Vom Excel-Profi zu Power BI: So gelingt der Umstieg

Microsoft Excel ist vermutlich das am weitesten verbreitete Datentool der Welt. Seine einfache Bedienung und die übersichtliche Oberfläche ermöglichen es praktisch jedem, mit Daten zu arbeiten, Datensätze zu bearbeiten, Formeln und Funktionen anzuwenden, Daten zu visualisieren und mehr. Mit wachsendem Datenvolumen und steigender Komplexität wird es jedoch immer schwieriger, effektive Datenarbeit in Excel zu leisten. Genau hier kommt ein weiteres Microsoft-Tool ins Spiel: Power BI.

Power BI ist ein leistungsstarkes Business-Intelligence-Tool zum Verarbeiten und Analysieren von Daten sowie zum Erstellen dynamischer, interaktiver Dashboards, die sich leicht mit anderen teilen lassen. Obwohl die Oberfläche Excel ähnelt, hebt Power BI die Möglichkeiten von Excel auf ein neues Niveau und macht Fachleute ohne Programmierkenntnisse fit für das datengetriebene Zeitalter. Das heißt zum Glück: Wer Excel beherrscht, kann Power BI schnell lernen und seine Datenkompetenzen ausbauen. In diesem Artikel zeigen wir Excel-Nutzerinnen und -Nutzern den Einstieg in Power BI anhand folgender Fragen:

• Was ist Power BI?
• Die Vorteile von Power BI gegenüber Excel
• So startest du mit Power BI – Schritt für Schritt

Was ist Power BI?

Power BI ist ein leistungsfähiges Business-Intelligence-Tool, mit dem du Erkenntnisse effizient über leicht anpassbare Datenvisualisierungen berichtest. Die Drag-and-drop-Oberfläche ermöglicht es Nichtprogrammierenden, komplexe, individuelle Dashboards zu entwerfen, bereitzustellen und zu teilen. Immer mehr Unternehmen setzen auf Power BI – inzwischen sind es über 250.000 Organisationen.

Power BI besteht aus drei Hauptkomponenten, die jeweils einem anderen Zweck dienen:

• Power BI Desktop – Eine Desktop-Anwendung mit Tools zur Datenanalyse und Berichtserstellung. Die Nutzung ist kostenlos, den Download findest du hier.
• Power BI Service – Die cloudbasierte Variante von Power BI mit leichtgewichtigem Berichts-Editing sowie Funktionen zum Teilen und Verteilen von Berichten.
• Power BI Mobile – Die mobile Version, mit der du Berichte unterwegs erstellen, ansehen und teilen kannst.

Darüber hinaus gibt es kostenpflichtige Editionen wie Power BI Pro und Power BI Premium, die zusätzliche Funktionen für Zusammenarbeit, Data Governance, Zugriff auf die Mobile App und mehr freischalten. Power BI Pro ist außerdem Teil des Microsoft Office 365 E5 Plans – es ist also gut möglich, dass du bereits Zugriff hast, wenn dein Unternehmen Microsoft Office nutzt.

Für den Einstieg reicht jedoch definitiv Power BI Desktop, denn alles, was du in Desktop lernst, gilt ebenso für Power BI Pro.

Wenn dich interessiert, wie Power BI im Vergleich zu Tableau abschneidet, findest du dazu einen eigenen Artikel.

Vorteile von Power BI gegenüber Excel

Angesichts der Popularität von Power BI und der vielfältigen Einsatzmöglichkeiten: Was sind die größten Vorteile gegenüber Excel? Es gibt viele – hier sind die drei wichtigsten.

1. Große Datenmengen speichern und verarbeiten

Ein großer Vorteil von Power BI ist die Möglichkeit, sehr große Datensätze schnell zu verarbeiten. In Excel wird es spätestens ab 500 MB Dateigröße oder mehr als 1 Million Zeilen mühsam. Außerdem kann Power BI Tabellen komfortabel miteinander verknüpfen und damit Datensätze einfach zusammenführen – auch hier ist Power BI Excel deutlich voraus.

2. Starke Dashboards und Visualisierungen erstellen

Excel bietet grundlegende Visualisierungen. Die eigentliche Stärke von Power BI liegt jedoch in der Gestaltung und Bereitstellung ansprechender, interaktiver und individuell anpassbarer Berichte und Dashboards. Einen Eindruck vermittelt die Power BI Community Gallery mit zahlreichen Beispielen aus der Praxis. Besonders eindrucksvoll ist das Cross-Filtering: Damit können Betrachtende einen Bericht anhand einer oder mehrerer Dimensionen der Daten filtern.

3. Einfacher und besser zusammenarbeiten

Ein weiterer Pluspunkt von Power BI sind die Funktionen für Zusammenarbeit und Teilen. Analystinnen und Analysten können gemeinsam an Dashboards und Visualisierungen arbeiten – inklusive Kommentaren und Anmerkungen. Außerdem lassen sich feingranulare Zugriffsrechte für Dashboards und zugrunde liegende Datensätze definieren, Stichwort Row-Level Security, und veraltete Daten in Berichten verhindern. Damit passt Power BI deutlich besser zu modernen, verteilten Datenworkflows als Excel.

So startest du mit Power BI

Nachdem wir die wichtigsten Vorteile von Power BI gegenüber Excel besprochen haben, schauen wir uns an, wie Excel-Profis in ihre Power-BI-Lernreise starten. Dieser Abschnitt gliedert sich in folgende Schritte:

• Starte mit den Grundlagen
• Erstelle einen einfachen Bericht
• Übe mit deinen eigenen Daten
• Kombiniere deine Excel-Skills mit Power BI

Lerne die Grundlagen

Beim Umstieg auf ein neues Tool sind die Grundlagen entscheidend. Gleichzeitig ist es leicht, sich in Theorie zu verlieren. Faustregel: Lerne so viel Basiswissen, dass du einfache Analysen und Visualisierungen umsetzen kannst – und baue von dort dein Selbstvertrauen und deine Kompetenzen aus. Für den Einstieg helfen dir diese Ressourcen:

• How to use Microsoft Power BI von Kevin Stratvert
• Microsofts Power BI Kurse und Lernpfade
• Power BI Tutorial von Avi Singh
• DataCamps Kurs Introduction to Power BI

Erstelle einen einfachen Bericht

Wenn die Grundlagen sitzen, lernst du am besten durch Praxis: Baue einfache Dashboards und Berichte. Starte direkt, indem du die kostenlose Power BI Desktop App herunterlädst. Trotz gewisser Einschränkungen bei Arbeitsspeicher und Zusammenarbeit reicht sie für kleine Datensätze absolut aus. Hier findest du ein Schritt-für-Schritt-Beispiel für ein simples Dashboard in Power BI.

Daten abrufen und laden

Es gibt grundsätzlich zwei Wege, Daten in Power BI zu laden. Erstens klickst du im Menü auf die Schaltfläche "Get Data" und wählst den Datentyp aus, den du importieren möchtest. Power BI unterstützt viele Quellen – von Excel-Arbeitsmappen über SharePoint-Dateien bis hin zu Datenbanken.

Wenn du noch keine Datensätze zum Üben hast, kannst du auch ein Beispieldataset verwenden. Du findest es im rot markierten Bereich in der Mitte.

In diesem Tutorial laden wir eines der verfügbaren Beispiele von Power BI herunter, die Financial data sample workbook. Nach dem Download klickst du auf "Get Data" und wählst "Excel workbook". Danach wählst du die Tabelle "financials" und klickst auf "Load".

Nach dem Laden kannst du die Tabelle in der "Data View" prüfen, wie im GIF unten gezeigt. Die Oberfläche erinnert stark an Excel. Du kannst ähnliche Aktionen durchführen: Spalten umbenennen, hinzufügen und löschen, Daten filtern, Werte ersetzen und mehr. Beispiel: Filtere die Spalte "Country", um die Vereinigten Staaten auszublenden. Du kannst die Spalte auch auf- oder absteigend sortieren.

Bericht erstellen

Jetzt, da die Daten geladen sind, erstellen wir einen einfachen Bericht. Wechsle dazu in die Report View, wie im folgenden GIF hervorgehoben.

Rechts siehst du den Tabellennamen und die zugehörigen Spalten. Im Beispiel visualisieren wir Daten zu den Feldern "Sales" und "Country". Wähle beide Felder aus und entscheide dich im Visualisierungsbereich für einen Diagrammtyp. Du kannst auch Gruppierungen wie "Sales by Country" darstellen.

Bericht veröffentlichen

Fertig mit dem Bericht? Dann teile deine ansprechenden, interaktiven Visualisierungen! Zuerst musst du den Bericht im Power BI Service veröffentlichen. Das geht in drei Schritten:

1. Klicke im Menü auf File und dann auf Publish.
2. Wähle ein Ziel, z. B. "My workspace", und klicke auf "Select".
3. Klicke anschließend auf den Link "Open 'dein-Dateiname' in Power BI". Du wirst ggf. aufgefordert, dich anzumelden. Falls du noch kein Konto hast, kannst du eines erstellen.

Et voilà! Dein Bericht ist jetzt in der Power BI Online App veröffentlicht. Wenn du den Bericht mit anderen teilen möchtest, klicke oben auf "Share". Es gibt zwei Möglichkeiten: Du kopierst den Link und sendest ihn an Kolleginnen und Kollegen oder teilst direkt über Outlook oder Teams. Das Teilen mit anderen ist allerdings nur mit einem Abo für Power BI Pro oder Power BI Premium möglich.