Microsoft Excel is waarschijnlijk het meest gebruikte datatool ter wereld. Dankzij de gebruiksvriendelijke interface kan iedereen zonder noemenswaardige drempel met data werken en allerlei bewerkingen uitvoeren, zoals datasets bewerken, formules en functies toepassen, data visualiseren en meer. Maar naarmate data in volume en complexiteit toeneemt, wordt het lastiger om effectief datavergelijk in Excel te doen. Daar komt een andere Microsoft-tool om de hoek kijken: Power BI.
Power BI is een efficiënt en krachtig business intelligence-platform voor het beheren en analyseren van data en het maken van dynamische, interactieve dashboards die je eenvoudig kunt delen met anderen. Hoewel de interface lijkt op die van Excel, tilt Power BI de mogelijkheden van Excel naar een hoger niveau en stelt het niet-coderende professionals in staat om in het datagedreven tijdperk aan de slag te gaan. Gelukkig betekent dit dat Excel-experts Power BI gemakkelijk kunnen oppakken en hun datavaardigheden kunnen uitbreiden. In dit artikel leggen we uit hoe Excel-gebruikers met Power BI kunnen starten aan de hand van de volgende vragen:
- Wat is Power BI?
- De voordelen van Power BI ten opzichte van Excel
- Hoe je met Power BI begint met een eenvoudige tutorial
Wat is Power BI?
Power BI is een krachtig business intelligence-platform waarmee je inzichten effectief kunt rapporteren via gebruiksvriendelijke, aanpasbare datavisualisaties. Dankzij de drag-and-dropinterface kunnen niet-coderende professionals complexe en aanpasbare dashboards ontwerpen, uitrollen en delen. Steeds meer organisaties gebruiken Power BI: inmiddels zijn het er meer dan 250.000.
Power BI heeft drie hoofdonderdelen, elk met een ander doel:
- Power BI Desktop—Een desktopapplicatie met tools voor data-analyse en -creatie. Gratis te gebruiken en hier te downloaden.
- Power BI Service—Een cloudversie van Power BI met eenvoudige rapportbewerking en de mogelijkheid om rapporten te delen en te distribueren.
- Power BI Mobile—Een mobiele versie van Power BI waarmee je overal rapporten kunt maken, bekijken en delen.
Er zijn ook betaalde versies, zoals Power BI Pro en Power BI Premium, met extra functies voor samenwerking, datagovernance, toegang tot de mobiele app en meer. Power BI Pro maakt ook deel uit van het Microsoft Office 365 E5-abonnement—dus grote kans dat je er al toegang toe hebt als je organisatie Microsoft Office gebruikt.
Om te beginnen kun je prima bij Power BI Desktop blijven, want alles wat je in Desktop toepast, geldt ook voor Power BI Pro.
Benieuwd hoe Power BI zich verhoudt tot Tableau? Bekijk dan ons aparte artikel.
Voordelen van Power BI ten opzichte van Excel
Gezien de populariteit van Power BI en de verschillende manieren waarop je het kunt gebruiken, wat zijn dan de belangrijkste voordelen ten opzichte van Excel? Er zijn er veel te noemen, maar dit zijn de 3 grootste voordelen van Power BI boven Excel.
1. Grote hoeveelheden data opslaan en verwerken
Een groot voordeel van Power BI is de mogelijkheid om snel met grote datasets te werken. In Excel wordt het lastig als een bestand groter is dan 500 MB of meer dan 1 miljoen rijen bevat. Bovendien kan Power BI eenvoudig losse tabellen met elkaar verbinden, waardoor je datasets makkelijk kunt joinen. Ook daarin blinkt Power BI uit ten opzichte van Excel.
2. Krachtige dashboards en visualisaties ontwerpen
Excel biedt basisfunctionaliteit voor datavisualisatie, maar het grote voordeel van Power BI is dat je er aantrekkelijke, interactieve en aanpasbare rapporten en dashboards mee kunt ontwerpen en uitrollen. Wil je dit in actie zien? Bekijk dan de Power BI-communitygalerij, met een breed scala aan dashboards en rapporten van gebruikers. Een goed voorbeeld van de kracht van visualisaties in Power BI is cross-filtering—waarmee gebruikers een rapport kunnen filteren op één of meer datadimensies.
3. Betere, eenvoudigere samenwerkingsfuncties
Nog een belangrijk voordeel van Power BI ten opzichte van Excel zijn de samenwerkings- en deelfuncties. Analisten kunnen bijvoorbeeld samen aan dashboards en visualisaties werken met functies zoals reageren en annoteren. Daarnaast kun je gedetailleerde toegangsrechten instellen voor dashboards en de onderliggende datasets, een functie die row-level security heet—of voorkomen dat verouderde data in rapporten wordt gedeeld. Hierdoor past Power BI beter bij moderne, gedistribueerde dataworkflows dan Excel.
Aan de slag met Power BI
Nu we de belangrijkste voordelen van Power BI boven Excel hebben besproken, kijken we hoe elke Excel-expert kan beginnen met de Power BI-leerreis. Dit onderdeel is opgedeeld in de volgende stappen:
- Begin met de basis
- Bouw een eenvoudig rapport
- Oefen met je eigen data
- Combineer je Excel-vaardigheden met Power BI
Leer de basis
Bij de overstap naar een nieuw hulpmiddel is het natuurlijk belangrijk om de fundamenten te leren. Het is echter makkelijk om te verzanden in alleen de basis en de theorie achter werken met Power BI. Vuistregel: leer genoeg basis om met eenvoudige analyses en visualisaties te beginnen, en bouw van daaruit je zelfvertrouwen en vaardigheden op. Voor het leren van de basis kun je deze bronnen gebruiken:
- How to use Microsoft Power BI van Kevin Strartvert
- De Power BI-cursussen en -tracks van Microsoft
- Power BI Tutorial van Avi Singh
- DataCamps cursus Inleiding tot Power BI
Bouw een eenvoudig rapport
Als je het gevoel hebt dat je de basis onder de knie hebt, is de beste manier om te leren: oefenen door eenvoudige dashboards en rapporten te bouwen. Je kunt hier direct mee beginnen door de gratis Power BI Desktop-app te downloaden. Hoewel er beperkingen zijn qua geheugen en samenwerking, is dit ruim voldoende om met kleine datasets te starten. Hier volgt een stapsgewijze tutorial voor het bouwen van een eenvoudig dashboard in Power BI.
Data ophalen en laden
Er zijn grofweg twee manieren om data in Power BI te laden. De eerste is via de knop Get Data in het menu, waarna je kiest welk type data je wilt importeren. Power BI ondersteunt allerlei datatypen, van Excel-werkbladen tot SharePoint-bestanden, en kan zelfs verbinding maken met databases.
Heb je nog geen datasets om mee te oefenen, dan kun je ook een voorbeelddataset proberen. Deze vind je in het in rood omkaderde gedeelte in het midden.
In deze tutorial downloaden we een van de voorbeelden die in Power BI beschikbaar zijn: de voorbeeldwerkmap met financiële data. Nadat je die hebt gedownload, gebruik je de knop Get Data en kies je voor Excel workbook. Selecteer vervolgens de tabel met de naam financials en klik op Load.
Nadat de tabel is geladen, kun je die bekijken via “Data View”, zoals te zien is in de gif hieronder. Je merkt dat de dataweergave van Power BI erg lijkt op de gebruikersinterface van Excel. Je kunt bovendien vergelijkbare bewerkingen uitvoeren, zoals kolommen hernoemen, toevoegen en verwijderen, data filteren, kolomwaarden vervangen en meer. Zo kunnen we de kolom Country filteren om de Verenigde Staten te verwijderen. Je kunt de kolom ook oplopend of aflopend sorteren.
Bouw een rapport
Nu de data in Power BI is geladen, kunnen we een eenvoudig rapport bouwen. Ga hiervoor naar de report view, zoals gemarkeerd in de gif hieronder.
In dit paneel zie je rechts de naam van de tabel en de bijbehorende kolommen. In dit voorbeeld visualiseren we gegevens met betrekking tot de velden Sales en Country. Selecteer hiervoor de twee velden en kies uit de verschillende visualisatietypen in het visualisatiepaneel. Je kunt ook groeperingen visualiseren, zoals “Sales by Country”.
Publiceer het rapport
Ben je klaar met het rapport, dan kun je je mooie, interactieve visualisaties delen! Om dit rapport te delen, moet je het eerst publiceren in de Power BI Service. Dat doe je in drie stappen:
- Kies Publish nadat je in het menu op File hebt geklikt
- Kies een bestemming, zoals My workspace, en klik op Select
- Selecteer vervolgens de link Open' jouw-bestandsnaam' in Power BI. Je wordt gevraagd in te loggen. Heb je nog geen account, dan kun je er een aanmaken.
Et voilà! Ons rapport staat nu gepubliceerd in de Power BI Online App. Wil je het rapport delen met anderen, klik dan bovenaan op Share. Er zijn twee manieren om te delen. Je kunt de link van het rapport kopiëren en naar collega’s sturen. Of je deelt het via Outlook of Teams. Let op: rapporten delen met anderen kan alleen met een abonnement op Power BI Pro of Power BI Premium.
