Power BI Pro e Power BI Premium, che abilitano funzionalità aggiuntive per collaborazione, governance dei dati, accesso all’app mobile e altro. Power BI Pro è inoltre incluso nel piano Microsoft Office 365 E5: il che significa che è molto probabile che tu abbia già accesso se la tua organizzazione usa Microsoft Office.
Per iniziare, però, puoi tranquillamente rimanere su Power BI Desktop, dato che tutto ciò che puoi fare in Desktop è applicabile anche a Power BI Pro.
Se ti interessa un confronto tra Power BI e Tableau, dai un’occhiata al nostro articolo dedicato.
Vantaggi di Power BI rispetto a Excel
Dato il successo di Power BI e i diversi modi in cui può essere utilizzato, quali sono i suoi principali vantaggi rispetto a Excel? Pur potendone elencare molti, ecco i 3 principali.
1. Archiviare ed elaborare grandi quantità di dati
Un grande vantaggio di Power BI è la capacità di lavorare rapidamente con dataset di grandi dimensioni. In effetti, è difficile lavorare in Excel se un file supera i 500 MB o è più lungo di 1 milione di righe. Inoltre, Power BI può collegare facilmente tabelle separate, ampliando la possibilità di unire i dataset con facilità. Anche in questo Power BI brilla rispetto a Excel.
2. Progettare dashboard e visualizzazioni potenti
Sebbene Excel offra funzionalità di base per la visualizzazione dei dati, il principale vantaggio di lavorare in Power BI è la possibilità di progettare e pubblicare report e dashboard accattivanti, interattivi e personalizzabili. Per farti un’idea di questi report in azione, puoi visitare la galleria della community di Power BI, che ospita un’ampia gamma di dashboard e report sviluppati da professionisti. Un esempio della potenza delle visualizzazioni in Power BI è la funzione di cross-filtering, che consente a chi consulta i dati di filtrare un report in base a una o più dimensioni.
3. Funzionalità di collaborazione migliori e più semplici
Un altro vantaggio chiave di Power BI rispetto a Excel è rappresentato dalle funzionalità di collaborazione e condivisione. Ad esempio, gli analisti possono collaborare su dashboard e visualizzazioni con funzioni come commenti e annotazioni. Inoltre, puoi impostare livelli di accesso granulare per i dashboard e i relativi dataset, una funzione chiamata sicurezza a livello di riga, o impedire che nei report vengano condivisi dati non aggiornati. Questo rende Power BI più adatto di Excel ai flussi di lavoro moderni e distribuiti.
Iniziare con Power BI
Ora che abbiamo visto i principali vantaggi di Power BI rispetto a Excel, vediamo come qualsiasi esperto di Excel può iniziare il proprio percorso di apprendimento su Power BI. Questa sezione è divisa nei seguenti passaggi:
- Parti dalle basi
- Crea un semplice report
- Esercitati con i tuoi dati
- Combina le competenze Excel con Power BI
Impara le basi
Naturalmente, quando si passa a un nuovo strumento è sempre importante apprenderne i fondamenti. Tuttavia, è facile perdersi concentrandosi solo sulle basi e sulla teoria dietro il lavoro con Power BI. Come regola pratica, impara abbastanza da poter iniziare a lavorare su analisi e visualizzazioni semplici, e fai crescere da lì fiducia e competenze. Per imparare le basi, ecco una lista di risorse utili:
- How to use Microsoft Power BI di Kevin Strartvert
- Corsi e percorsi Power BI di Microsoft
- Power BI Tutorial di Avi Singh
- Corso DataCamp Introduzione a Power BI
Crea un semplice report
Quando senti di avere abbastanza basi per iniziare, il modo migliore per imparare è esercitarti creando semplici dashboard e report. Puoi iniziare subito scaricando la app Power BI Desktop gratuita. Sebbene ci siano alcune limitazioni in termini di memoria e collaborazione, è più che sufficiente per partire con piccoli dataset. Ecco un tutorial passo passo per creare un semplice dashboard in Power BI.
Ottieni e carica i dati
Ci sono principalmente due modi per caricare i dati in Power BI. Il primo è fare clic sul pulsante Get Data dal menu e scegliere il tipo di dati che vuoi importare. Power BI supporta una varietà di tipi di dati, dai file Excel ai file SharePoint, e può persino connettersi ai database.
Se non hai ancora dataset con cui fare pratica, puoi provare anche un dataset di esempio, accessibile nella sezione evidenziata dal riquadro rosso al centro.
In questo tutorial, scaricheremo uno dei campioni disponibili in Power BI, chiamato il file di esempio Financial data. Dopo averlo scaricato, ti basta usare il pulsante Get Data e selezionare l’opzione Excel workbook. Quindi seleziona la tabella denominata financials e premi il pulsante Load.
Una volta caricata la tabella, puoi visualizzarla premendo su “Data View”, come vedi nella gif sotto. Noterai che l’interfaccia della visualizzazione dati di Power BI è molto simile a quella di Excel. Inoltre, puoi applicare operazioni simili, come rinominare, aggiungere ed eliminare colonne, filtrare i dati, sostituire i valori di una colonna e altro. Ad esempio, possiamo filtrare la colonna Country per rimuovere United States. È anche possibile ordinare la colonna in ordine crescente o decrescente.
Crea un report
Ora che i dati sono caricati in Power BI, possiamo creare un semplice report. Per creare un report, vai alla visualizzazione report evidenziata nella gif qui sotto.
In questo riquadro, sulla destra puoi vedere il nome della tabella e le relative colonne. In questo esempio, visualizziamo alcuni dati relativi ai campi Sales e Country. Per farlo, puoi selezionare i due campi e scegliere tra i diversi tipi di visualizzazioni disponibili nel pannello delle visualizzazioni. Puoi anche visualizzare raggruppamenti di dati, come “Sales by Country”.
Pubblica il report
Una volta terminato il report, sei pronto a condividere splendide visualizzazioni di dati interattive! Per condividere questo report, devi prima pubblicarlo nel Power BI Service. Ci sono tre passaggi:
- Seleziona Publish dopo aver fatto clic su File nel menu
- Scegli una destinazione, ad esempio My workspace, e premi il pulsante Select
- A questo punto, devi selezionare il link Open 'your-file-name' in Power BI. Ti verrà anche chiesto di accedere. Se non hai ancora un account registrato, potrai crearne uno nuovo.
Et voilà! Il nostro report è ora pubblicato nell’app Power BI Online. Se vuoi condividere il report con altre persone, devi fare clic sul pulsante Share in alto. Ci sono due modalità di condivisione. La prima è copiare il link del report e inviarlo ai colleghi. L’altra è condividerlo tramite Outlook o Teams. Tuttavia, è possibile condividere i report con altre persone solo con un’abbonamento a Power BI Pro o Power BI Premium.
