Microsoft Excel có lẽ là công cụ dữ liệu được sử dụng rộng rãi nhất trên thế giới. Tính dễ dùng và giao diện đơn giản giúp bất kỳ ai cũng có thể làm việc với dữ liệu gần như không có rào cản, thực hiện nhiều thao tác như chỉnh sửa tập dữ liệu, áp dụng công thức và hàm, trực quan hóa dữ liệu, và hơn thế nữa. Tuy nhiên, khi dữ liệu tăng về khối lượng và độ phức tạp, việc làm việc với dữ liệu trong Excel hiệu quả sẽ trở nên khó khăn hơn. Đây là lúc một công cụ khác của Microsoft phát huy tác dụng: Power BI.
Power BI là một công cụ business intelligence mạnh mẽ và hiệu quả, được thiết kế để quản lý, phân tích dữ liệu và tạo các bảng điều khiển tương tác động có thể dễ dàng chia sẻ với người khác. Mặc dù có giao diện tương tự Excel, Power BI tăng cường đáng kể khả năng của Excel để trao quyền cho những người không viết mã trong kỷ nguyên dữ liệu. May mắn thay, điều này có nghĩa là chuyên gia Excel có thể dễ dàng nắm bắt Power BI và mở rộng kỹ năng dữ liệu của mình. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ phân tích cách người dùng Excel có thể bắt đầu với Power BI thông qua các câu hỏi sau:
- Power BI là gì?
- Ưu điểm của Power BI so với Excel
- Cách bắt đầu với Power BI qua một hướng dẫn đơn giản
Power BI là gì?
Power BI là một công cụ business intelligence mạnh mẽ cho phép bạn báo cáo insight hiệu quả thông qua các trực quan hóa dữ liệu dễ dùng và tùy biến. Giao diện kéo thả giúp những người không viết mã có thể thiết kế, triển khai và chia sẻ các bảng điều khiển phức tạp, tùy biến. Ngày càng nhiều tổ chức sử dụng Power BI, với hơn 250.000 tổ chức dùng hiện nay.
Power BI có ba thành phần chính, mỗi thành phần phục vụ một mục đích khác nhau:
- Power BI Desktop—Ứng dụng máy tính để bàn cung cấp công cụ phân tích và tạo báo cáo. Ứng dụng này miễn phí và bạn có thể tải xuống tại đây.
- Power BI Service—Phiên bản Power BI trên nền tảng đám mây cho phép chỉnh sửa báo cáo nhẹ, chia sẻ và phân phối báo cáo.
- Power BI Mobile—Phiên bản di động của Power BI, cho phép bạn tạo, xem và chia sẻ báo cáo mọi lúc mọi nơi.
Cũng có các phiên bản trả phí như Power BI Pro và Power BI Premium, cung cấp thêm tính năng cho cộng tác, quản trị dữ liệu, truy cập ứng dụng di động, và hơn thế nữa. Power BI Pro cũng là một phần của gói Microsoft Office 365 E5—nghĩa là có khả năng cao bạn đã có quyền truy cập nếu tổ chức của bạn dùng Microsoft Office.
Tuy nhiên, để bắt đầu, bạn hoàn toàn có thể dùng Power BI Desktop, vì mọi thứ bạn áp dụng trong Desktop đều có thể áp dụng cho Power BI Pro.
Nếu bạn quan tâm so sánh Power BI và Tableau, hãy xem bài viết riêng của chúng tôi.
Ưu điểm của Power BI so với Excel
Với sự phổ biến của Power BI và các cách sử dụng đa dạng, đâu là những ưu điểm chính so với Excel? Dù có thể liệt kê nhiều, dưới đây là 3 ưu điểm hàng đầu của Power BI so với Excel.
1. Lưu trữ và xử lý lượng dữ liệu lớn
Một ưu điểm lớn của việc dùng Power BI là khả năng làm việc nhanh với tập dữ liệu lớn. Quả thật, làm việc trong Excel sẽ khó khăn nếu tệp lớn hơn 500 MB hoặc dài hơn 1 triệu dòng. Hơn nữa, Power BI có thể dễ dàng kết nối các bảng riêng biệt, mở rộng khả năng nối tập dữ liệu một cách thuận tiện. Đây là một tính năng nổi bật giúp Power BI vượt trội so với Excel.
2. Thiết kế bảng điều khiển và trực quan hóa mạnh mẽ
Trong khi Excel cung cấp các tính năng trực quan hóa dữ liệu cơ bản, ưu điểm chính khi làm việc trong Power BI là khả năng thiết kế và triển khai các báo cáo, bảng điều khiển hấp dẫn, tương tác và tùy biến. Để xem thử các báo cáo này, bạn có thể ghé thư viện cộng đồng Power BI, nơi lưu trữ nhiều bảng điều khiển và báo cáo do các chuyên gia phát triển. Một ví dụ tiêu biểu về sức mạnh trực quan hóa dữ liệu trong Power BI là tính năng lọc chéo (cross-filtering)—cho phép người xem báo cáo lọc theo một hoặc nhiều chiều dữ liệu.
3. Cộng tác tốt hơn, dễ dàng hơn
Một ưu điểm quan trọng khác của Power BI so với Excel là các tính năng cộng tác và chia sẻ. Chẳng hạn, các nhà phân tích có thể cùng cộng tác trên bảng điều khiển và trực quan hóa với các tính năng như bình luận và chú thích. Ngoài ra, bạn có thể thiết lập mức truy cập chi tiết cho bảng điều khiển và tập dữ liệu nền, tính năng gọi là bảo mật theo hàng—hoặc ngăn dữ liệu lỗi thời bị chia sẻ trong báo cáo. Điều này giúp Power BI phù hợp hơn với quy trình dữ liệu hiện đại, phân tán so với Excel.
Bắt đầu với Power BI
Giờ khi chúng ta đã điểm qua những ưu điểm chính của Power BI so với Excel—hãy cùng xem cách bất kỳ chuyên gia Excel nào cũng có thể bắt đầu hành trình học Power BI. Phần này được chia thành các bước sau:
- Bắt đầu với những điều cơ bản
- Xây dựng một báo cáo đơn giản
- Luyện tập với dữ liệu của riêng bạn
- Kết hợp kỹ năng Excel với Power BI
Học những điều cơ bản
Đương nhiên, khi chuyển sang bất kỳ công cụ mới nào, việc học nền tảng luôn quan trọng. Tuy vậy, bạn cũng rất dễ sa đà chỉ tập trung vào nền tảng và lý thuyết đằng sau việc làm việc với Power BI. Theo kinh nghiệm, hãy học vừa đủ những điều cơ bản để bắt đầu thực hiện các phân tích và trực quan hóa đơn giản, rồi từ đó dần nâng cao sự tự tin và kỹ năng. Để học những điều cơ bản, đây là danh sách tài nguyên bạn có thể dùng:
- Cách sử dụng Microsoft Power BI bởi Kevin Strartvert
- Các khóa học và lộ trình Power BI của Microsoft
- Hướng dẫn Power BI bởi Avi Singh
- Khóa học Giới thiệu về Power BI của DataCamp
Xây dựng một báo cáo đơn giản
Khi bạn thấy mình đã nắm đủ căn bản để bắt đầu—cách học tốt nhất là luyện tập bằng cách xây dựng các bảng điều khiển và báo cáo đơn giản. Bạn có thể bắt đầu ngay bằng cách tải ứng dụng Power BI Desktop miễn phí. Tuy có một số giới hạn về bộ nhớ và cộng tác, nhưng như vậy là quá đủ để bắt đầu với các tập dữ liệu nhỏ. Dưới đây là hướng dẫn từng bước để xây dựng một bảng điều khiển đơn giản trong Power BI.
Lấy và nạp dữ liệu
Có hai cách chính để nạp dữ liệu vào Power BI. Cách thứ nhất là bấm nút Get Data trên menu và chọn loại dữ liệu bạn muốn nhập. Power BI hỗ trợ nhiều loại dữ liệu, từ sổ làm việc Excel đến tệp SharePoint, và thậm chí có thể kết nối tới cơ sở dữ liệu.
Nếu bạn chưa có tập dữ liệu để thử nghiệm, bạn cũng có thể dùng một tập dữ liệu mẫu, có thể truy cập ở phần được đánh dấu trong khung đỏ ở giữa.
Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ tải một trong các mẫu sẵn có từ Power BI, gọi là sổ làm việc dữ liệu tài chính (Financial data sample). Sau khi tải xuống, bạn chỉ cần dùng nút Get Data và chọn tùy chọn Excel workbook. Tiếp đó, chọn bảng có tên financials và nhấn nút Load.
Sau khi nạp bảng, bạn có thể xem bằng cách bấm vào “Data View” như trong ảnh gif bên dưới. Bạn sẽ nhận thấy giao diện Data View của Power BI rất giống giao diện người dùng của Excel. Ngoài ra, có những thao tác tương tự bạn có thể áp dụng, như đổi tên, thêm và xóa cột, lọc dữ liệu, thay thế giá trị trong cột, và nhiều thao tác khác. Ví dụ, chúng ta có thể lọc cột Country để loại bỏ United States. Bạn cũng có thể sắp xếp cột theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần.
Xây dựng báo cáo
Bây giờ dữ liệu đã được nạp vào Power BI, chúng ta có thể xây dựng một báo cáo đơn giản. Để xây dựng báo cáo, bạn có thể chuyển sang chế độ xem báo cáo (report view) như được tô sáng trong ảnh gif bên dưới.
Trong khung này, bạn có thể thấy tên bảng và các cột tương ứng ở bên phải. Trong ví dụ này, chúng ta trực quan hóa một số dữ liệu liên quan đến các trường Sales và Country. Để làm vậy, bạn có thể chọn hai trường này, rồi chọn trong các loại trực quan hóa có sẵn ở khung trực quan hóa. Bạn cũng có thể trực quan hóa các nhóm dữ liệu, chẳng hạn “Sales theo Country”.
Xuất bản báo cáo
Sau khi hoàn thành báo cáo, bạn đã sẵn sàng chia sẻ các trực quan hóa dữ liệu đẹp mắt và tương tác! Để chia sẻ báo cáo này, trước tiên bạn cần xuất bản nó lên Power BI Service. Có ba bước thực hiện:
- Chọn Publish sau khi bấm File trên menu
- Chọn đích đến, chẳng hạn My workspace, rồi nhấn nút Select
- Lúc này, bạn cần chọn liên kết Open' your-file-name' in Power BI. Hệ thống cũng sẽ yêu cầu bạn đăng nhập. Nếu bạn chưa có tài khoản, bạn có thể tạo mới.
Et Voilà! Báo cáo của chúng ta đã được xuất bản trên Power BI Online App. Nếu bạn muốn chia sẻ báo cáo với người khác, bạn cần bấm nút Share ở trên cùng. Có hai cách chia sẻ. Cách đầu tiên là sao chép liên kết báo cáo và gửi cho đồng nghiệp. Cách còn lại là chia sẻ qua Outlook hoặc Teams. Tuy nhiên, chỉ có thể chia sẻ báo cáo với người khác khi có gói đăng ký Power BI Pro hoặc Power BI Premium.
